Hoe huur je wereldwijd freelancers in op een juridisch correcte manier?

Bedrijven van vandaag hebben ongekende toegang tot het beste werktalent ter wereld. Dankzij remote technologie (en de normalisatie van remote werk) kunnen bedrijven freelancers inhuren en remote werknemers wereldwijd beheren: een bedrijf in de VS kan samenwerken met freelancers in Argentinië, Japan, Zuid-Afrika of Spanje. En het benutten van een internationale talentenpool kan je bedrijf versterken, ongeacht de branche.

Veel ondernemers realiseren zich niet welke juridische overwegingen er komen kijken bij het inhuren van werknemers, vooral over landsgrenzen heen. Zonder de juiste documentatie en naleving loop je het risico op zware gevolgen, zoals beschuldigingen van belastingontduiking door de belastingautoriteiten.

Deze gids is bedoeld voor elk bedrijf ter wereld dat internationaal wil inhuren. Of je nu een kleine ondernemer bent of namens een startup of onderneming inhuurt, deze gids zal je helpen om te navigeren door het proces van het inhuren van freelancers. Veel secties richten zich op Amerikaanse bedrijven, maar veel regelgeving en suggesties zijn ook van toepassing op andere landen.

Begrijp het verschil tussen freelancers en werknemers

Het verschil tussen werknemers en freelancers is niet altijd duidelijk zichtbaar, maar de onderscheiding is juridisch en financieel belangrijk. Overheden over de hele wereld letten op het verkeerd indelen van werkgelegenheid. Meer daarover later. Maar voordat je leert hoe je een onafhankelijke aannemer inhuurt, moet je stilstaan bij de vraag of deze persoon daadwerkelijk kwalificeert als een onafhankelijke aannemer.

Als je bijvoorbeeld een webdesigner wilt inhuren om een nieuwe landingspagina voor je bedrijfswebsite te ontwerpen, heb je een freelancer nodig. Dat is duidelijk. Maar wat als je wilt dat deze persoon gedurende meerdere jaren regelmatig updates levert? En wat als je bedrijf de enige werkgever is voor deze persoon? De grenzen beginnen dan te vervagen.

Wie is een freelancer?

Freelancers zijn personen die hun professionele diensten aanbieden aan klanten als niet-werknemers. Dit is meestal op projectbasis of voor een bepaalde periode. Ze zijn zelfstandig ondernemers, wat betekent dat ze een hoge mate van controle hebben over hoe en wanneer ze werken. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het betalen van belastingen als zelfstandige en ontvangen geen wettelijke werknemersvoordelen van de bedrijven waarvoor ze werken. Meestal werken ze voor meerdere bedrijven, parttime en voor korte termijnen.

Werknemers zijn personen die wettelijke voordelen ontvangen en het werk moeten voltooien volgens de voorkeuren van het bedrijf. Wanneer we zeggen "het werk moet voltooid worden volgens de voorkeuren van het bedrijf", bedoelen we dat ze verplichte inwerktrainingen, vergaderingen en prestatiebeoordelingen bijwonen. In ruil daarvoor vergoedt het bedrijf relevante kosten, voorziet het in gereedschappen, investeert het in de ontwikkeling van werknemers en biedt het betaalde vakantie en voordelen aan.

Lees ook: hoe freelancer ontslaan.

Bepaal of het inkomen van je freelancers afkomstig is uit Nederland

Een andere onduidelijke grens is of het inkomen afkomstig is uit Nederland: volg je de nationaliteit van de werknemer? De locatie van de werknemer? De locatie van het bedrijf? Volgens de belasting wordt de bron van inkomsten die aan freelancers worden betaald, bepaald door de locatie waar diegene de dienst verricht. Met andere woorden, de locatie van de freelancer bepaalt waar hun inkomen officieel vandaan komt, niet de locatie van het bedrijf.

Dus zelfs als een buitenlandse freelancer voor een Nederlands bedrijf werkt, is het inkomen dat ze ontvangen geen inkomsten uit Nederland, zolang elk aspect van de dienst buiten Nederland plaatsvindt. In dat geval hoeft een Nederlands bedrijf geen belastingen in te houden of te rapporteren.

Twee andere manieren om buitenlandse freelancers in te huren

Als je weet dat je buitenlandse freelancers wilt aannemen, maar niet gebonden bent aan het idee om een freelancer in te huren, pauzeer dan hier. Er zijn twee andere opties die je moet kennen: het openen van een lokale dochteronderneming en het gebruik van een EOR (ook wel bekend als een internationale PEO). Beide opties stellen je in staat om fulltime werknemers in het buitenland in dienst te nemen.

Het openen van een lokale vestiging houdt in dat je een nieuwe juridische entiteit in het buitenland opricht, die de werknemers als lokale werknemers in dienst neemt. Je moet lokale bankrekeningen, exploitatievergunningen en belasting-ID's instellen, wat aanzienlijk juridisch werk met zich meebrengt.

Het openen van een lokale vestiging kan efficiënt zijn wanneer een bedrijf van plan is om meerdere werknemers in een bepaald land in dienst te nemen. Bijvoorbeeld, Amazon heeft een dochteronderneming genaamd Amazon Canada om werknemers in Canada in dienst te nemen. Maar voor de meeste bedrijven is deze opzet te complex, vooral als ze willen werven in meerdere landen (en niet alleen in één ander land).

