Guía para creación de entidades legales para PYMES

Empezar una empresa es apasionante y las posibilidades son infinitas, sin embargo, en medio de los sueños de éxito surge algo muchas veces necesario pero también desalentadora: la creación de una entidad legal.

En términos simples, la creación de una entidad legal es el proceso de estructurar tu empresa cumpliendo con los requisitos legales correspondientes.

Para muchos propietarios de PYMES, la sola mención de los aspectos legales puede resultar abrumadora. Las complejidades involucradas, junto con los altos costos y la gran inversión de tiempo, pueden ser retos importantes.

Además, existen alternativas a considerar, como utilizar un Employer of Record (EOR) para contratar empleados a nivel local y en el extranjero legalmente.

Afortunadamente, el proceso se vuelve más fácil con la orientación adecuada.

Entiende lo que implica la creación tradicional de una entidad legal

Registrar tu entidad puede indicar estabilidad y crecimiento, pero también es bastante complejo y costoso.

Deberás estar preparado para lo siguiente:

1. Análisis de costos

Establecer una entidad legal implica algunos gastos. Deberás hacer diferentes pagos como tarifas de registro y consultoría legales. Tal vez incluso contratar abogados o contadores para garantizar que todo se haga correctamente.

Utiliza nuestra calculadora de configuración de entidad para determinar tus costos totales.

👀Ver también: 5 ostos ocultos al establecer una filial extranjera

2. Complejidad de los requisitos legales

El panorama legal puede ser un laberinto, especialmente para los propietarios de empresas primerizos. Cada país y región tiene sus reglas y regulaciones con respecto a las estructuras comerciales.

3. Inversión de tiempo

No puedes apresurar el proceso de creación de una entidad jurídica.

Hay mucho por hacer: investigar, completar la documentación necesaria y manejar los procesos gubernamentales. Los períodos de espera para aprobaciones o registros también pueden demorar el cronograma general.

4. Riesgos y temas de cumplimiento legal

Garantizar el cumplimiento legal es otro aspecto crucial. No hacerlo puede resultar en multas, disputas legales o incluso la disolución de tu empresa. Asegúrate de mantener todo en orden para evitar esto.

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Esto es lo que Joey Leung, Director of Strategic Alliances at BBMSL, piensa sobre su alianza con Deel:

Crea equipos globales en un tiempo récord

Estos recursos te ayudarán a entender mejor como funciona la contratación global para que puedas empezar a trabajar.

Cómo configurar una estructura legal para tu empresa

Formar una entidad implica varios pasos, que pueden variar según el país o la jurisdicción.
Aquí veremos un resumen rápido:

1. Escoge una ubicación

¿Quieres una entidad local en una ubicación física específica? En caso tal, ¿dónde piensas instalarla?

Tómate tu tiempo para pensar esto detenidamente ya que la decisión puede tener un gran impacto en tus ventas.

Dependiendo de dónde decidas instalarte, es posible que necesites licencias y permisos adicionales, autorización de zonificación, entre otras. Cada jurisdicción tiene sus propias reglas según el tipo de negocio, así que asegúrate de consultar las pautas específicas de la ubicación elegida.

Es posible que también debas presentar artículos de constitución y crear estatutos para tu empresa.

Toma esto como una oportunidad para elaborar un plan de negocios, lo cual te ayudará a estructurar tu empresa y establecer tus objetivos y planes a largo plazo.

🌍Ver también: expansión internacional: beneficios y buenas prácticas

2. Elige una estructura legal

Al crear tu empresa, lo primero y lo más importante que debes hacer es seleccionar la estructura empresarial adecuada.

Factores que influyen en tu elección

Determinar la entidad comercial adecuada depende de varios factores según tus necesidades específicas:

• Implicaciones fiscales: cada tipo de estructura trae consigo sus propias obligaciones fiscales. Entender cómo cada una de las opciones afecta tus obligaciones tributarias es crucial
• Dinámica operativa: piensa en cómo funciona tu negocio. Considera aspectos como el nivel de control que quieres tener, la estructura de gestión y cómo planeas recaudar capital.
• Protección contra la resposabilidad personal: comprueba hasta qué punto están protegidos tus bienes personales. Algunas estructuras protegen mejor que otras tus activos de problemas comerciales (por ejemplo, las corporaciones)
• Preferencias de los inversionistas: algunos tipos de entidades pueden parecer mejores para los inversionistas porque parecen más estables y organizados (por ejemplo, las sociedad de responsabilidad limitada)
  
  

Tipos de entidades clave

• Empresa unipersonal: ideal para pequeñas empresas con un solo propietario que buscan simplicidad y costos iniciales mínimos. Sin embargo, la responsabilidad personal es una preocupación.
• Sociedad: se forma cuando dos o más personas unen fuerzas para administrar una empresa. Los socios comparten ganancias, pérdidas y responsabilidades.
• Sociedad de responsabilidad limitada (LLC): ofrece un equilibrio entre protección contra la responsabilidad personal y flexibilidad en la gestión. Los miembros no pagan impuestos dos veces como otras estructuras.
• Corporación: ofrece el nivel más alto de protección contra la responsabilidad personal, pero existen más formalidades y requisitos administrativos.
  
  

Cada país determina sus propios tipos de entidades, lo que significa que no necesariamente todos los conceptos anteriores estan disponibles en todas partes.

Por ejemplo, las corporaciones son una estructura comercial disponible específicamente en Estados Unidos. Otros países pueden tener estructuras similares, pero la designación específica de “s-corporation” es exclusiva de EE.UU. (y son sociedades anónimas que optan por pasar ingresos, deducciones, pérdidas y créditos comerciales a través de sus accionistas para los propósitos del impuesto federal).

