Mitarbeiterdaten schützen: DSGVO-Audit im HR-Bereich

Kein Unternehmensbereich verarbeitet so viele sensible personenbezogene Daten wie Human Resources – und genau deshalb steht HR bei jedem DSGVO-Audit besonders im Fokus. Ob Stammdaten, Gehaltsinfos oder Gesundheitsdaten: Schon kleine Fehler können weitreichende Konsequenzen haben.

Dieser Artikel zeigt, worauf sich HR-Teams vor einer Datenschutzprüfung vorbereiten müssen: welche Mitarbeiterdaten kritisch sind, welche Nachweispflichten bestehen und wie sich typische Schwachstellen frühzeitig absichern lassen. Zudem wird erklärt, wie moderne Systeme wie Deel HR helfen, Datenschutz nicht nur reaktiv, sondern strukturiert und proaktiv umzusetzen.

Warum DSGVO im HR-Bereich besonders wichtig ist

Im HR-Bereich laufen nahezu alle personenbezogenen Informationen zusammen: von Bewerbungsunterlagen über Zeitnachweise bis hin zu Gesundheitsdaten. Verstöße wirken hier nicht nur nach außen, sondern vor allem intern – unmittelbar spürbar für Mitarbeitende. Fehler können zu Bußgeldern nach Art. 83 DSGVO führen, aber auch Vertrauen zerstören und Belastungen in Betriebsprüfungen nach sich ziehen.

Die größten Risiken entstehen dort, wo Prozesse im Lauf der Zeit entstanden und Daten über viele Tools verstreut sind, beispielsweise in E-Mail-Postfächern, Excel-Listen, alten Netzwerklaufwerken oder ungesicherten Recruiting-Systemen. Fehlende Zugriffskontrollen, alte Daten ohne Löschkonzept oder unzureichend dokumentierte Verarbeitungstätigkeiten gehören zu den häufigsten Gründen für Beanstandungen in Datenschutzprüfungen.

Was wird bei einem DSGVO-Audit im HR geprüft?

Ein DSGVO-Audit beurteilt, ob Mitarbeiterdaten rechtskonform verarbeitet, gespeichert und geschützt werden. Im HR-Bereich gibt es dabei acht Kernfragen, die Prüfer:innen besonders genau untersuchen:

1. Welche Daten werden erhoben und warum? (Data Inventory)
2. Auf welcher Rechtsgrundlage basiert die Verarbeitung? (Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse oder Einwilligung?)
3. Ist das Prinzip der Datensparsamkeit eingehalten?
4. Wer hat Zugriff auf welche Daten – und ist das dokumentiert?
5. Welche technischen Sicherheitsmaßnahmen schützen die Daten?
6. Gibt es Lösch- oder Aufbewahrungsregeln – und werden sie eingehalten?
7. Sind die Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO dokumentiert?
8. Wurden Mitarbeitende über ihre Rechte informiert?

Viele HR-Teams sind auf eine solche Prüfung nicht ideal vorbereitet, und ein DSGVO-Audit deckt alle Schwachstellen sofort auf.

Die häufigsten Datenschutzrisiken im HR-Bereich

In HR sammeln sich im Laufe der Zeit zahlreiche sensible Daten an. Genau diese Datenvielfalt über viele Systeme hinweg führt im DSGVO-Audit aber häufig zu Beanstandungen.

Typische Schwachstellen sind:

• Personaldaten in E-Mails und Excel-Dateien: Hohes Risiko durch unverschlüsselte Speicherung und Weitergabe.
• Mehrere Versionen derselben Dokumente: Daten liegen gleichzeitig im ATS, in Netzwerklaufwerken oder auf lokalen Geräten.
• Unklare oder veraltete Zugriffsberechtigungen: Rechte bleiben bestehen, obwohl die Aufgabe längst gewechselt hat.
• Fehlende Löschkonzepte: Unterlagen ehemaliger Mitarbeitender werden zu lange gespeichert.
• Keine Audit-Logs: Zugriffe und Änderungen lassen sich nicht nachweisen.
• Schwachstellen im On- und Offboarding: Berechtigungen werden manuell vergeben und beim Austritt nicht konsequent entfernt.

