Article
3 min
Les 12 meilleures pratiques de paie pour 2024
Global Payroll

Auteur
L'équipe Deel
Publié
12 janvier, 2025
Dernière mise à jour
31 janvier, 2025

Sommaire
Créez des politiques et procédures de paie pour l'ensemble du système de paie
Révisez et automatisez votre système de paie
Utilisez le suivi et l'analyse des données en temps réel pour prendre les bonnes décisions
Créez un processus strict d'approbation de la paie pour éviter tout retard
Offrez des options de paiement plus accessibles et améliorez le quotidien de vos équipes
Quelles questions sur la gestion de la paie pourriez-vous vous poser
Simplifiez votre paie avec une plateforme globale unique
Points clés
- Les équipes de paie doivent prioriser la protection et la sécurité des données en 2024, en particulier si leur organisation prévoit de recruter et de payer des employés à l'international.
- Les organisations doivent disposer d'une source fiable pour confirmer la classification des travailleurs.
- Pour les entreprises en croissance, deux des meilleures pratiques pour établir un système de paie sont d'automatiser ou d'externaliser leurs processus.
Le processus de paie idéal est simple, renforce les efforts de conformité et offre aux employés une expérience positive de bout en bout. Mais comment y parvenir? Un excellent premier pas consiste à suivre les meilleures pratiques de paie les plus récentes.
Dans cet article, nous explorons certaines des meilleures pratiques de paie que vous pouvez mettre en œuvre en 2024 pour améliorer les fonctions de paie de votre équipe. Avertissement: Ce contenu est basé sur les processus de paie aux États-Unis – référez-vous aux lois locales sur la paie pour obtenir des conseils. Cet article est à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique ou fiscal.
Créez des politiques et procédures de paie pour l'ensemble du système de paie
La base de tout bon processus – en particulier un processus aussi complexe que la paie – réside dans les procédures et les politiques. La création d'une source unique de référence pour vos processus et meilleures pratiques en matière de paie garantira que l'ensemble de votre département de paie travaille selon les mêmes normes.
Vos politiques de paie devraient couvrir:
- Composantes de la paie
- Calendrier des paiements
- Méthodes de paiement
- Déductions sur la paie
- Avantages sociaux Et plus encore
Vos procédures de paie devraient couvrir:
- Processus de saisie des données
- Normes de gestion des rapports
- Processus de paiement
- Normes de tenue des registres
- Processus de calcul
- Préparations avant la paie
- Processus de reporting après la paie
Pour commencer, vous pouvez utiliser un modèle de paie mondial pour identifier les tâches quotidiennes de la paie et le montant que chaque travailleur recevra pour un cycle de paie.
Remarque: Les lois sur la paie (comme quand et comment les employés doivent être payés) varient d'un pays à l'autre. Référez-vous aux lois et réglementations locales pour plus d'informations.
Comment EMF Media a réduit de 50 % le temps consacré à l'administration de sa paie
EMF Media fonctionne comme un incubateur de croissance pour les startups et les créateurs de marques à travers l'Europe. Avant Deel, ils utilisaient cinq plateformes différentes pour répondre aux exigences de paiement de chaque prestataire.
La gestion de la paie était chaotique, et l'équipe passait des heures à s'assurer que tout le monde soit payé à temps. C'était un processus très décentralisé, et ils devaient avoir plusieurs comptes bancaires pour payer leur équipe.
Depuis qu'ils ont centralisé leur paie avec Deel, ils ont considérablement réduit leur charge de travail et peuvent facilement répondre aux différentes options de paiement de leurs prestataires.
Grâce à Deel, l'équipe a intégré 48 prestataires dans 15 pays différents et a réduit de 50 % le temps consacré à la gestion des différentes plateformes et aux processus manuels, depuis l'intégration jusqu'à la paie.
Non seulement ils ont pu réallouer ces ressources à d'autres tâches, mais ils ont également obtenu les outils et la flexibilité nécessaires pour se développer.
Inscrivez les échéances importantes pour le traitement de la paie et évitez les erreurs et pénalités
L'un des avantages de la gestion de la paie est que presque toutes les échéances nécessaires sont connues à l'avance. Intégrez cette planification stratégique dans le calendrier de votre service de paie pour éviter les erreurs de paie et les pénalités du Internal Revenue Service (IRS).
