14 Mejores Prácticas De Gestión De Pagos Para Implementar En 2022

La gestión de pagos puede ser un desafío porque depende de un delicado equilibrio entre RRHH y finanzas. Si estás buscando optimizar este proceso, las mejores prácticas a veces pueden tomar un tiempo para implementarse adecuadamente.

Tu departamento de pagos debe ser analítico y orientado al detalle, y seguir procedimientos complejos mientras mantiene el toque personal y habilidades comunicativas de primer nivel. Mientras luchas con eso y lo logras hacer satisfactoriamente, el mercado está evolucionando, las tendencias están cambiando y mantenerse al día con todo puede ser abrumador.

Hay muchas buenas prácticas de gestión de pagos que las empresas de todo el mundo están implementando y tu deberías hacer lo mismo. Debes estar atento a cualquier idea para procesar los pagos que te ahorre tiempo y dinero (o energía). Aquí están las 14 mejores prácticas para la gestión de pagos que puedes empezar a usar ahora mismo.

1. Crea una guía de políticas y procedimientos para todo el sistema de pagos

La base de cualquier buen proceso, especialmente de uno tan complejo como es las gestión de pagos de una empresa, son los procedimientos y las políticas.

Sin embargo, estar al tanto de todos, todo el tiempo es una expectativa muy grande. Quizás el equipo central de RRHH los conozca de memoria, pero muchos trabajadores están involucrados en el procesamiento de pagos y el conocimiento puede perderse en el camino. No puedes ni debes contar con la memoria de las personas, especialmente cuando tienen prisa y necesitan desesperadamente información importante.

Es por esto que invertir tu tiempo y tus recursos en crear un manual para el proceso de pagos es tu mejor opción. Aunque laborioso, es un trabajo importante que hay que hacer, así que conviértelo en tu primer paso y continúa desde allí.

2. Escribe con lápiz las fechas importantes y los plazos para el procesamiento de los pagos para todo el año

Una de las ventajas de administrar el tema de los pagos es que se conocen de antemano casi todos los plazos necesarios. Dado que esta información está disponible para ti, debes aprovecharla al máximo e incorporar esta planificación estratégica en el cronograma de tu departamento de gestión de pagos.

De esta manera, nada puede sorprenderte y puedes evitar entregar tu trabajo en el último minuto, lo que puede causar errores en los pagos y disminuir la satisfacción de los colaboradores y el compromiso del departamento de RRHH. Presentar formularios de impuestos esenciales y respetar las leyes y reglamentos puede ser crucial para el éxito del procesamiento de tus pagos.

Una cosa importante para mencionar es que el IRS extendió los plazos de presentación de informes de ACA solo para este año. El próximo año, estos plazos vuelven a sus fechas originales y ampliaciones, así que ten esto en cuenta y recuerda que la presentación tardía conlleva sanciones importantes que pueden evitarse fácilmente.

3. Configura recordatorios para fechas límite

Cuando se trata de gestión de pagos, las mejores prácticas son siempre aquellas que no dependen de la memoria de nadie, pero que se aseguran de recordarte cada tarea importante que debes completar.

Ya sea que seas propietario de una pequeña empresa o que tengas una gran empresa con muchos trabajadores, generalmente tienes muchas responsabilidades y cosas que hacer, y es fácil dejar escapar información importante. Debes tener en cuenta que no es suficiente anotar una fecha límite si estar abrumado con el trabajo hará que lo olvides por completo y, finalmente, lo pases por alto.

Es por eso que configurar recordatorios y notificaciones para estos plazos y fechas importantes es una idea fantástica. No tienes que abrumar a tu cerebro tratando de recordar todas esas fechas de vencimiento de impuestos y días de pago para cada trabajador: puedes confiar en tu herramienta de gestión de proyectos o calendario favorito para recordarte cuándo se acercan determinadas fechas.

4. Evita errores con la clasificación de los trabajadores

Diligenciar y presentar formularios de impuestos y, posteriormente, realizar cálculos de pagos es absolutamente imposible de hacer de la manera correcta si no se conocen los peligros de la clasificación errónea de los trabajadores. Necesitas saber la diferencia entre trabajadores contratados full time y aquellos independientes, trabajadores exentos y no exentos, para presentarlos por separado y realizar un seguimiento de todos los diferentes impuestos sobre los pagos que debes tener en cuenta (impuesto sobre la renta e impuesto federal, entre otros).

¿Por qué la clasificación de trabajadores es tan desafiante? Una de las razones es que no hay reglas estrictas, sino pautas y cambios en la lista de tareas o el método de trabajo de alguien que pueden significar automáticamente un cambio en su estado.

5. Revisa y automatiza tu sistema de gestión de pagos

¿Cuándo fue la última vez que revisaste tus sistemas de pago?

Dado que el procesamiento de los pagos debe realizarse todos los meses, a tiempo y sin errores, no hay tiempo para detenerse y revisar el proceso.

