EU-Richtlinie zur Lohntransparenz: Was Unternehmen wissen müssen

Bei der EU-Entgeltrichtlinie handelt es sich um ein neues Regelwerk, das vom Europäischen Rat vorgeschlagen und verabschiedet wurde. Ziel der Richtlinie ist es, in der gesamten Europäischen Union Lohnunterschiede und Diskriminierung abzubauen und Arbeitnehmer:innen bei der Einforderung ihrer entsprechenden Rechte zu unterstützen.

Die Richtlinie enthält Mindestanforderungen, Ziele und einen kohärenten Rahmen zur Bewertung und Förderung der Lohntransparenz in den EU-Ländern und den darin ansässigen Unternehmen. Sie soll sicherstellen, dass Arbeitnehmer:innen unabhängig von ihrem Geschlecht gleiches Entgelt für gleichwertige Arbeit erhalten.

Geschichte und Kontext

Frauen in der EU erhalten im Durchschnitt 12,7 % weniger Lohn als Männer, während weibliche Führungskräfte 23 % weniger Lohn als ihre männlichen Kollegen erhalten. Deutschland meldet ein geschlechtsspezifisches Lohngefälle von 18 %, wobei Frauen in 45 von 46 Branchen weniger verdienen als Männer.

Um das Prinzip gleichen Lohns für gleiche Arbeit zu fördern, schlug die Europäische Kommission im März 2021 die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz vor.

Die Richtlinie enthält die folgenden Hauptziele:

• Abbau des geschlechtsspezifischen Lohngefälles und Beseitigung direkter oder unbewusster Vorurteile, die zu ungleichen und diskriminierenden Lohnstrukturen für Frauen und Männer führen
• Verbesserung des Zugangs zur Justiz für Opfer von Lohndiskriminierung
• Stärkung des Bewusstseins für Rechte und Schutzmaßnahmen im Zusammenhang mit gleicher Bezahlung
• Möglichst transparente Gestaltung der Lohnsysteme für Arbeitssuchende und Beschäftigte
• Strengere Sanktionen für Arbeitgebende, die gegen die Vorschriften verstoßen

Nach dem Beschluss des Europäischen Rats trat die Richtlinie am 6. Juni 2023 in Kraft. Drei Jahre lang, also bis zum 7. Juni 2026, haben die EU-Mitgliedstaaten Zeit, um ihre nationalen Rechtsvorschriften an die neuen Regelungen anzupassen und mit der Einführung von Entgeltberichten für Unternehmen zu beginnen.

Für wen gilt die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz?

Die EU-Entgeltrichtlinie gilt für alle Arbeitgebenden des privaten und öffentlichen Sektors, die in der Europäischen Union tätig sind.

Die Richtlinie gilt auch für alle in der EU ansässigen Arbeitnehmenden, die einen Arbeitsvertrag oder ein Arbeitsverhältnis im Sinne der gesetzlichen Bestimmungen haben – unabhängig davon, ob sie vor Ort oder an einem anderen Ort arbeiten.

Dazu gehören z. B. auch Teilzeitbeschäftigte, Leiharbeitnehmer:innen, Arbeitnehmer:innen auf Abruf, Praktikant:innen oder Auszubildende sowie Arbeitnehmer:innen mit befristeten Arbeitsverträgen.

Was aber, wenn Ihr Unternehmen im Vereinigten Königreich oder in einem anderen Land außerhalb der EU registriert ist? Solange Sie mehr als 100 Mitarbeitende in den EU-Mitgliedstaaten beschäftigen, müssen Sie die Vorschriften zur Lohntransparenz und die Meldepflichten für diesen Standort einhalten.

Die wichtigsten Bestimmungen der EU-Entgeltrichtlinie

Werfen wir einen Blick auf den Geltungsbereich der Richtlinie und die wichtigsten Bestimmungen, die Arbeitgebende kennen sollten.

