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12 min read

Cómo gestionar un proyecto de transformación de nómina

Pagos globales

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Autor

Mayteck Arenas

Publicado

02 diciembre, 2024

Última actualización

31 enero, 2025

Tabla de contenidos

¿Qué es una transformación de nómina?

Pasos clave para gestionar un proyecto de transformación de nómina global

Barreras potenciales para la transformación de nómina y sus soluciones

Reimagina tu enfoque de nómina internacional con ayuda de Deel

Puntos clave
  1. Transformar tu sistema de nómina no solo es necesario para expandirte internacionalmente y mantener la competitividad, sino también para asegurar el cumplimiento legal.
  2. Una planificación detallada y una buena preparación son clave para el éxito. Empieza evaluando tu sistema actual y, luego, involucra a los stakeholders, comunica los cambios a tus empleados y ayuda a tu equipo a adaptarse.
  3. Elegir el proveedor de nómina adecuado es un paso crucial. Asegúrate de que puedan ofrecer soporte durante la transición, así como facilitar el procesamiento de pagos y la gestión de cumplimiento legal a largo plazo.

Hacerte preguntas como estas es importante: ¿Tu sistema de nómina está listo para una fuerza laboral global? ¿Puede este escalar con al mismo ritmo al que tu negocio crece y ayudarte a ser ágil y resiliente?

Confiar en métodos tradicionales solo te llevará hasta cierto punto. A medida que tu empresa crece y se expande internacionalmente, los sistemas antiguos tienden a quedarse cortos con la variedad de métodos de pago, monedas y requisitos fiscales, lo que ralentiza procesos y te expone a errores costosos.

Transformar la nómina es clave para preparar a tu empresa para el éxito en mercados internacionales. Al modernizar tus operaciones de RRHH y finanzas, puedes expandirte con riesgos mínimos y mantener el cumplimiento legal a nivel global.

Esta guía ofrece insights de expertos de Deel y de líderes de la industria, compartidos en webinars recientes: Global Payroll Summit y Desbloquea el potencial de la nómina: cómo optimizar tus operaciones globales (en inglés).

¿Qué es una transformación de nómina?

La transformación de nómina implica pasar de un sistema obsoleto a un modelo moderno, integrado y eficiente.

Esto abarca mucho más que un cambio de software: incluye actualizar políticas y procedimientos, así como definir roles y responsabilidades individuales.

Aquí detallamos los componentes esenciales de una transformación de nómina exitosa:

  • Modernización del sistema: sustituye el software antiguo y evalúa proveedores que ofrezcan herramientas más robustas.
  • Alineación global: implementa procesos que garanticen el cumplimiento en cada país donde contratas y pagas a empleados.
  • Consolidación: integra los sistemas para centralizar datos y mejorar la colaboración entre departamentos.
  • Transparencia de datos: aprovecha el software de análisis para obtener datos en tiempo real y tomar decisiones informadas.
  • Empoderamiento de empleados: facilita la autonomía de tus equipos para gestionar sus datos de nómina mediante funciones de autoservicio.

Al aplicar estos cambios, aumentas tu precisión y eficiencia general. El resultado es un sistema optimizado, capaz de respaldar el crecimiento internacional de tu negocio y gestionar una amplia fuerza laboral distribuida.

Pasos clave para gestionar un proyecto de transformación de nómina global

Transformar la nómina es un proceso complejo que impacta a toda la empresa. Planificar cada etapa y preparar a tu equipo puede garantizar que todo se desarrolle sin contratiempos.

1. Evalúa tu proceso de nómina actual

Empieza con una auditoría exhaustiva de tus sistemas y procesos de nómina actuales, la cual debe incluir:

  • Software de nómina e integraciones
  • Relaciones con proveedores:
  • Precisión e integridad de los datos
  • Gestión del cumplimiento legal
  • Costos totales
  • Expertise dentro de la empresa
  • Experiencia y satisfacción del empleado

Específicamente, busca brechas e ineficiencias en tus flujos de trabajo. Problemas como cuellos de botella y tareas repetitivas son lo que te impide optimizar procesos y escalar tus operaciones.

La [nómina] debe ser lo más eficiente y automatizada posible. Al evaluar áreas de mejora, observa el trabajo manual, donde los problemas se repiten mes a mes, ciclo tras ciclo.

Daniel Mellor,

Associate Director, Payroll Operations en Deel

Una vez que hayas identificado las áreas de mejora, considera lo que necesitas lograr. ¿Estás expandiéndote a un nuevo mercado? ¿Contratando trabajadores remotos en diferentes países? Basado en estas necesidades, establece objetivos claros para que todo tu equipo trabaje hacia ellos.

