Leitfaden zu grenzüberschreitendem Datenschutz

Weltweit expandierenden Unternehmen mit Remote-Arbeit fällt es immer schwerer, die Datenschutzgesetze einzuhalten. Die Personalabteilung muss sich in einem Labyrinth aus ständig neuen Vorschriften und unterschiedlichen Rechtsauffassungen zurechtfinden. Zugleich muss sie einen reibungslosen Betriebsablauf gewährleisten.

Und es steht viel auf dem Spiel. Unternehmen, die gegen Datenschutzgesetze verstoßen, müssen mit Strafen in Millionenhöhe rechnen.

Die globale HR-Plattform von Deel weist Ihnen den unbeschadeten Weg aus dem Labyrinth. Erfahren Sie, wie Sie mit unseren robusten Sicherheits- und Compliance-Funktionen effiziente, anpassungsfähige Prozesse entwickeln und Ihre Unternehmensdaten schützen.

Herausforderungen multinationaler Regulierung

Wegen Sicherheitsbedenken aktualisieren und überprüfen Datenschutzbehörden fortlaufend ihre umfangreichen Leitlinien. Unternehmen müssen mit diesen komplexen Vorschriften Schritt halten.

Wenn Sie es etwa versäumen, Mitarbeitende über ihre Rechte zu informieren oder darüber, wie Sie deren personenbezogene Daten nutzen, kann dies hohe Geldstrafen nach sich ziehen. In der Europäischen Union müssen Unternehmen bei Verstößen laut Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) bis zu 4 % ihres weltweiten Umsatzes zahlen. In den USA können Bürger:innen bei einzelnen Datenschutzverstößen laut dem California Consumer Privacy Act (CCPA) bis zu 750 Dollar fordern.

Je mehr Länder involviert sind, desto komplexer der Datenschutz. In Nordamerika und Europa gelten beispielsweise unterschiedliche Gesetze für biometrische Daten wie Fingerabdrücke und Gesichtsscans.

Die Einhaltung internationaler Vorschriften ist mit zahlreichen Schwierigkeiten und hohen Risiken verbunden. Personalabteilungen brauchen deshalb klare und einfache grenzüberschreitende Lösungen.

Globale HR-Plattformen wie Deel automatisieren Personalvorgänge wie Datenerfassung, Compliance-Dokumentation und Steuererklärungen. Menschliches Fehlverhalten ist so weniger wahrscheinlich.

Compliance-Funktionen wie Einwilligungsfelder und Datenschutzhinweise stellen sicher, dass Ihre Prozesse strengsten Datenschutzstandards entsprechen.

Zur Bewältigung des komplexen internationalen Arbeitsrechts verfügt die Plattform zudem über spezielle Compliance-Funktionen für die Einstellung und Einarbeitung in 100 Ländern.

Im Rahmen der Vertragsabwicklung erstellen Sie beispielsweise Verträge im Einklang mit den vor Ort geltenden rechtlichen Anforderungen. Unsere internen Rechtsexperten prüfen sie dann und aktualisieren sie entsprechend den geltenden Gesetzen.

Führen Sie sichere automatische Hintergrundprüfungen von Bewerber:innen in 200 Ländern durch –vom Vereinigten Königreich bis Japan. Kandidat:innen verifizieren ihre Identität über ein Mobil- oder Desktop-Gerät, verfolgen den Status ihrer Hintergrundprüfung und können In-App-Support in Anspruch nehmen. Die Ergebnisse werden nach strengen Datenschutz- und Sicherheitsstandards gespeichert.

So hält das Softwareunternehmen Mixtiles mithilfe von Deel weltweit die Vorschriften ein:

Compliance-Vereinbarungen anfordern und verwalten

Die Personalabteilung muss nicht nur sicherstellen, dass ihre Prozesse den Vorschriften entsprechen. Sie muss auch durchsetzen, dass die Vorschriften im gesamten Unternehmen eingehalten werden. Wenn Mitarbeitende versehentlich oder vorsätzlich Datenschutzverletzungen verursachen, muss das Unternehmen mit Sanktionen und Strafanzeigen rechnen.