Wenn diese Risiken bestehen, lässt sich Datenschutz oft nicht belegen – ein wesentlicher Grund für Abweichungen im Audit. Erst klare Strukturen, automatisierte Prozesse und eine zentrale Datenquelle, etwa über Deel HR stellen sicher, dass Kontrolle und Dokumentation jederzeit überprüfbar bleiben.

DSGVO-Audit in HR: Vorbereitung in klaren Schritten

Ein erfolgreiches DSGVO-Audit im HR-Bereich steht und fällt mit der Qualität der Vorbereitung. Dabei kommt es nicht auf einmalige Aktionen an, sondern auf strukturierte Prozesse, die dauerhaft funktionieren. Die folgenden Schritte helfen, Mitarbeiterdaten im gesamten Employee Lifecycle rechtskonform zu verwalten: vom Recruiting über die Beschäftigung bis hin zum Offboarding und zur Archivierung.

Schritt 1: Vollständiges Dateninventar erstellen

Der erste und wichtigste Schritt besteht darin, eine transparente Übersicht darüber zu gewinnen, welche Mitarbeiterdaten wo liegen. Offizielle Systeme sind bekannt, doch viele Daten verstecken sich in E-Mails, Downloads oder alten Tools.

Hilfreich ist eine systematische Bestandsaufnahme:

• Welche Datentypen werden jeweils gespeichert (z. B. Gehalt, Adresse, Krankenstand)?
• In welchen Systemen liegen diese Daten (z. B. ATS, HRIS, Shared Drives, Outlook-Anhänge)?
• Wer hat Zugriff darauf und wie ist der Zugriff legitimiert?
• Welche Prozesse führen zu Kopien derselben Daten?

Ein dokumentiertes Daten Inventar bildet die Grundlage, denn erst so lassen sich Risiken erkennen.

Schritt 2: Rechtliche Grundlage festlegen und dokumentieren

DSGVO verlangt eine eindeutige Rechtsgrundlage für jede Verarbeitungstätigkeit. Im HR-Bereich gilt häufig:

• Arbeitsvertrag für Stammdaten und Vertragsabwicklung
• Gesetzliche Verpflichtung (z. B. Lohnabrechnung, Nachweispflichten)
• Berechtigtes Interesse (z. B. Kompetenzprofile)
• Einwilligung für sensible Daten oder Verwendung zu anderen Zwecken (z. B. Fotos)

Wichtig ist nicht nur die richtige Grundlage, sondern auch, dass sie auffindbar dokumentiert ist. Bei einem DSGVO-Audit reicht eine mündliche Erklärung niemals aus.

Schritt 3: Zugriffskontrollen prüfen und bereinigen

Nur wer Daten für die eigene Arbeit benötigt, darf darauf zugreifen. In der Praxis werden Berechtigungen jedoch selten sauber gepflegt: Ehemalige Kolleg:innen behalten weiterhin Admin-Rechte, Praktikant:innen können Personalakten einsehen, Manager:innen kopieren lokale Dateien auf ihre Geräte.

Es empfiehlt sich, rollenbasierte Zugriffssysteme einzurichten und mindestens vierteljährlich zu kontrollieren:

• Welche Rollen existieren?
• Welche Rechte sind ihnen zugeordnet?
• Gibt es veraltete oder zu weitreichende Berechtigungen?
• Wie wird Zugriffsentzug im Offboarding gewährleistet?

Ein modernes HR-System wie Deel HR protokolliert Zugriffe automatisch und schafft damit revisionssichere Nachweise.

Schritt 4: Datensparsamkeit aktiv umsetzen

Was nicht gespeichert wird, kann auch nicht in falsche Hände geraten. Vor allem ältere Personalakten enthalten oft Informationen, die längst irrelevant sind. Ein Audit prüft, ob Daten zweckgebunden und minimal erhoben werden.

Praxisbeispiele:

• Muss das Geburtsdatum für alle Prozesse sichtbar sein oder nur für Payroll?
• Benötigen Führungskräfte wirklich Zugriff auf Bankdaten?
• Werden Unterlagen aus dem Recruiting zu lange aufgehoben?