Decide cuáles indicadores clave de desempeño (KPI) utilizarás para medir tu progreso. Algunos KPI comunes en temas de nómina son:

  • Costo por empleado
  • Tiempo de procesamiento
  • Tasa de errores
  • Tiempo de resolución de errores
  • Número de quejas

Supongamos que tu empresa planea contratar gente en varios países nuevos, y una de tus principales preocupaciones es la satisfacción de los trabajadores, ya que dependes de tu reputación como un gran empleador. Un objetivo podría ser crear un flujo de trabajo de onboarding y nómina libre de problemas, mejorando la experiencia general del empleado. Podrías medir tu progreso rastreando el tiempo de onboarding o las tasas de error en la nómina, mientras implementas encuestas rápidas para que los nuevos empleados te den su feedback.

2. Crea un buen equipo

Una transformación exitosa de la nómina requiere un equipo completo con experiencia en múltiples departamentos.

Comienza con tu equipo de nómina, ya que sus conocimientos pueden guiar el proyecto. Como dice Victoria O'Callaghan, Directora de Implementación de Deel: "Ellos lidian con estos sistemas día tras día. Saben lo que realmente quieren ver, ya sea desde una perspectiva de informes o cuánto tiempo manual dedican a la entrada de datos".

Además de la nómina, involucra a miembros clave de los departamentos de RRHH, finanzas e IT. Dependerás de su experiencia para lanzar el nuevo sistema y apoyar a los empleados.

Cada miembro del equipo encargado de la transformación de nómina debe tener roles y responsabilidades claramente definidos. Asegúrate de que sepan:

  • Los plazos y fechas límite clave
  • A quién reportar
  • Cuales herramientas y recursos usar
  • El proceso para escalar problemas
  • Los parámetros para medir el progreso
  • Cómo se ve el éxito según las expectativas

La colaboración efectiva es clave cuando hay tantos stakeholders involucrados. Programa reuniones periódicas para que todos puedan estar actualizados y dar su opinión sobre el progreso. Si hay algún problema, pueden discutir juntos cómo resolverlo.

Guide

Caso de éxito: Consolidación del pago de nómina a nivel global
¿Cómo puede tu equipo beneficiarse del uso de un único proveedor de payroll global? Descubre las ventajas con esta guía gratuita que hemos creado para ti.

3. Enfócate en la gestión del cambio y la experiencia del empleado

Empieza a comunicarte con los empleados y a prepararlos para la transición una vez se confirme el proyecto de transformación de nómina. Avisarle pronto a los equipos puede disminuir las interrupciones y mejorar la aceptación por parte de los empleados. Una encuesta reciente muestra que a los trabajadores les resulta más fácil gestionar los cambios cuando entienden la situación y se sienten incluidos en la toma de decisiones.

Una vez que tengas los detalles, anuncia la transformación de la nómina a través de un mensaje general para a toda la empresa. Podrías mencionar lo siguiente:

  • Plazos y cronograma
  • Beneficios para los empleados
  • Cómo los cambios afectarán a los equipos
  • Lo que se espera de los empleados

Dirige a los empleados a una sección de preguntas frecuentes en tu base de conocimientos para obtener respuestas rápidas a preguntas comunes. También puedes crear un canal dedicado a esto en Slack donde el personal pueda plantear inquietudes y obtener respuestas oportunas. A lo largo de la transformación, pide feedback regularmente a los empleados. Esto te dará insights valiosos y ayudará a que el personal se sienta comprometido con el proceso.

Los equipos de RRHH y nómina serán los más afectados por los cambios. A medida que sus roles pasan de ser operativos a estratégicos, tendrán que capacitarse más y mejorar sus habilidades. Los proveedores líderes como Deel integran tus departamentos en el sistema y los guían a través de sus funciones y características para que aprendan a usar todo fácilmente. También podemos dar asesoría sobre mejores prácticas y toma de decisiones estratégica, para que puedas enfocarte más en preparar a tu equipo para sus nuevas responsabilidades.

4. Escoge al aliado tecnológico adecuado para la nómina

Investiga y evalúa soluciones de nómina global para encontrar la mejor opción para tu empresa. Este paso es crucial, ya que contarás con ellas durante tu proyecto de transformación y de ahí en adelante.

Encontrar al proveedor adecuado con la flexibilidad o estructura para permitirte crecer en tamaño o agregar ciertas geografías es fundamental. Tener un aliado fuerte es clave porque este proceso es complejo, así que vas a necesitar a alguien que te ayude a hacerlo bien.