Wenn Teams an unterschiedlichen Standorten arbeiten, ist es schwieriger, die Einhaltung der Vorschriften durchzusetzen. Je nach Kultur gibt es unterschiedliche Erwartungen und Einstellungen in Bezug auf Cybersicherheit und Datenschutz. Und bei begrenzten Möglichkeiten der direkten Kontrolle ist es für Vorgesetzte unter Umständen schwierig, die Datennutzung von Unterstellten zu überwachen.

Die sichere Verwaltung von Personaldokumenten von Deel vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften. Dokumente werden zentral auf der Plattform gespeichert. So haben Sie den Überblick über Ihre Dateien und können sie einfach abrufen und überwachen. Sie haben folgende Optionen:

• Beschränkung des Zugangs zu sensiblen und vertraulichen Daten
• Festlegung granularer Zugangsberechtigungen
• Verwaltung der Speicherung und Löschung von Daten
• Anzeige der Aufrufe, Bearbeitungen und Downloads von Dateien durch andere Personen
• Verschlüsselung von Dateien, damit unbefugte Nutzer sie nicht lesen können
• Verfolgung von Dokumenten und Anzeige ihres Status
• Automatische Steuererklärungen statt Excel-Tabellen

Die Verwaltung von Compliance-Vereinbarungen ist eine besondere Herausforderung. Denn Personalabteilungen müssen dabei ein Gleichgewicht zwischen Gründlichkeit und Effizienz finden. Mitarbeitende müssen Dokumente unterzeichnen wie etwa Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und Nutzungsrichtlinien. Wenn Sie Dokumente über verschiedene Zeitzonen hinweg hin- und herschicken müssen, kann es jedoch zu Engpässen kommen.

Mit Deel verwalten Teams Dokumente online und fordern digitale Unterschriften an. Dies geschieht in vier einfachen Schritten:

1. Wählen Sie auf Ihrer Seitenleiste die Registerkarte „Personen“ und dann die Mitarbeitenden, die Dokumente unterschreiben müssen.
2. Öffnen Sie die Vertragsseite und klicken Sie auf die Registerkarte „Compliance und Dokumente“. Wählen Sie das Dokument, das Sie senden möchten.
3. Laden Sie die Datei hoch und klicken Sie auf die blaue Leiste „Zustimmen und unterschreiben“, um Ihre Unterschrift hinzuzufügen.
4. Senden Sie das Dokument an die Mitarbeitenden. Wenn das Dokument gesetzlich vorgeschrieben ist, fügt Deel einen Hinweis hinzu. Auf der Registerkarte „Compliance und Dokumente“ verfolgen Sie dann den Status der Datei. Wenn die Mitarbeitenden unterschrieben haben, wird das grüne Symbol „aktiv“ angezeigt.

Schulung von Mitarbeitenden zu Datensicherheit und Datenschutz

Einem aktuellen Bericht zufolge geht etwa jeder fünfte Datenschutzverstoß von Unternehmen aus. Schuld hieran sind oft mangelndes Bewusstsein und unzureichende Schulung. Mitarbeitende nutzen mitunter schwache Passwörter, öffnen Malware in E-Mails oder lassen Geräte unbeaufsichtigt.

Erfolgreiche Compliance-Schulungen stärken das Team. Mitarbeitende lernen nicht nur, wie sie die Vorschriften einhalten. Sie erfahren auch mehr über ihre Rechte und ihren Schutz als betroffene Person. Wenn Teams die geschäftlichen Gründe für Entscheidungen kennen und sehen, wie ernst Sie den Schutz personenbezogener Daten nehmen, stärken sie damit auch ihr Vertrauen.

