Cómo gestionar la DIOT ante el SAT al contratar en México

Colaborar con contratistas independientes en México es una estrategia popular para las empresas internacionales. Aunque es un método efectivo para acceder al talento latino, también es cierto que implica una capa de complejidad fiscal. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) requiere una retención de impuestos específica para los pagos a contribuyentes mexicanos, la cual se reporta mediante la DIOT (Declaración Informativa de Operaciones con Terceros).

Llevar cualquiera de estos trámites incorrectamente pone a la empresa en riesgo de sufrir penalizaciones, además de generar problemas fiscales para los contratistas. En esta guía te diremos todo lo que debes saber para presentar la DIOT ante el SAT.

Qué es la DIOT y por qué le importa a tu empresa

La Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) es definida por el gobierno mexicano como un informe donde los contribuyentes reportan datos sobre el pago, retención, traslado y acreditación del IVA (Impuesto al Valor Agregado) con respecto de las operaciones hechas con proveedores. Estos proveedores pueden ser nacionales, extranjeros o internacionales.

La DIOT es muy importante para las empresas internacionales, ya que, aunque estas no cuenten con una entidad local en México, los contratistas del territorio nacional necesitan reportar los pagos recibidos para completar su documentación en materia tributaria. Esto quiere decir que la forma en la que la empresa lleva sus procesos de nómina afecta directamente la habilidad del trabajador independiente para garantizar su cumplimiento legal.

Para que la DIOT esté correcta es necesario que los contribuyentes lleven el adecuado control y reporte de las facturas correspondientes. La DIOT se construye a partir de la información contenida en las facturas, por ello, la precisión de estas es indispensable para un reporte preciso.

La DIOT es muy relevante tanto para la empresa como para el colaborador, porque si esta se hace de forma incompleta o inconsistente, el SAT puede auditar. Igualmente, si existen discrepancias entre los montos pagados por la empresa y los reportados por el contratista, ambas partes pueden ser sometidas a problemáticas legales y fiscales.

Cómo funciona la retención de IVA en pagos a contratistas en México

El withholding tax o la retención de impuestos es un mecanismo de recaudación tributaria donde una cantidad de dinero específica se deduce de los ingresos de una persona o de una entidad. Aunque los contratistas que residen en México son responsables de gestionar sus propios impuestos, las empresas extranjeras que los contratan deben de retener parte de sus pagos para enviarlos a las autoridades mexicanas.

Para las personas físicas, es necesario aplicar una retención del IVA del 10.6667% y una retención del ISR (impuesto sobre la renta) del 10%, de acuerdo con las reglas fiscales. Cabe destacar que esta retención no aplica para las personas morales.

Para determinar la tasa de retención correcta es necesario conocer el régimen fiscal del contribuyente, el cual puede ser un Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), un Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), régimen de actividad empresarial o régimen de servicios profesionales. El tipo de régimen dependerá de la actividad que el contratista haga y los ingresos que reciba. También se deben de considerar otros factores como los tratados fiscales y el tipo de pago.

Muchas empresas que operan fuera de México creen que el DIOT que se presenta ante el SAT no les afecta, pero al tener relaciones laborales con un contratista en territorio mexicano, la compañía adquiere una obligación en materia de retención y documentación, ya que los servicios prestados por el contratista están sujetos al pago de impuestos.

Es muy importante solicitar la Constancia de Situación Fiscal al contratista antes del primer pago por sus servicios. Esto ayudará a verificar su régimen fiscal y corroborar las contribuciones que se necesitan ante el SAT.

El proceso paso a paso: del contrato a la declaración DIOT

El flujo para una declaración DIOT ante el SAT puede parecer confuso. Sin embargo, en términos generales, estos son los pasos necesarios para completar una DIOT:

1. La empresa debe crear un acuerdo laboral que incluya las cláusulas fiscales correctas.
2. El contratista debe generar un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) por cada pago recibido.
3. La empresa debe validar el CFDI con base en los requerimientos del SAT.
4. Las tasas de retención de impuestos deben de calcularse y aplicarse al momento del pago.
5. El trabajador independiente recibe su pago neto y la compañía deberá conservar su prueba de retención.
6. La información de todas las facturas emitidas deberá incluirse dentro del llenado de la declaración DIOT mensual.

