Guía práctica para la clasificación de roles por niveles

¿Qué es la clasificación de roles por niveles?

Es un proceso sistemático para categorizar los puestos en distintos niveles, según los criterios mencionados.

Por ejemplo, algunos de los niveles más comunes son:

• Nivel junior: puestos para quienes inician su carrera o tienen poca experiencia laboral. Generalmente, incluyen tareas básicas y requieren supervisión constante.
• Nivel intermedio: personas con mayor experiencia y habilidades. Pueden liderar proyectos o equipos pequeños y asumir más responsabilidades, aunque aún están bajo la supervisión de empleados más senior.
• Nivel senior: empleados con amplia experiencia y conocimientos en su campo. Suelen liderar grandes proyectos o equipos y tomar decisiones importantes dentro de su departamento o área.
• Nivel gerencial: roles que implican la gestión de equipos o departamentos. Los gerentes son responsables de la planificación estratégica y la toma de decisiones en sus áreas.
• Nivel directivo: supervisan departamentos o divisiones completas y alinean las metas de su área con los objetivos estratégicos de la empresa. Generalmente participan en la planificación y decisiones de alto nivel.
• Nivel ejecutivo (C-suite): el nivel más alto, con cargos como CEO, CFO o CTO. Los ejecutivos toman decisiones a nivel empresa y definen la estrategia y dirección general del negocio.

Este proceso permite a las empresas definir cargos claros, desarrollar estructuras salariales consistentes y establecer rutas de crecimiento profesional para sus empleados.

La matriz de nivelación profesional forma parte del proceso y sirve como herramienta para evaluar y asignar niveles a los distintos roles dentro de la empresa. Es una referencia útil al momento de analizar o clasificar cargos.

¿Cuál es la diferencia entre clasificación y graduación laboral?

Generalmente, ambos conceptos se utilizan indistintamente, pero existen diferencias entre ellos en cuanto al enfoque.

La clasificación laboral agrupa roles similares basados en características compartidas como tareas, responsabilidades y calificaciones del puesto. El resultado son clases o categorías de puestos con nombres descriptivos, como "Asistente Administrativo" o "Desarrollador de Software."

La graduación laboral utiliza grados, ya sea numéricos o alfabéticos, basados en una evaluación integral que considera factores como habilidades, responsabilidades, autoridad en la toma de decisiones e impacto en la organización.

Este ejemplo de Whereby ilustra un sistema de graduación de 7 niveles, de entry-level a C-suite:

• Nivel 1 = Entry level
• Nivel 2 = Asociado I y Asociado II
• Nivel 3 = Socio I y Socio II
• Nivel 4 = Líder I y Líder II
• Nivel 5 = Director
• Nivel 6 = VP
• Nivel 7 = C Suite

Componentes clave de un sistema de clasificación de puestos

Familias de puestos de trabajo y funciones

Una familia de puestos de trabajo es un grupo de roles relacionados que comparten funciones, responsabilidades, habilidades y calificaciones similares. Los cargos dentro de una familia suelen organizarse según el tipo de trabajo hecho, las habilidades técnicas requeridas o el área de negocio que apoyan, aunque los roles individuales pueden variar en términos de seniority o tareas específicas.

Características clave de una familia de puestos de trabajo:

1. Funciones similares: todos los roles dentro de una familia hacen trabajos similares o contribuyen a la misma función organizacional (por ejemplo, finanzas, marketing, ingeniería).
2. Habilidades y competencias compartidas: los empleados dentro de una familia generalmente poseen habilidades o calificaciones similares, aunque la profundidad del conocimiento o la experiencia puede variar.
3. Progresión profesional: las familias generalmente definen un plan de carrera estructurado donde los empleados pueden avanzar desde roles junior hasta puestos más avanzados o senior dentro de la misma familia (por ejemplo, de contador junior a contador senior a gerente de contabilidad).
4. Niveles profesionales: si bien los roles dentro de una familia pueden diferir en complejidad y seniority, comparten un conjunto común de expectativas y caminos de progresión profesional. Por ejemplo, un rol junior puede implicar tareas de apoyo, mientras que un rol senior dentro de la misma familia implicaría liderazgo y estrategia.

