El momento de calcular la nómina puede ser algo tedioso (y bastante aburrido), sobre todo si se tienen muchos colaboradores y una buena parte trabaja de forma remota desde distintos puntos del globo. Esto no porque no sólo hay que tener en cuenta varios elementos en las liquidaciones sino que, además, hay que considerar las diferencias por país y las exigencias correspondientes en términos legales.
1. Considera el período a calcular en la liquidación
Hay distintos tipos de remuneración según el período de liquidación. Es decir, una nómina puede corresponderse al trabajo realizado por un colaborador durante una semana, una quincena o un mes, por ejemplo. Este primer punto es esencial, la base de cotización, ya que habrá que hacer ajustes proporcionales en los cálculos de ser necesario.
Asimismo, es importante advertir que el cálculo de la nómina es exclusivo de la relación laboral entre un trabajador bajo relación de dependencia y la empresa en cuestión. Esto significa que el pago por honorarios solo está vigente en el caso de contar con la prestación de servicios de trabajadores independientes.
2. Identifica los devengos para la nómina
Para identificar el total devengado, o sea, todo aquello que, al fin de cuentas, se le “adeuda” al colaborador, lo siguiente es la identificación de las percepciones, tanto las salariales como las no salariales. Veamos:
¿Cuáles son las percepciones salariales?
Entre las principales percepciones salariales que se toman en cuenta en el cálculo del salario del trabajador, se encuentra el salario base y las horas extras (en este caso, es importante diferenciar las normales de las horas extraordinarias de fuerza mayor; estas últimas surgen para hacerle frente a necesidades urgentes).
Revisemos cuáles son con más atención.
- Salario base: es la retribución que percibe el trabajador por las horas de trabajo, de acuerdo a lo que se establece en el marco normativo laboral de cada país. Hay casos en los que el salario base está establecido según un convenio colectivo determinado, mientras que en otras ocasiones es por medio de un acuerdo interno entre la empresa y el trabajador.
- Complementos: hay muchísimas variables que pueden ser consideradas percepciones salariales de tipo complementarias al salario (es decir, complementos salariales). Estas incluyen: plus por años de antigüedad, bonus por productividad, incentivo por llegar a horario, complemento por tener título de grado, nocturnidad, entre tantas otras variables.
- Horas extras: aquí se contemplan todas aquellos pagos extras que tienen como origen las horas extraordinarias normales realizadas por el trabajador con previa autorización de los superiores de la empresa, fuera de su horario laboral como tal.
- Salario en especie: en el caso de que el pago del sueldo se realice en especie, esto debe registrarse.
Ahora bien, ¿te gustaría saber más acerca de qué es el salario base? Te invitamos a que le eches un vistazo a nuestro otro artículo acerca de la remuneración del personal. Tampoco olvides tener en cuenta cuál es el salario mínimo vigente para este año en LATAM.
¿Cuáles son las percepciones no salariales?
Entre las percepciones no salariales, se encuentran las siguientes:
- Plus: aquellos gastos que se pagan al trabajador, de acuerdo al convenio de trabajo, también deben incluirse en la liquidación de la nómina. Tal es el caso del plus de transporte, gastos de manutención o gratificaciones extraordinarias.
- Prestaciones a la Seguridad Social: se trata de prestaciones económicas que tienen como fin hacerle frente a ciertas contingencias o situaciones infortunio. Aquí se contemplan prestaciones en caso de desempleo, maternidad o paternidad, incapacidad laboral y jubilación. Puedes encontrar más información al respecto en la web del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) o en la de la Administración Nacional de la Seguridad Social (ANSES) en el caso argentino.
Antes de pasar al siguiente paso sobre cómo calcular la nómina, hay que tener en cuenta que una empresa puede brindar, además de beneficios obligatorios que son requeridos legalmente, otros que son opcionales y que tampoco tienen costo. ¡Descubre cómo calcular los beneficios de los trabajadores!
3. Calcula los distintos tipos de deducciones
Sí, así como hay distintos devengos a tener en cuenta para calcular la nómina para tus colaboradores, ocurre lo mismo en cuanto a las deducciones. Entonces, ¿cómo calcularlas? Bien, revisemos en detalle cada una:
1. Aportes a la Seguridad Social
Por un lado, en las deducciones se incluyen los aportes a la Seguridad Social. Aquí se contempla la formación profesional, las horas extraordinarias realizadas, las contingencias comunes y demás. Son todas variables que deben calcularse restando un porcentaje en base a la cotización correspondiente.
2. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
Este impuesto claro que también varía por país (incluso puede tener otro nombre) y la agencia tributaria. Se calcula de acuerdo a la situación personal de cada trabajador.
3. Adelantos
Si el empleador realizó un adelanto del salario al colaborador, esto debe registrarse en la nómina.
Si bien los aportes a la seguridad social, el impuesto sobre la renta y los adelantos son los más frecuentes en el cálculo de la nómina, hay otras deducciones que pueden incluirse como es el caso de las cuotas sindicales.
Con la estrategia de remuneración adecuada, tu organización puede obtener una ventaja competitiva en tu mercado, reducir costos asociados a esto y retener el talento por más tiempo.
4. Termina de calcular el líquido a percibir
Una vez que se han registrado todas las percepciones y deducciones, llegó el momento de realizar el cálculo final de la nómina por colaborador. Esto significa que en esta instancia se deben restar las deducciones al salario bruto para, de esta manera, obtener el salario neto. ¡Y listo! Ya habrás terminado con el cálculo de la nómina para tus colaboradores o grupo profesional.
Ahora que ya sabes cómo calcular la nómina para tus colaboradores y tienen conocimiento sobre el grupo de cotizaciones, con este paso a paso que te hemos compartido aquí, te dejamos las 14 mejores prácticas de gestión de pagos para que puedas implementarlo en tu organización y sacarles el máximo provecho.
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