Retención de impuestos al contratar fuera de México

Contratar talento global también requiere claridad fiscal

La contratación internacional se ha convertido en una estrategia habitual para empresas mexicanas que buscan crecer, abrir nuevos mercados o acceder a talento altamente especializado. Equipos distribuidos, empleados remotos y freelancers en otros países ya forman parte de la operación cotidiana de startups, scaleups y corporativos. Sin embargo, expandir la fuerza laboral más allá de las fronteras también implica entrar en un terreno donde la retención de impuestos al contratar fuera de México deja de ser un detalle administrativo y se convierte en un componente crítico del cumplimiento fiscal.

Uno de los errores más frecuentes en la contratación global es asumir que, al no existir una relación laboral local en México, las obligaciones fiscales se simplifican o incluso desaparecen. En realidad, ocurre lo contrario. Cada pago realizado a talento en el extranjero puede estar sujeto a retención fiscal internacional, dependiendo del tipo de relación (empleado, contratista independiente, proveedor de servicios), del país donde reside la persona y de la naturaleza del servicio prestado. Ignorar estas variables puede derivar en cálculos incorrectos, retenciones inexistentes o mal aplicadas, y eventualmente en contingencias frente al SAT.

Además, las reglas que rigen la retención no son uniformes. Las diferencias en retención de impuestos fuera de México responden a legislaciones locales, tratados para evitar la doble imposición y criterios sobre la fuente de ingreso. Por eso, entender qué impuestos retener al contratar fuera de México no es un ejercicio teórico, sino una necesidad operativa para garantizar que los pagos sean deducibles, estén correctamente documentados y no generen riesgos fiscales acumulativos.

Qué es la retención de impuestos en la contratación internacional

Cuando se habla de retención de impuestos al contratar fuera de México, el primer paso es entender con precisión qué significa “retener” y por qué este mecanismo es tan relevante en escenarios transfronterizos.

¿Qué significa retener impuestos?

Retener impuestos implica que la empresa que realiza un pago no entrega el monto total al trabajador o proveedor, sino que descuenta una parte para enterarla posteriormente a la autoridad fiscal correspondiente. Es decir, la compañía actúa como intermediaria entre la persona que recibe el ingreso y el fisco.

En contextos locales, este proceso suele estar automatizado dentro de la nómina o de los pagos por honorarios. Sin embargo, cuando el beneficiario del pago está en otro país, entran en juego normas adicionales sobre fuente de ingreso, residencia fiscal y tratados internacionales, lo que transforma la operación en un tema de retención fiscal internacional mucho más complejo. De hecho, este punto es clave dentro de cualquier estrategia de retención fiscal por pagos al extranjero en LATAM.

¿Por qué existe la retención en escenarios internacionales?

Las autoridades fiscales utilizan la retención como un mecanismo de control y recaudación. Cuando un ingreso cruza fronteras, existe mayor riesgo de evasión o doble no imposición, por lo que muchos países obligan a que quien paga desde el extranjero practique una retención antes de transferir los fondos.

Para las empresas mexicanas, esto significa que no basta con acordar un salario o tarifa con un profesional en otro país. También deben analizar cómo retener impuestos correctamente en contratación global, contemplando si el ingreso se considera de fuente mexicana, si existe un tratado para evitar la doble imposición y si la legislación local del país del trabajador exige alguna retención adicional. Este marco forma parte de la lógica general de withholding tax o retención de impuestos a nivel internacional.

Las diferencias entre la retención en pagos locales y pagos al extranjero

1. Retención en pagos locales

En México, las reglas de retención están claramente definidas para sueldos, asimilados a salarios y pagos por servicios profesionales. Las tablas, tasas y obligaciones de reporte ante el SAT son conocidas por las áreas de nómina y contabilidad. Además, figuras como el empleo subordinado, el trabajo independiente o los servicios especializados están reguladas por marcos específicos, como la reforma de subcontratación (nueva ley de outsourcing en México) o las disposiciones sobre pago por honorarios.

2. Retención en pagos a personas o entidades en el extranjero

Cuando el beneficiario del pago no reside en México, el análisis cambia por completo. Aquí entran preguntas como:

• ¿El servicio se considera prestado en territorio mexicano o en el extranjero?
• ¿Existe un tratado para evitar la doble imposición entre México y el país del trabajador?
• ¿El pago puede generar un riesgo de establecimiento permanente para la empresa mexicana en ese otro país?

Las respuestas determinan qué impuestos retener al contratar fuera de México y bajo qué tasas. A diferencia de la nómina local, no existe una sola tabla universal: cada jurisdicción puede tratar estos ingresos de forma distinta.

Un enfoque práctico: no todas las contrataciones generan las mismas obligaciones

No es lo mismo contratar:

• A un empleado remoto con subordinación y horario definido.
• A un freelancer que factura por proyecto.
• A una empresa extranjera que presta un servicio especializado.

Cada esquema puede activar reglas distintas sobre cómo aplicar retención fiscal a empleados remotos, cómo gestionar retención de impuestos para freelancers internacionales o incluso si corresponde practicar retención desde México. Por eso, antes de hacer el primer pago, es indispensable identificar correctamente la naturaleza de la relación y analizar las obligaciones fiscales asociadas.