Ejemplos de familias de puestos de trabajo:

Familia de puestos de finanzas

• Contador junior
• Analista financiero
• Contador senior
• Gerente de contabilidad
• Director de finanzas

Familia de puestos de Recursos Humanos (RRHH)

• Coordinador de RRHH
• Especialista en RRHH
• Socio de RRHH
• Gerente de RRHH
• Director de RRHH

Familia de puestos de Ingeniería

• Desarrollador de software
• Ingeniero de sistemas
• Ingeniero de software senior
• Ingeniero líder
• Gerente de ingeniería

Criterios para la clasificación laboral

La clasificación por niveles tiene muchos matices, y lo ideal es que cada empresa adopte un enfoque personalizado que se ajuste a sus necesidades y a las de su equipo.

De todas formas, la mayoría parte de ciertos criterios comunes como los siguientes:

• Industria: este criterio considera los conocimientos y habilidades específicos requeridos en distintos sectores, como salud, tecnología, finanzas o manufactura.
• Función: agrupar los roles según su función principal dentro de la empresa ayuda a identificar similitudes en tareas y responsabilidades. Algunos ejemplos: especialista en marketing, desarrollador de software o gerente de RRHH.
• Nivel de competencia: la clasificación se basa en modelos de competencias que permiten definir el nivel de habilidad necesario para cada rol. Así, un cargo puede clasificarse como junior, intermedio o senior según la experiencia y conocimientos requeridos. También es importante contar con un modelo de competencias de liderazgo para clasificar correctamente los puestos directivos.
• Tipo de contratación: los puestos pueden clasificarse según la modalidad de empleo: tiempo completo, medio tiempo, temporal o freelance, reflejando la evolución de las dinámicas laborales.
• Nivel jerárquico: muchas empresas utilizan la jerarquía interna como criterio, desde puestos junior hasta cargos ejecutivos. Esto permite reflejar el grado de responsabilidad y poder de decisión de cada nivel.
• Nivel salarial: la clasificación de puestos está estrechamente vinculada con la compensación. Los distintos niveles salariales responden a factores como habilidades, experiencia y demanda en el mercado.
• Formalidad del rol: algunos cargos están claramente definidos con descripciones formales, mientras que otros abarcan tareas más amplias y con mayor flexibilidad.

Cómo desarrollar un sistema de clasificación laboral

Paso 1: llevar a cabo un análisis de puestos

El primer paso para desarrollar un sistema de clasificación por niveles es llevar a cabo un análisis detallado de cada rol dentro de la empresa. Esto implica recopilar información clave sobre responsabilidades, habilidades requeridas, competencias e impacto en los resultados del negocio.

Este análisis puede hacerse mediante encuestas a empleados, entrevistas con líderes de equipo o una revisión de las descripciones de puestos de trabajo existentes. El objetivo es identificar las funciones principales, los requisitos y las expectativas de desempeño para clasificar los roles de forma precisa.

Paso 2: definir familias de puestos y niveles

Una vez completado el análisis, agrupa los roles similares en familias de puestos, según su función (por ejemplo, finanzas, marketing, ingeniería).

Después, define los niveles dentro de cada familia. Estos niveles reflejan el grado de experiencia, complejidad y autonomía en la toma de decisiones de cada puesto.

Por ejemplo, los roles junior suelen centrarse en tareas básicas y apoyo operativo, mientras que los puestos senior implican liderazgo, estrategia e impacto en el negocio. Definir estas familias y niveles permite establecer una jerarquía clara y coherente en toda la empresa.

Consejos:

1. Parte de las descripciones de puestos de trabajo actuales: usa esto como base para definir las familias y niveles, pero actualízalas con los hallazgos del análisis.
2. Piensa en la progresión profesional: asegúrate de que los niveles definidos dentro de cada familia de puestos permitan una progresión profesional clara y alcanzable. Es importante establecer con precisión las habilidades, la experiencia y los logros necesarios para avanzar de un nivel al siguiente.
3. Enfócate en las competencias y el impacto: al definir los niveles, considera qué habilidades se requieren (como conocimientos técnicos o capacidad de liderazgo) y qué tanto influye ese rol en la empresa (desde tareas operativas hasta decisiones estratégicas).

