Le recrutement international est en hausse : en 2021, les entreprises – principalement en Amérique du Nord – ont embauché plus du double d’employés en Amérique latine, en Asie, en Europe et au Moyen-Orient par rapport aux années précédentes. Aujourd’hui, le vivier de talent est véritablement mondial et les opportunités d’embauche n’ont jamais été aussi vastes.

Mais le sujet de la conformité est plus que jamais d’actualité. Gérer les risques liés aux lois du travail et aux obligations fiscales dans plusieurs pays demande du temps et une expertise très spécifique et, malheureusement, impossible d’en faire l’impasse. En effet, toute erreur liée au non-respect du Code du travail local peut engendrer des sanctions juridiques ou de lourdes amendes.

Pour autant, ce n’est pas parce que la conformité est un sujet complexe qu’elle devrait être un frein à votre développement à l’international ! Deel est là pour vous accompagner tout au long de votre recrutement à l’étranger. Dans cet article, découvrez les quatre erreurs de conformité les plus courantes lors du recrutement à l’étranger, et comment les éviter. Suivez le guide !

La classification erronées des employés : indépendant, salarié ou freelance ?

La classification erronée des travailleurs est un sujet épineux, peu importe le pays, et est bien souvent source de problèmes de conformité lors d’une embauche à l’étranger.

Mais, de quoi s’agit-il ? On parle de mauvaises classifications des employés lorsque vous payez une personne comme un freelance, alors que celle-ci travaille en exclusivité pour vous et lors d’un certain nombre d’heures par semaine. C’est une sorte de salariat déguisé, qui lui donne accès aux mêmes responsabilités qu’un employé, sans aucun des avantages sociaux ou charges salariales attribuées aux collaborateurs de l’entreprise.

Si la classification erronée des salariés est souvent accidentelle, elle peut aussi être utilisée à des fins malicieuses pour ne pas payer les obligations légales liées à l’embauche d’un collaborateur. C’est pour cela que la plupart des gouvernements sanctionnent lourdement cette pratique, qui peut être considérée comme une forme d’évasion fiscale.

En effet, si vous embauchez un freelance plutôt qu’un salarié dans un pays donné, alors vous ne payez pas les impôts et autres charges dues, comme la cotisation au chômage. Vous ne contribuez pas non plus à la Sécurité sociale, la mutuelle, et les autres avantages que devraient obtenir un employé selon le droit du travail local.

Quelles sont les conséquences d’une mauvaise classification du travailleur ?

Qu’elle soit intentionnelle, ou non, la mauvaise classification d’un travailleur entraîne, la plupart du temps, des sanctions légales à l’encontre de votre entreprise. Celles-ci vont dépendre du pays en question.

En France, si l’erreur est considérée comme un simple oubli, l’employeur devra régulariser la situation et s’acquitter de plusieurs charges :

• Paiement des cotisations sociales et patronales rétroactives, y compris les contributions à l’URSSAF (sécurité sociale, retraite, assurance chômage).
• Remboursement des congés payés et autres avantages dont le salarié aurait dû bénéficier.
• Risque de rappel de salaire, si le travailleur requalifié démontre qu’il perçoit une rémunération inférieure aux minimas légaux ou conventionnels.

Si l’URSSAF ou le Conseil de prud’hommes considère que l’employeur a volontairement contourné le droit du travail en faussement classifiant un salarié comme indépendant, les sanctions deviennent bien plus lourdes :

• Paiement intégral des charges sociales non versées depuis le début du contrat, majorées de pénalités de retard.
• Amende pouvant aller jusqu’à 45 000 € pour une personne physique et 225 000 € pour une entreprise en cas de travail dissimulé.
• Dommages et intérêts à verser au salarié pour le préjudice subi.
• Risque de redressement fiscal et de sanctions administratives, incluant une interdiction d’exercer certaines activités.
• Poursuites pénales, avec une peine pouvant aller jusqu'à 3 ans de prison dans les cas les plus graves (fraude avérée, travail dissimulé en bande organisée, etc.).

Comment s’assurer d’avoir le bon statut pour chaque travailleur ?

Avant toute chose, il est important de noter que chaque pays possède son propre système de classification des travailleurs. C’est d’ailleurs pour cela qu’il existe tant de problèmes liés à là non-conformité des statuts. Cependant, en général, un salarié travaille sous l’autorité d’un employeur, avec un horaire défini et des obligations précises, tandis qu’un travailleur indépendant gère plusieurs clients et dispose de plus d’autonomie dans l’organisation de son travail.