Lohntransparenz

Um Fairness zu fördern und die Verhandlungsposition der Arbeitnehmer:innen zu stärken, verpflichtet die Richtlinie die Unternehmen zu folgenden Punkten:

• Präzise, unvoreingenommene und geschlechtsneutrale Standards entwickeln, um zu bestimmen, wer wie bezahlt wird und wie Entscheidungen über den beruflichen Aufstieg getroffen werden. Diese Standards müssen für alle leicht zugänglich sein.
• Arbeitssuchende in der Stellenausschreibung oder vor dem Vorstellungsgespräch über das Anfangsgehalt oder die Gehaltsspanne für offene Stellen informieren.
• Sicherstellen, dass die Titel und der Inhalt der Stellenbeschreibungen völlig geschlechtsneutral sind und die Einstellungsverfahren diskriminierungsfrei verlaufen.
• Darauf verzichten, Informationen über den aktuellen Verdienst und die Gehaltshistorie der Bewerbenden anzufordern.
• Den Mitarbeitenden die Freiheit geben, über ihr Gehalt zu sprechen. Dies bedeutet, dass Unternehmen nicht länger Geheimhaltungsvereinbarungen und Vertraulichkeitsrichtlinien verwenden können, um Mitarbeitende daran zu hindern, ihr Gehalt mit anderen zu teilen und zu vergleichen.
• Den Arbeitnehmenden relevante Informationen über Gehaltsniveaus und -steigerungen sowie die objektiven Kriterien, die bei deren Festlegung zugrunde gelegt werden, zur Verfügung zu stellen.

Recht auf Information

Die EU-Richtlinie gibt den Arbeitnehmer:innen das Recht auf Zugang zu Informationen über die Entlohnung an ihrem Arbeitsplatz. Anhand dieser Informationen können sie beurteilen, ob sie im Vergleich zu anderen Arbeitnehmer:innen, die dieselbe oder eine gleichwertige Tätigkeit ausüben, gerecht bezahlt werden.

Die Richtlinie sieht folgende Informationsrechte- und pflichten vor:

• Arbeitnehmer:innen haben das Recht, schriftliche Informationen über die eigene Bezahlung und, nach Geschlecht aufgeschlüsselt, die von Kolleg:innen mit gleichwertiger Arbeit zu erhalten.
• Arbeitnehmer:innen können entweder eigenständig oder über Vertreter:innen und Gleichstellungsstellen Informationen über das Arbeitsentgelt anfordern. Sind die erhaltenen Daten unvollständig oder falsch, können sie weitere Klarstellungen und Informationen verlangen.
• Sobald ein Antrag auf Informationen gestellt wurde, müssen Arbeitgebende innerhalb von zwei Monaten eine ausführliche Antwort geben.
• Die Unternehmen müssen alle Arbeitnehmenden über ihr Recht informieren, jährlich Informationen über die Entlohnung zu erhalten.

Pflichten zur Berichterstattung

Im Einklang mit dem Ziel, Ungerechtigkeiten bei der Bezahlung zu beseitigen, verpflichtet die Richtlinie Arbeitgebende dazu, geschlechtsspezifische Lohnunterschiede bei allen Beschäftigtengruppen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten, zu erfassen und an die zuständigen Behörden zu melden. Nachfolgend sind die erforderlichen Daten aufgeführt, die im Bericht enthalten sein müssen:

• Das geschlechtsspezifische Lohngefälle (im Durchschnitt und im Median)
• Das Lohnniveau nach Arbeitnehmerkategorien im Durchschnitt, aufgeteilt nach Geschlecht (im Durchschnitt)
• Die Anteile von Frauen und Männern in den einzelnen Gehaltsquartilen
• Die Anteile von Frauen und Männern, die ergänzende oder variable Leistungen erhalten
• Das geschlechtsspezifische Lohngefälle bei variablen oder ergänzenden Leistungen wie Prämien und Zusatzleistungen (im Durchschnitt und im Median)
• Das Lohngefälle zwischen den Geschlechtern in jeder Arbeitnehmerkategorie, aufgeschlüsselt nach Grundgehalt, ergänzenden und variablen Leistungen
• Der Prozentsatz der Arbeitnehmenden, die nach ihrer Rückkehr aus dem Eltern- oder Betreuungsurlaub eine Gehaltserhöhung erhalten haben, aufgeschlüsselt nach Geschlecht