Sin embargo, los procedimientos cambian con el tiempo y uno de los mayores avances en el software de RRHH es precisamente la forma en que procesamos los pagos. Por lo tanto, si aún no has implementado la automatización de estos, ya es hora de que lo hagas.

El software de gestión de pagos puede introducir mejoras increíbles en tus operaciones diarias. Existen muchas soluciones de software y proveedores de servicios diferentes que pueden automatizar la gestión de pagos de tu empresa.

Las soluciones automatizadas y digitalizadas pueden ayudarte a administrar la carga de trabajo y mejorar el cumplimiento legal de los pagos y la declaración de impuestos sobre estos. Probablemente requerirá de mucho trabajo cambiar la forma en que operas, pero será muy beneficioso a largo plazo.

6. Crea un estricto proceso de aprobación de pagos

Si quieres que tu procesamiento de pagos sea menos complejo, concéntrate en los procesos que consumen más tiempo.

El proceso de aprobación suele llevar mucho tiempo, y además requiere la participación simultánea y rápida de varios trabajadores de diversos rangos. Entonces, ¿cómo puedes simplificar este proceso?

Primero, ten en cuenta tu presupuesto, horarios, períodos de pago y otras limitaciones. Informa a todos tus gerentes sobre esto y hazles saber que el proceso de aprobación no es negociable. Cualquier estrategia de staffing, ascensos y cambios de personal deben aprobarse previamente para que no tengas problemas importantes con los pagos.

Si cada nuevo puesto y el nuevo trabajador pasan por el mismo sistema de aprobación, ahorraras muchos recursos y disminuirás el riesgo de dolores de cabeza para tu personal.

7. Recopila registros de tiempo y asistencia en tiempo real

El final del mes puede traer muchas sorpresas cuando se trata de ganancias, recibos de pago y pago de horas extras.

Especialmente en las grandes empresas, es fácil perder la noción de las horas de todos, y si no estás revisando las tarjetas de tiempo, puedes tener serios problemas al final del período de pago. El tema de los pagos de pequeñas empresas puede ser bastante desafiante ya que no hay suficientes fondos y exceder el límite puede afectar significativamente tu flujo de efectivo.

La mejor manera de evitar eso es ingresar y analizar datos en tiempo real, de modo que sepas cómo se encuentra cada uno de tus trabajadores y si están alcanzando algún límite previamente acordado. Tu time tracking debe aprovechar varias plantillas que puedes encontrar en el software de gestión de pagos, por lo que no gastarías más recursos en simplificar este proceso.

8. Mantén tu proceso de gestión de pagos lo más simple posible

Gestionar pagos a veces puede parecer una tarea tan compleja y tan importante que todo el mundo asume que también tiene que ser complicada.

No estamos tratando de minimizar su importancia o valor, pero ciertas tareas se pueden realizar de una manera más simple que ahorra recursos: dinero, personas y tiempo. Si una solución de gestión de pagos es simple, impleméntala.

Uno de los mejores ejemplos es el uso de un depósito directo. Los cheques en papel realmente no tienen uso en el mundo digitalizado, y definitivamente deberías disminuir su uso tanto como puedas.

Los depósitos electrónicos también pueden ayudarte a eliminar todos tus problemas con los informes de pagos de fin de año, ya que reducen la cantidad de archivos físicos que debes revisar. Tu administrador de pagos estará agradecido por este tipo de asistencia y tendrás más tiempo para concentrarse en otras tareas importantes.

Los dueños de pequeñas empresas, así como las grandes empresas internacionales, están luchando con este procesamiento de pagos obsoleto y es necesario un cambio. Además de esto, busca otras tareas más pequeñas que ocupan más tiempo y energía de lo que deberían y encuentra formas de acortarlas poco a poco. Trata de lidiar con este tema un paso a la vez, y tu procesamiento de pagos será mucho más simple.

9. Mantén tus archivos (online) organizados

Es posible que no encuentres este consejo cuando leas sobre la gestión de pagos. Las mejores prácticas siempre se centran en descubrir algunas ideas nuevas sobre cómo hacerlo eficiente, por lo que tendemos a olvidar lo básico: se trata de ser organizado.

¿Cómo haces eso?

Ya sea que mantengas tus archivos en formato electrónico o los tengas almacenados físicamente en tu oficina, asegúrate de que estén en orden en todo momento. Nunca dejes que el papeleo se acumule en tu escritorio (o en tu computador) porque es muy fácil perder el rastro de tu documentación. Luego, tendrás que gastar el doble de tiempo para encontrar lo que necesitas y organizar todo de nuevo, lo que ralentizará tu proceso de pagos.

Tan pronto como recibas una nueva factura, contrato, confirmación o cualquier otro tipo de documento, asegúrate de ponerlo exactamente donde se supone que debe estar, esto ayudará a que la gestión general de tus pagos se mantenga libre de errores, y te permitirá realizar un seguimiento de toda la documentación necesaria.