Es importante destacar que, si el primer paso queda mal, el segundo paso también se verá afectado. Una factura errónea puede ocasionar un efecto dominó que afecte a toda la DIOT, por lo que es importante revisar cuidadosamente cada parte de la declaración.

No hay que olvidar que la fecha límite para entregar la información es el mes inmediato posterior al que se hicieron los pagos y retenciones de IVA. Las declaraciones tardías pueden generar penalizaciones, incluso si la información reportada es correcta.

Cómo reducir el riesgo fiscal y operativo

La presentación de la DIOT ante el SAT puede facilitarse si las empresas implementan procesos especializados y se apoyan en socios estratégicos como Deel Contractor.

Estas son las mejores prácticas que las compañías pueden utilizar para optimizar sus procesos al trabajar con contratistas en México:

• Estandariza procesos de onboarding para contratistas y así recolectar toda la información fiscal anticipadamente.
• Automatiza la validación de las facturas para asegurar su cumplimiento legal.
• Integra sistemas de cálculo de retención de impuestos en el flujo de pago. Evita hacer estas operaciones manualmente, ya que se puede incurrir en errores humanos.
• Establece fechas límite y calendarios de trabajo para agilizar los procesos y ofrecer un par de días adicionales para la revisión y la corrección antes de presentar la declaración.

El IVA en México solo se aplica para aquellos servicios que se llevan a cabo en territorio nacional y su tasa es del 16%. El impuesto aplica para servicios digitales, intermediarios, importados y servicios usados en México. Los servicios de exportación, así como los que no se usan en México, al igual que unas excepciones específicas, no necesitan cubrir este IVA.

Hay que ser conscientes de los tratados tributarios, ya que estos afectan la presentación de la DIOT al SAT, especialmente si se trabaja con contratistas con obligaciones fiscales duales.

Cómo Deel Contractor simplifica el cumplimiento fiscal en México

La gestión de la DIOT y las retenciones en México presentan múltiples complicaciones operativas. Llevar estos procesos manualmente, en especial con varios contratistas en México, es desafiante para los equipos financieros.

Por ello, es importante contar con un socio como Deel Contractor, que ofrece la solución óptima para aquellas compañías que pagan a contratistas ubicados en México. Nuestro equipo se encarga de generar contratos con cumplimiento legal, gestionar las facturas de acuerdo con las legislaciones locales, automatizar los cálculos de retenciones y procesar los pagos respetando los parámetros y requerimientos tributarios de México.

Nuestro servicio permite crear contratos personalizados para el régimen fiscal de cada contratista y ofrece una función para validar las facturas de forma automática, garantizando que nunca se procese una que no concuerde con los requerimientos legales. Igualmente, Deel Contractor ofrece un sistema automático para el proceso de retención con la tasa correcta y presenta una plataforma única para gestionar todos los pagos a los contratistas, manteniendo una documentación accesible y actualizada.

Asegurar el cumplimiento de esta declaración permite que las empresas eviten multas y penalizaciones financieras y ayuda a construir un proceso de pago escalable sin necesidad de añadir más empleados al equipo de finanzas cada vez que se contrata a un nuevo colaborador en México.

Deel Contractor es la solución más eficiente para los líderes financieros que buscan establecer relaciones laborales con contratistas en México legalmente. Explora Deel Contractor y descubre cómo nuestros servicios pueden optimizar tus procesos de pago y liberar cargas administrativas en tus equipos.

Optimiza tus pagos con tus contratistas en México con el apoyo de Deel Contractor

El cumplimiento de la DIOT y la retención de impuestos en México no es un paso opcional. Todas aquellas empresas que mantengan relaciones laborales con contratistas en este país deben de tomarse en serio estas obligaciones.

Si quieres que tu empresa se evite problemas con estos informes, es necesario optimizar los procesos de pagos y de generación de facturas desde el primer día. Deel Contractor les brinda a los equipos financieros un sistema altamente eficiente que toma en cuenta la lógica de las contribuciones tributarias locales y garantiza el cumplimiento legal en cada paso del proceso. Conoce más sobre Deel Contractor y programa tu demo para que nuestro equipo de expertos te muestre cómo puedes integrarlo en tu empresa.