Arbeitgebende müssen ab Juni 2027 erstmals für das Kalenderjahr 2026 berichten – die Häufigkeit der Berichte ist von da an folgendermaßen geregelt:

• Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten melden jährlich
• Organisationen mit 150-249 Beschäftigten melden alle drei Jahre
• Organisationen mit 100-149 Beschäftigten melden alle drei Jahre, beginnend im Juni 2031 für das Jahr 2030
• Organisationen mit weniger als 100 Angestellten sind nicht verpflichtet, Bericht zu erstatten.

Wenn ein Bericht ein geschlechtsspezifisches Lohngefälle von 5 % oder mehr zwischen den einzelnen Arbeitnehmerkategorien aufzeigt, das nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Überlegungen gestützt ist, hat das Unternehmen zwei Möglichkeiten:

• Ausgleich des Lohngefälles innerhalb von sechs Monaten, oder
• Durchführung einer gemeinsamen Lohnbeurteilung in Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertretenden, um einen geschlechtsspezifischen Aktionsplan zu formulieren, der die Situation innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens korrigiert

Rechtsbehelfe

Gemäß der Richtlinie können Arbeitnehmende, die sich einer unmittelbaren oder mittelbaren Entgeltdiskriminierung ausgesetzt sehen, rechtliche Schritte gegen ihre Arbeitgebenden einleiten. Es liegt dann am Unternehmen nachzuweisen, dass Gehaltsunterschiede zwischen Mitarbeitenden mit gleicher Stellung und gleichwertiger Arbeit nicht diskriminierend sind, sondern sich objektiv durch Faktoren wie Aufwand, Verantwortung, Ausbildung, Qualifikationen und Arbeitsbedingungen erklären lassen.

Die Richtlinie besagt Folgendes:

• Arbeitnehmende haben bei Verletzung ihres Rechts auf gleiche Entlohnung Anspruch auf Schadensersatz. Dieser beinhaltet das volle rückständige Arbeitsentgelt, Prämien und Erstattungen für entgangene Chancen sowie immaterielle Schäden und Verzugszinsen.
• Niemand kann eine Obergrenze für die Höhe der Entschädigung festlegen, die Arbeitnehmenden im Falle einer Verletzung ihrer Rechte zusteht.
• Arbeitnehmer:innen und ihre Vertreter:innen dürfen nicht mit Vergeltungsmaßnahmen konfrontiert werden, wenn sie ihr Recht auf gleiches Entgelt wahrnehmen oder andere Arbeitnehmer:innen bei der Wahrnehmung dieses Rechts unterstützen.
• Die Mitgliedstaaten müssen strenge und verhältnismäßige Sanktionen, einschließlich Geldstrafen, gegen Unternehmen verhängen, die die Vorschriften nicht einhalten.

Welche Auswirkungen hat die EU-Lohntransparenz-Richtlinie auf die Lohnbuchhaltung?

Im Folgenden sehen Sie einige der Auswirkungen, welche die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz auf die Vorgänge in Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung haben wird:

Datenerfassung und -verwaltung

Die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz wird sich darauf auswirken, wie Sie Mitarbeiterdaten erfassen, verfolgen und speichern. Um Risiken einer Nichteinhaltung zu erkennen, sollten Sie die notwendigen Informationen über die Vergütung Ihrer Mitarbeiter:innen sammeln.

Sammeln Sie entsprechend folgende Daten für alle Mitarbeiter:innen:

• Qualifikationen
• Aufgaben
• Zuständigkeiten
• Einstiegsgehalt
• Gehaltsniveau
• Boni
• Vergünstigungen
• Gehaltserhöhungen
• Gehaltsbenchmarking-Daten

Investieren Sie in die richtigen Technologien, um diese Aufgaben schneller zu erledigen, Fehler zu minimieren und die gesammelten Informationen zu organisieren. Entsprechende Tools helfen Ihnen außerdem bei der Visualisierung historischer Daten sowie der Nachverfolgung von Gehaltstrends und -verteilungen im Laufe der Zeit.