Paso 3: crear una matriz de nivelación laboral

Una matriz de nivelación laboral es una herramienta que organiza los roles y niveles según criterios definidos como responsabilidades, habilidades, formación y expectativas de liderazgo. Esta matriz ayuda a mantener la coherencia en la clasificación de roles en toda la empresa.

Por ejemplo, la matriz puede incluir columnas para las familias de puestos y filas para los distintos niveles (como junior, intermedio y senior). Al alinear los roles con criterios definidos, esta herramienta ofrece una forma transparente y objetiva de evaluar los niveles laborales y asegurar que los puestos con demandas similares se clasifiquen de manera coherente.

Consejos:

1. Diseña una matriz flexible: asegúrate de que permita ajustes futuros, como la incorporación de nuevos roles o cambios en las prioridades de la empresa. Esto garantiza que el sistema pueda adaptarse a medida que la empresa evoluciona.
2. Vincúlala con crecimiento y beneficios: explica cómo los niveles afectan variables como ascensos, aumentos salariales y otros beneficios, para que los empleados tengan claro cómo pueden avanzar dentro de la empresa.

Paso 4: validar e implementar el sistema

Antes de lanzar el sistema de clasificación de niveles de puestos, es fundamental validarlo con los principales líderes de la empresa: responsables de área, equipo de RRHH y alta dirección. Esta validación asegura que el sistema esté alineado con los objetivos estratégicos, las estructuras salariales y las oportunidades de desarrollo profesional.

Una vez validado, comunícalo claramente a todo el equipo. La transparencia es clave para generar confianza y facilitar una implementación fluida en toda la empresa.

Consejos:

1. Haz una prueba piloto en un equipo reducido: antes de implementarlo a nivel general, prueba el sistema en un área o departamento. Esto te permitirá detectar errores y hacer ajustes antes de escalarlo.
2. Establece un cronograma claro: define las fases de implementación con fechas y objetivos concretos, desde la validación inicial hasta la adopción total.
3. Prepara materiales de apoyo: crea recursos como preguntas frecuentes, guías prácticas y definiciones de familias de puestos para ayudar a tu gente a entender bien el sistema. Asegúrate de que estén disponibles en el portal de RR.HH. o un lugar accesible para todos.

Mejores prácticas para tu sistema de nivelación laboral

¿Listo para empezar? Ten en cuenta estas buenas prácticas al diseñar y estructurar tu sistema de clasificación de puestos:

Elige criterios de clasificación relevantes

Selecciona criterios que estén alineados con los objetivos de tu empresa, los estándares de la industria y la naturaleza específica de tu trabajo. No se trata solo de llenar casillas: se trata de capturar lo que realmente define a cada rol.

Lo ideal es combinar criterios:

• Cuantitativos: como años de experiencia o certificaciones específicas
• Cualitativos: como el impacto en la negocio o el nivel de toma de decisiones

Sé coherente

La consistencia es clave para garantizar la armonía en todo tu proceso de clasificación.

Consejo: aplica los mismos criterios a todos los puestos, incluso si en algunos casos hay que adaptarlos ligeramente según el contexto.

Evita que los sesgos personales o las evaluaciones inconsistentes debiliten el sistema. Lo importante es garantizar la equidad para que quienes desempeñan funciones similares reciban una compensación y un trato justo.

Ejemplo: Bernardo lleva 11 años en la empresa. Según la clasificación, su rol corresponde al nivel I. Como es un colaborador muy valorado y con una larga trayectoria, podrías sentirte tentado a asignarle el nivel II, lo implica un título y un salario mejores. Pero si lo haces sin una justificación clara basada en los criterios definidos, estarías rompiendo la coherencia del sistema y generando posibles tensiones con el resto del equipo.

