Guia de implementação de sistema de RH para PMEs no Brasil

A gestão de Recursos Humanos em pequenas e médias empresas (PMEs) no Brasil é uma tarefa desafiadora. É preciso equilibrar a expansão do negócio com as rotinas operacionais – que costumam ser bastante burocráticas, além de críticas para a continuidade de negócio, como: recrutamento, onboarding, folha de pagamento, pacotes de benefícios, controle de horas trabalhadas.

Além disso, é necessário cumprir diversas exigências legais, como, no caso do Brasil: eSocial, regras trabalhistas da CLT, monitoramento de sobrecarga de trabalho, e acúmulo de funções.

Nesse cenário, as ferramentas digitais de RH deixaram de ser um “luxo” e se tornaram fundamentais para quaisquer empresas – inclusive para as PMEs. Consiste em uma alternativa que automatiza tarefas, reduz custos e garante mais precisão e segurança na gestão de RH.

De acordo com a pesquisa Atlântico, que mapeou a transformação digital em empresas da América Latina, as PMEs aqui representam uma alta porcentagem do mercado, mas sua contribuição ao PIB é menor do que nos continentes mais digitalizados. A partir disso, o estudo indica que as pequenas e médias empresas poderiam ter um maior crescimento econômico se atingissem um nível maior de maturidade digital, substituindo processos manuais pela automação e centralizando a gestão em todas as áreas de negócio possíveis.

No RH, essa evolução depende, invariavelmente, da adoção de um software moderno, com IA embedada, capaz de integrar e centralizar dados, e otimizar inúmeras demandas com volume e precisão. Também conhecido como Sistema de Informação de Recursos Humanos (SIRH), virou um investimento estratégico das PMEs – que cresce no Brasil, mas ainda não como nos países mais desenvolvidos.

Para contribuir com a modernização do RH e o crescimento das PMEs no Brasil, preparamos um guia completo para a implementação de um sistema de RH online. Boa leitura! Ao final, você encontra o link para marcar uma demonstração gratuita da plataforma Deel Global HRIS.

O que é um sistema de RH para PMEs?

Em síntese, é uma plataforma digital que automatiza e centraliza funções essenciais da gestão de pessoas, como:

• Folha de pagamento
• Controle de ponto
• Concessão de benefícios
• Documentações
• Obrigações legais
• Gestão de férias e folgas remuneradas
• Avaliação de desempenho
• Aprendizagem e desenvolvimento
• Ciclos de feedbacks
• Relatórios personalizados

A principal função de um sistema de RH online é liberar tempo do empreendedor e da equipe administrativa com diversas tarefas da gestão de pessoas, que são trabalhosas, complexas e fundamentais para o andamento dos negócios. É por elas que passa, por exemplo, a conformidade legal e fiscal das empresas, e também a previsibilidade orçamentária e a capacidade de crescimento.

Categorias de sistemas de RH

As categorias de sistemas de RH mais comuns no mercado brasileiro hoje são:

• Sistemas de folha de pagamento: resolvem o básico, sem integrar outras demandas do RH.
• Human Resource Information System (HRIS) – Sistema de Informação de Recursos Humanos (SIRH): sistema completo que integra folha de pagamento, benefícios, folgas e férias, e diversos outros dados dos colaboradores, além de checagem de compliance e coleta das documentações obrigatórias.
• Human Capital Management (HCM) – Gestão de Capital Humano (GCH): versão ampla, que integra mais tarefas, como a gestão do desenvolvimento de talentos.

Outra evolução importante de saber é que as plataformas online mais eficientes são globais e baseadas em nuvem. Consiste no modelo ideal para times remotos, com integração fácil a contadores, bancos e órgãos governamentais, além de poderem ser acessadas em qualquer lugar. Também é a escolha das empresas quando buscam otimização e redução de custos, já que soluções em nuvem se tornaram mais baratas do que armazenar dados e rodar processos em sistemas internos com hardwares localizados.

