Control de costos laborales: KPIs que todo CFO debe conocer

Un factor clave que muchas empresas en fase de expansión omiten al momento de planear sus costos laborales, es el establecimiento de KPIs.

Los KPIs, también conocidos como Key Performance Indicators, son métricas medibles que indican el rendimiento y cuantifican el grado en el que se cumplen objetivos. Los KPIs son vitales en los departamentos financieros y de recursos humanos ya que permiten que los líderes de ambas áreas anticipen comportamientos en materia de gastos laborales, realicen una planeación estratégica y tomen mejores decisiones con respecto de contrataciones, gestión de talento y de nómina.

En este artículo te mostraremos por qué los costos laborales son tan relevantes en el crecimiento de una empresa, cuáles KPIs son los mejores para medirlos y qué herramientas te permitirán automatizar su monitoreo para optimizar los recursos de forma más eficiente.

Por qué la visibilidad de los costos laborales es vital para los CFOs

Dentro de los múltiples gastos con los que cuenta una empresa emergente, no cabe duda de que los costos laborales se encuentran entre los más significativos, en especial cuando la compañía está en fase de expansión.

Los retos de monitorear y gestionar gastos se vuelven particularmente complejos cuando se cuenta con una nómina global que se expande a través de diversas entidades o divisas. Si los países donde las empresas operan incrementan, también lo hará así la dificultad de la gestión de costos. Por ello, es de suma importancia que los CFOs y líderes financieros cuenten con datos e información precisa para tomar decisiones estratégicas y evitar puntos ciegos al momento de analizar sus presupuestos y su rendimiento.

Monitorear los KPIs estratégicamente puede ser la clave para transformar la gestión de costos y de nómina de una simple tarea administrativa a una valiosa fuente de información financiera.

Qué incluyen los costos laborales

A primera vista, el término “costos laborales” es bastante vago. Si de verdad quieres recuperar el control sobre la cantidad de dinero que tu empresa está gastando, lo primero que debes de hacer es identificar qué aspectos engloba este concepto. Por ello, aquí te presentamos una lista con los principales gastos empresariales:

• Costos de personal directos e indirectos: esta categoría incluye, por supuesto, los salarios de tus empleados permanentes y tus trabajadores independientes. No obstante, también cubre las contribuciones sociales, los beneficios y prestaciones y otros gastos indirectos tales como los procesos de entrenamiento y onboarding.
• Costos regionales: una parte significativa de los gastos de una empresa son las variaciones por región, particularmente la de los impuestos y las obligaciones de cumplimiento. Estos cambian dependiendo del país donde opere la empresa e impactan la totalidad de los costos laborales. También se consideran parte de esta categoría las primas vacacionales, los bonos anuales u otros beneficios labores obligados por la ley local.
• Costos ocultos: en esta categoría entran todos aquellos gastos que pueden no ser muy evidentes a primera vista. El absentismo, la constante rotación de personal o el pago de tiempo extra son tan solo algunos ejemplos de situaciones que pueden elevar tus costos laborales totales, pero que muchos CFOs no consideran durante su planeación o estimación de presupuestos.

Los CFOs y otros líderes financieros y de recursos humanos de las empresas deben de considerar todos estos gastos al momento de calcular el costo total por empleado. La nómina por sí misma no es un indicador integral que refleje la totalidad de la inversión que una empresa debe de dedicarle a un colaborador, por ello, es importante que se identifiquen los gastos laborales adicionales y se añadan a las estimaciones anuales y trimestrales.

KPIs clave para monitorear los costos laborales de forma efectiva

Existen múltiples indicadores que te permiten medir qué tan buenos son los costos laborales de una empresa. Aquí te presentamos un listado con los más relevantes:

Índice del costo laboral total

Muestra qué porcentaje de las ganancias totales de la empresa se invirtió en pagos de nómina y gastos relacionados con ella. Ayuda a identificar si los gastos en el cuerpo laboral están alineados con las metas de crecimiento y rentabilidad de la empresa.

Costo por empleado / costo por contratación

Esta KPI te permite medir la eficiencia en los procesos de contratación y gestión de tu fuerza laboral. De igual forma, muestra cómo el reclutamiento, el onboarding y las estrategias de retención impactan los costos totales laborales.

