Indicadores de recrutamento de ATS: como contratar melhor

A força de qualquer organização está em seus talentos, e os recrutadores enfrentam uma pressão crescente para contratar os melhores profissionais com agilidade. A SHRM aponta que quase 7 em cada 10 organizações têm dificuldade para preencher vagas em tempo integral, mesmo com altos investimentos em tecnologia e processos de recrutamento. A diferença entre empresas que contratam bem e aquelas que enfrentam dificuldades geralmente está na qualidade das decisões. Os indicadores de recrutamento fornecem a inteligência necessária para tomar decisões melhores.

O que são indicadores de recrutamento em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS)?

Os indicadores de recrutamento em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) são os dados que a plataforma coleta e analisa ao longo de todo o processo de contratação. Essas informações mostram o desempenho do recrutamento, desde o momento em que um candidato se inscreve até a aceitação da proposta.

Em vez de conduzir o recrutamento com base em intuição, esses indicadores trazem uma abordagem orientada por dados. Você pode até saber que uma vaga “demorou” para ser preenchida ou que um candidato veio das redes sociais. Mas os indicadores de recrutamento vão além: eles mostram, por exemplo, que a vaga levou exatamente 47 dias para ser preenchida e que o LinkedIn gerou 30% das candidaturas, mas apenas 8% das contratações. Com esses insights, fica muito mais fácil definir os próximos passos e ajustar sua estratégia de forma mais eficiente.

Por que equipes de recrutamento devem acompanhar indicadores de recrutamento em ATS

Acompanhar indicadores de recrutamento em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) fortalece sua estratégia e permite tomar decisões mais rápidas e inteligentes.

Reduza o tempo de contratação

Cada dia com uma vaga em aberto gera perda de produtividade e aumenta a pressão sobre o restante do seu pessoal. Um estudo de benchmarking da SHRM de 2025 aponta que o tempo médio para preencher uma vaga é de seis semanas. Mas os dados do ATS permitem ir além: você consegue entender quanto tempo os candidatos permanecem em cada etapa do processo e identificar gargalos no pipeline de recrutamento.

Reduza o custo de contratação

Contratar é um investimento financeiro relevante. Segundo dados da SHRM de 2025, o custo médio por contratação é de US$ 1.200 para cargos não executivos e US$ 10.625 para cargos executivos, um aumento de 113% desde 2017. Acompanhar os indicadores de recrutamento certos ajuda a proteger esse investimento. Ao identificar quais canais realmente geram contratações, você direciona o orçamento para o que funciona e elimina gastos desnecessários.

Antecipe necessidades futuras de contratação

A contratação reativa tende a ser mais cara. Quando uma vaga surge de forma inesperada, a urgência pode levar a propostas inflacionadas ou à contratação de candidatos que não são ideais. Quanto mais dados históricos seu sistema de rastreamento de candidatos acumula, maior sua capacidade de prever demandas futuras e agir com antecedência, seja publicando vagas ou ativando seu banco de talentos antes que a necessidade se torne urgente.

Com o tempo, os dados do ATS revelam padrões, como cargos que levam consistentemente mais tempo para serem preenchidos. Esse nível de inteligência permite aumentar o tempo de planejamento e tomar decisões mais estratégicas, em vez de agir sob pressão.

Melhore a experiência do candidato e a taxa de aceitação de ofertas

Um processo seletivo bem estruturado impacta diretamente a decisão dos melhores candidatos. A Gallup aponta que dois em cada três profissionais contratados no último ano avaliaram sua experiência como “excepcional” (27%) ou “muito boa” (39%).

Os dados do seu sistema de rastreamento de candidatos tornam possível oferecer essa experiência em escala. Ao identificar em quais etapas os candidatos desistem ou quanto tempo aguardam entre fases, você consegue ajustar o processo e evitar a perda de talentos qualificados.

14 indicadores de recrutamento essenciais para acompanhar

A maioria dos ATS mede dezenas de métricas diferentes, o que pode gerar sobrecarga de dados. Mas acompanhar tudo não é o objetivo. O ideal é começar com a pergunta principal e, a partir dela, identificar quais indicadores de recrutamento realmente trazem as respostas. Os indicadores abaixo são fundamentais para uma operação de recrutamento de alta performance em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS).

1. Visão geral do funil e candidatos por etapa

A visão geral do funil oferece uma perspectiva completa de quantos candidatos estão em cada etapa do seu processo de contratação, desde a candidatura até o envio da proposta. Em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), esse é um dos indicadores de recrutamento mais importantes para entender a saúde do seu pipeline em tempo real.