Mantén la objetividad

Adoptar un enfoque objetivo mejora la fiabilidad y precisión de las clasificaciones de puestos. Prioriza el uso de criterios medibles en lugar de basarte en opiniones subjetivas.

La idea es que el proceso se parezca más a seguir una receta con medidas exactas que a cocinar “a ojo”.

Asegura la flexibilidad

Al igual que en cualquier área del negocio, las descripciones de los puestos y los niveles probablemente evolucionarán con el tiempo. Por eso, es importante no ser demasiado rígido en el proceso de clasificación. Debes tener cierta flexibilidad para adaptarte a nuevos roles, cambios en las responsabilidades o ajustes en las prioridades de la empresa.

Ejemplo: a medida que tu empresa crece, puedes incorporar nuevas tecnologías o expandirte a nuevos mercados, lo que generará roles que antes no existían, como un Data Privacy Officer o un Especialista en Marketing Digital. Si tu sistema de clasificación de puestos es demasiado rígido, es posible que no logres adaptarlo a estos nuevos roles, lo que dificultaría su clasificación y la asignación de una compensación acorde.

Al ser flexible, podrás ajustar fácilmente los niveles de los puestos y sus descripciones para reflejar estos cambios, asegurando que el sistema se mantenga relevante a medida que la empresa se adapta a nuevas prioridades comerciales y tendencias emergentes en la industria.

Fomenta la transparencia

Como señala Anna Bankston, directora de Gestión de Producto, ser claros con el sistema de niveles es cada vez más importante, sobre todo ante leyes de transparencia salarial.

A medida que más empresas se enfrentan a las leyes de transparencia salarial en diferentes estados, se hace imprescindible abordar esto de forma adecuada. La transparencia puede ayudar a los líderes a tener conversaciones más claras y fundamentadas sobre salarios y expectativas.

Para cumplir con estas normativas, asegúrate de que el proceso y los criterios sean claros y comprensibles para todos. Además procura promover siempre una comunicación de doble vía: deja espacio para resolver dudas antes de que se conviertan en conflictos.

Consejo: organiza sesiones informativas, talleres de preguntas frecuentes o reuniones 1:1 entre managers y sus equipos.

Audita tu sistema con regularidad

Los roles y responsabilidades de los puestos inevitablemente cambiarán con el tiempo, y algunos incluso pueden volverse obsoletos. Asegúrate de que tu sistema de clasificación siga siendo relevante mediante revisiones periódicas y actualizaciones para evitar errores como el siguiente:

Ejemplo de una clasificación de puestos que requiere una auditoría: imagina que tienes dos roles similares en tu empresa, ambos responsables del éxito del cliente. Uno está clasificado como “Client Success Coordinator” con las calificaciones y beneficios establecidos. A pesar de tener responsabilidades y calificaciones idénticas, el otro está clasificado como “Client Relations Associate” con un rango salarial más bajo y sin bonificaciones basadas en el rendimiento. Esto claramente necesita ser reclasificado.

Niveles típicos de roles y sus criterios

Para ilustrar cómo se ven los niveles de roles dentro de una familia de puestos de trabajo específica, aquí tienes ejemplos de niveles junior, intermedios y senior en el área de marketing.

Nivel junior: coordinador de redes sociales

Un puesto de coordinador de redes sociales es ideal para profesionales junior o recién graduados, apasionados por el marketing.

Responsabilidades

1. Creación de contenido: desarrollar contenido atractivo y creativo para diferentes plataformas.
2. Gestión de la comunidad: monitorear y responder a las interacciones de la audiencia, fomentando el engagement.
3. Análisis de datos: ayudar en el análisis de métricas para evaluar la efectividad de las campañas.
4. Coordinación: colaborar con equipos multifuncionales para garantizar la alineación y coherencia del contenido.

Requisitos

1. Formación: título universitario en marketing, comunicación o experiencia relacionada.
2. Experiencia: experiencia previa en marketing de redes sociales.
3. Habilidades: buena redacción, familiaridad con plataformas de redes sociales y conocimientos básicos de análisis de datos.