Einhaltung der Pflichten zur Berichterstattung

Für einen Kulturwandel hin zur Transparenz und zur gleichen Bezahlung für gleiche Arbeit braucht es eine Bestandsaufnahme der Gegenwart und einen klaren Plan für die Zukunft. Um sicherzustellen, dass Sie die neuen Berichtspflichten erfüllen können, gibt es eine Menge zu tun.

Dazu gehört:

• Bestätigung der Mitarbeiterzahl, um festzustellen, welche Meldefrist und -häufigkeit für Ihr Unternehmen gilt
• Erstellung eines Zeitplans für die Umsetzung der Initiative
• Aufstellung der wichtigsten Personen, die an dem Prozess beteiligt sein werden, z. B. Teamleitende, Abteilungsleitende, Personalabteilung, IT-Abteilung und Rechtsabteilung
• Durchsicht Ihrer Unterlagen, um festzustellen, welche vergütungsrelevanten Dokumente Ihnen bereits vorliegen und welche Sie noch beschaffen müssen

Anpassung Ihrer Abrechnungssysteme

Wenn Ihre derzeitigen Prozesse für die Lohn- und Gehaltsabrechnung den Anforderungen der Richtlinie in Bezug auf Fairness und Transparenz noch nicht entsprechen, müssen Sie die notwendigen Aktualisierungen vornehmen, um die Anforderungen zu erfüllen.

Das bedeutet, dass Sie ein System einrichten müssen, das es Ihnen ermöglicht, Gehaltsdiskrepanzen schnell zu erkennen und die zuständigen Stellen zu informieren. Dabei kann es sich etwa um ein Dashboard handeln, das die Gehaltsspanne für jede Rolle und die Verteilung des Gehalts in jeder Spanne anzeigt.

So können Sie leicht erkennen, wenn das geschlechtsspezifische Lohngefälle für eine Rolle über 5 % steigt oder das Gehalt von Mitarbeiter:innen unter oder über der festgelegten Spanne liegt.

Abschließend sollten Sie ein Standardverfahren für die Lohn- und Gehaltsabrechnung entwickeln, an das sich alle Mitarbeitenden halten können. Durch die Einführung eines standardisierten Ansatzes können Sie die Prozesse der Berichterstattung rationalisieren, unnötige Arbeit während der wesentlichen Zeiträume der Berichterstattung vermeiden und sich leicht an die spezifischen Anforderungen der verschiedenen Rechtssysteme anpassen.

Welche Auswirkungen hat die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz für die Personalabteilung?

Die Richtlinie wird zweifelsohne tiefgreifende Veränderungen an den bestehenden Prozessen Ihrer Personalabteilung mit sich bringen.

Die größten Änderungen sind jedoch in den folgenden Bereichen zu erwarten:

Aktualisierungen von Richtlinien

Es ist an der Zeit, Ihre bestehenden Vergütungsrichtlinien gründlich zu überprüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten, um Ihre Unternehmenskultur auf den neuesten Stand zu bringen.

Sehen Sie sich genauer an, welche Vergütungspakete Sie derzeit anbieten und wie Sie derzeit ermitteln, wie viel die Arbeit von Beschäftigten wert ist oder wer Beförderungen, Boni und Vergünstigungen verdient.

Sie sind noch nicht bereit, um die Informationen an Ihre Mitarbeitenden weiterzugeben? Erstellen Sie eine Vergütungsphilosophie, in der Sie darlegen, wie Rollen, Fähigkeiten, Ausbildung und andere Faktoren in die Gehaltsentscheidungen einfließen.

Legen Sie die Verantwortlichkeiten jeder Rolle und die Anforderungen fest, die Mitarbeitende erfüllen müssen, um sich für eine Beförderung oder Gehaltserhöhung zu qualifizieren. Etablieren Sie ein Verfahren zur Verwaltung von Leistungsbewertungen und zur Vergabe von Belohnungen.