Samenwerken met een Employer of Record (of een internationale Professional Employer Organization) is een betere optie voor de meeste bedrijven omdat het minder complex is en je in staat stelt om in meerdere andere landen in dienst te nemen. Een EOR richt lokale entiteiten op in landen over de hele wereld en verzorgt vervolgens het aannemen van personeel en de payrollservices. Denk hierbij aan:

• Arbeidsovereenkomsten
• Internationale salarisadministratie
• Werknemersvoordelen voor je bedrijf

Ze zorgen ervoor dat elk van hen voldoet aan de lokale wetten van waar je wilt aannemen, zodat je zich kan richten op andere behoeften binnen je bedrijf.

EOR’s nemen technisch gezien werknemers namens jou in dienst, wat je in staat stelt om legaal met buitenlandse werknemers te werken zonder een eigen buitenlandse dochteronderneming. Deze opzet is geen optie voor het inhuren van onafhankelijke aannemers: een EOR neemt alleen fulltime werknemers in dienst. (Sommige bedrijven die EOR-diensten aanbieden, bieden echter ook die optie.) Ontdek hoe Deel je helpt bij het inhuren van buitenlandse werknemers en onafhankelijke aannemers.

Mensen gebruiken vaak "internationale PEO" en "PEO" door elkaar. Maar internationale PEO's lijken veel meer op EOR's, die behoorlijk verschillend zijn van reguliere PEO's. Lees in onze blog over EOR versus PEO meer over de verschillen.

Stel een gedegen overeenkomst voor freelancer op

Een degelijke schriftelijke overeenkomst is essentieel bij het inhuren van elke contractor, vooral een buitenlandse. Een schriftelijk contract beschermt zowel jou als de freelancer tegen misverstanden, zorgt ervoor dat beide partijen zich aan hun verplichtingen houden en beschermt je tegen onjuiste classificatie.

Hoewel gratis contractsjablonen klinken als tijdbesparend, vermijd ze. Ze hebben meestal niet alle noodzakelijke elementen en zijn alleen van toepassing op de wetten van één land: ze zijn niet nuttig in geval van een geschil.

Er is geen universele overeenkomst voor freelancers die voor alle situaties geschikt is, dus neem de tijd om een contract op te stellen dat rekening houdt met de lokale arbeidswetgeving van beide betrokken landen. Houd er rekening mee dat lokale voorschriften ook de duur van het contract bepalen, dus controleer het regelmatig en herzie het als de werkzaamheden zijn veranderd.

Zie ook: freelancer verlof, hoe zit dat?.

We hebben een gedetailleerde gids over hoe je een overeenkomst voor freelancers kunt opstellen. Essentiële elementen om te behandelen zijn onder andere:

• Omvang van het werk waarin de diensten van de onafhankelijke aannemer worden beschreven
• Vergoeding (en eventuele kosten indien van toepassing)
• Classificatie en relatie van beide partijen, inclusief de status van elke partij, aansprakelijkheid en vrijwaringsclausules
• Eigendom van het werk (rekening houdend met lokale intellectuele eigendomswetten, die per land verschillen)
• Vertrouwelijkheid en gegevensbeschermingsclausules (en een NDA indien nodig)
• Een concurrentieclausule die beperkt om binnen een bepaald aantal dagen na het einde van het contract voor een concurrent te werken
• Beëindigings- en kennisgevingsclausules waarin de duur van het contract wordt uiteengezet
• Toepasselijk recht waarin wordt verduidelijkt welke lokale wetten van toepassing zijn bij juridische geschillen

Dien de juiste belastingformulieren in

Freelancers zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen. Bedrijven die freelancers aannemers inhuren, hoeven zich geen zorgen te maken over loonbelastingen. De verantwoordelijkheid voor het melden van zelfstandigen belasting (en belastingaftrek) ligt volledig bij de contractor. Maar afhankelijk van het land van de freelancer is het bedrijf nog steeds verantwoordelijk voor het verzamelen en melden van de totale vergoeding op de juiste belastingformulieren.

Geniet van volledige compliance bij het inhuren van freelancers met Deel

Het is mogelijk om freelancers over de hele wereld in te huren en te beheren. Maar het is ingewikkeld en risicovol. Deel biedt een eenvoudige oplossing. We helpen bedrijven wereldwijd snel en legaal samen te werken met wereldwijde aannemers en werknemers.

Onze alles-in-één oplossing biedt:

• Contracten die voldoen aan de lokale arbeidswetten
• Verzameling en elektronische indiening van formulieren
• Wereldwijde payroll, inclusief meerdere betaalmethoden, lokale uitbetalingen en 100 valuta's die 150+ landen bestrijken
• Nalevingsdocumentatie om wereldwijde risico's van onjuiste classificatie te vermijden
• Vereenvoudigde aanwerving van voltijdse werknemers en freelancers (en eenvoudige conversie tussen beide)

Disclaimer: Dit bericht is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden en mag niet worden beschouwd als juridisch advies. Raadpleeg een juridisch professional zoals een arbeidsrechtadvocaat voor meer informatie.