Guía: nómina transparente para founders que odian el papeleo

No es ningún secreto que los fundadores de las empresas no cuentan con mucho tiempo para lidiar con todo el papeleo que implica gestionar una nómina. Las labores administrativas relacionadas con el proceso de payroll son complicadas, además de que varían mucho dependiendo del país o los países donde opera una empresa.

Los emprendedores deben de enfocar sus esfuerzos en desarrollar sus productos o servicios y fomentar el crecimiento y la expansión de su startup. Sin embargo, gestionar la nómina de forma manual puede consumir una gran cantidad de tiempo y acarrear un sinnúmero de errores, así como también generar estrés y tensiones en los equipos directivos.

No cabe duda de que la nómina es un elemento esencial de cualquier empresa, no obstante, no tiene por qué ser una carga. Los sistemas de nómina automatizados son la solución perfecta para cualquier startup que busque eliminar el largo y tedioso papeleo del payroll e implementar una nómina más transparente. Sigue leyendo y descubre todos los recursos que necesitas para gestionar nómina sin papeleo y con agilidad.

¿Qué es una nómina transparente?

La nómina permite que las empresas compensen a sus empleados por el trabajo que han realizado durante un tiempo determinado. Es una parte esencial de la gestión de recursos humanos de cualquier empresa ya que permite desarrollar una relación de confianza entre los trabajadores y la compañía. De igual forma, ésta debe adherirse a las legislaciones correspondientes del país donde se implemente.

Hay muchos consejos para gestionar una nómina de manera adecuada, sin embargo, si lo que quieres es saber cómo implementar una nómina transparente, aquí te damos toda la información.

Existen unas diferencias cruciales entre una nómina tradicional y una transparente. Aquí te presentamos las características que garantizarán la transparencia de tu nómina:

• Simplicidad: una nómina simplificada debe de ser clara, debe cumplir con las legislaciones correspondientes y, sobre todo, debe ser fácil de comprender.
• Rapidez: la gestión de la nómina no debe de contar con innumerables pasos y complicaciones burocráticas, debe de requerir poco trabajo administrativo y papeleo y debe de dispersarse de manera eficiente y sin retrasos.
• Escalabilidad: un sistema de nómina efectivo debe ser capaz de funcionar adecuadamente sin importar si la empresa cuenta con dos empleados o con 200.
• Formato electrónico: olvídate de las hojas impresas y el papeleo físico, una nómina transparente debe contar con información que pueda ser almacenada de forma digital, fácil y segura en un solo lugar.
• Integración: si quieres que tu nómina sea transparente, ésta debe de integrarse de manera efectiva con tu banco, tus impuestos y tus reportes.

Los 5 problemas más comunes de las nóminas para las startups

No cabe duda de que gestionar la nómina puede ser una tarea compleja para las empresas, especialmente para las startups. El papeleo interminable, las legislaciones locales e incluso la clasificación errónea de los empleados puede generar una serie de complicaciones que intervienen con el crecimiento de la empresa. Hay un sinnúmero de errores de nómina que pueden ocurrir durante su gestión, sin embargo, aquí te presentamos los más comunes:

• Usar equipos locales de contabilidad que no cuentan con suficiente visibilidad: si tu empresa cuenta con operaciones en diferentes países, es probable que pienses que tener un equipo local sea la opción más eficiente. No obstante, si cada país utiliza sistemas de nómina diferentes, es posible que se generen discrepancias en los registros financieros y que esto genere problemáticas en la forma en la que la nómina de tu empresa opera a nivel global.
• Administrar manualmente múltiples divisas o contratistas independientes: calcular salarios o beneficios de forma manual aumenta el riesgo de cometer errores. Estos pueden ser simples equivocaciones aritméticas, o pueden ser problemáticas más grandes que generen pérdidas económicas a la empresa.
• No apegarse al cumplimiento legal en materia de impuestos o leyes laborales: cada país tiene una serie de normas gubernamentales en materia laboral. Por ello, si cuentas con trabajadores basados en otros países, es muy sencillo incurrir en errores de cumplimiento, lo que puede generar sanciones en materia financiera.
• Sufrir retrasos o incurrir en errores de comunicación al momento de realizar la dispersión de la nómina: si tu nómina no está automatizada y tu equipo de RR.HH. es muy pequeño o se encuentra sobrepasado, existe la posibilidad de que existan retrasos en el pago de las nóminas y que ésta se vuelva menos transparente. Esto daña la relación de confianza con el empleado y pone en riesgo la reputación de tu empresa.
• Obligar a los fundadores a lidiar con papeleo en lugar de enfocarse en el crecimiento de la compañía: no es inusual que los fundadores de las startups realicen tareas de diversos roles mientras la empresa recluta al personal suficiente. No obstante, las tareas administrativas toman mucho tiempo y esfuerzo y pueden dañar las metas de expansión de la startup.