Untersuchen Sie Ihre Einstellungsverfahren auf diskriminierende Muster und stellen Sie sicher, dass alle Schritte – von den Stellenbeschreibungen bis zu den Vorstellungsgesprächen – geschlechtsneutral sind und sich im Einklang mit der Richtlinie befinden.

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden

Da die EU-Richtlinie eine Menge Veränderungen mit sich bringt, hat eine entsprechende Schulung der Mitarbeitenden der Personalabteilung oberste Priorität. Stellen Sie sicher, dass diese mit den Regeln der EU-Richtlinie zur Lohntransparenz vertraut sind und wissen, welche Rolle diese bei der Förderung von Vielfalt, Integration, Lohngerechtigkeit und Gehaltstransparenz spielt.

Unterweisen Sie die Mitarbeitenden der Personalabteilung in der Führung von Gehaltsgesprächen, der Beantwortung von Fragen durch Mitarbeiter:innen und der taktvollen Lösung von Streitigkeiten am Arbeitsplatz.

Entwickeln Sie im nächsten Schritt einen effektiven Kommunikationsplan, um alle Mitarbeitenden über Richtlinien- und Verfahrensänderungen zu informieren. Stellen Sie sicher, dass diese ihre Rechte voll ausschöpfen können, indem Sie Ihre Mitarbeitenden wissen lassen, wie sie Bedenken äußern, Beschwerden einreichen oder Rechtsmittel gegen Lohndiskriminierung und andere unfaire Verhaltensweisen am Arbeitsplatz einlegen können.

Ihre Mitarbeitenden haben das Recht, Informationen zur beruflichen Entwicklung und zum Entgelt zu verlangen. Die Richtlinie verpflichtet Sie, diese jährlich darüber zu informieren. Die zuständige Abteilung in Ihrem Unternehmen sollte für die jährlichen Mitteilungen den idealen Zeitpunkt und die optimale Methode ermitteln.

Abbau von Lohnungleichheiten

Jährliche Überprüfungen der Entgeltgleichheit tragen dazu bei, Ungleichheiten im Gehalt frühzeitig zu erkennen und zu beheben, noch bevor sie zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitenden führen oder ernsthafte rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Verknüpfen Sie statistische Tools mit Ihrer unternehmenseigenen Technologie zur Personalanalyse, um Ihre Verpflichtungen zur Lohntransparenz mit übergreifenden Zielen zur Mitarbeiterförderung und -kultur zu verbinden. So können Sie besser ermitteln, welche versteckten Verzerrungen und Hindernisse vorliegen.

Finden Sie heraus, was Ihre Mitarbeitenden von den aktuellen Gehaltsstrukturen und -richtlinien halten, indem Sie Umfragen durchführen oder diese auffordern, anonyme Berichte einzusenden. Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um die dringendsten Prioritäten oder Risikobereiche zu ermitteln, und beginnen Sie mit der Umsetzung von Änderungen.

3 Schritte zur Einhaltung der EU-Richtlinie zur Lohntransparenz

Nachfolgend finden Sie Schritte, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen und sich auf die neuen gesetzlichen Regelungen zur Lohntransparenz sowie die damit einhergehenden Rechte und Erwartungen Ihrer Mitarbeitenden vorzubereiten.

1. Bestandsaufnahme der Gehälter

Mit einer Bestandsaufnahme der Gehälter (Gehaltsaudit) können Sie potenzielle Probleme aufdecken und die Einstellungen und Ansätze beleuchten, die Ihrer Vergütungsstrategie zugrunde liegen.

Holen Sie die wichtigsten Akteure ins Boot: Nachdem Sie die Zustimmung der Unternehmensleitung eingeholt haben, müssen Sie entscheiden, wer bei der Mitarbeit an Ihrem Gehaltsaudit beteiligt sein soll.