Deel führt Schulungen zu Datensicherheit und Datenschutz sowohl intern unter Teammitgliedern von Deel als auch extern über seine Schulungsressourcen durch. Alle Mitarbeitenden von Deel mit Kundenkontakt und Umgang mit Mitarbeiterdaten werden zusätzlich geschult. Dies dient dem besseren Verständnis und der Vorbeugung potenzieller Bedrohungen.

In Zusammenarbeit mit dem Slack-Plugin Albert bietet Deel auch Schulungsressourcen mit Minikursen zu Themen wie Phishing, Ransomware und mobile Sicherheit. Die Unterrichtseinheiten dauern jeweils nur fünf Minuten. Sie lassen sich so leichter in einen Zeitplan einbauen als Kurse oder Online-Webinare.

Alle Arbeitsplatzgeräte von Deel sind mit Jamf ausgestattet. Damit können wir Geräte registrieren und Daten von verlorenen oder gestohlenen Geräten löschen.

Einführung von Zero-Trust-Richtlinien

Laut dem US-amerikanischen Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) kann Sie ein einziger Blick auf Krankenversicherungsdaten zwischen 100 und 50.000 Dollar kosten. Jegliche Geräte oder Netzwerke und jegliche Nutzende sind daher eine potenzielle Bedrohung. Wenn bei jedem Datenzugriff eine Verifizierung verlangt wird, besteht ein geringeres Risiko, dass vertrauliche Personaldaten in die falschen Hände gelangen.

Allerdings ist es ineffizient, wenn Mitarbeitende jede Datei einzeln anfordern oder sich bei passwortgeschützten Konten anmelden müssen. Die Plattform von Deel ermöglicht Single-Sign-On (SSO), Zwei-Faktor-Authentifizierung und granulare Zugangskontrolle. Auf diese Weise bietet sie Schutz ohne Beeinträchtigung des Arbeitsablaufs.

Beim SSO-Verfahren erhalten Mitarbeitende ein einziges Passwort für die gesamte Plattform. So können Sie die Identität von Nutzer:innen an zentraler Stelle leicht überwachen und den Zugang sofort sperren. Mitarbeitende müssen sich nur ein einziges Passwort merken und die Versuchung, Anmeldedaten aufzuschreiben oder weiterzugeben, ist geringer.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) fügt Passwörtern einen zusätzlichen Schritt hinzu, um unbefugten Zugang zu verhindern. Bei 2FA müssen Nutzende bei jedem Anmeldeversuch über eine Smartphone-App einen QR-Code scannen und einen sechsstelligen Code eingeben. Die 2FA von Deel ist mit den Authentifizierungs-Apps von Google, Microsoft und Authy kompatibel.

Die granulare Zugangskontrolle weist Systemadmins Rollen mit unterschiedlichen Zugangsrechten zu. Die folgenden vier Rollen stehen zur Auswahl:

• Organisation: Diese Rolle hat die umfassendsten Zugangsrechte mit weitreichenden Verwaltungsoptionen für Dokumente, Berichte und Software.
• IT-Entwicklung: Diese Rolle kann Anwendungen einrichten und verwalten und Leistungspläne aufrufen.
• Personalintegrationen: Admins können HR-, ATP- und SSO-Integrationen einrichten und Subdomänen verwalten.
• Buchhaltungsintegrationen: Diese Rolle kann Buchhaltungsanwendungen wie Quickbooks und Xero verbinden.

Kosten- und Ressourcenplanung

Um die Vorschriften einzuhalten, braucht man juristisches Fachwissen und muss die vor Ort geltenden Bestimmungen kennen. Bei der Vertragsgestaltung müssen Sie beispielsweise alle relevanten arbeitsrechtlichen und steuerlichen Vorschriften und gesetzlich vorgeschriebene Sozialleistungen berücksichtigen.

