¿Escalando de 5 a 50? Cómo gestionar datos de personal

Cuando una startup va de tener 5 a 50 empleados en su nómina, gestionar sus datos e información se vuelve exponencialmente más complejo. Como socio fundador/director o jefe de recursos humanos necesitas de un sistema estructurado que te ayude a evitar riesgos de cumplimiento, errores de nómina e ineficiencias operacionales. El SIRH de Deel te apoya con estas soluciones, además de que hace tu transición de pocos a más empleados rápida, sencilla y sin líos. Asimismo, obtienes informes, workflow y permisos centralizados que te permitirán tener una visión integral de tu equipo de trabajo.

¿Por qué importa el manejo de datos de empleados cuando vas de 5 a 50?

Las startups pequeñas usualmente registran los datos de sus trabajadores de forma manual y se apoyan de spreadsheets para gestionarlos. Esto se sale de control a medida que la empresa crece. Los riesgos que esto genera pueden incluir multas por incumplimiento de normas legales, errores de nómina, incorporación ineficiente de personal y una baja calidad en cuanto a la experiencia de los propios empleados.

Cuando tu startup va de 5 a 50, gestionar los datos de personal multiplicados es esencial, pues supone un aumento de información que hay que saber almacenar, administrar y proteger. La eficacia al llevar esto a cabo optimiza procesos y garantiza el cumplimiento de las normas y la protección de toda tu información.

Errores comunes en los que caen las startups al gestionar datos de empleados

• Usar varias spreadsheets o sistemas anticuados. Cuando cada departamento o equipo usa su propia base de datos, se pierde la oportunidad de reunir y analizar información integral y valiosa. Se duplica el trabajo y se desperdicia tiempo. Lo mismo ocurre si usas un sistema pasado de moda que no servirá para optimizar tus datos y sus respectivos reportes. Si implementas plataformas centralizadas de datos que permitan el acceso y análisis multifuncional, darás lugar a una cultura colaborativa que te ayudará a alcanzar tu objetivo.
• No actualizar los datos del personal. Poseer información inconsistente, incompleta o sin actualizar daña la confianza y malgasta recursos. Implementa procesos sólidos de gobernanza de datos e invierte en herramientas que limpien y validen tus datos con regularidad para garantizar su exactitud.
• No garantizar la seguridad de la información de los trabajadores. Si no lo haces, te arriesgas a amenazas digitales que pueden tener terribles consecuencias como pérdidas financieras, penalizaciones legales o daños a la reputación de tu compañía. Actualiza protocolos de seguridad con regularidad, capacita a tu personal con respecto a las mejores prácticas de ciberseguridad y adopta la encriptación y controles de acceso para salvaguardar tus datos.
• Falta de integración de las plataformas de nómina y beneficios. Si tus plataformas no están unificadas, das mucho margen de error. Además, tiene efectos que pueden ocasionar resultados y toma de decisiones equivocados o pérdida de oportunidades.
• No tener un acceso claro de permisos, arriesgando así violaciones a la privacidad de datos e información. Sin estos, también te expones a que la información caiga en las manos equivocadas, se haga un mal uso de ésta e incluso a multas significativas.

Mejores prácticas para gestionar los datos de los empleados a gran escala

• Centraliza el registro de personal en un SIRH seguro. En él podrás almacenar, organizar, analizar y procesar los datos de los empleados en un solo espacio. Evalúa elementos como encriptación, autenticación, autorización, respaldo, recuperación, auditoría y monitoreo y asegúrate de que cumplan con ciertos estándares.
• Establece una política de manejo de datos. Este es un conjunto de guías y reglas que definen cómo se recolectan, almacenan, actualizan y usan los datos del personal. Te puede ayudar a organizar tus prácticas de gestión de datos según tus objetivos administrativos y requerimientos legales. También ayuda a comunicar tus expectativas y obligaciones a los empleados y contratistas.
• Normaliza los procesos de introducción de datos. Al estandarizarlos, el margen de error se reduce y tu información será más exacta. Asegúrate de que las reglas para introducir datos sean claras, capacita al personal, usa herramientas de validación de datos y formatos consistentes de fechas, nombres y otros campos comunes.
• Implementa el acceso basado en funciones (RBAC) para proteger información sensible. Al regular quién puede acceder a ciertos recursos en particular y lo que pueden hacer con estos, se mitigan los riesgos al concertar los privilegios de acceso con los roles o posiciones de aquellos que los usan.
• Audita y actualiza periódicamente los datos de empleados para garantizar el cumplimiento de la normativa. Esto es crucial para proteger a tu startup de riesgos legales e incluye ajustarse a las leyes de empleo y de protección de datos personales de cada país donde operes. Revisa y verifica la información del personal, asegurándote de su exactitud y actualizando lo que sea necesario, como su estatus de empleo y detalles de contacto. (Esta es la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados de la Ciudad de México, por ejemplo.)
• Integra tu sistema de datos de recursos humanos. Utilizando herramientas de nóminas, prestaciones e incorporación, tus procesos se optimizarán. Obtendrás mayor precisión de la información, mejorando así la cultura organizacional y la experiencia de los empleados.
• Revisa y perfecciona los procesos de gestión de datos. Hay que hacerlo periódicamente, pues las necesidades y desafíos pueden cambiar con el tiempo. Puedes valerte de análisis de datos, métricas o retroalimentación de los usuarios para evaluar la efectividad y la eficiencia de tu sistema de recolección, actualización, validación, verificación y uso de datos.