Je nach Größe Ihres Unternehmens kann es sich dabei um eine Aufgabe für ein oder zwei Personen handeln. Es kann aber auch sein, dass Sie zusätzlich Kompetenzen und Kenntnisse folgender Funktionen und Abteilungen in Anspruch nehmen müssen:

• Personalabteilung: für den Zugriff auf unternehmensinterne Regelwerke sowie demografische Informationen über Mitarbeitende und deren Leistungsnachweise
• Finanz- und Lohnbuchhaltung: für den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und relevante Finanzdaten
• Rechtsabteilung: für die Erläuterung komplexer Gehaltsstrukturen und die Identifikation möglicher Beschwerdebereiche

Sie können auch Arbeitnehmervertreter:innen mit einbeziehen oder externe Berater:innen beauftragen, die auf Entgeltgleichheit spezialisiert sind.

Sammeln und protokollieren Sie wichtige Mitarbeiterdaten: Je mehr Informationen Sie zur Verfügung haben, desto besser ist die Qualität der Erkenntnisse, die Sie gewinnen, und desto genauer sind Ihre Schlussfolgerungen.

Wenn Ihr Unternehmen über einfache, einheitliche Personal- und Lohndatenbanken verfügt oder akribische Aufzeichnungen führt, sollte es ein Leichtes sein, die benötigten Informationen zu beschaffen. Wenn Ihr System jedoch komplexer ist oder in Silos arbeitet, müssen Sie die Daten erst einmal sammeln und überprüfen.

Zu den notwendigen Daten, die Sie in Ihre Bestandsaufnahme aufnehmen sollten, gehören:

• Demografische Informationen wie Geschlecht, Ethnie und Alter
• Berufsbezeichnungen und -beschreibungen
• Hierarchien, Abteilungen, Aufgaben und Zuständigkeiten
• Erfahrungsniveaus, Ausbildungen und andere Qualifikationen
• Gehaltsspannen und -strukturen
• Stellenausschreibungen, aktuelle Grundgehälter, Überstundenvergütungen, Boni und Zusatzleistungen
• Beförderungen, Höhe und Häufigkeit von Gehaltserhöhungen
• Geleistete Arbeitsstunden
• Dauer der Betriebszugehörigkeiten

Analysieren Sie Ihre Ergebnisse: Die Methodik, die Sie bei der Analyse Ihrer Daten anwenden, hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der Menge der Informationen ab, mit denen Sie arbeiten.

Kleinere Unternehmen mit ein paar Dutzend Mitarbeitenden können wahrscheinlich alle Daten in eine Tabelle eingeben und direkt untersuchen, um nach Gehaltsunterschieden zwischen Mitarbeitenden zu suchen, die gleiche oder vergleichbare Arbeit leisten.

Bei größeren Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitenden und komplexeren Datensätzen können Sie eine Regressionsanalyse durchführen, um die Faktoren zu ermitteln, die die Gehälter und Gehaltsunterschiede beeinflussen. Überprüfen Sie dann, ob diese Faktoren angemessen und legitim oder aufgrund von Geschlecht, Ethnie oder Behinderung verzerrt sind.

2. Einführung transparenter Gehaltsstrukturen

Sobald Sie bestehende Gehaltsunterschiede und deren Ursachen ermittelt haben, besteht der nächste Schritt darin, alle Gehaltsunterschiede zu beseitigen, die sich nicht objektiv erklären lassen – insbesondere solche, die 5 % übersteigen.

Durch Veränderungen an Ihren Prozessen und strukturpolitische Reformen verhindern Sie, dass betriebliche Mängel oder diskriminierende Praktiken, die zu den Lohnunterschieden geführt haben, weiter bestehen.

Indem Sie außerdem die Gehälter und andere Ausgleichsleistungen für Mitarbeitende anheben, die zuvor von einer ungerechten Lohnpolitik betroffen waren, sorgen Sie für eine zukünftige Gleichstellung.

Sofern die Bestandsaufnahme über Gehälter keine Ungleichheiten aufgedeckt hat, können Sie sich selbst auf die Schulter klopfen und Ihren Bericht gemäß der EU-Richtlinie vorbereiten.

3. Regelmäßige Überwachung und Berichterstattung

Eine Bestandsaufnahme der Gehälter ist keine einmalige Angelegenheit. Unstimmigkeiten und Verzerrungen können sich wieder einschleichen – etwa wenn Mitarbeitende wechseln, sich Zuständigkeiten verschieben oder Strukturen geändert werden.