Hier lohnt sich die enge Abstimmung mit Datenschutzbeauftragten. Gemeinsam wird festgelegt, was wirklich verarbeitet werden darf.

Schritt 5: Aufbewahrungsfristen und Löschung automatisieren

Altdaten sind eines der größten Risiken im HR-Bereich. Wenn Daten ehemaliger Mitarbeitender ohne Grund über Jahre erhalten bleiben, ist das ein klarer Verstoß. Effizienz ist erst dann gewährleistet, wenn Löschprozesse technisch anstatt manuell gesteuert werden.

Best Practices:

• Aufbewahrungsfristen nach Art der Daten definieren
• Automatisierte Löschregeln einrichten (z. B. 2 Jahre nach Austritt)
• Kalendergestützte Kontrollen ergänzen
• Dokumentation jeder Löschung sicherstellen

Auch hier spielt Deel HR seine Stärken aus: Das System unterstützt Löschfristen und archiviert Dokumente revisionssicher.

Schritt 6: Verarbeitungstätigkeiten und Richtlinien dokumentieren

Auditor:innen überprüfen nicht nur, dass Daten geschützt werden, sondern, dass Schutz konzeptuell verankert ist. Dazu gehören:

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
• Datenfluss-Diagramme (wer sendet was an wen?)
• Informationsblätter für Mitarbeitende
• Richtlinien zu Zugriff, Löschung, Passwortschutz, Offboarding
• Dokumentation von Datenschutzverletzungen

Diese Dokumente müssen jederzeit verfügbar sein, nicht erst nach Aufforderung.

Schritt 7: Technische Maßnahmen validieren

Abschließend wird geprüft, ob die Sicherheit auch technisch verankert ist, beispielsweise mittels Verschlüsselung und geschützten Uploads. Systeme, die Dokumente lokal speichern oder Downloads erlauben, sind hier klar im Nachteil.

Ziel ist ein Setup, in dem Fehlverhalten gar nicht erst möglich ist oder sofort sichtbar wird.

Warum diese Schritte den Unterschied machen

Wer diese sieben Maßnahmen befolgt, kann die stressigste Frage im Audit beantworten:
„Wie beweisen Sie, dass Sie Mitarbeiterdaten DSGVO-konform verwalten?“

Mit zentraler Datenspeicherung, dokumentierten Workflows und automatisierten Kontrollen entstehen Antworten, die auf Knopfdruck vorliegen. Deel HR minimiert hier manuelle Risiken und erhöht die Transparenz sowie Sicherheit.

Technische Schutzmaßnahmen im HR-Datenschutz

Technische und organisatorische Maßnahmen sind die Schutzmauer eines jeden HR-Systems. Besonders wichtig:

• Eine zentrale Datenquelle: Wenn Personalakten über verschiedene Tools verteilt sind, lassen sich Zugriffe kaum kontrollieren. Ein Single Source of Truth wie Deel HR verhindert Datenduplikate und fehlende Löschvorgänge.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle*:* Nur Personen mit entsprechendem Aufgabenbereich dürfen Einsicht erhalten. HR-Teams sollten Standardrollen definieren und regelmäßig prüfen.
• Verschlüsselte Speicherung*:* Daten müssen sowohl „at rest“ als auch „in transit“ verschlüsselt werden.
• Multi-Factor-Authentication: Besonders für Administrator:innen Pflicht.
• Geprüfte Offboarding-Prozesse: Zugriffsrechte müssen sofort entzogen und Protokolle sauber abgeschlossen werden.
• Automatisierte Löschregeln*:* Aufbewahrungsfristen gehören in Workflows, nicht in Kalendererinnerungen.

Je weniger Daten manuell bewegt oder kopiert werden, desto audit­sicherer sind sie.