De qué depende la retención de impuestos al contratar fuera de México

La retención internacional no tiene una fórmula única. Sus obligaciones dependen de:

1. Tipo de relación

• Empleado: subordina y recibe salario regular, puede implicar contribuciones sociales.
• Contratista / freelancer: factura por proyecto; puede estar sujeto a retención según reglas de fuente mexicana o tratados.
• Prestador de servicios (empresa extranjera): reglas específicas según tipo de servicio, riesgo de establecimiento permanente y retenciones locales.

2. País de residencia del trabajador

Cada país define qué ingresos son gravables y qué tasas aplicar, creando diferencias en retención de impuestos fuera de México que requieren análisis individual por jurisdicción.

3. Naturaleza del pago

• Nómina: salarios periódicos, contribuciones sociales obligatorias.
• Honorarios: pagos por servicios independientes.
• Servicios profesionales: pueden estar sujetos a retenciones adicionales según la ley local.

4. Existencia de tratados para evitar la doble tributación

Permiten reducir tasas de retención, pero requieren certificados de residencia fiscal y documentación de respaldo.

5. Modelo de contratación

• Directo: la empresa aplica la retención.
• EOR: terceriza nómina y cumplimiento fiscal en la jurisdicción del trabajador.
• Intermediarios o plataformas de pago: facilitan transferencias, pero no sustituyen obligaciones fiscales.

Cómo se gestiona la retención en la práctica

Paso 1. Identificación de obligaciones fiscales

Se analizan fuente de ingreso, país de residencia, tratados aplicables y riesgo de establecimiento permanente. Esto define cómo calcular retención de impuestos internacional.

Paso 2. Definir si aplica o no retención

Se documenta la decisión: retención completa, parcial o exenta, con evidencia que respalde ante auditoría.

Paso 3. Registro y documentación del pago

• Registro contable claro.
• Comprobantes de pago trazables.
• Contratos y documentación fiscal del trabajador.

La retención debe ejecutarse antes del primer pago, no después, evitando correcciones costosas.

Coordinación entre Finanzas y RR.HH.

Ambas áreas deben trabajar juntas para asegurar que la relación laboral, el pago y la retención estén alineados, evitando conflictos con el trabajador o el SAT.

Contexto mexicano (tabla comparativa)

• ISR progresivo: 1.92% a 35%
• IMSS: MXN 715.50/mes + 0.97% sobre excedente de 3× UMA
• Bonos y aguinaldo: gravables según topes
• Gastos y asignaciones: algunos gravables, otros exentos

Documentación clave para garantizar una retención correcta

• Contrato claro: laboral o de servicios, refleja naturaleza y alcance.
• Comprobantes de pago: facturas, recibos, transferencias.
• Información fiscal del colaborador: residencia, identificación fiscal, certificados de tratados.
• Soporte para deducibilidad: evidencia de servicios y cálculos de retención.

¿Cuáles son los errores comunes al gestionar las retenciones internacionales?

• Asumir que siempre hay que retener o nunca.
• Usar contratos genéricos sin validez fiscal.
• Ignorar tratados fiscales.
• Manejar información en múltiples sistemas o manualmente.
• Falta de visibilidad de Finanzas sobre pagos y obligaciones.

Evitar estos errores permite resolver problemas de retención de impuestos en otra jurisdicción antes de que se conviertan en contingencias.

Buenas prácticas para gestionar retenciones con claridad

• Definir desde el inicio el modelo de contratación adecuado.
• Centralizar información de pagos y contratos.
• Mantener trazabilidad y reportes claros.
• Apoyarse en soluciones que conozcan el marco fiscal mexicano e internacional.
• Ver la retención como un proceso operativo más, no como un obstáculo.

Estas prácticas permiten que la retención sea predecible, transparente y compatible con el crecimiento global.

Cómo Deel acompaña a las empresas mexicanas en este proceso

• Facilita la contratación internacional bajo esquemas correctos.
• Gestiona pagos y retenciones conforme a la normativa.
• Centraliza contratos, documentación y pagos.
• Reduce complejidad operativa para Finanzas y RR.HH.
• Ofrece acompañamiento continuo, ajustando procesos ante cambios normativos.

Deel asegura que gestionar retención de impuestos para freelancers internacionales o empleados remotos se haga sin riesgos y con trazabilidad.

Retención de impuestos como parte de una estrategia de crecimiento

Gestionar bien la retención permite:

• Crecer con orden y previsibilidad.
• Evitar ajustes retroactivos y multas.
• Convertir la contratación global en una ventaja competitiva.

Con procesos claros y apoyo especializado, el cumplimiento fiscal deja de ser una carga y se transforma en un habilitador de expansión internacional.

Gestiona la retención de impuestos de tu empresa con la plataforma de Deel

La retención de impuestos al contratar fuera de México es una parte natural del proceso de expansión global. Comprender cómo funciona permite tomar decisiones más informadas, evitar errores costosos y mantener la deducibilidad de los pagos.

Contar con un socio especializado como Deel simplifica la gestión de pagos y retenciones, centraliza documentación y contratos, y asegura cumplimiento fiscal continuo, permitiendo a las empresas mexicanas crecer globalmente con confianza.

Descubre cómo la plataforma de Deel acompaña a las empresas mexicanas en la contratación internacional, ayudándolas a gestionar pagos y retenciones fiscales de forma simple, clara y legal, para que puedan crecer globalmente con confianza.

Conoce cómo te ayudamos específicamente con tu negocio a gestionar RR.HH, cumplimiento legal, pagos, facturación y más. Programa una demostración en vivo ahora.