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Artículo

4 min

Haz más eficiente el trabajo remoto con la automatización IT

TI y gestión de dispositivos

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Autor

Mayteck Arenas

Publicado

27 diciembre, 2024

Última actualización

06 enero, 2025

Tabla de contenidos

¿Por qué la automatización de IT es importante en equipos remotos?

¿Cómo hacer la automatización inteligente de procesos?

¿Cuáles son los tres tipos de automatización?

¿Cómo la automatización mejora la eficiencia de los equipos remotos?

Configura y protege los dispositivos de tu equipo con Deel IT

Puntos clave en este artículo:
  1. Para hacer la automatización de procesos, primero tienes que detectar cuellos de botella y priorizar procesos críticos, definir tus objetivos de automatización y elegir herramientas IT especializadas, entre otros.
  2. Los 3 tipos de automatización son de: procesos, tareas y flujos de trabajo.
  3. Con la automatización de IT, haces menos con más, ya que permite que las tareas rutinarias y la gestión de proyectos fluyan.

¿Tu equipo pierde mucho tiempo configurando herramientas para cada nueva contratación en tu empresa? ¿Te preocupa cómo disminuir los errores humanos en los procesos de IT para que los proyectos críticos no se detengan o no se exponga información sensible? Si alguna de estas preguntas resuena en ti, sabemos que garantizar la eficiencia y la seguridad puede ser una tarea abrumadora como IT Manager. Pero, hay luz al final del túnel.

El 74% de los ingenieros coinciden en que la automatización de procesos con Inteligencia Artificial (IA) ayuda a ahorrar entre un 11 y un 30% del tiempo antes dedicado a procesos manuales, según estudios. Por lo tanto, si automatizas tus procesos de IT, podrás solucionar los problemas que mencionamos antes, mejorar la toma de decisiones y transformar la forma en que opera tu equipo para mayor productividad. Sigue leyendo este blog en el que te compartimos todo lo que debes saber sobre la automatización de IT.

¿Por qué la automatización de IT es importante en equipos remotos?

Imagina esto: un empleado remoto necesita acceso a una herramienta crítica para su trabajo, pero el proceso manual para asignarle permisos demora horas, o incluso días. Mientras tanto, tu equipo de IT está abrumado por tareas rutinarias como configuraciones de dispositivos, actualizaciones de software y resolución de problemas técnicos, lo que deja poco margen para las iniciativas estratégicas. Entonces, ¿cómo superar este escenario con éxito?

Aquí es donde la automatización de IT, impulsada por la automatización robótica de procesos (RPA), marca la diferencia. En pocas palabras, te permite hacer más con menos. Aunque al principio requiere una inversión de tiempo y recursos, la automatización reduce significativamente tus costos operativos y la carga de trabajo manual de tu equipo a largo plazo.

Con sistemas automatizados, todas esas tareas repetitivas y rutinarias de IT se ejecutan de forma precisa y en tiempo real, liberando a tu equipo para que se enfoque en actividades de alto impacto. Además, la automatización hace que la escalabilidad sea mucho más accesible: las empresas pueden adaptarse rápidamente al crecimiento, la transformación digital y las demandas cambiantes sin necesidad de aumentar proporcionalmente los recursos humanos.

En el contexto de los equipos remotos, la automatización es aún más relevante, ya que permite que las tareas y proyectos fluyan sin fricciones, independientemente de la ubicación o el horario. Así, tus empleados pueden obtener lo que necesitan de IT de forma inmediata, sin obstáculos en su productividad.