Deel HR für DSGVO-sichere Datenprozesse

DSGVO-konforme Prozesse beginnen bei der richtigen Systemlandschaft. Deel HR wurde entwickelt, um Unternehmen einen sicheren und zentralen Ort für alle Mitarbeiterdaten zu bieten – mit eingebauten Compliance-Funktionen:

• Zentraler Datenzugriff statt verstreuter Dokumente in E-Mails, Laufwerken oder Tools
• Granulare Berechtigungen, abgestimmt auf Rollen und Verantwortlichkeiten
• Audit-Logs, die jede Änderung oder Einsicht in Mitarbeiterdaten erfassen
• Gesicherte Speichersysteme mit Verschlüsselung
• Integrierte Workflows für Onboarding, Personaländerungen und Offboarding
• Sichere Datentransfers zwischen Recruiting, Payroll und HRIS
• Automatisierte Erinnerungen für Datenpflege, Aktualisierungen oder Löschfristen

Illustration: Typischer DSGVO-Audit-Fall bei HR

Untenstehend haben wir ein fiktives Beispiel ausgearbeitet, das der Veranschaulichung eines typischen DSGVO-Audit-Falls im HR-Bereich dient.

Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen mit 450 Beschäftigten stellt sich einer Vor-Abfrage durch die Datenschutzbehörde. Das Ergebnis: kein positiver Audit-Status möglich.

Die Schwachstellen:

• Personalakten liegen in E-Mails, alten Ordnerstrukturen und Excel-Dateien
• Führungskräfte speichern Leistungsnotizen lokal auf ihren Laptops
• Zugriffrechte werden nicht zentral verwaltet
• Gelöschte Mitarbeitende behalten bestehende Accounts
• Keine vollständige Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten

Nach dem Wechsel zu Deel HR:

• Alle Mitarbeiterdaten sind zentral und verschlüsselt gespeichert
• Rollenbasiertes Berechtigungsmodell reduziert unbefugte Zugriffe
• On- und Offboardings sind standardisiert und automatisiert
• Jede Einsicht und jede Änderung wird rechtskonform protokolliert
• Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten kann ständig gepflegt werden

Das Unternehmen besteht die Prüfung mit klarer Dokumentation und geringerem Risiko.

HR-Audit-Checkliste – als Soforthilfe für Teams

Diese kompakte Liste unterstützt HR dabei, jederzeit auditbereit zu sein. Vor jeder Prüfung sollte kontrolliert werden:

1. Ist eine vollständige Übersicht über alle Datenquellen vorhanden?
2. Sind die Rechtsgrundlagen für jede Datenkategorie dokumentiert?
3. Wurden die Zugriffsrechte in den letzten drei Monaten überprüft?
4. Werden sensible Dokumente verschlüsselt und zentral gespeichert?
5. Gibt es eine Aufbewahrungs- und Löschrichtlinie, die eingehalten wird?
6. Sind Berechtigungen rollenbasiert konfiguriert?
7. Wird standardisiert über ein HR-System gearbeitet?
8. Greift Datensparsamkeit (keine doppelten oder unnötigen Felder)?
9. Funktioniert Offboarding technisch (sofortiger Entzug aller Zugänge)?
10. Sind Informationspflichten gegenüber Mitarbeitenden nachweisbar erfüllt?

Diese Checkliste schafft Orientierung, besonders, wenn HR-Prozesse historisch gewachsen sind.

Datenschutz in HR muss proaktiv sein

HR verwaltet die wertvollsten Daten im Unternehmen – deshalb kann Datensicherheit nicht erst beim Audit beginnen. Wer Mitarbeiterdaten schützt, schützt gleichzeitig den Unternehmenserfolg, das Vertrauen der Belegschaft und die Reputation der Marke.

Ein DSGVO-Audit deckt vor allem strukturelle Schwächen auf: fehlende Löschprozesse, verteilte Ablagen, Mehrfachkopien, unklare Berechtigungen. Mit einem sicheren HR-System, konsequenten Workflows und klarer Zuständigkeit wird Datenschutz dagegen zur Routine anstatt zum Stressfaktor.

Erfahren Sie, wie Deel HR Ihnen hilft, Mitarbeiterdaten sicher, DSGVO-konform und auditbereit zu verwalten, oder buchen Sie jetzt eine kostenlose Demo.