Todo sobre cómo constituir una empresa en Colombia

Constituir una entidad legal en Colombia te da acceso directo a uno de los mercados más grandes de América Latina. Una empresa local te permite firmar contratos, abrir cuentas bancarias, facturar en pesos colombianos y contratar empleados bajo la ley local.

El proceso para constituir una empresa es burocrático pero manejable: los documentos deben estar en español y tú debes mantenerte al día con los impuestos y el cumplimiento legal laboral. A cambio, la popular estructura de Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) ofrece responsabilidad limitada, gobernanza flexible y ningún requisito de capital mínimo

¿Qué significa “constituir una entidad” en Colombia?

Constituir una entidad significa incorporar una empresa local (generalmente una Sociedad por Acciones Simplificada (SAS)), registrarla ante la Cámara de Comercio, obtener un Número de Identificación Tributaria NIT y un Registro único Tributario RUT de la DIAN (la autoridad tributaria), y completar los registros de seguridad social y municipales. Una vez hecho esto, la empresa puede operar legalmente en Colombia.

Descripción general sobre cómo constituir entidades en Colombia

Guía: cómo constituir una empresa y abrir una entidad en Colombia

Paso 1: elige la estructura adecuada

La mayoría de empresas extranjeras eligen una SAS porque:

• Permite un solo accionista.
• No tiene capital mínimo.
• Puede operar con una gobernanza simple (no se requiere junta por defecto).

Alternativas como una Sociedad de Responsabilidad Limitada (Ltda.), una Sociedad Anónima (S.A.) o una sucursal pueden encajar en casos especiales, pero usualmente implican más requisitos.

Paso 2: verifica y reserva el nombre de la empresa

• Usa la búsqueda del RUES (Registro Único Empresarial y Social) para confirmar que el nombre deseado no esté ya registrado o no sea confusamente similar.
• El nombre debe incluir el tipo de empresa (por ejemplo, “S.A.S.”).
• Normalmente puedes reservar el nombre por un corto período para mantenerlo mientras finalizas los documentos.

Paso 3: prepara los documentos de constitución (estatutos)

Redacta los estatutos de la empresa y otros documentos requeridos. Los estatutos son la base de la SAS y deben estar escritos en español, detallando el nombre de la empresa, objeto social, domicilio legal, capital social, información de accionistas, estructura de administración y cualquier disposición especial (como restricciones a la transferencia de acciones o cláusulas de arbitraje).

Además, prepara tus formularios de la Cámara de Comercio, listando los representantes legales de la empresa y su aceptación del cargo, y el formulario del Registro Único Empresarial (RUES).

Para una SAS estándar financiada en efectivo:

• La constitución puede hacerse típicamente por documento privado (sin escritura pública), lo cual simplifica el proceso.
• Pueden necesitar poderes si los accionistas están en el extranjero.
• Los documentos extranjeros (por ejemplo, certificados de existencia, poderes) normalmente deben estar apostillados y traducidos al español.

Paso 4: registra la empresa ante la Cámara de Comercio

Presenta los estatutos firmados y formularios ante la Cámara de Comercio de la ciudad elegida. Este trámite puede hacerse en línea a través del portal VUE o presencialmente en la Cámara. Una vez aprobado, la Cámara emite un Certificado de Existencia y Representación Legal que confirma que la SAS está constituida.

En muchas ciudades, los datos de tu empresa se envían a la DIAN para agilizar el registro tributario.

Paso 5: obtén el NIT y RUT de la DIAN

Después del registro comercial, la empresa debe registrarse ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para obtener la identificación tributaria. El número tributario, llamado NIT (Número de Identificación Tributaria), es esencialmente el ID fiscal de la empresa y se emite junto con el RUT (Registro Único Tributario) que es el certificado de registro tributario.

El NIT debe aparecer en las facturas y declaraciones de impuestos. Los accionistas extranjeros y representantes legales también pueden necesitar NIT individual.

Paso 6: abre una cuenta bancaria corporativa

Con tu empresa legalmente constituida y registrada ante impuestos, probablemente querrás abrir una cuenta bancaria corporativa en Colombia para administrar finanzas locales. Los bancos usualmente solicitan:

• Certificado de existencia de la Cámara de Comercio.
• RUT que muestre el NIT de la empresa.
• Identificación y NIT de representante legal y firmantes.
• Información adicional de KYC para accionistas/directores extranjeros.

Una vez abierta, la cuenta puede recibir aportes de capital y pagar gastos locales, proveedores y nómina.

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Obligaciones posteriores al constituir una empresa en Colombia

Después de constituir tu entidad colombiana, hay varias obligaciones y siguientes pasos para mantener la empresa al día:

Registros municipales

Dependiendo de la ubicación y actividad, puedes necesitar:

• Registrarte para impuestos locales como el Impuesto de Industria y Comercio (ICA) ante la oficina de impuestos municipal.
• Obtener permisos municipales de operación para sedes físicas.