En France, par exemple, on estime que la distinction entre salarié et indépendant repose principalement sur le lien de subordination, tel qu’il est défini par le Code du travail. Pour déterminer le statut d’un travailleur, posez-vous les questions suivantes :

Le travailleur a-t-il des consignes imposées par l’employeur, comme des horaires, des directives précises ou du matériel à respecter ? Travaille-t-il exclusivement pour un seul employeur, et fait-il partie intégrante de la structure ? Sa rémunération est-elle fixée par l’employeur, sans possibilité de travailler pour d’autres clients simultanément ?

Si vous avez répondu oui à une seule de ces questions, alors il est fort probable que le travailleur en question doive être qualifié en tant que salarié, et non comme indépendant. Cela dépend, encore une fois, de chaque législation spécifique.

Pour vous aider à naviguer ces différents textes de lois, Deel met à disposition un des ressources spécifiques pour assurer la conformité dans le recrutement à l’international. Cette solution inclut un outil de classification intelligent basé sur l’IA, qui analyse les réglementations locales et la jurisprudence dans plus de 150 pays pour vous guider dans vos choix.

La non-conformité de la gestion de la paie, de la protection des données et du droit du travail

Les obligations légales varient considérablement d’un pays à l’autre, et on enfreint facilement certaines règles sans le vouloir. Chaque État possède ses propres réglementations en matière de droit du travail, de protection des données et de gestion de la paie.

Le Portugal, par exemple, a récemment introduit de nouvelles réglementations strictes liées au droit du travail :

• Les employeurs avec plus de 10 salariés n’ont pas le droit de contacter leurs salariés en dehors des horaires de travail.
• Les salariés avec enfant (jusqu’à 8 ans) n’ont pas à prévenir l’entreprise en avance avant de faire du télétravail
• Les entreprises doivent rembourser les dépenses liées au télétravail, comme une facture d’électricité plus élevée ou les factures internet.

Il serait impossible de couvrir toutes les lois du travail de chaque pays en un seul article, mais en voici deux auxquelles il faut particulièrement faire attention :

1. Les lois sur la gestion de la paie et des cotisations

La gestion de la paie à l'international est un élément particulièrement complexe de toute entreprise travaillant au-delà de ses frontières. Chaque pays possède ses propres obligations en matière fiscale, de sécurité sociale, de taux de transfert, de TVA, de cotisations ou même de congés parentaux.

2. Le non-respect des lois sur la protection des données

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) fixe les normes de protection des données pour tous les États membres de l’UE ainsi que pour le Royaume-Uni. Toutes les entreprises embauchant en Europe doivent être conformes à la RGPD afin d’assurer à leurs employés que leurs données sont traitées en toute conformité avec les réglementations en vigueur.

Cela ne veut pas dire que le reste du monde ne protège pas ces données. Plutôt chaque pays possède sa propre réglementation, comme la loi de protection des données, en Israël, ou encore la Loi Générale sur la Protection des Données (LGPD) au Brésil.

C’est pour cela que toute entreprise traitant des données sur une échelle internationale à tout intérêt à faire appel aux services d’un délégué à la protection des données (DPO), qui assure la bonne conformité, partout dans le monde.

Les grandes entreprises qui traitent un volume important de données peuvent aussi faire appel à un Responsable Conformité. Ce professionnel du droit est chargé de définir et de superviser le programme de conformité d’une entreprise et peut :

• Conseiller sur la mise en place de procédures en interne pour garantir le respect des réglementations.
• Suivre l’évolution des différentes lois liées à la protection des données, en local et à l’international
• Former et sensibiliser les employés aux diverses bonnes pratiques liées à ces réglementations.

Éviter les erreurs liées à la conformité grâce à un EOR

Recruter des salariés à l’étranger est souvent complexe, en particulier quand on prend en compte les nombreux sujets liés à la conformité que cela peut engendrer. Or, toutes les entreprises n’ont ni le budget ni les ressources pour constituer une équipe juridique dédiée à la conformité. C’est là qu’intervient un prestataire externe : l’Employeur de Référence (EOR).

Un EOR agit comme co-employeur pour votre entreprise, en assurant la responsabilité légale et fiscale de toutes vos embauches. Concrètement, un EOR dispose d’entités locales dans plusieurs juridictions – Deel, par exemple, est présent dans plus de 150 pays. Lorsqu’une entreprise souhaite embaucher à l’étranger, l’EOR se charge de générer un contrat de travail conforme aux lois locales et assure également la gestion de la paie, la conformité fiscale, et toute autre obligation légale nécessaire à la bonne conformité. Avec l’aide d’un EOR, plus besoin de vous occuper de lourdes tâches administratives, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier !

