12 buenas prácticas al gestionar tu nómina para 2024

El proceso de nómina ideal es simple, refuerza los esfuerzos de compliance y brinda a los colaboradores una experiencia positiva de principio a fin. Pero, ¿cómo se llega a eso? Un gran primer paso es conocer y aplicar las mejores prácticas de términos de nómina.

En este artículo, exploramos algunas de las mejores prácticas de payroll que puedes implementar en 2024 para mejorar las funciones de tu equipo.

Disclaimer: este contenido se basa en los procesos de nómina de EE.UU. Consulta las leyes de nómina locales para obtener orientación específica. Este artículo fue escrito con fines informativos y no pretende ser un consejo legal o fiscal.

1. Crea políticas y procedimientos para todo el sistema de nómina

La base de cualquier buen proceso, especialmente uno tan complejo como la nómina, son los procedimientos y las políticas. La creación de una única fuente de la verdad para tus procesos de nómina y un seguimiento de las mejores prácticas en relación a esto garantizará que todo tu departamento de nómina trabaje con los mismos estándares en mente.

Tus políticas de nómina deben cubrir:

• Componentes de la nómina
• Calendario de pago
• Métodos de pago
• Deducciones de nómina
• Beneficios
• Y más

Tus procedimientos de nómina deben cubrir:

• Procesos de registro de datos
• Estándares de manejo de informes
• Procesos de pago
• Estándares de mantenimiento de registros
• Procesos de cálculo
• Preparaciones previas al procesamiento de la nómina
• Procesos de creación de informes posteriores al pago de la nómina
  
  

Para empezar, puedes usar una plantilla de nómina global para identificar las tareas de nómina diarias y cuánto se le pagará a cada colaborador por un solo ciclo de pago.

Nota: Las leyes de nómina (tales como el momento y la forma en la que se debe pagar a los colaboradores) varían según el país. Consulta las leyes y normativas locales para obtener más información.

2. Anota las fechas importantes y los plazos para el procesamiento de la nómina para todo el año

Una de las ventajas de gestionar la nómina es que se conocen de antemano casi todos los plazos necesarios. Incorpora esta planificación estratégica en el cronograma de tu departamento de nómina para evitar errores y sanciones.

Los plazos y las fechas importantes pueden incluir:

• Días de pago (semanal, quincenal, quincenal o mensual)
• Fechas de cierre de la Reserva Federal
• Fechas de cierre de los bancos locales
• Plazos para diligenciar y presentar formularios de impuestos
  
  

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3. Configurar notificaciones para fechas límite

Los propietarios de pequeñas empresas y los líderes de equipo de nómina en grandes empresas pueden beneficiarse igualmente al establecer recordatorios de fechas límite de nómina e impuestos. Los plazos variarán según las leyes de tu país y de tu cronograma de nómina.

Cómo y dónde puedes configurar las notificaciones dependerá de tu equipo y de las herramientas que utilices. Automatizar recordatorios en una herramienta colaborativa que ya usas a diario, como Slack, es una de las formas más sencillas de garantizar que se reciban las notificaciones. También puedes crear un calendario de nómina compartido con tu equipo en Google Calendar e invitar a todos los miembros del equipo de nómina requeridos a los eventos durante todo el año.

4. Asegúrate de que tu fuerza laboral esté clasificada correctamente

Es necesario comprender la clasificación de las personas que trabajan contigo para procesar la nómina correctamente. Debes saber la diferencia entre los colaboradores de tiempo completo y los freelancers y los colaboradores exentos y no exentos para recopilar y presentar los formularios adecuados, hacer los pagos correctamente y brindarles a los colaboradores los beneficios a los que tienen derecho por ley.

Los empleadores pagan mucho más por los empleados que por los freelancers debido a los beneficios e impuestos sobre la nómina que deben cubrir para cada colaborador. Cuando los empleadores clasifican erróneamente a las personas que trabajan para ellos, eluden impuestos, lo que conduce a una pérdida sustancial de ingresos fiscales.