Seguridad social y nómina

Antes de contratar empleados, tu empresa debe inscribirse en el sistema de seguridad social. Esto implica afiliarse a un fondo de pensiones, un fondo de seguro médico EPS, un administrador de riesgos laborales ARL y una Caja de Compensación. Estas suelen ser entidades privadas o semiprivadas. Usarás el sistema integrado PILA o un software de nómina para contribuir mensualmente a la seguridad social y hacer los aportes correspondientes, incluyendo el pago a los empleados.

La ley colombiana también exige:

• Prima (13º mes) en dos pagos.
• Vacaciones legales (usualmente 15 días hábiles al año).
• Otros beneficios obligatorios según nivel salarial y sector.

Contabilidad y libros

• Mantén registros contables en español y en pesos colombianos.
• Aplica normas contables colombianas alineadas con IFRS.
• Prepara al menos estados financieros anuales (balance general, estado de resultados, notas, etc.)

Muchas empresas contratan una firma contable local para contabilidad, impuestos y comunicaciones con la DIAN.

Renovación anual y obligaciones corporativas

Cada año, las empresas deben:

• Renovar la matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio (tarifa basada en activos; usualmente vence el 31 de marzo).
• Hacer al menos una Asamblea General Anual de Accionistas para:
  • Aprobar estados financieros.
  • Decidir distribución de utilidades.
  • Nombrar o confirmar representante legal y revisor fiscal si aplica.
• Presentar declaraciones tributarias (impuesto sobre la renta de sociedades y otros) según los plazos de la DIAN.

Cambios en accionistas, directores o estatutos deben registrarse ante la Cámara de Comercio.

Registro de inversión extranjera

Si la empresa tiene accionistas extranjeros o recibe capital del exterior:

• La inversión extranjera debe registrarse ante el Banco de la República.
• Normalmente se hace mediante el Formulario 4 "Declaración de inversión internacional", presentado a través del banco local

Impuestos y consideraciones financieras

Impuesto de renta corporativa

• La tarifa general es 35% sobre utilidades gravables.
• Se calcula sobre utilidades contables ajustadas fiscalmente.
• Algunos sectores y usuarios de Zona Franca pueden tener tarifas menores.
• Dividendos a no residentes generalmente suelen estar sujetos a retención fiscal, además del impuesto de sociedades.

IVA

• Tarifa general: 19% sobre la mayoría de bienes y servicios.
• Algunos bienes/servicios están gravados a 5% o 0%. (incluidas muchas exportaciones)

Impuestos de nómina y aportes

Costos aproximados del empleador (además del salario):

• Alrededor de 20–22% para seguridad social (pensión, salud, riesgo laboral).
• Alrededor de 9% para otros aportes (fondos de formación y bienestar, fondos de compensación, etc.). La carga total ronda 29%–30% de la nómina, más:
• Bonificaciones obligatorias.
• Pago de vacaciones.
• Posibles indemnizaciones por despido u otros beneficios legales según contratos.

Normas contables y auditorías

• Las empresas colombianas están obligadas a llevar registros contables y preparar estados financieros de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
• Algunas deben presentar estados financieros ante reguladores o la Cámara de Comercio.

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Preguntas frecuentes sobre cómo constituir una empresa en Colombia

¿Cuánto tiempo tarda constituir una empresa en Colombia?

Aproximadamente 1–2 semanas desde que entregas documentos completos, suponiendo que las apostillas/traducciones se hagan a tiempo y no haya problemas con el nombre o la documentación.

¿Cuál es el capital mínimo para una SAS?

No hay capital mínimo legal. Puedes empezar con un monto simbólico, aunque muchos eligen algo más realista para cubrir los costos iniciales y demostrar solidez.

¿Las empresas extranjeras pueden ser dueñas 100%?

Sí, Colombia permite 100% de propiedad extranjera en la mayoría de sectores.

¿Necesito un representante local?

No, puede ser extranjero. Necesitará un número de identificación fiscal colombiano y, si reside en Colombia, una visa adecuada. Algunas empresas siguen designando a un representante local por comodidad.

¿Puedo contratar antes de que la entidad esté lista?

No directamente. Para contratar empleados en tu propia nómina, necesitas entidad, NIT y registros de seguridad social. Sin embargo, puedes usar un servicio Employer of Record como Deel para contratar inmediatamente en Colombia mientras avanzas con la constitución de la empresa, por lo que podrías empezar a operar sin tener que esperar a que la entidad esté lista.

¿Puede Deel ayudarte con cómo constituir una empresa en Colombia?

Sí. Deel Entity Setup gestiona el proceso completo, desde la constitución y el registro hasta el cumplimiento legal en materia de nóminas, en más de 100 países (incluido Colombia). Los expertos locales de Deel se encargan de los trámites, las presentaciones y los requisitos legales por ti, manteniéndote informado en cada paso del proceso.

¿Puedo pasar del EOR de Deel a mi propia entidad después?

Sí, muchas empresas empiezan a contratar a través del EOR de Deel y luego pasan a su propia entidad. Deel facilita transiciones fluidas cuando estás listo para trasladar a los empleados a tu propia nómina.