Phillippe Manzanares,

SVP de HR Transformation and Digital Operations en Coty

Esto es lo que deberías considerar al comparar posibles proveedores:

  • Automatización: para maximizar la eficiencia de manera exitosa debes contar con acceso a diversas herramientas de automatización efectivas. Busca proveedores como Deel, que ofrecen procesamiento de pagos, cálculos de impuestos y notificaciones de cumplimiento.
  • Nómina multinacional: una cobertura amplia es esencial si planeas expandirte a múltiples ubicaciones o quieres tener la flexibilidad de poder contratar desde cualquier parte del mundo. Por ejemplo, Deel Global Payroll está disponible en más de 100 países.
  • Informes y análisis: las herramientas de análisis de datos en tiempo real te dan insights sobre tu rendimiento, permitiéndote tomar decisiones informadas.
  • Gestión de cumplimiento legal: los proveedores reconocidos tienen experiencia y ofrecen servicios en diferentes jurisdicciones para garantizar que cumplas con las leyes locales.
  • Autoservicio: permitir que los empleados gestionen y consulten sus propios datos de nómina les da autonomía y le ahorra tiempo al departamento de nómina.
  • Estructura de precios: los costos deben alinearse con tu presupuesto y permitirte escalar. Prioriza soluciones con precios por empleado y sin tarifas ocultas.
  • Servicio al cliente: es probable que tu equipo necesite orientación durante el proceso de transformación. Elige un proveedor que ofrezca soporte dedicado, varias opciones de contacto y disponibilidad 24/7.
  • Integraciones: los mejores softwares de nómina se sincronizan con las soluciones más populares para garantizar un flujo de datos libre de interrupciones.

Una vez que hayas reducido tus opciones, puedes empezar a contactar a los proveedores que consideres ideales para tu empresa. Pregunta acerca de su experiencia en la gestión de nómina global y cumplimiento legal. El proveedor perfecto debe contar con múltiples casos de éxito recientes, sobre todo con empresas similares en tu sector.

Otros proveedores de nómina global no tenían con los conocimientos internos ni los sistemas necesarios para satisfacer nuestras necesidades complejas. Deel fue la única solución que realmente nos facilitó la contratación y la nómina a nivel mundial.

Marion Passalinqua,

Mobility and Legal Operations Specialist, Gecko Robotics, Inc.

Antes de tomar tu decisión final, revisa cuidadosamente el contrato. Es mejor que un experto legal evalúe los términos y condiciones para asegurarte de que sean favorables para tu negocio. Si surgen preocupaciones o dudas, discútelas con el proveedor y negocia según sea necesario.

5. Alinéate con los estándares de cumplimiento global

Explora cómo gestionar el cumplimiento legal de la nómina en cada país donde planeas contratar y pagar a trabajadores. A medida que te expandes al extranjero, tus procesos deben facilitar el cumplimiento de las leyes fiscales y laborales de cada jurisdicción.

El reto está en que las regulaciones varían mucho y cambian con frecuencia. Mantenerse al día con la legislación de tantos países puede demandar mucho tiempo y recursos de tu equipo, y el incumplimiento legal puede traer consigo sanciones severas e incluso acciones legales.

Por ejemplo, clasificar erróneamente a los trabajadores puede resultar muy costoso. Si tratas a los empleados como freelancers, algunos estados de EE.UU. te podrían multar con hasta $25,000 por cada caso, además de los impuestos atrasados.

Por eso, es mejor incluir el cumplimiento legal de nómina en tus sistemas y procesos. Opta por una solución como Deel, que ofrece funciones de cumplimiento legal integradas, incluyendo monitoreo y actualizaciones en tiempo real. Así, puedes recibir alertas cada vez que surja un problema potencial y resolverlo antes de que se convierta en un riesgo significativo.

Donde no tengas experiencia, considera tercerizar la gestión del cumplimiento legal con especialistas locales. Por ejemplo, Deel cuenta con expertos legales y contables calificados en todo el mundo para guiarte sobre los requisitos locales.

Otro tema importante es la doble imposición. Si pagas a trabajadores remotos en un país, podrías enfrentar el riesgo de establecimiento permanente, lo que podría llevar a que las autoridades clasifiquen tu empresa como una entidad legal y requieran el pago de impuestos adicionales.

Muchos proveedores de nómina ofrecen un servicio de Employer of Record (EOR) que te ayuda a mitigar este riesgo. De este modo, ellos se convierten en el empleador legal de tu equipo en ese país, permitiéndote mantener el control sobre las operaciones diarias.

6. Monitorea y optimiza después de la implementación

Una vez que el nuevo sistema esté en funcionamiento, sigue monitoreando y haciendo ajustes a medida que tu equipo se vaya adaptando a los nuevos procesos. También puedes descubrir formas más eficientes de manejar ciertas operaciones.