Les échéances et dates importantes peuvent inclure, sans s'y limiter:
- Jours de paie (hebdomadaire, bimensuel, semestriel ou mensuel)
- Jours de fermeture de la Réserve fédérale
- Jours de fermeture des banques locales
- Dates limites de l'IRS pour soumettre et fournir les formulaires fiscaux
Configurez des notifications pour les échéances et facilitez-vous la vie
Les propriétaires de petites entreprises et les responsables des équipes de paie des grandes entreprises peuvent également bénéficier de la mise en place de rappels pour les échéances de paie et fiscales. Les échéances varieront en fonction des lois de paie de votre pays et de votre calendrier de paie.
La manière dont vous configurez les notifications dépend de votre équipe et des outils que vous utilisez. L'automatisation des rappels dans un outil collaboratif que vous utilisez déjà au quotidien, comme Slack, est l'un des moyens les plus simples pour garantir la réception des notifications. Ou bien, créez un calendrier de paie dans le Google Agenda partagé de votre équipe et invitez tous les membres concernés à chaque événement tout au long de l'année.
Assurez-vous que vos travailleurs sont correctement classifiés
Comprendre la classification des employés est essentiel pour gérer correctement la paie. Vous devez connaître la différence entre les employés à temps plein et les travailleurs indépendants, ainsi qu'entre les employés exonérés et non exonérés, afin de collecter et soumettre les bons formulaires, de payer correctement les travailleurs et de fournir les avantages sociaux obligatoires.
Les employeurs paient beaucoup plus pour les employés que pour les travailleurs indépendants en raison des avantages et des taxes de paie qu'ils sponsorisent pour chaque employé. Lorsque les employeurs classent mal leurs travailleurs, ils évitent les taxes fédérales et étatiques, telles que les taxes de chômage et les taxes Medicare, ce qui entraîne une perte de revenus fiscaux importante.
Si votre équipe recrute à la fois des travailleurs indépendants et des employés, vérifiez qu'ils sont correctement classifiés. Vous pouvez suivre cette évaluation pour déterminer votre risque de mauvaise classification.
Révisez et automatisez votre système de paie
L'une des plus grandes avancées dans les logiciels de ressources humaines est l'automatisation du traitement de la paie. Les solutions automatisées et numérisées peuvent vous aider à gérer la charge de travail du service de paie et à améliorer la conformité en matière de paie et de déclaration fiscale, en prenant en charge des tâches telles que:
-Gestion du temps de travail
- Calcul des heures supplémentaires, des primes et des augmentations
- Rapports sur la paie et ventilation des coûts
- Calcul des taxes et déductions
- Dépôt des déclarations fiscales
Deel Global Payroll
Une gestion de la paie simplifiée et axée sur l'international

Utilisez le suivi et l'analyse des données en temps réel pour prendre les bonnes décisions
Les équipes de paie ne peuvent pas prendre de décisions éclairées sur la base de données obsolètes. Que vous examiniez les informations sur la paie des employés ou une répartition des coûts de vos contributions à la sécurité sociale américaine, vous avez besoin d'un rapport actualisé. La plateforme de paie globale de Deel, par exemple, fournit une vue d'ensemble de toutes vos données de paie, vous permettant de prendre des décisions basées sur les données avec des rapports de tous les lieux et postes.
Créez un processus strict d'approbation de la paie pour éviter tout retard
Le processus d'approbation de la paie prend généralement beaucoup de temps, mais nécessite également la participation simultanée et rapide de plusieurs employés de différents niveaux. Comment simplifier ce processus ?
Tout d'abord, soyez conscient de votre budget, de vos plannings, de vos périodes de paie et d'autres limitations. Ensuite, établissez des directives précisant que toute stratégie de personnel, promotion ou changement de personnel doit être approuvée au préalable afin d'éviter des problèmes majeurs de paie ultérieurs.
