Comprendre le temps d’adaptation au travail et la montée en productivité

Le temps d’adaptation au travail désigne la période nécessaire pour qu’un nouvel employé atteigne un niveau de compétence et de performance au travail qui lui permette de contribuer pleinement à son rôle au sein de l’entreprise. Cette notion est clé pour comprendre la transition entre le recrutement et la véritable intégration professionnelle.

Cette période commence à la date d'entrée de l'employé dans votre société. Il se termine lorsqu'il est en mesure de fournir des résultats attendus, de manière autonome, tout en respectant les standards de performance définis par l'entreprise. Deel vous invite dans cet article à faire le point sur cette notion essentielle dans la gestion de la performance de vos équipes.

Pourquoi mesurer le temps d’adaptation au travail ?

Les équipes RH accordent une importance particulière à ce concept pour évaluer l’efficacité des processus d’onboarding et de formation des salariés. Un temps d’adaptation réduit indique un processus bien rôdé, bénéfique tant pour les nouveaux collaborateurs que pour la performance globale de l’entreprise. En effet, une intégration rapide améliore l’engagement des salariés, accélère leur contribution productive et, in fine, optimise les résultats organisationnels.

Quels facteurs influencent le temps d’adaptation au travail ?

Le délai nécessaire à un salarié pour devenir pleinement opérationnel dépend de multiples paramètres, notamment :

• La complexité du rôle : plus le poste est technique et demande de la formation, plus l’intégration prendra du temps.
• Les différences culturelles et linguistiques : dans les environnements internationaux, ces écarts peuvent ralentir l’assimilation des processus et des rôles.
• L’accès aux technologies et outils : une disponibilité immédiate des outils nécessaires facilite l’apprentissage et accélère la montée en compétence.
• La collaboration et un accueil bienveillant par l'équipe : l'intégration de la nouvelle recrue au sein de votre entreprise est d'autant plus rapide qu'elle est capable de poser des questions à ses collègues quand elle a besoin d'aide pour s'adapter à vos processus RH.
• La clarté des attentes : une définition précise des responsabilités et objectifs permet de guider le nouvel arrivant plus efficacement.
• La taille de l’entreprise : les grandes structures, souvent complexes, peuvent nécessiter plus de temps pour être comprises. À l'inverse, les entreprises de taille plus modeste peuvent disposer de rôles et de dispositifs plus simples. Ce qui amène les nouveaux employés à atteindre plus rapidement une pleine productivité.
• La qualité du leadership : une gestion claire et un soutien actif par la hiérarchie sont essentiels pour guider les nouveaux arrivants, surtout pour les équipes exerçant en télétravail.
• Le télétravail : les défis du travail à distance, comme l’absence de mentors immédiats, les problèmes liés à la communication asynchrone et les difficultés à interagir avec l’équipe, peuvent compliquer l’intégration, dégradant alors la productivité globale de votre entreprise.

Mesurer et réduire le temps d’adaptation au travail : pourquoi cette métrique est-elle si importante pour les équipes RH ?

Pour les équipes RH, mesurer le temps d’adaptation au travail permet d’identifier les points faibles des processus d’intégration et d’évaluer si les efforts déployés répondent aux besoins des nouveaux salariés. Une phase d’onboarding optimisée contribue à une insertion plus rapide et à une réduction des coûts liés au recrutement.

En ayant une idée du temps nécessaire pour devenir productif, les responsables des ressources humaines peuvent :

• Améliorer les programmes d’intégration en identifiant les étapes qui ralentissent la montée en compétence.
• Renforcer la rétention des talents : un temps long d’adaptation peut engendrer une frustration et une démotivation au travail, augmentant ainsi les risques de départ prématuré.
• Réduire le délai de productivité pour accélérer la mise sur le marché, accroître la satisfaction des clients et améliorer les résultats globaux de l'entreprise.

Comment mesurer le temps d’adaptation au travail ?

La première étape consiste à définir ce que signifie être productif dans votre entreprise. Cela pourrait inclure :

• La réalisation d'un objectif défini ;
• La préparation d'un plan de formation ;
• L'atteinte de résultats quantifiables

Méthode 1 : suivre les objectifs de performance

Définissez des indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer la progression des nouveaux collaborateurs. Par exemple :

• Un rédacteur de contenu peut être considéré comme productif après publication de son premier article.
• Un commercial, après avoir conclu sa première vente.
• Dans le cas des comptables, vous pouvez considérer qu'ils sont pleinement productifs lorsqu'ils atteignent un certain coût par facture ou un certain délai de traitement des erreurs.

Calculez ensuite le temps moyen d’adaptation en soustrayant la date de début de chaque employé du jour où il atteint la productivité complète. Comparez cette moyenne aux standards du secteur pour identifier les opportunités d'amélioration.

Méthode n° 2 : comparer les heures facturables aux heures d'apprentissage

Savoir combien de temps un employé consacre à l'apprentissage des bases et comment il met à profit ces connaissances dans chaque tâche ou mission vous aide à mesurer son temps d'adaptation au travail.

Exemples de métriques liées au temps d'adaptation au travail

Les métriques du temps d'adaptation mesurent la rapidité avec laquelle les nouveaux employés atteignent une pleine productivité dans leurs rôles. Ces indicateurs aident les organisations à évaluer l’efficacité de leurs processus d’onboarding et de formation, ainsi que la vitesse à laquelle les employés peuvent contribuer efficacement.