Porcentaje del costo por horas extra

Indica cómo se distribuye la carga laboral entre sus empleados y señala problemas potenciales en materia de productividad. Cuando los empleados acumulan una mayor cantidad de horas extra trabajadas, puede indicar que existen ineficiencias en los procesos o en el desempeño, o que existe falta de personal y los equipos deben crecer para poder alcanzar los objetivos en tiempo y forma.

Tasa de absentismo y rotación de personal

Identifica las pérdidas en materia de productividad y los gastos de recontratación ocasionados por las faltas laborales de los empleados o la constante rotación del personal. Este indicador es crítico para predecir gastos y evaluar riesgos.

Costo de beneficios laborales y compliance

Permite identificar las obligaciones impuestas por la ley laboral de cada país, lo cual es vital para poder calcular el costo total de cada empleado. Es importante lograr un balance entre los beneficios y las prestaciones y el control de los costos laborales a largo plazo.

Puntualidad y precisión de la nómina

Indica la frecuencia y el costo de los errores o los retrasos en el pago de nómina. Esto es muy relevante, ya que afecta considerablemente a la satisfacción del empleado y a la eficiencia operativa.

Cómo utilizar los KPIs para optimizar el control de los costos laborales

No cabe duda de la importancia de los KPIs en la gestión de nómina y gastos laborales de la empresa. Debido a esta relevancia, hemos compilado este listado donde te mostramos cómo puedes usar estos indicadores para mejorar el control de los gastos laborales del negocio:

• Identifica tendencias y casos atípicos entre los diferentes departamentos de tu empresa y los países donde opera.
• Establece parámetros realistas para medir la productividad y eficiencia de costos.
• Utiliza las mismas métricas de desempeño para alinear a los departamentos de finanzas y recursos humanos.
• Utiliza la información de los KPIs para tomar decisiones estratégicas en materia de contrataciones, automatización y reestructuración.
• Transforma la estrategia de tu negocio de una dinámica reactiva de ajustes a una planeación financiera activa.

Principales desafíos de monitorear los costos laborales globales

La mejor forma de controlar gastos de nómina y costos laborales eficazmente es identificando los obstáculos y problemáticas que pueden surgir durante el proceso de planeación y monitoreo.

Aquí compilamos los principales desafíos a los que los CFOs se enfrentan cuando buscan controlar y gestionar los gastos de su empresa:

• Sistemas de nómina descentralizados e información presentada de forma inconsistente.
• Reportes manuales erróneos y análisis tardíos.
• Dificultad para consolidar información sobre los costos laborales en múltiples divisas y con marcos fiscales distintos.
• Falta de integración entre los sistemas del pago de nómina, RR.HH. y contabilidad.

Cómo Deel puede ayudar a los CFOs a retomar el control

El uso de herramientas digitales para dar seguimiento a los costos laborales de tu empresa es la mejor estrategia para los CFOs y los stakeholders financieros y de RR.HH. Servicios como el de Deel Payroll liberarán a tus empleados de cargas administrativas innecesarias y les permitirán gestionar todo en un solo lugar.

Estas son algunas de las ventajas que Deel Payroll te ofrece para lograr una mejor gestión de los costos laborales:

• Una sola plataforma con información centralizada sobre la nómina en más de 150 países.
• Reportes y analytics automáticos que brindan visibilidad sobre los costos laborales en tiempo real.
• Compliance automatizada y precisa que elimina la necesidad de gestionar a múltiples proveedores.
• Un dashboard integral que te muestra información en múltiples divisas y te permite monitorear tus gastos de nómina y KPIs globales.
• Integración entre tus sistemas financieros, de recursos humanos y de nómina para obtener reportes unificados.

Optimiza tus gastos laborales e identifica KPIs clave con Deel

Monitorear los KPIs clave de una empresa permite que los CFOs pasen de un control de gastos laborales reactivos a una administración estratégica de la fuerza laboral.

Si se cuenta con una nómina centralizada y reportes automatizados, los costos laborales se vuelven más transparentes, predecibles y fáciles de gestionar. Por ello, los líderes financieros deben valerse de herramientas como la Global Payroll de Deel, la cual brinda mayor visibilidad, precisión y control para optimizar los costos laborales e incrementar la rentabilidad del negocio.

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