Progresión de carrera

Posibilidad de ascender a especialista en redes sociales demostrando crecimiento en estrategia de contenido, efectividad de campañas y mayores responsabilidades.

Nivel intermedio: especialista en marketing

El rol de especialista en marketing es adecuado para alguien con al menos tres años de experiencia en un puesto junior.

Responsabilidades

1. Desarrollo de campañas: planificar y ejecutar campañas de marketing multicanal alineadas con los objetivos de la empresa.
2. Análisis y reportes: usar herramientas de análisis de datos para medir el desempeño de las campañas y obtener insights.
3. Planificación estratégica: contribuir al desarrollo de estrategias y tácticas de marketing.
4. Colaboración: colaborar con equipos internos y aliados externos para asegurar el éxito de las campañas.

Requisitos

1. Formación: título universitario en marketing, negocios o un campo relacionado.
2. Experiencia: de 3 a 5 años en marketing, con enfoque en gestión de campañas.
3. Habilidades: dominio de herramientas de marketing, habilidades analíticas y pensamiento estratégico.

Progresión de carrera

Oportunidad de ascender a marketing manager, demostrando éxito en campañas, liderazgo estratégico y trabajo en equipo.

Nivel senior: director de marketing

El puesto de Director de Marketing es ideal para alguien con experiencia en un puesto intermedio en gestión, con entre 5 y 10 años de trayectoria en marketing, y que esté listo para asumir un rol de liderazgo.

Responsabilidades

1. Liderazgo: dirigir estratégicamente la función de marketing, asegurando su alineación con los objetivos empresariales.
2. Supervisión de presupuestos: gestionar y optimizar los presupuestos de marketing, asegurando una asignación eficiente de recursos.
3. Gestión de marca: supervisar el desarrollo y las estrategias de posicionamiento de marca.
4. Gestión de equipo: liderar y mentorear a un equipo de profesionales de marketing, fomentando una cultura de alto rendimiento.

Requisitos

1. Formación: título de máster en marketing, administración de empresas o algún campo relacionado.
2. Experiencia: más de 8 años en roles de creciente responsabilidad en marketing, incluyendo al menos 3 años en un puesto de liderazgo.
3. Habilidades: sólidas aptitudes de liderazgo y toma de decisiones, con una visión integral del mundo del marketing.

Progresión de carrera

Posibilidad de avanzar a Chief Marketing Officer (CMO) o vicepresidente de marketing, con una trayectoria demostrada impulsando la presencia de marca, liderar con visión estratégica y generar un impacto real en los resultados del negocio.

Nivelación laboral en empresas: ejemplos

Al definir la nivelación de tus roles, puede ser útil ver cómo otros lo han estructurado. Empresas como Deloitte, Amazon y Singular Design son ejemplos de cómo se lleva a cabo el "job leveling".

Deloitte

Deloitte ofrece una estructura de carrera bien definida para sus consultores, con niveles de jerarquía que siguen este orden:

• Analyst (normalmente para recién graduados)
• Consultant (para quienes tienen un MBA o estudios de posgrado)
• Senior Consultant
• Manager
• Senior Manager
• Director
• Partner

Singular Design

La empresa de desarrollo de software Singular Design utiliza un sistema de niveles detallado que incluye cinco niveles y 15 subniveles:

• (0) Junior: subniveles A, B o C
• (1) Advanced: A, B o C
• (2) Specialist: A, B o C
• (3) Expert: A, B o C
• (4) Senior Expert: A, B o C

Ellos utilizan el módulo de carreras de Deel Engage para visualizar esta estructura de niveles y subniveles.

El valor estratégico de una clasificación clara de niveles de puesto en la gestión del talento

Definir los niveles de puesto puede parecer un proceso complejo, pero tiene un impacto directo en el éxito de tus iniciativas de talento.

Beneficios clave de comprometerse con el proceso:

Impacto en el crecimiento profesional

Una clasificación transparente de niveles de puesto permite a las personas visualizar cómo pueden crecer dentro de la empresa, paso a paso. Además, sirve para planear su desarrollo profesional y saber qué se espera en cada etapa del camino, desde el inicio.