Ejemplos concretos de automatización en IT
  • Onboarding remoto simplificado: al automatizar procesos como la configuración inicial de laptops, la instalación de software y la asignación de permisos según roles, las nuevas contrataciones pueden empezar a trabajar desde el primer día, sin retrasos.
  • Ciberseguridad reforzada: las actualizaciones automáticas de sistemas operativos, parches de seguridad y aplicaciones previenen vulnerabilidades y aseguran que las herramientas de trabajo estén siempre protegidas y funcionando de manera óptima.
  • Gestión de accesos eficiente: al automatizar la asignación y revocación de permisos según roles o departamentos, puedes garantizar que los empleados remotos solo tengan acceso a lo que necesitan, de manera rápida y segura.
  • Resolución proactiva de problemas: con alertas automáticas configuradas para detectar fallos de hardware o problemas de rendimiento en las herramientas de trabajo remoto, puedes anticiparte y resolver incidentes antes de que afecten la productividad de todo el personal.
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¿Cómo hacer la automatización inteligente de procesos?

1. Detecta cuellos de botella y prioriza procesos críticos

El primer paso es identificar los procesos repetitivos, manuales y propensos a errores que generan más interrupciones o retrasos en tus operaciones de IT. Esto puede incluir tareas como el onboarding de empleados remotos, la configuración de dispositivos, o la resolución de tickets de soporte técnico. Para priorizar, realiza un análisis que responda preguntas como:

  • ¿Qué procesos están afectando más la productividad del equipo?
  • ¿Dónde se generan las mayores demoras o errores?
  • ¿Qué tareas implican una mayor cantidad de intervenciones manuales y repetitivas?
  • ¿Cuáles son los procesos con más solicitudes recurrentes al equipo de IT?
  • ¿En qué áreas los errores tienen un mayor impacto en la experiencia de los empleados o en la seguridad de la información?

Por ejemplo, si tus programadores tardan días en configurar laptops y cuentas para las nuevas contrataciones, esto no solo retrasa la incorporación de empleados, sino que también afecta la percepción de eficiencia de tu organización. Por eso, automatizar procesos como la instalación de software, la configuración de accesos y la asignación de permisos según roles, puede reducir este tiempo a unas pocas horas.

2. Define tus objetivos de automatización

Luego de analizar cuáles son las áreas donde tu equipo de IT enfrenta desafíos constantes, pregúntate qué es lo que esperas lograr con la automatización inteligente en IT: ¿ahorrar tiempo? ¿Mejorar la precisión? ¿Reducir costos? Si defines objetivos claros desde un inicio, esto te permitirá medir el éxito de la implementación. Además, ten en cuenta estos puntos:

  • Usa indicadores clave de rendimiento (KPIs): define métricas específicas que te permitan medir el éxito de la automatización. Algunos ejemplos podrían ser:
    • Tiempo promedio para resolver un ticket de soporte.
    • Cantidad de errores humanos reducidos en tareas repetitivas.
    • Tiempo de configuración para nuevas contrataciones.
    • Porcentaje de dispositivos actualizados con parches de seguridad a tiempo.
  • Establece metas realistas y alcanzables: considera los recursos actuales y las capacidades del equipo. Por ejemplo, si planeas automatizar el proceso de gestión de actualizaciones, comienza por priorizar los sistemas críticos y luego expande gradualmente a otras áreas.

Ejemplo de objetivo bien definido: "Automatizar el proceso de asignación de permisos y accesos a herramientas para nuevas contrataciones con el objetivo de reducir el tiempo de configuración de 3 días a 1 hora, aumentando la precisión al 100% y eliminando errores humanos”.

3. Elige herramientas IT especializadas

El mercado está lleno de herramientas IT especializadas en automatización. Por eso, es importante que elijas las nuevas tecnologías que mejor se adaptan a las necesidades de tu equipo y la empresa en general. Evalúa aspectos como:

  • Facilidad de uso: ¿podrá tu equipo aprender a usar la herramienta rápidamente?
  • Compatibilidad: ¿se conecta con los sistemas y plataformas que ya utilizas?
  • Soporte técnico: ¿ofrece el proveedor asistencia en caso de problemas?

Por ejemplo, herramientas como Jira Service Management pueden automatizar la asignación de tickets de soporte, mientras que plataformas como Microsoft Intune facilitan la gestión remota de dispositivos y configuraciones.