Gargalos que as PMEs do Brasil enfrentam na gestão de talentos

Segundo a Confederação Nacional da Indústria (CNI), as empresas brasileiras precisam capacitar cerca de 14 milhões de profissionais até 2027.

As PMEs compõem a estatística, e, por isso, precisam otimizar a gestão de pessoas para acompanhar as necessidades de qualificação e evolução dos negócios. Dentre os gargalos mais comuns que atrapalham nesse desafio, assim como em diversos outros, estão:

1. Mais operacional, menos estratégico: esforços e tempo mais consumidos com tarefas administrativas de RH e menos com a estratégia para atração e retenção de talentos, e qualificação dos times.
2. Concorrência com grandes empresas por especialistas de RH: dificuldade de montar uma equipe de RH completa, experiente e especializada que acompanhe as principais transformações da gestão de pessoas e dos negócios.
3. Cultura do mercado: o custo das soluções tecnológicas de RH costumava ser muito alto, e, portanto, elas estavam distantes das PMEs. O orçamento reduzido que as empresas desse porte costumam ter não tornava sustentável a contratação de um sistema de RH. A evolução exponencial da tecnologia nos últimos anos barateou praticamente todas as ferramentas. Só que muitos dos pequenos e médios empreendedores permanecem com a ideia de que a transformação digital do RH ainda é inacessível – o que não é verdade – e, por isso, acabam nem conhecendo opções valiosas disponíveis para PMEs.
4. Visão estratégica: pelos motivos listados acima, as PMEs costumam ter dificuldade em aplicar business intelligence à análise de pessoas – uma evolução fundamental hoje em dia, que permite uma visão estratégica sobre o capital humano, alinhada aos objetivos de negócio e, portanto, com resultados reais.
5. Centralização de dados: a ausência de um sistema de RH faz com que as PMEs ainda operem com planilhas dispersas e um banco de dados descentralizado, o que compromete a eficiência e a segurança da gestão da equipe.
6. Custos altos com RH: em função dos fatores listados acima, as PMEs acabam tendo custos significativos com tarefas administrativas da gestão de pessoas – tanto pelo tempo que elas demandam, quanto pelos riscos que apresentam ao ainda serem manuais.
7. Ausência de suporte: sem tecnologias modernas de RH, as PMEs também perdem a oportunidade de operar com um suporte contínuo – que é oferecido pela maioria das empresas que fornecem sistemas de RH. Assim, enfrentam mais dificuldade para resolver problemas cotidianos e críticos para as operações.
8. Dificuldade para escalar: sem automatizar funções de RH, as PMEs encontram ainda mais gargalos para escalar o negócio, seja aumentando o time no país ou contratando talentos qualificados no exterior. O desafio e os custos aumentam com mais contratos para elaborar e administrar, e legislações locais a cumprir sem um sistema que automatize os processos.
9. Experiência do funcionário: cada vez mais, os profissionais exigem valorização, transparência da gestão, e processos de trabalho ágeis e fluidos. Os sistemas de RH otimizam e aprimoram esses fatores. Sem eles, a experiência do funcionário acaba tendo fricções, o que compromete a produtividade e a retenção de talentos.

Benefícios de um sistema de RH para PMEs

Digitalizar o RH realmente transforma a rotina de RH das pequenas e médias empresas, como a Deel testemunha há mais de 6 anos no mercado global com mais de 30 mil empresas – a maioria, startups e PMEs.

Os principais benefícios que materializamos junto aos nossos clientes no Brasil incluem:

• Maior precisão na conformidade legal e fiscal da folha de pagamento: cumprimento rigoroso das regras e contribuições obrigatórias, como eSocial, INSS, FGTS e RAIS, com ferramentas que automatizam a checagem e acompanham as recorrentes mudanças na legislação.

