Como a Cohabs Centralizou a Folha de Pagamento em Sete Países com a Deel

Cohabs está redefinindo a vida urbana por meio de espaços de moradia compartilhada que fomentam comunidades vibrantes. Desde o primeiro dia, a visão deles foi global, e eles a alcançaram rapidamente, expandindo-se por seis países europeus e pelos EUA.

Mas nos bastidores, administrar o RH e a folha de pagamento em sete países estava longe de ser simples. Quando Akésia Doubrere assumiu como a primeira e única responsável de RH da Cohabs, ela herdou um sistema fragmentado. Cada gestor de cidade tinha sua própria forma de processar a folha de pagamento.

Em mercados centrais como Bélgica e França, a Cohabs dependia de provedores locais. Em outros, a folha de pagamento era gerida por contadores ou por planilhas compartilhadas. Não havia sistema centralizado, nem supervisão, nem confiança na conformidade.

Com 130 funcionários em nove cidades, manter a conformidade com as leis trabalhistas locais era crítico, mas cada vez mais complexo. Akésia sabia que precisava de três coisas:

• Especialização local em RH e folha de pagamento em cada país.
• Controle centralizado da folha de pagamento.
• Visibilidade global das operações de RH.

Ela se sentia confiante para lidar com as regulamentações da Bélgica, da França e do Reino Unido, mas não tinha conhecimento aprofundado das leis da Espanha, da Itália e dos EUA. Contratar um especialista local em cada país não era viável, e mesmo que fosse, não resolveria a necessidade de supervisão global e padronização.

“O objetivo era encontrar não apenas ferramentas para me ajudar com RH e folha de pagamento, mas um parceiro em quem pudéssemos confiar para lidar com a conformidade e nos manter no caminho certo. A Deel foi a escolha certa.” — Akésia Doubrere, Gerente de RH, Cohabs

Após avaliar quatro plataformas, a Deel se destacou. Com sua infraestrutura interna de folha de pagamento, cobertura global de conformidade e HRIS intuitivo, a Deel ofereceu exatamente o que a Cohabs precisava: uma plataforma para substituir sete sistemas fragmentados.

Em quatro meses, a Cohabs implementou com sucesso o Deel Payroll em cinco países, com França e os EUA seguindo logo em seguida.

“Todos me disseram que eu era louca por migrar sete folhas de pagamento em menos de seis meses, considerando que sou uma equipe de RH solo—mas a Deel fez isso acontecer.” — Akésia Doubrere, Gerente de RH, Cohabs

Ao ampliar as capacidades de RH sem aumentar o quadro de funcionários, a Deel economiza para a Cohabs cerca de 960 horas de trabalho administrativo por mês. Segundo Akésia, o tempo com a folha de pagamento será reduzido pela metade até o final de 2025, liberando-a para focar em projetos estratégicos.

A Deel trouxe estrutura e visibilidade a um sistema anteriormente fragmentado. Com supervisão em tempo real, automação e alertas proativos de conformidade, Akésia não depende mais de planilhas ou de suposições.

“Com a Deel, finalmente tenho visibilidade em todos os países. Estamos em conformidade, os relatórios são centralizados e eu posso focar nas pessoas em vez de correr atrás da folha de pagamento em sete planilhas.” — Akésia Doubrere, Gerente de RH, Cohabs

Os gestores de cidade não são mais sobrecarregados pela folha de pagamento, o financeiro tem melhor controle de custos e os funcionários recebem contracheques precisos e recursos intuitivos. O controle de ausências foi especialmente valioso, substituindo uma planilha compartilhada do Excel ineficiente.

“Graças à Deel, os funcionários finalmente sabem quanto de licença têm e podem solicitar folga em alguns cliques. É um mundo de diferença.” — Akésia Doubrere, Gerente de RH, Cohabs

A Deel também mantém a Cohabs à frente das mudanças de conformidade, por exemplo sinalizando e aplicando automaticamente uma atualização regulatória em Luxemburgo.

“Eu não sou especialista nas leis de todos os países. O Knowledge Hub da Deel e os consultores humanos nos ajudam a permanecer em conformidade sem suposições.” — Akésia Doubrere, Gerente de RH, Cohabs

Expandindo Para Os EUA Com Deel PEO

À medida que a Cohabs expandia pelos EUA, gerenciar a conformidade estado a estado tornou-se cada vez mais complexo. Deel's PEO deu a eles uma estrutura centralizada para permanecer em conformidade e evitar erros de classificação, sem precisar montar uma equipe de RH nos EUA do zero.

“A maior diferença entre a Europa e os EUA são os benefícios. O PEO nos ajuda a preencher essa lacuna e dar ao nosso time nos EUA o que eles merecem.” — Akésia Doubrere, Gerente de RH, Cohabs

Ela também ressaltou a importância cultural da paridade de benefícios. Muitos funcionários da Cohabs nos EUA são franceses, e as expectativas em relação a saúde, licenças remuneradas e proteções estavam significativamente desalinhadas antes do PEO da Deel.

“Quero que nossos funcionários franceses baseados nos EUA tenham o mesmo nível de benefícios que esperariam em casa. O PEO torna isso possível.” — Akésia Doubrere, Gerente de RH, Cohabs

Ao migrar para o PEO da Deel, a Cohabs garantiu que cada nova contratação esteja alinhada com os requisitos do seu estado, classificada corretamente e elegível para benefícios competitivos, tudo isso sem montar uma função de RH separada nos EUA.