5. Revisa y automatiza tu sistema de nóminas

Uno de los mayores avances en el software de HR es la automatización del procesamiento de nóminas. Las soluciones automatizadas y digitalizadas pueden ayudarte a administrar la carga de trabajo del departamento de nómina, así como también mejorar el compliance de nómina y la declaración de impuestos sobre la nómina, asumiendo tareas como:

• Seguimiento de horas de trabajo
• Cálculo de horas extras, bonos y aumentos
• Informes de nómina y desglose de costos
• Cálculo de impuestos y deducciones
• Declaración de impuestos
  
  

El payroll para diferentes países ya no es complejo.

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6. Utiliza el seguimiento y análisis de datos en tiempo real

Los equipos de nómina no pueden tomar decisiones informadas basadas en datos obsoletos. Ya sea que estés revisando la información de nómina de los colaboradores o un desglose de costos de tus contribuciones al seguro social, necesitas un informe actualizado. La plataforma de Global Payroll de Deel, por ejemplo, ofrece una vista 360 de todos tus datos de nómina, para que puedas tomar decisiones basadas en datos sobre la nómina con informes de todas las ubicaciones y roles.

7. Crea un estricto proceso de aprobación de nómina

El proceso de aprobación de la nómina suele llevar mucho tiempo, pero también requiere la participación simultánea y rápida de varios colaboradores de diferentes rangos. Entonces, ¿cómo puedes simplificar este proceso?

Primero, ten en cuenta tu presupuesto, horarios, períodos de pago y otras limitaciones. Luego, define pautas que establezcan que cualquier estrategia de dotación de personal, promoción o cambio de personal debe aprobarse previamente para que no haya ningún problema más adelante en el proceso.

8. Ofrece opciones de pago más accesibles

Configurar pagos de transferencia directa que vayan directamente a las cuentas bancarias de los colaboradores, en lugar de enviar cheques en papel, es el primer paso para mejorar tus procesos de nómina en 2024. Si quieres mejorar aún más la experiencia de pago de tus colaboradores, o si tienes un equipo que incluye freelancers, es posible que estés buscando soluciones más flexibles.

Los colaboradores que usan Deel pueden retirar su pago en criptomoneda. Según el Informe sobre el estado de la contratación global de Deel Lab, el 4% de todos los retiros realizados a través de Deel en 2022 se realizaron en criptomonedas. Las empresas que usan Deel también pueden pagar a los freelancers antes de tiempo con Deel Advance.

Los clientes de Deel también pueden ofrecer a los freelancers nuestra Deel Card, que les permite gastar fondos directamente de su saldo de Deel sin tener que devolver el dinero a su banco. Es una excelente opción para que aquellos que trabajan en países como Filipinas puedan recibir su cheque de pago en una moneda más estable.

9. Busca una solución de software con autoservicio móvil

El uso de una plataforma de nómina con funciones de autoservicio elimina las tareas repetitivas de tu equipo de RR.HH. y les permite concentrarse en las iniciativas principales. El autoservicio permite a los colaboradores realizar tareas sencillas por sí mismos, como enviar información de seguimiento de horas, revisar el historial de recibos de pago y enviar información fiscal.

El uso de una plataforma que tenga autoservicio y que sea compatible con dispositivos móviles es ideal, ya que los colaboradores y los profesionales de nómina pueden acceder a la plataforma en cualquier momento y en cualquier lugar, creando una mejor experiencia de usuario y aumentando la eficiencia.

10. Implementar una fuerte política de protección de datos

Ya sea que almacenes tus datos online, utilices un software de nómina o subcontrates servicios de nómina, debes pensar en la seguridad de tus datos. Los equipos de nómina trabajan con datos confidenciales de los colaboradores, como información bancaria. Por lo tanto, debes tomar medidas de precaución para mantener esa información segura.