• Automação de tarefas administrativas: elaboração de contratos, comunicações do RH de forma personalizada, checagem de compliance, cálculo de salários, oferta de benefícios, controle de ponto, avaliação de desempenho, jornadas de aprendizagem e outras demandas relevantes da gestão de pessoas podem ser automatizadas com um sistema de RH, garantindo maior assertividade e agilidade.

• Centralização de dados na gestão de pessoas: armazenamento integrado e seguro de documentos como contratos, exames admissionais e holerites, além de uma visualização completa de todos os dados geridos pelo RH com geração de relatórios automáticos, personalizados, amplos e precisos.

• Economia de recursos: com a automação, o RH gasta menos tempo e energia com processos de recrutamento, onboarding, controle de carga horária, pagamentos certos e pontuais, concessão de benefícios, e gestão de desempenho dos colaboradores. Segundo pesquisa da Adecco, as empresas que utilizam sistemas de RH online diminuem de 40% a 50% o tempo gasto com tarefas administrativas. Já a redução dos custos com processos administrativos é de, em média, 60%.

• Melhor suporte para equipes remotas e distribuídas: um sistema de RH moderno viabiliza onboarding digital e portais de autoatendimento que facilitam a integração dos colaboradores, assim como soluções de dúvidas e processos periódicos que devem cumprir junto ao RH, otimizando o empenho de todos na solução de problemas.

• Experiência do funcionário e employer branding: a flexibilidade, a autonomia e a transparência que um sistema de RH oferece aos funcionários são de um valor imensurável. As diversas opções de autoatendimento que um sistema de RH online tem – como fazer a retirada do salário dentro da plataforma da empresa, enviar solicitações ou atualizar dados individuais sem precisar aguardar a assistência do RH – aprimoram a experiência do funcionário e a imagem de marca empregadora.

• Segurança de dados: um sistema de RH online também impulsiona o crescimento das PMEs ao garantir o armazenamento seguro dos dados das suas pessoas. No Brasil, a proteção de dados é exigida por lei – a LGPD entrou em vigor em 2018 prevendo multas altas e penalidades às empresas que não possuem uma segurança digital robusta. Por isso, além de ser fundamental para a reputação, ela é uma questão de conformidade legal e continuidade de negócio.

Um software abrangente e robusto que entrega esses benefícios eleva o patamar de operação e resultados do RH das PMEs. Isso porque ele passa a não depender mais de processos manuais e planilhas, torna os processos mais seguros e ágeis, e enxugam custos – que, em algumas demandas, podem ser reduzidos a zero dependendo do sistema de RH online escolhido.

Principais recursos que um sistema de RH deve ter para PMEs no Brasil

Um bom sistema de RH online para PMEs no Brasil precisa ser:

• Fácil de implementar e integrar com outros sistemas da empresa
  • Intuitivo ao usar, permitindo uma experiência fluida e ágil para o RH, assim como para todas as lideranças e colaboradores
  • 100% compatível com a legislação e as regras fiscais locais
  • Modular para se adaptar às demandas e ao orçamento de cada empresa
  • Eficiente e seguro, que centraliza dados e automatiza processos

Quais processos podem ser digitalizados e automatizados com um SIRH?

Diversas tarefas podem ser simplificadas com um sistema de RH online, como:

1. Conformidade legal e fiscal
2. Atualização de arquivos
3. Métodos de estruturação aplicados a processos
4. Cálculo de salário e benefícios de acordo com as leis locais
5. Execução da folha de pagamento
6. Gestão de ponto, férias e folgas
7. Análise de absenteísmo
8. Controle de agendas e calendários da equipe
9. Etapas de recrutamento, como anúncios de vaga, marcações de entrevistas e triagem de antecedentes

Perguntas que você deve fazer na escolha de um sistema de RH para uma PME

Abaixo, elencamos as principais questões ao escolher uma plataforma de gestão de pessoas, especialmente para pequenas e médias empresas:

• O sistema é fiel às regras trabalhistas e tributárias brasileiras?
  • A plataforma faz o acompanhamento e a atualização contínua das mudanças na legislação?
  • É uma solução escalável para o crescimento futuro sem impactar o caixa?
  • O sistema oferece onboarding digital, automação de contratos personalizados, ferramentas de comunicação, banco de horas, e monitoramento do desempenho em uma única ferramenta?
  • O sistema consolida folha de pagamento, benefícios, espelho de ponto e documentos em um só lugar?
  • A empresa que fornece o SIRH possui experiência no mercado global com PMEs trazendo as soluções mais modernas para as demandas específicas dos negócios brasileiros?
  • A fornecedora oferece suporte em português com especialistas de RH, jurídicos e financeiros, com presença contínua e localizada?
  • Permite a mensuração do ROI de forma tangível?
  • Tem um custo sustentável no longo prazo?

Ao responder a esses quesitos, você fará a escolha certa do sistema de RH ideal para sua PME.

Principais casos de uso de sistemas de RH em PMEs

Os casos de uso são variados, e cada vez mais numerosos. Alguns exemplos são:

• PMEs contratando seus primeiros funcionários que precisam colocar de pé toda a folha de pagamento e pacotes de benefícios, além de fazer uma admissão rápida com conformidade legal e fiscal.
• PMEs em crescimento acelerado que enfrentam riscos operacionais e de compliance por falta de padronização e automação.
• PMEs familiares que estão implementando a digitalização e precisam modernizar a gestão.
• PMEs com equipes híbridas ou totalmente remotas que demandam integração de dados e visibilidade centralizada em tempo real.

Seja qual for o estágio da sua PME, um software de RH eficiente resolve as dores operacionais e oferece a estrutura ideal para escalar.

Solução recomendada: Deel Global HRIS

O sistema de RH Deel Global HRIS é uma solução completa para pequenas e médias empresas brasileiras que desejam operar com excelência. Com a plataforma, é possível:

1. Gerenciar contratos, onboarding, folha de pagamento, benefícios, férias e folgas, ponto e banco de horas, e desenvolvimento de pessoas com 100% de conformidade com a legislação e as regras fiscais brasileiras e internacionais.
2. Fornecer autoatendimento para os colaboradores, onde quer que estejam, com controle de ponto digital, solicitação de férias, acesso a holerites e outras demandas cotidianas junto ao RH.
3. Contratar funcionários ou prestadores de serviço (freelancers), tanto no Brasil quanto no exterior, com uma integração fácil da plataforma ao serviço de EOR (Employer of Record) oferecido pela Deel em mais de 150 países.
4. Ter todas as documentações do RH localizadas e integradas de forma automática com os sistemas do governo, para cumprir com as declarações e comprovações periódicas obrigatórias.
5. Contar com suporte especializado, de forma contínua, e em português.
6. Automatizar e escalar as operações com uma única plataforma, desde a contratação do primeiro colaborador até a expansão do time no Brasil ou em outros países.

Recursos bônus que agregam valor

Um sistema de RH mais completo inclui funcionalidades extras que aumentam o valor do investimento na solução – e, claro, a performance operacional. Dentre elas, estão:

• Soluções automatizadas para recrutamento e seleção de talentos para PMEs, como o rastreamento de candidatos adequados para cada vaga, triagem de antecedentes e fluxos de trabalho personalizados.
• Acompanhamento de treinamentos, desenvolvimento e progressão de carreira, com fácil visualização do histórico de capacitações e certificações.
• Avaliações de desempenho e ciclos regulares de feedback que garantem melhor alinhamento de expectativas, transparência da empresa, engajamento do colaborador, e melhores resultados para todos.

Gerencie sua equipe com mais eficiência, confiança e total conformidade: conheça o Deel Global HRIS e comece a simplificar os processos da sua PME hoje mesmo. Se preferir ver como a plataforma funciona na prática, agende uma demonstração gratuita de 30 minutos com um especialista da Deel.