Ein eigenes Rechtsteam aufzubauen oder die Rechtsberatung auszulagern, ist aber mit hohen Kosten verbunden. Jedes zusätzliche Land, in dem Sie einstellen, erhöht die Kosten.

Wenn Sie Personaldienstleister wie Deel nutzen, brauchen Sie keine umfassende internationale Rechtsberatung mehr. Unser Team prüft regelmäßig Verträge und sorgt dafür, dass die Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Wir kümmern uns auch um Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und staatliche Abgaben für Ihre Tochtergesellschaften.

Deel hat auch kostengünstige Preisoptionen. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern berechnen wir einen monatlichen Festpreis. Auf diese Weise sind Ihre Ausgaben überschaubar und vorhersehbar.

Aufbau unzugänglicher Sicherheitsstrukturen

Cloudbasierte Technologien machen Unternehmen immer anfälliger für Angriffe. Und Cyberkriminelle werden immer raffinierter. Seit 2019 hat sich die Zahl der Datenschutzverletzungen fast verdoppelt.

Deel verhindert solche Angriffe mit einem proaktiven Ansatz. Wir schützen unsere Kunden systematisch mit Sicherheitsmaßnahmen und bewährten Verfahren.

Unsere Sicherheitsstrukturen sehen Folgendes vor:

• Einhaltung der DSGVO: Deel befolgt die strengen Richtlinien und Verfahren der DSGVO. Dies stellt sicher, dass unser Datenschutz den höchsten Standards entspricht. Wir haben zum Beispiel eine Standardvertragsklausel zum Schutz des Datentransfers zwischen verschiedenen Ländern.
• SSL/HTTPS: Der Netzverkehr ist während der Übertragung über SSL/HTTPS geschützt. Das ist besonders wichtig bei grenzüberschreitendem Datentransfer. Wenn das Zielland schwache Sicherheitsstandards hat, sind Sie anfälliger für Datenschutzverletzungen.
• Datenverschlüsselung: Auch gespeicherte Daten sind bei Deel geschützt. Wir speichern Daten auf Amazon Web Services (AWS) mit täglicher AES-256-Verschlüsselung.
• Regelmäßige Tests und Aktualisierungen: Unsere Sicherheitsabteilung prüft das System regelmäßig auf Lücken und Störungen. Mithilfe von Penetrationstests prüfen wir, ob wir angemessen geschützt sind. Und wir halten die Software auf dem neuesten Stand.
• SOC2-Konformität: Deel implementiert Richtlinien und Kontrollen zur Einhaltung der SOC2-Standards und verifiziert sie im Rahmen von externen Prüfungen.
• Sicherheitsprogramm auf Basis von ISO 27001: ISO 27001 umfasst weitere globale bewährte Verfahren, etwa für die Risikoeinschätzung, die Festlegung von Richtlinien und die Innenrevision.

Grenzüberschreitender Datenschutz mit Deel

Mitunter wirken komplexe Datenschutzgesetze und Vorschriften zur Datensicherheit erdrückend. Sie müssen aber keine Last sein. Die Einhaltung der Vorschriften ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. In den Augen von Kund:innen und Mitarbeitenden stechen Sie hierdurch hervor.

Bei der Gewährleistung globaler Compliance ist Deel ein Partner von unschätzbarem Wert. Unsere Kombination aus Sicherheits- und Compliance-Funktionen sorgt dafür, dass Sie internationale und lokale Datenschutzstandards erfüllen.

Das komplette HR-Paket von Deel mit integrierten Personallösungen ist auf die Anforderungen von global und dezentral operierenden Unternehmen zugeschnitten. Damit wickeln Sie problemlos die Personalverwaltung für Ihre Mitarbeitenden in mehr als 100 Ländern ab.

Erfahren Sie mehr darüber, wie sich Deel um Sicherheit und Datenschutz kümmert, oder buchen Sie eine 30-minütige Produktdemo mit unseren Expert:innen, die Ihre Fragen beantworten.