Exemplo: Você percebe uma queda acentuada entre a etapa de triagem e a primeira entrevista. Os candidatos não estão avançando, mas o motivo não está claro. Ação: Mapeie os pontos de evasão em cada etapa e comece investigando o principal gargalo. Há candidatos demais para triar com eficiência? Os candidatos estão aceitando outras propostas porque seu processo é lento e perdem o interesse? Se os candidatos estão desistindo ativamente, em vez de serem reprovados, vale analisar a cadência de comunicação e o tempo de espera entre as etapas do processo.

2. Fontes de candidatos e total de candidaturas por mês, por canal

Esse indicador acompanha o volume mensal de candidatos que entram no seu pipeline por canal de origem, como job boards, LinkedIn, indicações de funcionários, página de carreiras, recrutamento universitário e quaisquer outros canais ativos. Em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), esse é um dos principais indicadores de recrutamento para entender quais fontes estão alimentando seu funil.

Exemplo: Sua página de carreiras gera um volume modesto de candidaturas quando comparada ao investimento feito em job boards.

Ação: Analise os dados de origem em conjunto com as taxas de avanço entre etapas. Faça uma auditoria dos canais com baixo desempenho para decidir se vale a pena otimizá-los ou eliminá-los completamente.

3. Taxa de avanço por tipo de fonte

A taxa de avanço mede o percentual de candidatos de uma determinada fonte que progridem de uma etapa do processo seletivo para a seguinte. Esse indicador muda a forma como você avalia seus canais de recrutamento, priorizando qualidade em vez de volume. Em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), é um dos indicadores de recrutamento mais valiosos para otimizar sua estratégia de sourcing.

Exemplo: Um job board gera 400 candidaturas, mas apenas 5% dos candidatos passam da triagem. Já o programa de indicações de funcionários traz 40 candidatos, dos quais 40% avançam. À primeira vista, o job board parece mais relevante, mas uma análise mais profunda mostra que as indicações geram oito vezes mais valor por candidato.

Ação: Classifique seus canais de recrutamento com base na taxa de avanço, e não apenas no volume de candidaturas. Reduza o investimento em canais com baixa conversão e direcione o orçamento para aqueles que geram candidatos qualificados e com maior progressão no funil. Como boa prática, revise esses dados trimestralmente, especialmente conforme o perfil de contratação da sua empresa evolui.

4. Proporção de candidatos por oferta

A proporção de candidatos por oferta indica quantos candidatos entram no seu processo seletivo para cada proposta realizada. Quando esse número é alto, geralmente sinaliza um problema no topo do funil. Em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), esse é um dos indicadores de recrutamento mais úteis para avaliar a qualidade das candidaturas recebidas.

Exemplo: Sua proporção é de 150:1. Sua equipe está analisando um volume enorme de candidaturas, mas poucos candidatos chegam até a etapa de proposta. Os recrutadores estão sobrecarregados, e o tempo de contratação praticamente estagnou.

Ação: Revise as descrições de vagas para garantir clareza e precisão. Anúncios vagos ou excessivamente exigentes tendem a atrair um grande volume de candidatos desalinhados. Considere incluir um breve questionário de pré-triagem para filtrar candidatos antes de entrarem no processo completo. Mesmo duas ou três perguntas bem direcionadas podem reduzir significativamente o volume de candidaturas que sua equipe precisa avaliar manualmente.

5. Proporção de candidatos por contratação

A proporção de candidatos por contratação mede o número total de candidatos necessários para realizar uma contratação bem-sucedida, considerando tanto as reprovações ao longo do processo quanto as ofertas recusadas. Em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), esse é um dos indicadores de recrutamento mais relevantes para avaliar a eficiência real do seu funil.

Exemplo: Sua proporção de candidatos por oferta parece saudável, em 60:1, mas a proporção de candidatos por contratação chega a 120:1. Essa diferença indica que um número significativo de candidatos está recusando as propostas — um sinal de alerta importante para o time de recrutamento.

Ação: Se esse indicador estiver aumentando, identifique se o problema ocorre no início ou no final do processo. Uma alta taxa de evasão nas primeiras etapas aponta para falhas em sourcing ou triagem. Já uma diferença relevante entre proposta e contratação pode indicar problemas relacionados à remuneração, à velocidade do processo ou à experiência do candidato. Cada cenário exige uma abordagem diferente.

6. Status das vagas e vagas por equipe

Esse indicador oferece uma visão em tempo real de todas as vagas abertas na organização, incluindo há quanto tempo estão abertas e em quais áreas estão concentradas. Em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), esse é um dos indicadores de recrutamento essenciais para monitorar riscos antes que impactem o negócio.