Führen Sie unabhängig vom Ergebnis Ihres ersten Berichts kontinuierliche Praktiken ein, um die Prozesse zur Einstellung, zur Vergütung und zum Talentmanagement in Ihrem Unternehmen zu beobachten und zu dokumentieren. So stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften sicher und erkennen Probleme, bevor sie systematischer Teil Ihrer Prozesse werden.

Regelmäßige Überprüfungen können Ihnen auch dabei helfen, die Fortschritte zu messen, die Sie in übergeordneter Hinsicht im Hinblick auf Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion sowie die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur machen.

Herausforderungen und Best Practices für die Umsetzung der Lohntransparenz

Obwohl Lohntransparenz sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeitenden positive Auswirkungen haben wird, werden Sie auf dem Weg zur Umsetzung auf Hindernisse stoßen. Im Folgenden listet Deel einige potenzielle Herausforderungen auf, denen Sie begegnen könnten, und zeigt Ihnen jeweils Strategien, die Sie anwenden können, um diese zu entschärfen und eine erfolgreiche, dauerhafte und gerechte Vergütungsstruktur zu gewährleisten.

Allgemeine Herausforderungen bei der Umsetzung der EU-Richtlinie zur Lohntransparenz

Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes

In der Vergangenheit wurde die Erhebung besonderer Kategorien von Arbeitnehmerdaten wie Ethnie, Sexualität, Religion, ethnische Zugehörigkeit und Behinderung als unsensibel und unethisch angesehen. In einigen Ländern wurde die Erhebung dieser Daten sogar gänzlich verboten, da sie möglicherweise zur Diskriminierung von Arbeitnehmenden verwendet werden könnten. Die Erfassung dieser Daten ist jedoch notwendig, um, auch über das Geschlecht hinaus, einen umfassenden Überblick über die Lohnstrukturen von Unternehmen zu erhalten.

Die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz schreibt vor, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung der Berichtspflicht über geschlechtsspezifische Lohnunterschiede oder der Rechte der Arbeitnehmenden auf Lohntransparenz den Standards der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen muss und nicht für andere Zwecke verwendet werden darf.

Dennoch sind gewisse Spannungen zu erwarten, wenn es darum geht, die Anforderungen der Lohntransparenz mit den bestehenden Datenschutzbestimmungen und -praktiken in Einklang zu bringen.

Widerstand gegen Veränderungen

Wenn die Vergütung in Ihrem Unternehmen derzeit vertraulich behandelt wird, könnte die Publikmachung der Informationen für Vorgesetzte und Manager:innen möglicherweise unangenehme Konsequenzen haben.

Als Personaler:in oder Lohnbuchhalter:in müssen Sie möglicherweise für Transparenz und faire Vergütungspraktiken werben und auf die Folgen einer Nichteinhaltung der Rechtsvorschriften hinweisen.

Multinationale Einhaltung und Kommunikation

Die EU-Richtlinie ist keine Lösung von der Stange. Jeder Mitgliedstaat kann die Gesetzgebung auf seine eigene Art und Weise auslegen. Möglich sind etwa unterschiedliche Fristen, Anforderungen, Regeln für die Berichterstattung, Definitionen, wer als Arbeitnehmer:in gilt und mehr.

Wenn Sie Niederlassungen in mehreren EU-Ländern unterhalten, haben Sie es also möglicherweise mit unterschiedlichen Vorgaben zu tun. Unter Umständen müssen Sie dafür separate Strukturen, Prozesse und Kommunikationspläne schaffen.

Erhöhte administrative Arbeitsbelastung

Die Einhaltung der Richtlinie und die Überarbeitung der aktuellen Entlohnungsprozesse und -richtlinien werden einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand erfordern, insbesondere im ersten Jahr der Berichterstattung.

Je früher Sie mit den Vorbereitungen beginnen, desto mehr Zeit haben Sie, um zu planen und Anpassungen vorzunehmen, damit Sie am Ende nicht überfordert sind oder Schwierigkeiten haben, die Frist einzuhalten.