4. Diseña y mapea el flujo de trabajo automatizado

Antes de avanzar con la implementación de soluciones automatizadas, haz un mapeo del paso a paso sobre cómo funcionará el proceso. Aquí es importante que involucres a tu equipo para asegurarte de que los flujos de trabajo reflejen las necesidades reales.

Por ejemplo, en un flujo de soporte técnico, puedes diseñar un sistema que asigne automáticamente tickets según la prioridad del problema y la experiencia de los técnicos disponibles, mejorando la velocidad de respuesta.

5. Implementa pilotos y ajusta según el feedback

No intentes automatizar todo de una vez. Por el contrario, implementa un piloto en un área específica para probar la solución en un entorno controlado. Luego, evalúa el impacto en términos de tiempo ahorrado, errores reducidos y satisfacción del equipo. En esta instancia, procura recoger todo el feedback de tu equipo de IT y ajusta el sistema, según sea necesario, antes de escalar la automatización a otras áreas.

Por ejemplo, si automatizas la gestión de permisos para nuevos empleados y notas que hay excepciones no contempladas, puedes ajustar las reglas antes de extender la solución a toda la empresa.

Con este enfoque, podrás implementar una automatización inteligente que realmente optimice las operaciones de IT, reduzca la carga de trabajo manual y permita a tu equipo enfocarse en tareas de mayor impacto estratégico.

¿Cuáles son los tres tipos de automatización?

La automatización puede clasificarse en tres tipos principales: automatización de procesos, automatización de tareas y automatización de flujos de trabajo remoto. Cada tipo de automatización es clave para aliviar la carga de trabajo de tu equipo de IT y, a su vez, mejorar la eficiencia interna. Descúbrelos a continuación:

1. Automatización de procesos

La automatización de procesos facilita la eliminación de un conjunto de tareas y actividades que son repetitivas y manuales, a partir de herramientas o programas, que forman parte de un proceso (como puede ser la fase de onboarding).

Por ejemplo, para el proceso de onboarding de empleados remotos, puedes automatizar lo siguiente:

  • La creación de correos corporativos y perfiles en herramientas internas.
  • La configuración de accesos a software y plataformas según el rol.
  • El envío de materiales de capacitación inicial.

Con esto, reduces el tiempo de incorporación y aseguras que los nuevos empleados tengan todo lo necesario desde el primer día, sin depender de la intervención manual de IT.

2. Automatización de tareas

Aquí, la automatización se aplica a tareas que son específicas y más simples que un proceso (este último es mucho más abarcativo). Aunque son tareas pequeñas, representan un ahorro de tiempo y recursos significativo cuando se suman. Tal es el caso de:

  • Actualizaciones automáticas de software y sistemas operativos: puedes configurar políticas para que las aplicaciones y sistemas operativos de los dispositivos de la empresa se actualicen automáticamente, garantizando que los colaboradores remotos siempre trabajen con versiones seguras y optimizadas.
  • Respaldo de datos programado: puedes automatizar el respaldo periódico de archivos y bases de datos críticos, almacenándolos en la nube o en servidores locales, para evitar pérdida de información en caso de fallos técnicos.
  • Restablecimiento automático de contraseñas: puedes implementar un sistema que permita a los empleados solicitar un restablecimiento de contraseña, generar una nueva contraseña temporal y enviarla automáticamente por correo o SMS.
  • Escaneo regular de vulnerabilidades: puedes programar herramientas de seguridad para realizar análisis automáticos en busca de vulnerabilidades en redes, sistemas y dispositivos, notificando a los administradores en caso de detección de riesgos.
  • Instalación automática de software en nuevos dispositivos: puedes configurar perfiles predeterminados para diferentes roles dentro de la empresa. Cuando se entrega un nuevo dispositivo, el sistema puede instalar automáticamente el software necesario según el perfil asignado.
  • Generación automática de reportes: puedes automatizar la creación y envío de reportes periódicos sobre el uso de recursos, incidentes de soporte, métricas de rendimiento del sistema o análisis de ciberseguridad, evitando la recopilación manual de datos.