Erreur de qualification d’établissement stable

Un établissement stable désigne la présence physique d’une entreprise dans un pays étranger, générant des revenus et devant donc être soumise aux obligations fiscales locales.

Si vous ne déclarez pas correctement cet établissement stable, votre entreprise peut être redevable de lourdes amendes et poursuites légales.

Les différents types d’établissements stables

L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) distingue plusieurs types d’établissements stables :

Établissement stable par lieu fixe d’affaires : il s’agit d’une présence physique permanente dans le pays, comme un bureau, une filiale, une usine, un entrepôt ou une installation de gestion. Cela peut aussi désigner un site d’extraction de ressources naturelles.

Établissement stable par chantier ou projet : si vous faites construire un bureau ou une structure à l’étranger, ou avez un projet d’installation, ceux-ci peuvent être considérés comme des établissements stables si leur durée dépasse le seuil fixé par le pays d’accueil (généralement entre 6 et 12 mois).

Établissement stable par intermédiaire : si vous utilisez un intermédiaire, comme un agent indépendant ou une succursale, pour conclure des deals pour votre entreprise, ceux-ci peuvent parfois être définis comme établissement stable de votre entreprise. C’est une notion relativement subtile qui exclut :

• Les activités de support administratif
• Les entrepôts servants uniquement à la livraison de marchandises
• Le péage industriel (toll processing)
• L’achat de biens et la collecte d’informations pour le siège de l’entreprise.

Les erreurs de visas ou le non-respect des lois d’immigration

Si vous souhaitez embaucher un salarié à l’étranger, ou faciliter la mobilité internationale de votre masse salariale, vous devez respecter les réglementations en matière d’immigration et de visas des pays concernés.

Par exemple, si vous souhaitez envoyer l’un de vos salariés travailler aux États-Unis, il devra faire une demande de visa, comme le visa B1, et rassembler toute la documentation nécessaire. Cela peut inclure un passeport valide au moins 6 mois après la date d’entrée dans le pays, un formulaire DS-260, des photos d’identités, un justificatif d’emploi, une preuve de soutien financier, etc.

Chaque visa a ses propres particularités à respecter absolument, sous peine de se voir rejeter sa demande d’entrée sur le territoire. Dans certains cas, les autorités d’immigration peuvent également imposer des restrictions temporaires ou définitives sur l’employeur ou l’employé.

Pour éviter toute complication, tournez-vous vers des experts de la mobilité à l’internationale, comme Deel, qui peuvent prendre en charge l’intégralité du processus de demande de visa, de la centralisation des documents aux allers-retours avec l’administration locale. Ce type de service vous assure de rester en parfaite conformité, même si vos employés exercent leurs fonctions à l’étranger !

Les bonnes pratiques à suivre pour une embauche à l’international conforme

Employés à temps plein

Si vous souhaitez recruter à l’international, vous avez tout intérêt à :

• Utiliser les services d’experts en réglementations locales, conformité et droit du travail
• Faire appel à un EOR pour assurer la conformité de vos embauches et vous délester des tâches administratives liés à la conformité au droit du travail
• Engager des responsables de la conformité et de la protection des données pour assurer le respect des réglementations locales et éviter des sanctions financières.

Freelances et travailleurs indépendants

Travailler avec des indépendants permet une plus grande flexibilité et peut s’avérer plus rentable, à condition de respecter quelques règles essentielles :

• Assurer la bonne classification des travailleurs
• Programmer la gestion de la paie en temps et en heure
• Assurer la sécurité des données et des outils de travail

Recrutez des talents à l’international en toute conformité avec Deel

Embaucher des travailleurs à l’international est un processus souvent complexe, qui nécessite une attention particulière pour garantir la bonne conformité aux réglementations du travail locales. Mais cela ne doit pas être un frein à votre développement !

Avec Deel, chaque contrat - qu’il s’agisse d’un salarié à temps plein, à temps partiel, ou d’un freelance, est conforme aux réglementations en vigueur. Plus besoin de demander à vos équipes d’éplucher des textes de lois et de rester à jour sur le Code du travail de bon nombre de pays, Deel s’occupe de tout !

Respecter les réglementations locales est une priorité pour toute entreprise souhaitant embaucher à l’international. Mais cela ne doit pas être un frein à l’accès aux meilleurs talents dans le monde.

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