Offrez des options de paiement plus accessibles et améliorez le quotidien de vos équipes
Mettre en place des paiements par dépôt direct qui vont directement sur les comptes bancaires des employés, au lieu d'envoyer des chèques papier, est la première étape pour améliorer vos processus de paie en 2024. Si vous souhaitez améliorer encore l'expérience de paiement de vos employés, ou si vous avez une équipe mondiale incluant des travailleurs indépendants, vous pourriez rechercher des solutions plus flexibles.
Les travailleurs utilisant Deel peuvent retirer leur salaire en cryptomonnaie. Selon le rapport State of Global Hiring de Deel Lab, 4 % de tous les retraits effectués via Deel en 2022 l'étaient en cryptomonnaie. Les entreprises utilisant Deel peuvent également payer les prestataires à l'avance grâce à Deel Advance.
Comment 1840 & Company a rapidement aidé ses travailleurs après le super typhon Rai grâce à Deel
1840 & Company est une place de marché mondiale permettant aux entreprises de se développer et d'accélérer leur croissance grâce à des freelances qualifiés et des services d'externalisation.
En décembre 2021, le super typhon Rai a frappé la ville de Cebu aux Philippines, impactant directement une partie essentielle des travailleurs de l'entreprise, qui avaient besoin d'une aide immédiate. En réponse, Bryan DiGiorgio, PDG et fondateur de 1840 & Company, a utilisé Deel pour envoyer des paiements anticipés à ses employés en quelques clics.
« Sans Deel, notre volonté et notre capacité à aider auraient pris plusieurs jours ou plus ; une éternité pour ceux qui étaient touchés », a déclaré DiGiorgio. « C'était très gratifiant, sur le plan personnel, de prendre ces décisions humanitaires et de fournir une aide immédiate, à l'autre bout du monde. »
Les clients de Deel peuvent également fournir à leurs prestataires une Deel Card, leur permettant de dépenser des fonds directement à partir de leur solde Deel sans avoir à transférer leur argent vers leur compte bancaire. C’est une excellente option pour ceux qui travaillent dans des pays comme les Philippines, afin de recevoir leur salaire dans une devise plus stable.
Optez pour une solution logicielle avec un service mobile en libre-service
L'utilisation d'une plateforme de paie avec des fonctions en libre-service allège les tâches répétitives de votre équipe RH et leur permet de se concentrer sur des initiatives essentielles. Le libre-service permet aux employés d'effectuer eux-mêmes des tâches simples, telles que la soumission des informations de temps de travail, la consultation des bulletins de paie passés et actuels, et la soumission des informations fiscales.
Utiliser une plateforme qui propose des fonctionnalités en libre-service et qui est adaptée aux mobiles est idéal, car les employés et les professionnels de la paie peuvent accéder à la plateforme à tout moment et n'importe où, ce qui crée une meilleure expérience utilisateur et augmente l'efficacité.
Mettez en place une politique de protection des données solide
Que vous stockiez vos données en ligne, utilisiez un logiciel de paie ou externalisiez les services de paie, vous devez penser à la sécurité de vos données. Les équipes de paie travaillent avec des données sensibles des employés, telles que les informations bancaires et les dossiers des employés. Par conséquent, vous devez prendre des mesures de précaution pour sécuriser ces informations.
Les solutions basées sur le cloud sont généralement l'option la plus sûre pour de nombreuses entreprises, mais il vous appartient de déterminer ce qui fonctionne pour votre entreprise et vos données. Vous devez également mettre en place un accord de traitement des données (DPA) approprié si vous choisissez de travailler avec un prestataire de services de paie externalisé.
Externalisez votre paie pour plus d'expertise et de couverture
Finalement, de nombreuses entreprises arrivent à un stade où l'externalisation de la paie devient la solution de gestion de paie la plus efficace en termes de ressources. Pour certaines, c'est parce que leur effectif est devenu trop important pour que leur équipe de paie interne puisse le gérer seule. D'autres entreprises se tournent vers l'externalisation de la paie lorsqu'elles commencent à recruter des employés à l'international.