Exemplo: Uma visão em tempo real das vagas abertas mostra que três das cinco posições com maior tempo em aberto estão no mesmo departamento. O gestor responsável não sinalizou um problema, mas os dados indicam que duas dessas vagas estão abertas há mais de 90 dias, muito acima da média de tempo para preenchimento.

Ação: Intervenções antecipadas são quase sempre mais simples e menos custosas do que contratações urgentes feitas sob pressão. Use os dados de status das vagas para identificar posições em risco antes que se tornem um problema para o negócio. Defina um limite, por exemplo, vagas abertas por mais de 150% do tempo médio de preenchimento podem acionar automaticamente uma revisão com o gestor responsável.

7. Tempo de contratação (time to hire)

O tempo de contratação mede o número de dias entre a entrada do candidato no seu pipeline e a aceitação da proposta. Ele reflete a eficiência do seu processo seletivo, mostrando a rapidez com que sua equipe conduz os candidatos após a candidatura. Em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), esse é um dos indicadores de recrutamento mais utilizados para avaliar agilidade operacional.

Exemplo: Seu tempo médio de contratação é de 38 dias, mas ao analisar por área, as vagas de engenharia levam em média 58 dias, enquanto as áreas comerciais fecham em 24 dias.

Ação: Analise o tempo de contratação por departamento ou tipo de vaga para identificar onde o processo é mais lento. Em seguida, aprofunde-se nos dados por etapa para entender as causas. Um tempo consistentemente elevado em uma área específica costuma indicar um gargalo claro, como dificuldade de agenda com o gestor contratante ou um processo de aprovação burocrático que adiciona dias desnecessários ao fluxo.

8. Tempo para preenchimento (time to fill)

O tempo para preenchimento mede o número de dias entre a abertura de uma vaga e sua efetiva contratação, incluindo o tempo necessário para aprovações internas e publicação da vaga. Em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), esse é um dos indicadores de recrutamento que ajuda a entender o ciclo completo da contratação. Dados de benchmarking de recrutamento da SHRM de 2025 mostram que organizações muito grandes registram, em média, 61 dias para cargos não executivos e 60 dias para posições executivas. No entanto, é importante ter cautela ao analisar esse indicador isoladamente. Zhenya Rozinskiy, CEO e fundador da Mirigos, destaca: "Se o RH é avaliado pelo tempo de preenchimento, vai contratar rápido, não necessariamente bem." A velocidade só tem valor quando a contratação é de qualidade, por isso esse indicador deve sempre ser analisado em conjunto com métricas de qualidade.

Exemplo: Uma vaga na área financeira está aberta há 72 dias. O tempo para preenchimento sinaliza um problema, mas não revela que a dificuldade está relacionada a um pacote de remuneração pouco competitivo.

Ação: Se uma vaga leva consistentemente mais tempo do que a média para ser preenchida, investigue se a causa está na velocidade dos processos internos ou nas condições do mercado.

9. Tempo em cada etapa

O tempo em cada etapa detalha o tempo total do processo seletivo, mostrando quanto os candidatos permanecem em cada fase individual, como análise de currículo, triagem, entrevistas, avaliações e proposta. Em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), esse é um dos indicadores de recrutamento mais úteis para identificar gargalos específicos ao longo do funil.

Exemplo: Seu tempo médio de contratação parece adequado, em 35 dias. No entanto, ao analisar os dados por etapa, você identifica que os candidatos aguardam, em média, 12 dias por uma avaliação do gestor contratante.

Ação: Defina metas internas para cada etapa do processo e compartilhe essas expectativas com os gestores envolvidos. Se uma etapa ultrapassar consistentemente o tempo esperado, torne esse dado visível. Muitas vezes, um simples relatório semanal já é suficiente para gerar ajustes de comportamento e acelerar o processo.

10. Número de contratações e contratações mensais por área

O número de contratações acompanha o volume total de admissões em um determinado período. Já as contratações mensais por área detalham esse dado, mostrando quais equipes estão crescendo, substituindo profissionais ou avançando mais lentamente — e em qual ritmo. Em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), esses são indicadores de recrutamento essenciais para alinhar contratação com planejamento de headcount.

Exemplo: O volume total de contratações parece saudável, mas ao analisar por área, você percebe que o time de produto realizou seis contratações em três meses, enquanto a área de operações não preencheu nenhuma vaga no mesmo período, mesmo com duas posições abertas.

