Så effektiviserar du global mobilitet för företag

Rörligheten av talanger över landsgränserna har blivit en viktig del av företags tillväxt och innovation. Men i takt med att företag expanderar sin globala närvaro har också utmaningarna med att hantera en mobil arbetsstyrka och distansarbete blivit allt mer komplexa.

Företag och HR-chefer möter många utmaningar – från att hantera internationella uppdrag, flyttar och visum till att se till att allt fungerar både kulturellt och enligt lag. Det kräver smarta lösningar.

Global mobilitet är kärnan i ett effektivt globalt företag och möjliggör tillgång till ett brett urval av kompetenser, främjar kulturell innovation och underlättar strategisk expansion till nya marknader, vilket driver konkurrenskraft och tillväxt.

Som experter på global HR och talent management har vi tagit fram en guide om förutsägelser inom global mobilitet och praktiska tips för att skapa en strategi för global mobilitet.

Centrala utmaningar för företag vid global mobilitet

Global tillväxt innebär ett produktivt steg framåt för företag, men expansion för också med sig en rad utmaningar vid hantering av global mobilitet.

De vanligaste utmaningarna handlar om logistik, regelverk och kulturella frågor.

Förseningar i visumhanteringen

Att anställa och omplacera medarbetare kräver visumhantering som en viktig del av global mobilitet. Förseningar kan dock innebära en betydande operativ utmaning. När företag anställer eller flyttar medarbetare över gränserna blir visumhanteringen ett byråkratiskt hinder som kan störa projektscheman, försvåra teamsamarbete och belasta resurser.

Utmaningar med regelefterlevnad

Att rekrytera globalt har många fördelar – som tillgång till bred kompetens, nya idéer och internationella marknader. Men processen kräver att man har koll på olika lagar, regler och myndighetskrav. Vanliga juridiska utmaningar kan inkludera immigrationslagar, arbetsrätt, skattelagstiftning, avtal och mer. Om man inte följer reglerna på rätt sätt kan det leda till juridiska risker och skada företagets anseende, medan bristande datasäkerhet kan minska medarbetarnas förtroende.

Kostnadsöverskridanden

Att omplacera medarbetare över landsgränserna innebär flera kostnader, från affärsresor och boende till administrativt och logistiskt stöd. Om dessa kostnader inte uppskattas, övervakas och kontrolleras noggrant kan det leda till budgetöverskridanden. För att säkerställa kostnadsbesparingar krävs effektiv resursfördelning och strategiskt beslutsfattande.

Logistiska utmaningar

Att samordna logistik som boende, transporter, utrustning och etableringstjänster för omplacerade medarbetare kan vara tidskrävande och resursintensivt. Dåligt hanterad logistik kan leda till förseningar, ineffektivitet och frustration bland medarbetarna, vilket i sin tur kan påverka produktivitet och arbetsmoral negativt.

Kulturell integration

Att skapa en sammanhållen och samarbetsinriktad arbetsmiljö bland medarbetare från olika kulturella bakgrunder kan vara komplext. Bristfällig kulturell integration kan leda till missförstånd, kommunikationshinder och en känsla av utanförskap bland den globala arbetsstyrkan.

Dåligt hanterad global mobilitet förstärker dessa utmaningar och kan få betydande negativa konsekvenser för internationella medarbetare, såsom:

• Minskad medarbetarnöjdhet på grund av kulturell isolering, bristande kommunikation, ouppfyllda förväntningar och rubbad balans mellan arbete och privatliv.
• Lägre produktivitet när medarbetare har svårt att anpassa sig till nya miljöer, upplever målsättningsproblem och störs av logistiska utmaningar.
• Svag talangattraktion och -lojalitet när obearbetade problem och negativa upplevelser leder till missnöje, vilket i sin tur kan innebära förlust av värdefull kompetens och skada företagets anseende.

Att hantera dessa utmaningar kräver ett strategiskt angreppssätt som kombinerar innovativa teknologier, noggrann planering och heltäckande policys för global mobilitet, för att säkerställa en smidig och effektiv mobilitetsupplevelse för både företaget och dess medarbetare.

Strategier för att förenkla global mobilitet

Genom att tillämpa följande bästa praxis kan företag effektivisera sina processer för global mobilitet och hantera de utmaningar som följer med.