Voici quelques exemples courants de ces métriques :

• Temps pour atteindre la compétence : il s’agit de la durée nécessaire à un nouvel employé pour atteindre un niveau défini de compétences professionnelles ou de maîtrise dans son nouveau rôle.
• Temps de montée en puissance : c’est la période entre la date de prise de poste d’un employé et le moment où il atteint une pleine productivité. Cela est souvent calculé en comparant les indicateurs de performance de l’employé (comme les chiffres de vente, les projets terminés ou les scores de satisfaction client) à ceux des employés pleinement formés.
• Temps pour atteindre l’autonomie : dans ce cas, cette métrique fait référence à la période nécessaire pour qu’un nouvel employé travaille de manière indépendante, sans supervision ou assistance significative. Cette métrique indique la rapidité avec laquelle les employés deviennent autonomes dans leurs rôles.
• Temps jusqu’au premier jalon : mesure le temps qu’il faut à un nouvel employé pour atteindre son premier jalon de travail significatif, comme terminer son premier projet, réaliser sa première vente ou conclure son premier contrat. Cette métrique montre à quelle vitesse un employé se met à niveau.
• Temps pour finaliser l’onboarding : il s’agit de la durée entre la date de l’intégration du nouvel employé et la fin du processus formel d’intégration.

Comment les entreprises peuvent-elles suivre le temps d’adaptation au travail ?

Les équipes RH doivent collecter des données qualitatives et quantitatives sur le temps nécessaire aux employés pour devenir pleinement productifs, grâce à :

• Des enquêtes auprès des employés ;
• Des feedbacks constructifs des managers ;
• Des évaluations de performance.

Analyser le processus d’onboarding de vos nouveaux employés peut aider à identifier les éventuels goulots d’étranglement et les domaines qui nécessitent des améliorations.

La première étape consiste à établir des KPI et des repères liés à la productivité, comme des jalons de projet ou des objectifs de vente, pour suivre les progrès d’un employé et sa contribution aux objectifs de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez déterminer le nombre de tâches spécifiques qu’un nouvel employé dans l’équipe finance devrait accomplir durant son premier mois d’embauche. Ou bien, le temps de réponse moyen attendu d’un nouveau représentant du service client.

Combien de temps faut-il à un employé pour être pleinement productif ?

Selon un rapport de Gallup, un nouvel employé met environ 12 mois pour devenir complètement productif dans son nouveau rôle. Cependant, tous les secteurs ne se ressemblent pas. Certains secteurs et rôles peuvent nécessiter des périodes de montée en puissance plus longues, tandis que d’autres peuvent avoir des périodes d’adaptation plus courtes. Voici quelques exemples pour illustrer cela.

Technologie et développement logiciel

Dans les rôles techniques, comme le développement logiciel, il peut falloir entre six et douze mois à un nouvel employé pour devenir parfaitement productif. Cette période inclut l’apprentissage du code existant, la compréhension des outils et processus internes, ainsi que l’intégration dans les équipes de projets. Les projets complexes ou les technologies hautement spécialisées peuvent rallonger ce délai.

Rôles commerciaux

Les rôles commerciaux nécessitent souvent une période de montée en puissance d’environ six mois. Les nouveaux commerciaux doivent constituer un portefeuille, comprendre le produit, développer des relations clients et maîtriser les processus de vente de l’entreprise. Cependant, cette période peut s’étendre jusqu’à neuf mois dans les secteurs avec des cycles de vente complexes, comme les logiciels d’entreprise.

Service client

Le temps d’adaptation pour les rôles de service client peut être plus court, environ trois à six mois. Les nouveaux employés doivent se familiariser avec les produits, services et systèmes de gestion client de l’entreprise. Cependant, pour des rôles traitant de produits ou services complexes, cette période peut s’étendre jusqu'à neuf mois pour atteindre une pleine productivité.

Services financiers

Dans les services financiers, en particulier dans la banque d’investissement ou l’analyse financière complexe, les employés peuvent mettre jusqu’à neuf mois pour devenir pleinement productifs. Ils ont besoin de temps pour comprendre les systèmes financiers de l’entreprise, les portefeuilles clients et les exigences réglementaires.

Ces exemples montrent que le temps nécessaire pour atteindre une pleine productivité peut considérablement varier en fonction du secteur d’activité, de la complexité du rôle et des exigences spécifiques de l’organisation. Les entreprises doivent fixer des attentes réalistes et fournir le soutien nécessaire pendant les périodes d’onboarding et de formation pour aider les nouveaux employés à atteindre leur plein potentiel.

Réduisez le temps d’adaptation au travail avec Deel Engage

En qualité de leader RH, vous aimeriez aider vos nouveaux employés à s’intégrer le plus rapidement possible ? Les outils d’automatisation RH, comme Deel Engage, vous permettent de simplifier les tâches manuelles et d’aider autant les managers que les nouvelles recrues à utiliser leur temps de manière efficace :

• Créez des workflows automatisés d’onboarding et attribuez automatiquement des tâches en fonction du département ou de la localisation pour réduire la charge de travail manuelle.
• Mettez en place une documentation complète regroupant toutes les politiques, vidéos de formation, produits, processus internes, et plus encore, dans des parcours de formation accessibles aux nouvelles recrues comme aux employés actuels.
• Associez les nouvelles recrues à des mentors ou des collègues expérimentés pour les aider à surmonter les défis et à s’intégrer plus efficacement à l’équipe, même à distance.
• Fournissez des retours réguliers et organisez des cycles d’évaluation, de période d’essai et de performance pour permettre aux nouvelles recrues de suivre leurs progrès et d’apporter les améliorations nécessaires.
• Favorisez la sensibilité culturelle et l’inclusion au travail grâce à des formations dédiées à la diversité, l’équité, l’inclusion et l’appartenance).
• Proposez des opportunités d’évolution de carrière continue pour aider vos collaborateurs à planifier leur carrière et à atteindre leur plein potentiel.

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