Ejemplo: Juana entra a un puesto junior de marketing después de terminar la universidad. Su objetivo es llegar a un rol senior en cinco a diez años. Gracias al sistema de niveles, sabe que está a tres pasos de ese objetivo. Ahora puede hablar con su manager para definir un plan de crecimiento que la acerque a esa meta.

Impacto en la planificación de la sucesión

La planificación de sucesión tiene en cuenta los niveles de puesto para identificar talento con potencial de asumir roles más senior. Permite evaluar de forma estructurada a las personas con capacidades de liderazgo y prepararlas para asumir nuevas responsabilidades.

Ejemplo: Samuel, líder del equipo de desarrollo de producto, tiene un profundo conocimiento técnico y del negocio. Aunque podría avanzar hacia un rol más especializado, su habilidad para liderar al equipo lo convierte en un buen candidato para una posición de gestión en el siguiente nivel.

Impacto en la compensación y en las oportunidades de ascenso

Un sistema de niveles claro ayuda a tomar decisiones objetivas sobre aumentos, bonos y ascensos.

Al tener claras las responsabilidades, cualificaciones y expectativas de cada rol, los gerentes pueden tomar decisiones más acertadas sobre bonificaciones, aumentos salariales y ascensos. Esto ayuda a fortalecer una cultura de equidad y justicia dentro de la empresa.

Ejemplo: en la última revisión de desempeño, el jefe de Sara notó que esta siempre supera las expectativas en su puesto actual como diseñadora senior, pero aún le faltan algunas cualificaciones para el siguiente nivel. Sin embargo, gracias a los criterios establecidos para cada puesto, su gerente puede diseñar un plan de desarrollo con hitos específicos que la calificarían para ascender a diseñadora el próximo año. Esto motiva a Sara a trabajar hacia esos objetivos y demuestra que la empresa valora e invierte en el crecimiento de sus empleados.

Impacto en la atracción de talento

Un sistema de clasificación de niveles de puesto bien definido puede ser una herramienta poderosa para atraer talento de primer nivel a tu empresa. Aún mejor, reduce los costos de reclutamiento y capacitación al retener a tus mejores empleados una vez que están en el puesto. ¿Cómo? La clasificación de niveles de puesto muestra a los candidatos potenciales que tienes oportunidades de progresión de carrera bien estructuradas y promueve la transparencia en el proceso de contratación. Además, los empleados que tienen claros sus planes de carrera dentro de la empresa tienen más probabilidades de quedarse a largo plazo.

Ejemplo: durante una entrevista para un puesto en la empresa X, a Luisa le impresionó el sistema detallado de clasificación de niveles de puestos. Esto la tranquiliza, ya que sabe que no se quedará estancada en el mismo rol, lo que la motiva a unirse a la empresa.

Impacto en la eficiencia organizacional

La clasificación de niveles de puesto puede mejorar la eficiencia de la empresa al ofrecer un marco claro de expectativas para cada rol y sus estándares de desempeño. Facilita la planificación de la fuerza laboral, la identificación de brechas de habilidades y el desarrollo de los empleados. Este enfoque estructurado asegura que los colaboradores comprendan sus posibilidades de crecimiento profesional y estén motivados a alcanzar niveles más altos de desempeño.

Esto garantiza que los empleados sean evaluados según los requisitos específicos de su rol. Los indicadores de desempeño pueden adaptarse a diferentes niveles, estableciendo una base clara para ascensos, recompensas y planes de desarrollo.

Establece un marco de niveles y progresión a nivel de empresa con Deel Engage

Cualquiera que haya intentado crear un marco de carrera desde cero sabe lo complejo y demandante que puede ser este proceso. Además, al igual que las industrias y las tecnologías están en constante evolución, las necesidades de competencias también lo están. Por esto, los marcos de habilidades existentes pueden quedar obsoletos rápidamente.

Deel Engage te ayudará a acelerar este proceso e integrar los marcos de carrera con otros procesos clave de RRHH. Nuestro sistema te permite:

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