Genomför en heltäckande planering före utstationering

HR-chefer och företagsledare bör avsätta tid för att göra grundliga bedömningar för att förstå medarbetares och deras familjers behov. Med den informationen kan du ta fram skräddarsydda introduktionsprogram före utstationering som ger insikter om den nya platsen, kulturen och arbetsmiljön.

Att samarbeta med immigrationsexperter och specialister på omplacering ger dig tillgång till aktuell expertis om visumregler, immigrationsregler, lagkrav och praktiska frågor som måste lösas vid en flytt. De kan även ge vägledning i att bygga en hållbar strategi för global mobilitet som säkerställer effektivitet och regelefterlevnad.

Upprätta tydliga policys och riktlinjer

Skapa tydliga policys som beskriver mobilitetsprocessen, inklusive förväntningar, förmåner och ansvarsområden. Erbjud medarbetarna en detaljerad omplaceringsguide som hjälper dem att genomföra övergången på ett smidigt sätt.

Policys och riktlinjer för omplacering fungerar som en vägledning för både organisationen och medarbetarna – de effektiviserar administrativa processer samtidigt som de tar hänsyn till medarbetares behov. Genom att ta hjälp av experters vägledning kring omplacering av medarbetare får företag de verktyg som krävs för att hantera global mobilitet med trygghet.

Ladda ner vår kostnadsfria mall för omplaceringspolicy för att hantera ersättning av flyttkostnader och mycket mer.

Använd en employer of record (EOR) med inbyggt stöd för visum och immigration

Att samarbeta med en EOR-leverantör som erbjuder inbyggt stöd för visum och immigration förenklar både global rekrytering och omplacering av medarbetare. När du tecknar ett EOR-avtal blir EOR den formella arbetsgivaren, vilket gör det möjligt för dig att anställa i de länder där EOR har en juridisk enhet.

I dag är Deel den största EOR-leverantören i världen, med över 20 000 aktiva medarbetare under våra 100+ juridiska enheter. Var och en av dessa enheter ägs och drivs uteslutande av Deel – utan att outsourcas till externa leverantörer.

Om en medarbetare vill flytta till ett land där hen inte är medborgare kan Deel även kontrollera visumberättigande, sponsra visumet och påbörja visumansökningsprocessen för att hjälpa till att få den nödvändiga tillåtelsen att bo och arbeta i det aktuella landet.

Genom att överlåta det administrativa ansvaret till våra lokala experter minskar du risken att bryta mot några lagar och avlastar ditt team från manuellt arbete. Deel ser dessutom till att kontrakten följer varje lands arbetslagar och regler, hanterar global löneutbetalning och säkerställer att skatter hanteras korrekt.

EOR-visumsponsring gör det möjligt för HR-ledare att återfokusera på strategisk tillväxt, kompetensutveckling och att förbättra medarbetarupplevelsen.

Med Deels globala plattform kan du effektivisera din process för global mobilitet på följande sätt:

Kunder kan begära stöd för visum och immigration direkt i Deels plattform, vilket hjälper dig att kontrollera visumberättigande och anställa distansarbetare i några enkla steg.

Vårt verktyg för visumansökan hjälper dig att följa statusen på en visumansökan. Arbetsgivare kan spåra ansökningsstatus, kontrollera kandidaters arbetstillstånd, samla in nödvändig dokumentation, få översikt över kostnader, tidsramar och mycket mer.

Deels plattform tillhandahåller anställningsintyg och andra HR-dokument för exempelvis bankärenden, hyresavtal, reseintyg och liknande.

Prioritera stöd till medarbetare

För att mobilitet ska vara en möjlighet för alla medarbetare behöver ditt omplaceringspaket innehålla mer än bara ekonomiskt stöd – det måste också ge medarbetarna motivation, utbildning och praktiskt stöd. Utöver hjälp med visum och immigration kan du överväga att erbjuda följande:

• Kompetensworkshops och kulturell träning som hjälper marginaliserade grupper att utveckla den kunskap, de färdigheter och nätverk som krävs för att ta tillvara på möjligheter till mobilitet
• Flexibla förmåner som gör det möjligt för medarbetare att välja det som är relevant för att behålla sin livsstil, underlätta mobilitet och stötta sina familjer.
• En etableringsperiod på ett par veckor med ledighet eller tillfälligt minskat ansvar för att ta hand om praktiska ärenden som att öppna bankkonto, skriva in barn i skolan och vänja sig vid sitt nya hem.

Se även: Vad är ett omplaceringspaket och hur kan det säkerställa lika möjligheter till mobilitet?