Ação: Use os dados de contratações mensais por área para identificar equipes onde a velocidade de contratação está abaixo do planejado. Sinalize esses desvios com antecedência para a liderança, permitindo ajustes como reforço no time de recrutamento ou revisão de prazos antes que o gap se torne um risco para o negócio.

11. Motivos de recusa de ofertas

Quando um candidato recusa uma proposta, seu sistema de rastreamento de candidatos (ATS) deve registrar possíveis problemas relacionados à experiência no processo seletivo. Os motivos de recusa são um dos poucos dados qualitativos dentro do recrutamento e, ao mesmo tempo, um dos indicadores de recrutamento mais valiosos para gerar insights acionáveis.

Exemplo: Ao longo de um trimestre, você observa que um número significativo de candidatos recusa propostas citando a remuneração como principal motivo.

Ação: Analise mensalmente os motivos de recusa e identifique padrões. Uma única recusa pode ser pontual, mas várias ocorrências consecutivas pelo mesmo motivo indicam um problema que exige ação. Temas recorrentes como salário, propostas concorrentes ou falta de clareza sobre a função apontam para ajustes específicos — e o acompanhamento contínuo mostra se as mudanças implementadas estão funcionando.

12. Taxa de aceitação de ofertas

A taxa de aceitação de ofertas representa o percentual de propostas de emprego que são aceitas pelos candidatos. É um dos indicadores de recrutamento mais claros para avaliar o quão competitivas são suas ofertas e o nível de engajamento dos candidatos com seu processo seletivo. Em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), esse dado ajuda a conectar percepção de valor com experiência do candidato.

Exemplo: Sua taxa de aceitação de ofertas cai de 88% para 71% ao longo de dois trimestres. A tendência é evidente, mas o indicador isolado não explica os motivos. É nesse ponto que os dados sobre recusa de ofertas se tornam essenciais.

Ação: Monitore a taxa de aceitação de forma contínua para identificar quedas rapidamente. Caso observe uma tendência de redução, investigue se a causa está na remuneração, na velocidade do processo seletivo ou em mudanças nas condições de mercado.

13. Dados demográficos dos candidatos

Seu sistema de rastreamento de candidatos (ATS) pode coletar informações demográficas, como gênero, etnia e idade, em cada etapa do funil de contratação. Esses dados permitem avaliar se o seu processo trata todos os candidatos de forma justa e consistente, tornando-se um dos indicadores de recrutamento mais importantes para promover diversidade e inclusão.

Exemplo: Seu volume de candidaturas é diverso de forma geral, mas os dados mostram que mulheres com mais de 40 anos avançam da triagem em uma taxa significativamente menor do que outros grupos.

Ação: Se houver uma taxa de evasão elevada para um grupo específico em determinada etapa do funil, trate isso como um problema de processo que precisa ser investigado. Considere revisar as descrições de vagas em busca de linguagem excludente e adotar entrevistas estruturadas para reduzir o impacto de vieses.

14. Taxa de avanço por fonte (com foco em diversidade)

Você provavelmente já acompanha a taxa de avanço por fonte para avaliar a qualidade dos canais de recrutamento. Ao aplicar uma lente de diversidade a esses dados, é possível identificar se determinados canais estão sub-representando grupos específicos de candidatos — e como isso impacta a diversidade das suas contratações. Em um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), esse é um dos indicadores de recrutamento mais estratégicos para equilibrar qualidade e diversidade no funil.

Exemplo: Seu programa de indicações apresenta excelentes taxas de avanço, mas os dados demográficos mostram que ele gera um pipeline pouco diverso.

Ação: Diversifique intencionalmente sua estratégia de sourcing. Se as indicações entregam qualidade, mas não diversidade, complemente com canais que alcancem grupos sub-representados, como job boards especializados ou iniciativas de outreach direcionado. Acompanhe o perfil demográfico dos candidatos por fonte em conjunto com as taxas de avanço para otimizar tanto a qualidade quanto a inclusão no processo.

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Hoje, 78% dos profissionais de RH utilizam um ATS, tornando essa a tecnologia de aquisição de talentos mais adotada. Entre empresas da Fortune 500, esse número chega a 97,8%. Fica claro que os sistemas de rastreamento de candidatos são parte essencial das equipes de recrutamento. No entanto, o valor da tecnologia está diretamente ligado à qualidade dos dados apresentados e à capacidade de transformá-los em ação.

O ATS da Deel ajuda empresas a contratar talentos globais com mais agilidade ao centralizar toda a jornada, do candidato à contratação, em um SIRH global unificado. Disponível como um módulo dentro do Deel HR, ele oferece os seguintes benefícios para equipes de recrutamento:

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