3. Escoge un nombre

El nombre de tu empresa debe reflejar tu estatus o los productos/servicios que ofreces.

Esto es lo que necesitas saber según tu tipo de negocio:

• Para empresas unipersonales: puedes utilizar tu nombre como persona natural o elegir un nombre inventado. Si optas por la segunda opción deberás presentar un formulario de actividad comercial para operar con ese nombre.
• Para sociedad de responsabilidad limitada: el nombre de tu empresa debe terminar en “sociedad de responsabilidad limitada” o con abreviaciones como “LLC”, "Co", "Ltda." según como se use el término en cada país.
• Para corporaciones: las reglas de denominación para corporaciones varían según el país. Por lo general, tu nombre debe incluir términos como "Inc." para indicar que es una corporación.

Antes de finalizar el tema del nombre, consulta una base de datos oficial de nombres comerciales registrados para asegurarte de que no estén ya en uso. Considera registrar la marcal para proteger el nombre de tu empresa.

4. Completa la documentación

Con lo anterior resuelto, llega el momento de gestionar el papeleo, que varía según el tipo de negocio y la ubicación.

Esto es lo que que probablemente tengas que hacer:

• Registro: este es el proceso de registro oficial de tu empresa ante las autoridades correspondientes.
• Licencias: ciertas empresas requieren licencias específicas para operar legalmente. Estas garantizan que tu empresa cumpla con ciertos estándares y regulaciones.
• Permisos: dependiendo de tus actividades comerciales y tu ubicación, es posible que necesites diferentes permisos como de construcción, señalización o salud y seguridad.
• Autorización de zonificación: esto garantiza que la ubicación de tu empresa cumpla con las leyes y regulaciones de zonificación locales.
  
  

5. Organiza las finanzas y los impuestos.

Piensa de dónde obtendrás el dinero para administrar tu empresa. Saber de dónde proviene tu capital (ahorros personales, préstamos bancarios, inversionistas o crowdfunding) es crucial para hacer cálculos de impuestos precisos.

Una vez resuelto el tema de la financiación, establece procesos de pago para los clientes, como tarjetas de crédito o PayPal, e implementa sistemas para el seguimiento de los ingresos.

Debes configurar una cuenta bancaria comercial separada incluso si tienes una empresa unipersonal sin una entidad legal separada. Esto hace que sea más fácil hacer un seguimiento de tus gastos e ingresos comerciales.

Además, no te olvides de las implicaciones fiscales que conlleva gestionar una empresa. Piensa en los formularios, plazos, deducciones y créditos requeridos.

Deberás presentar declaraciones de impuestos anuales para declarar los ingresos de tu empresa. Sin embargo, las normas fiscales pueden variar de un país a otro, por lo que mantenerte actualizado es importante para evitar sanciones.

Por ejemplo, la mayoría de los Emiratos en los EAU no imponen el impuesto sobre la renta a las empresas. Por el contrario, el Reino Unido grava los beneficios de las empresas residentes con un 25% si obtienen un beneficio superior a 250.000 libras esterlinas.

6. Consigue tu seguro

Es fácil olvidarse de las pólizas, pero deberías pensar en mantener seguros los activos y la reputación de tu empresa.

Aquí te contamos sobre algunos tipos de seguro clave que podrías necesitar:

• Seguro de responsabilidad general: esto ayuda a proteger a tu empresa si alguien afirma que esta le causó algún perjuicio, como daños a la propiedad o lesiones físicas.
• Seguro de propiedad comercial: si tienes o alquilas propiedades o equipos para tu empresa, este seguro puede ayudarte a cubrir cualquier daño.
• Seguro de responsabilidad profesional: si alguien afirma que tu empresa cometió un error en la prestación de un servicio o vendió un producto defectuoso, este seguro puede ayudar a cubrir honorarios y acuerdos legales.
• Seguro de compensación laboral: si tienes empleados, este seguro es crucial. Ayuda a cubrir las facturas médicas y salarios perdidos en caso de que estos se lesionen en el trabajo.

7. Contrata y paga a tus empleados

Una vez que empieces a contratar e incorporar empleados, debes retener y pagar impuestos sobre la nómina. Para evitar esta carga, considera aliarte con un servicio de procesamiento de pagos global como Deel Global Payroll.

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Entidad o EOR, con Deel puedes hacerlo todo

Deel ofrece servicios de configuración de entidades y soluciones de nómina global para pequeñas y medianas empresas que buscan establecer sus propias entidades legales. Y, para aquellos que no están preparados para dar ese paso, nuestro servicio EOR ofrece un enfoque simplificado para la expansión internacional y la contratación global.

Además, Deel ofrece la flexibilidad de combinar nuestros servicios según tus necesidades. Puedes aprovechar el modelo Deel EOR para ubicaciones específicas, usar Deel Global Payroll a través de tus propias entidades en otros países, o incluso contratar freelancers legalmente a través de Deel Shield.

Además, recibirás apoyo en cada etapa de crecimiento. Te recomendamos empezar con el modelo EOR para probar nuevos mercados y explorar diferentes hubs de talento. Más adelante, cuando tu empresa esté más madura, Deel puede ayudarte a crear una entidad jurídica.

Cualquiera que sea el enfoque que elijas, Deel no te fallará. Podemos gestionar la transición de tu empresa a una configuración diferente gracias a nuestra amplia gama de servicios.

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