Empieza evaluando si has alcanzado todos tus objetivos. Esto te ayudará a medir el éxito del proyecto de transformación y a identificar cualquier tarea pendiente. Incluso si has superado tus metas, continúa evaluando tu desempeño utilizando los mismos KPIs. Observa cómo funciona el sistema cuando empiezas nuevas iniciativas importantes, como establecer una nueva división en el extranjero o gestionar una fusión y adquisición. Las tendencias y patrones en los datos pueden revelar más oportunidades de mejora.

Por ejemplo, si notas un aumento en el tiempo que tardas en resolver errores al contratar a más empleados, eso puede indicar que a tu departamento de nómina le falta personal. Podría ser que estén teniendo dificultades para manejar su carga de trabajo a medida que esta fluctúa.

Es importante programar revisiones regulares para detectar posibles problemas como brechas de cumplimiento legal, falta de productividad o una mala experiencia de usuario. Tu sistema puede funcionar bien al principio, pero a medida que las necesidades de tu empresa evolucionan, pueden surgir nuevos desafíos.

Los empleados pueden ofrecer insights valiosos mientras ajustas el sistema. Estos tienen una perspectiva única, ya que son los que utilizan el software y se benefician directamente de sus características y funciones.

Pide su feedback a través de una encuesta anónima o creando un buzón de sugerencias. Puedes hacer preguntas específicas sobre los procesos de nómina o medir el compromiso general de los empleados.

Guide

¿Sabes si estás cumpliendo los requisitos legales de tu nómina?
Usa esta checklist para implementar un sistema de Payroll Global legal.

Barreras potenciales para la transformación de nómina y sus soluciones

Incluso si cuentas con una estrategia integral, el proceso de la transformación de tu nómina puede llegar a tener contratiempos. Aquí hay algunos retos comunes y las mejores maneras de superarlos:

  • Posible disrupción: los proyectos grandes pueden desviar la atención y energía de las operaciones diarias, lo que lleva a errores, acumulación de tareas y reducción de la productividad. Asegúrate de que todos los involucrados en el proyecto de transformación tengan la capacidad de gestionar sus responsabilidades habituales.
  • Migración de datos compleja: transferir datos de empleados requiere de mucha experiencia. Si no se maneja adecuadamente, podrías exponer a tu empresa a riesgos como violaciones de seguridad y pérdida de datos. Verifica que tu proveedor cuente con un equipo de especialistas en TI y funciones de seguridad robustas para mantener seguros todos tus archivos.
  • Resistencia al cambio: es normal que los empleados se sientan estresados al adoptar nuevos procesos y prácticas. La investigación de Gartner muestra que los equipos tienen un 46% menos de probabilidades de oponerse al cambio cuando su empresa les permite involucrarse y hacer preguntas.
  • Problemas de integración: las soluciones de nómina deben integrarse fácilmente con software existentes, por ejemplo, con el de RRHH y el de contabilidad. De lo contrario, podrías experimentar silos de datos, ineficiencias y brechas en los informes. Colabora con el departamento de TI y tu proveedor para asegurarte de que tu sistema esté completamente integrado antes de su implementación.

Reimagina tu enfoque de nómina internacional con ayuda de Deel

Solo un sistema de nómina moderno puede gestionar las demandas de una fuerza laboral en crecimiento sin sacrificar la eficiencia ni la precisión. Las empresas deberían estandarizar y simplificar sus procesos antes de aventurarse en el extranjero.

Sin embargo, la transformación de la nómina no es algo de una sola vez, sino un proceso continuo. Debes adaptarte y actualizar tu sistema constantemente para mantenerte relevante en un mercado internacional competitivo. Aquí es donde entra la solución integral de nómina y RRHH de Deel:

-Nómina de EE. UU. y multinacional

  • Cobertura en más de 150 países
  • Equipo de expertos locales especializados en legal, nómina y RRHH
  • Automatización de nómina de alta calidad
  • Monitoreo de cumplimiento legal y actualizaciones.
  • Servicios de EOR para contratar empleados sin necesidad de establecer una entidad
  • Plugins de gestión de proyectos, colaboración y comunicación
  • Portal de autoservicio para empleados.
  • CSM dedicado
  • Variedad de formas de contacto
  • Chat en vivo 24/7 con una tasa de resolución del 91% en el primer contacto

El equipo de Deel superó nuestras expectativas al migrar la nómina de un país completo desde nuestro proveedor anterior a Deel Global Payroll en solo siete días. Ningún otro proveedor ofrece un nivel de colaboración como el que ellos dan.

Lindsay Ross,

CHRO, Bitpanda

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Sobre el autor

Mayteck es una profesional y yoguini, apasionada por el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, así como por el desarrollo personal. Es una líder creativa en comunicaciones y marketing con más de una década de experiencia. Mayteck es Content Manager para Latam en Deel, y con su pasión por contar historias aporta nuevas perspectivas sobre las oportunidades para trabajadores y empresas.

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