Si votre équipe de direction prévoit une expansion mondiale pour 2024, il est temps d'envisager la transition vers un prestataire de services de paie externalisé. Les avantages de l'externalisation de certaines tâches de paie incluent:
- Réduction des coûts
- Gain de temps
- Accès à une expertise
- Amélioration de l'expérience des employés
- Sécurité accrue des données et protection de la conformité
Demandez à vos employés des retours honnêtes et constructifs pour améliorer leur expérience
Les employés sont les principaux bénéficiaires du processus de paie, et leurs avis peuvent vous aider à améliorer l'ensemble de l'expérience. Utilisez des sondages instantanés pour évaluer la satisfaction de votre équipe vis-à-vis de votre processus et système de paie actuel. Quels problèmes ont-ils rencontrés que votre service de paie pourrait ignorer? Ont-ils l'impression d'être payés de manière rapide et simple? Que pouvez-vous faire pour améliorer leur expérience de paiement?
Lorsqu'un directeur financier commence à gérer dix ou quinze entités, cela devient un véritable casse-tête. Ils travaillent avec des responsables de paie locaux, reçoivent des fichiers Excel et essaient de consolider le tout. Ils n'ont aucune visibilité réelle sur ce qu'est la Sécurité sociale en France par rapport aux Pays-Bas ou au Japon, cela devient vraiment compliqué. Deel peut véritablement commencer à consolider tout le monde — les prestataires, les employés là où vous n'avez pas l'infrastructure, ainsi que tous vos employés et toutes vos entités — en un seul endroit où nous faisons la paie pour vous.
—Alex Bouaziz,
Co-fondateur et PDG, Deel
Quelles questions sur la gestion de la paie pourriez-vous vous poser
Apprenez les bases de la gestion de la paie ici.
Quelles sont les six étapes de la gestion d'un système de paie?
Bien que chaque entreprise ait son propre système de gestion de la paie, le fonctionnement de la paie est universel:
- Collectez le numéro d'identification de l'employeur (EIN), les numéros d'identification fiscale des employés (NIF) et toutes les informations financières correspondantes ainsi que les formulaires fiscaux appropriés
- Choisissez et définissez votre calendrier de paie
- Calculez le salaire brut des employés
- Déduisez l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale, les soins de santé et autres déductions conformément aux lois locales
- Payez les employés leur salaire net
- Stockez de manière sécurisée les dossiers de paie pour la déclaration fiscale trimestrielle et en cas de litiges juridiques ou d'audits
Lisez notre guide complet sur le fonctionnement de la paie pour plus de conseils.
Quelles sont les quatre étapes pour gérer la paie à distance ?
Si vous gérez la paie d'une équipe à distance, vous devez assurer un processus fluide et conforme qui respecte les lois internationales. Les quatre étapes principales de la gestion de la paie globale sont similaires à celles d'un processus de paie standard :
- Classifiez correctement les travailleurs (employé vs. travailleur indépendant)
- Choisissez vos méthodes de paie (gestion interne manuelle/automatisée ou externalisation locale/globale)
- Rassemblez les formulaires fiscaux de votre équipe
- Choisissez vos méthodes de paiement
Apprenez-en plus sur la mise en place et la gestion de la paie globale pour une équipe à distance.
Quelles sont les meilleures pratiques de paie pour maintenir la conformité?
Moins des deux tiers des professionnels de la paie affirment ou sont fortement d'accord qu'ils disposent de tous les outils et de l'expertise nécessaires pour gérer la conformité. Pour maintenir la conformité aux États-Unis, les équipes de paie doivent suivre les lois locales, fédérales et internationales.
Suivez notre checklist de conformité de la paie pour 2024(en anglais) pour améliorer la gestion de la conformité dans votre équipe.
Simplifiez votre paie avec une plateforme globale unique
Si vous avez des employés internationaux, vous savez probablement déjà à quel point la paie globale est complexe. Mais effectuer des paiements internationaux ne doit pas vous empêcher d'avoir une équipe mondiale.
Avec Deel, vous pouvez financer la paie en un seul clic et calculer automatiquement les taxes de paie sans lever le petit doigt. Nos options multidevises et nos diverses méthodes de retrait facilitent encore plus le paiement de votre équipe à temps, à chaque fois, dans plus de 90 pays.
Découvrez-en plus sur la solution de paie mondiale de Deel dès aujourd'hui.
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Une gestion de la paie simplifiée et axée sur l'international