10. Haz que el procesamiento de pagos sea una "tarea en cualquier lugar"

Cuando la gente dice que la tecnología se ha apoderado de la vida, se refiere a esto de forma negativa. En lugar de preocuparse de que los robot se queden con tu trabajo, déjalos que lo hagan y mejora la descripción de tu rol incorporando tareas estratégicas más complejas que solo un ser humano podría hacer.

¿Cómo puedes hacer eso?

Bueno, supongamos que has leído nuestros consejos y has decidido implementar un software que automatizará algunas partes de tu proceso de pagos, si no todo. Por supuesto, aún necesitarías a alguien que supervise todo el esfuerzo y realice controles regulares.

Pero no hay ninguna razón por la que alguien tenga que sentarse en una oficina durante ocho horas al día para esto.

Si eliges un sistema de gestión de pagos en línea, tu colaborador designado puede acceder a él desde su lugar de trabajo remoto, un dispositivo móvil, en cualquier momento y en cualquier lugar. Esto le permitirá reaccionar en tiempo real y evitar posibles errores. 

11. Crea una política de protección de datos sólida

Ya sea que almacene tus datos online, que utilices un software de gestión de pagos o que subcontrates algún proveedor que se encargue de esto, debes pensar en la seguridad de tus datos antes de que sea demasiado tarde, es mucho mejor prevenir que curar. Ten en cuenta que trabajas con datos confidenciales y, por lo tanto, debes tomar medidas de precaución para mantenerlos seguros.

Si optas por una solución inteligente de almacenamiento de datos en la nube, tu trabajo manual se reducirá de poco o nada. Todas las actualizaciones y el mantenimiento se realizan automáticamente y no tienes que preocuparte por la seguridad de la información confidencial, como la información personal de tus colaboradores, los datos de los formularios de impuestos y más. Las soluciones de almacenamiento en la nube suelen ser la opción más segura para muchas empresas, pero depende de ti determinar qué funciona mejor para tu empresa y tus datos.

No olvides que también necesita tener un DPA adecuado si eliges trabajar con un proveedor de servicios de gestión de pagos subcontratado.

12. Considera subcontratar la gestión de pagos

Incluso si tienes un administrador de pagos increíble, aún podrías enfrentar algunas dificultades aquí y allá.

En lugar de abrumar a tu colaborador dedicado, tal vez sea hora de traer algunos profesionales en este tema. Subcontratar ciertas tareas de gestión de pagos, por ejemplo, CPP, puede ser muy beneficioso para tu equipo y los resultados finales. No dudes en trabajar con aliados externos: las leyes relacionadas a los pagos siempre están cambiando y suelen ser siempre complejas.

Para estar seguro de que estás haciendo todo según las reglas, no estará de más incluir la perspectiva y la experiencia de otra persona.

13. Pide a tus colaboradores feedback honesto y constructivo

Aunque la mayoría de las mejores prácticas de gestión de pagos están más cerca del aspecto financiero, también hay un aspecto relacionado con RRHH. Cuando trabajas en esta área, los trabajadores son tus clientes, no importa si estás creando un manual de capacitación, actualizando el código de conducta o distribuyendo pagos. Están en el extremo receptor y, muy a menudo, no tienen voz en la forma en que se hacen las cosas, entonces, si realmente quieres mejorar tu proceso, un paso necesario es pedirle su opinión al personal de RRHH.

Si estás dentro de un sistema durante demasiado tiempo, puede ser un desafío ver cómo mejorarlo. Tus trabajadores, sin embargo, ciertamente pueden tener tienen un par de sugerencias, así que escúchalos y analiza si hay soluciones que puedas implementar para ayudarlos y mejorar el proceso en sí.

14. No esperes al último momento

¿Recuerdas que mencionamos la configuración de notificaciones para fechas límite importantes relacionadas con los pagos? Bueno, no las programes para el día anterior a la fecha de vencimiento de tu declaración de impuestos o del cheque de pago de un trabajador. Terminarás llenando el papeleo a toda prisa, lo que probablemente hará que cometas errores que podrías haber evitado fácilmente.

Reserva el tiempo suficiente para rellenar toda la documentación con cuidado y sin presiones.

De esa manera, podrás comunicarte con tus colaboradores a tiempo y recopilar cualquier información adicional que pueda faltar en tu documentación, y corregirás cualquier error potencial sin preocuparte de no cumplir con la fecha límite.

Implementa las mejores prácticas de gestión de pagos sin problemas

Desde avances tecnológicos hasta el toque humano, hay muchas ideas y mejoras nuevas para implementar en tu procesamiento de pagos en 2022. Las mejores prácticas generalmente incluyen la automatización de tu sistema de gestión de pagos: te ahorra un tiempo valioso que luego puedes redirigir a las tareas principales en las cuales necesitas enfocarte como propietario de una empresa.

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