3. Automatización de flujos de trabajo

La automatización de flujos de trabajo conecta múltiples tareas y procesos. En otras palabras, este tipo de automatización logra que la información y las acciones se transmitan de un paso a otro sin ningún tipo de interrupciones. Esto es especialmente útil cuando necesitas coordinar equipos o herramientas.

Por ejemplo, cuando un empleado remoto reporta un problema técnico, un sistema automatizado podría:

  1. Generar automáticamente un ticket en la plataforma de soporte.
  2. Asignar el ticket al técnico más adecuado según la complejidad del problema.
  3. Notificar al empleado del estado del reporte y los tiempos estimados de resolución.

Además, estos sistemas que implementes podrían enviar recordatorios automáticos si la resolución excede los tiempos estándar establecidos, para un mejor seguimiento interno por parte de IT.

Otras aplicaciones útiles:

  • Gestión de permisos y accesos basados en cambios de roles o promociones internas.
  • Escalado automático de incidentes críticos a niveles superiores.
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¿Cómo la automatización mejora la eficiencia de los equipos remotos?

La automatización no solo beneficia al área de IT, sino que también transforma la manera en la que los equipos remotos trabajan en los distintos departamentos impulsando la eficiencia operativa y permitiendo a los empleados centrarse en tareas de mayor valor. Pero, ¿cómo se evidencia esto? Veamos algunos ejemplos según el área de trabajo:

1. Marketing y Comunicación

  • Programación de publicaciones en redes sociales: herramientas como Hootsuite o Buffer facilitan la automatización y la planificación de contenido en diferentes plataformas y zonas horarias, para que las acciones publicitarias lleguen al público objetivo en el momento adecuado.
  • Segmentación y personalización de campañas de email marketing: hay soluciones como HubSpot o ActiveCampaign que automatizan la segmentación de contactos según comportamiento o intereses. Esto mejora la efectividad de las campañas y ahorra tiempo en el manejo de la base de datos.
  • Generación de informes de rendimiento: integraciones con herramientas como Google Analytics permiten que los datos de campañas y sitios web se recopilen, analicen y presenten como informes de forma automática.

2. Recursos Humanos

  • Gestión de procesos de onboarding: plataformas como Deel automatizan el proceso de incorporación de nuevos empleados, desde el envío de contratos hasta la configuración de beneficios, sin importar el país del colaborador.
  • Programación de encuestas: herramientas como BambooHR permiten automatizar encuestas de satisfacción o evaluaciones de desempeño de RR.HH., a partir de las cuales se pueden tomar mejores decisiones con respecto a la gestión del talento.
  • Control de permisos: aplicaciones como Timetastic automatizan el seguimiento de ausencias, eliminando tareas manuales y reduciendo errores administrativos.

💡Si quieres saber más sobre los beneficios de la automatización de RR.HH., descubre este otro blog donde ampliamos más este tema.

3. Finanzas

  • Automatización de pagos internacionales: soluciones como Deel procesan la nómina de empleados en diferentes monedas, cumpliendo con regulaciones locales sin necesidad de lidiar con tasas de cambio.
  • Control de gastos del equipo: herramientas como Expensify automatizan el reporte y reembolso de gastos, categorizándolos y generando informes relevantes.
  • Consolidación de informes financieros: sistemas como QuickBooks integran y automatizan la recopilación de datos financieros de las empresas.

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Sobre el autor

Mayteck es una profesional y yoguini, apasionada por el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, así como por el desarrollo personal. Es una líder creativa en comunicaciones y marketing con más de una década de experiencia. Mayteck es Content Manager para Latam en Deel, y con su pasión por contar historias aporta nuevas perspectivas sobre las oportunidades para trabajadores y empresas.

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