Upprätthåll regelbunden kommunikation

Ha regelbunden kontakt med medarbetare under alla steg av omplaceringen och uppmuntra till feedback för att kunna förbättra processen. Kommunikation stärker arbetsmoralen och hjälper till att tidigt identifiera och lösa eventuella utmaningar.

Att integrera Deel Engage-plugins med Slack hjälper till att upprätthålla regelbunden kommunikation mellan intressenter, arbetsgivare och medarbetare på följande sätt:

• Time-off-pluginen förenklar hur du och dina medarbetare hanterar, begär och analyserar användning av ledighet – direkt i Slack.
• Connections-pluginen hjälper ditt team att skapa starkare relationer genom samtalsämnen, intressegrupper och slumpmässiga möten.
• One-on-ones-pluginen hjälper chefer och medarbetare att förbereda, genomföra och följa upp sina individuella möten mer effektivt – direkt i Slack.
• Pulse surveys-pluginen hjälper till att skapa och stärka en kultur av ansvarstagande, där teamen känner sig hörda, sedda och stärkta i sitt arbete med att driva förändring.
• Announcement-plugin gör det möjligt för organisationer att skicka riktade meddelanden i bulk via Slack och följa upp bekräftelser – utan att överbelasta kanalerna med olästa företagsmeddelanden.
• Kudos-pluginen hjälper team att uppmärksamma individuella och gemensamma prestationer och hålla koll på varje liten uppskattning.
• Org chart-pluginen ger ditt team bättre överblick över rapporteringsstrukturer, informationsändringar, jubileer och mycket mer.
• Support dygnet runt direkt i plattformen hjälper till att effektivisera processer för global mobilitet genom att snabbt besvara dina frågor.

Planera för återvändande

Planering för återvändande minskar risken för störningar som kan uppstå efter avslutad utstationering. Utveckla strategier för återvändande för att säkerställa en smidig övergång tillbaka till hemlandet när uppdraget är slutfört eller visumet i värdlandet löper ut.

Utforma proaktivt stegen, förväntningarna och stödfunktionerna för återvändandet. Ta hänsyn till de förändringar som medarbetarna kan möta, hjälp dem att använda sina nyförvärvade färdigheter och etablera rutiner som underlättar en smidig återintegrering i företagets verksamhet.

Utnyttja global HR-teknologi för ökad effektivitet

EOR-leverantörer som Deel stöder även global HR och gör det möjligt för dig att hantera hela din arbetsstyrka – från direktanställda till internationella medarbetare – via en centraliserad självbetjäningsplattform:

• Anställ frilansare i över 150 länder
• Anställ medarbetare utan att behöva etablera en juridisk enhet
• Erbjud lokalt anpassade förmåner
• Skicka utrustning var som helst
• Genomför bakgrundskontroller
• Erbjud arbetsplatser över hela världen
• Betala team globalt och automatisera skattedeklarationer, förmånsinbetalningar och avdrag, samt skapande och leverans av lönebesked
• Ställ in anpassade behörigheter och godkännandeflöden för att ge arbetsstyrkan tillgång
• Anställ och avsluta anställningar på ett korrekt sätt enligt lokala regler med lokalt anpassade avtal som tar hänsyn till allt från minimilön till landspecifik dokumentation
• Hantera personaldata i ett och samma system, inklusive ledighet, utgifter, dokument, förändringar i ersättning, bonusar och befordringar
• Använd insikter om löner
• Automatisera insamling av dokument som krävs för att följa lagar och regler
• Spåra globala kostnader med livebaserad rapportering och analys
• Håll dig uppdaterad om ändrade lagar och regler som påverkar ditt företag

Se även: 8 sätt att använda HR-teknologi för att underlätta global mobilitet

Effektivisera global mobilitet med Deel

Genom att anta effektiva strategier och utnyttja kraften i teknologi kan organisationer smidigt hantera de byråkratiska, immigrationsrelaterade och logistiska utmaningar som ofta följer med global mobilitet.

Lita på att våra immigrationsexperter kan hantera allt – från att bedöma visumberättigande och samla in nödvändig dokumentation till att erbjuda visumsponsring, skicka in visumansökningar och samarbeta med lokala myndigheter för att förenkla processen för alla inblandade.

Låter det som den perfekta lösningen? Läs mer om Deels stöd för visum och immigration eller boka ett 30-minutersmöte med en expert för att få svar på dina frågor.