Unzufriedenheit der Mitarbeitenden

Wenn Sie damit beginnen, die Gehaltsstufen für bestehende oder offene Stellen sowie die Kriterien für Gehalts- und Karriereentscheidungen öffentlich zu machen, werden einige Ihrer Mitarbeiter:innen möglicherweise feststellen, dass sie schlechter bezahlt werden als ihre Kolleg:innen, was zu Konflikten oder Streitigkeiten führen kann.

Die gute Nachricht ist, dass Sie mit den richtigen Zusicherungen und sichtbaren Verpflichtungen zu Veränderungen die Unzufriedenheit besänftigen und ein Arbeitsumfeld schaffen können, in dem sich jede:r wertgeschätzt fühlt.

Best Practices zur Umsetzung der EU-Richtlinie zur Lohntransparenz

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Der Weg zur Lohngerechtigkeit sollte nicht allein der Rechtsabteilung, der Personalabteilung oder dem Team der Lohnbuchhaltung überlassen werden. Schließlich möchten Sie Schwierigkeiten an allen Fronten vermeiden – von der Einhaltung der Vorschriften bis hin zur Reputation der Marke.

Beziehen Sie daher, soweit vorhanden, nicht nur Beteiligte aus den genannten Abteilungen, sondern auch aus den Bereichen der Personalanalytik, Kommunikation und Personalentwicklung in das Gespräch mit ein. So verbessern Sie nicht nur die Effizienz und vermeiden doppelte Arbeit, sondern bringen auch Ziele, Prioritäten und Ansätze in Einklang miteinander.

Einsatz von Technologie

Nutzen Sie Software für das Personalwesen und die Lohnbuchhaltung und Tools zur Leistungsbewertung sowie Software zur Analyse der Gehaltsgerechtigkeit, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, Prozesse zu standardisieren und unzulässige Gehaltspraktiken zu erkennen, die zu Gehaltsdiskrepanzen führen können. So reduzieren Sie nicht nur Fehler, sondern sparen auch Zeit und Ressourcen und vermeiden kostspielige Rechtsstreitigkeiten und Strafen.

Einrichtung von Kontrollmechanismen

Stellen Sie sich darauf ein, dass Probleme auftreten können oder Ihre Initiativen zur Lohntransparenz und -gerechtigkeit infrage gestellt werden und planen Sie Ihre Reaktion darauf. So minimieren sie Situationen, in denen Führungskräfte eigenmächtig handeln oder gezwungen sind, sich allein auf ihr eigenes Urteil zu verlassen.

Wer wird beispielsweise Stellenausschreibungen überprüfen und genehmigen, um sicherzustellen, dass Ihre Gehaltsrichtlinien konsequent befolgt werden? Wie sollen die zuständigen Personen reagieren, wenn Mitarbeitende eine Gehaltserhöhung über die genehmigte Gehaltsspanne hinaus beantragen?

Startklar für die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz – mit Deel an Ihrer Seite

Eine erhöhte Mitarbeiterbindung, Arbeitsmoral und Produktivität sowie eine stärkere Arbeitgebermarke sind nur einige der positiven Auswirkungen, die faire Vergütungspraktiken und Offenheit bei Gehaltsentscheidungen auf Ihr Unternehmen haben können.

Die Richtlinie für Lohntransparenz betrifft alle Arbeitgebenden, die in der EU ansässig sind oder dort Mitarbeitende einstellen. Wenn es darum geht, die geschlechtsspezifische Lohnlücke in Ihrem Unternehmen zu schließen und faire Richtlinien und Strukturen für Lohn- und Beförderungsentscheidungen zu schaffen, können Sie es sich nicht länger leisten, in Ihrem eigenen Tempo vorzugehen.

Es ist an der Zeit, proaktiv zu handeln, um Lohnungleichheiten zu erkennen, zu verhindern und zu beseitigen, um nicht in eine kompromittierende Lage zu geraten. Die All-in-one-Plattform von Deel steht Ihnen dabei zur Seite:

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