Las soluciones cloud-based suelen ser la opción más segura para muchos, pero depende de ti determinar qué funciona para tu empresa y tus datos. También debes tener un acuerdo de procesamiento de datos (DPA) adecuado si eliges trabajar con un proveedor de servicios de nómina subcontratado.

11. Subcontrata tu nómina para obtener más experiencia y cobertura

Con el tiempo, muchas empresas llegan al punto en que la tercerización es la solución de gestión de nómina más eficaz en cuanto a recursos. Para algunos, se debe a que su fuerza de trabajo ha crecido demasiado para que su equipo de nómina interna gestione todo solo. Otras empresas recurren a esta opción cuando empiezan a contratar colaboradores a nivel internacional.

Si los directivos de tu empresa tienen planeada una expansión global para 2024, es hora de considerar la transición a un proveedor de nómina subcontratado. Los beneficios de tercerizar ciertas tareas de nómina incluyen:

• Costos reducidos
• Tiempo ahorrado
• Acceso a mayor experiencia
• Experiencia mejorada para el colaborador
• Mayor seguridad de los datos y protección del compliance

12. Pide a tus colaboradores retroalimentación honesta y constructiva

Los colaboradores están en el extremo receptor del proceso de nómina y sus comentarios pueden ayudarte a mejorar toda la experiencia. Usa pulse surveys para medir la satisfacción de tu equipo en relación a tu proceso y sistema de nómina actual. ¿Qué problemas han experimentado que tu departamento de nómina puede no tener en cuenta? ¿Sienten que les están pagando con la suficiente rapidez y facilidad? ¿Qué puedes hacer para mejorar su experiencia con el pago?

Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar la nómina

Conoce los conceptos básicos de la gestión de nómina aquí.

¿Cuáles son los seis pasos en la gestión de un sistema de nómina?

Aunque cada empresa tiene su propio sistema de gestión de nómina, su forma de funcionar es universal:

1. Recopila el número de identificación del empleador (EIN), los números de identificación fiscal (TIN) de los colaboradores y toda la información financiera adjunta y los formularios de impuestos correspondientes.
2. Elige y configura tu calendario de nómina
3. Calcula el salario bruto de los colaboradores
4. Deduce gastos como el impuesto sobre la renta, la seguridad social, la atención médica entre otros según las leyes locales
5. Paga a los colaboradores su salario neto
6. Almacena de forma segura los registros de nómina para efectos de la declaración de impuestos trimestrales y como soporte en caso de que surjan disputas legales o auditorías

Conoce cómo funciona el pago por honorarios

¿Cuáles son los cuatro pasos para procesar la nómina de forma remota?

Si administras la nómina de un equipo remoto, debes garantizar un proceso fluido y que cumpla con todos los requisitos legales a nivel internacional. Los cuatro pasos principales para procesar la nómina global son similares a un proceso de nómina estándar:

1. Clasificar correctamente a las personas que trabajan contigo (colaborador vs. freelancers)
2. Elegir tus métodos de nómina (gestión interna manual/automatizado, o subcontratación local/global)
3. Reunir los formularios de impuestos de los miembros de tu equipo
4. Escoger tus métodos de pago

Conoce el paso a paso para hacer una nómina

¿Cuáles son las mejores prácticas de nómina para mantener el compliance?

Menos de dos tercios de los profesionales de la nómina están de acuerdo o muy de acuerdo en que tienen todas las herramientas y la experiencia necesarias para gestionar el compliance.

Optimiza tu nómina con una plataforma global

Si tienes colaboradores extranjeros, probablemente ya sepas lo complejo que es gestionar la nómina a nivel internacional. Pero hacer pagos internacionales no debería impedirle tener un equipo global.

Con Deel, puedes financiar la nómina con solo un clic y calcular automáticamente los impuestos sin mover un dedo. Nuestras múltiples opciones de moneda y los varios métodos de retiro que ofrecemos hacen que sea aún más fácil para tu equipo recibir siempre sus pagos a tiempo, en más de 90 países.

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