Herramientas y soluciones para gestionar los datos de personal de manera eficiente

Un SIRH es la mejor herramienta posible para las startups que están escalando rápidamente. Considera su capacidad de integrar tanto datos, como otras herramientas digitales. Algunas de sus ventajas son:

• Almacenamiento centralizado y seguro de los datos de personal. Datos como domicilio, teléfono, salario e información fiscal, quedarán almacenados y organizados de forma segura y encriptada. Asimismo, serán de fácil acceso para quien cuente con la debida autorización y no habrá necesidad de que los trabajadores tengan que usar múltiples plataformas según lo que necesiten consultar o llevar a cabo.
• Agilización de los procesos de alta y baja de personal. Facilita el envío de equipos de trabajo, verificaciones de antecedentes y contratos, la inscripción a prestaciones y el acceso a una plataforma donde los trabajadores puedan registrar su información personal, lo que contribuye a mejorar su experiencia organizacional. Igualmente, te servirá para cuando hay que dar de baja a algún empleado, ayudando a finiquitar cualquier trámite pendiente y eliminando la información que corresponda en tiempo y forma.
• Elaboración fácil de informes para la dirección y los inversores. Un SIRH eficaz te apoyará realizando informes visuales de todo tipo que podrás adaptar según tu target. Estos pueden ser administración de nóminas, costos, métricas de retención u organización de la plantilla.
• Documentación preparada para el cumplimiento de normativas para auditorías. Un buen síntoma de que tu SIRH es el indicado es que, por ejemplo, te asista localizando los contratos según la región en la que se expidan y que sean actualizados de acuerdo con los últimos requerimientos legales. Otro, que te permita la recolección automatizada de documentos legales o se haga responsable por el cumplimiento (impuestos de nómina, contribuciones sociales y prestaciones obligatorias).
• Otros beneficios son el seguimiento de horas de trabajo, la gestión de prestaciones y compensaciones, automatización del payroll y el hecho de que cada trabajador pueda utilizar por sí mismo la plataforma para cualquiera que sea su necesidad.

Para elegir el sistema de recursos humanos adecuado para tu empresa, deberás hacerte preguntas tales como:

• Posibilidad de centralizar tareas operativas y manuales relacionadas con el manejo de los recursos humanos de tu startup.
• Posibilidad de integrarlo con software que te apoya con soluciones de reclutamiento y otros procesos de RR.HH.
• Facilidad de uso por parte del personal y opciones que tienen para hacerlo.
• Presupuesto con el que cuentas.
• Posibilidad de programar una demostración.
• Nivel de cumplimiento con regulaciones locales.
• Escalabilidad, seguridad, accesibilidad y soporte técnico
• Posibilidad de probarlo antes de tomar una decisión definitiva.

El SIRH de Deel es tu mano derecha a la hora de gestionar los datos de personal cuando tu startup crece

En Deel entendemos tus necesidades, por lo que nuestra herramienta SIRH te permite:

• Organizar los datos de tu personal en una sola plataforma, accesible desde cualquier lugar. Está disponible en más de 150 países, en donde nuestros expertos locales están listos para resolver cualquier duda que puedas tener sobre las respectivas contrataciones, lo que te asegura cumplimiento normativo en cualquiera de sus formas. Nuestro software recopila automáticamente documentos y licencias y ofrece herramientas como gestión de documentos, reportes y aprobación de procesos de trabajo.
• Integrarte a la perfección con herramientas de nómina y contratación global. El SIRH de Deel se puede integrar fácilmente con las plataformas más populares de RR.HH., lo que te permite importar y exportar información de manera sencilla. Algunas de estas plataformas son OneLogin, Quickbooks, Xero, Workday y Workable, entre otras. Además, Deel tiene certificación ISO 27001, dándote la tranquilidad de que tus datos están seguros con nosotros.
• Garantizar el cumplimiento legal que concierne al almacenamiento y protección de datos en múltiples países a medida que tu startup se expande. El software SIRH de Deel garantiza que tu compañía contrate y remunere a su fuerza de trabajo de acuerdo con leyes y regulaciones locales. Cubrimos las áreas principales de cumplimiento, tales como seguridad, leyes de trabajo y de inmigración, manejo de nóminas y prestaciones.
• Ahorrar tiempo a los equipos de recursos humanos, permitiéndoles centrarse en iniciativas estratégicas de crecimiento. Además, ofrecemos asistencia inmediata, pues nos puedes contactar cuando quieras o necesites a través de nuestro chat de servicio al cliente.

Cuando tu empresa va de emplear 5 a 50 personas es un gran logro que requiere de sistemas robustos de gestión de datos de personal que proporcionen apoyo a las operaciones, al cumplimiento de normas y a la cultura organizacional. Olvídate de hacer malabares con normativas locales e internacionales en constante cambio, de la clasificación errónea de empleados o contratistas y de riesgos innecesarios por manejar múltiples spreadsheets manualmente. Con el SIRH de Deel proteges tu organización a nivel internacional realizando contratos localizados, automatizando trámites fiscales y protegiendo toda tu información, lo que te garantizará estar al corriente con las leyes locales.

Optimiza tu gestión de datos de RR.HH. con el SIRH de Deel: ¡explóralo o programa una demo hoy mismo!