Cómo Deel puede ayudar a los emprendedores a solucionar todos los problemas de nómina

El software de nómina de Deel es perfecto para startups ya que simplifica los procesos administrativos relacionados con el pago a los empleados. Deel Payroll es el aliado que cualquier empresa emergente necesita ya que ofrece cobertura global con entidades en más de 90 países, además de que no solo se encarga de la dispersión de la nómina, sino que también otorga apoyo en otras áreas de la administración de recursos humanos, tales como el proceso de onboarding, offboarding, declaraciones de impuestos, entre otros.

Aquí te presentamos un resumen que ilustrará de forma más clara cómo es que Deel es el socio clave que te ofrecerá soluciones tecnológicas para gestionar pagos sin complicaciones y generar una nómina transparente:

• Garantiza el cumplimiento legal de acuerdo con las legislaciones locales, se encarga de realizar el pago de nóminas de forma automática y sin retrasos y ofrece la realización de informes integrados.
• Ofrece información centralizada en materia de recursos humanos, a la cual los fundadores pueden acceder en cualquier momento, así como también realiza pagos de nómina en diferentes mercados.
• Permite una integración precisa gracias a herramientas optimizadas como sus plataformas de contabilidad.
• Otorga tranquilidad a los fundadores, quienes se quedan tranquilos sabiendo que el pago de sus empleados está cubierto, que todas las leyes se han seguido de manera efectiva y que cualquier necesidad en materia de RR.HH. está cubierta gracias al equipo capacitado de Deel.

¿Qué elementos son indispensables para crear una nómina transparente?

Hay muchos elementos en juego para garantizar la transparencia de una nómina. No hay que olvidar que el objetivo final es que se garantice el pago puntual de todos los colaboradores, que se cumplan con todas las normas laborales locales y que se optimicen los procesos administrativos y se reduzca la cantidad de papeleo innecesario.

Para simplificar tu proceso de gestión, aquí te presentamos los elementos indispensables que debes integrar en la nómina de tu startup.

• Contratos claros: no importa si estás integrando a un empleado permanente o a un contratista independiente, los contratos entre tu empresa y el trabajador deberán de ser precisos, fáciles de comprender, y deberán de contar con todos los elementos básicos para garantizar su legalidad, tales como el tipo de contrato, la fecha de inicio, la remuneración, el tipo de actividad a realizar y la duración del acuerdo entre ambas partes.
• Nóminas precisas y cálculos de impuestos de acuerdo con las regulaciones de cada país: este elemento es particularmente importante cuando tu empresa cuenta con operaciones en diversos lugares del mundo. Cada país tiene un derecho laboral diferente, por lo que las leyes y los requerimientos son diferentes. De igual forma, el pago de impuestos sobre el salario varía dependiendo del lugar, de la cantidad de sueldo y del tipo de contrato. Es recomendable contar con expertos en cumplimiento que estén al tanto de las actualizaciones normativas y con un sistema que permita calcular adecuadamente el salario que debe recibir el empleado, sus contribuciones tributarias, así como los beneficios y prestaciones.
• Visibilidad para los fundadores: cuando se trata de cuestiones de temporalidad y costos, los emprendedores de una empresa necesitan contar con toda la información necesaria para tomar decisiones eficaces y llevar a cabo los cambios necesarios para optimizar su gestión de la nómina. Un sistema de nómina centralizado permite que los founders tengan toda la información relevante en un solo lugar y que puedan acceder a ella sin ningún obstáculo o contratiempo.
• Opciones para añadir elementos adicionales como beneficios, bonos o prestaciones especiales: una nómina puede incluir otros elementos además del pago del salario. Contribuciones para fondos de pensión, seguro de gastos médicos mayores, tiempo libre remunerado o suplementos para transporte o para material de oficina son solo algunos de los componentes adicionales que una empresa puede ofrecer a los empleados. Por ello, es importante contar con un software de nómina que te permita integrar todas estas variantes e incluirlas en la dispersión.
• Nóminas que crezcan de la mano de tu equipo: no es ningún secreto que el proceso de crecimiento de las startups es muy veloz. El número de empleados puede duplicarse o incluso triplicarse en poco tiempo, mientras que los equipos de recursos humanos pueden permanecer estáticos. Con estos desafíos en puerta, es indispensable que el sistema de gestión de recursos humanos pueda crecer y expandirse al mismo ritmo que la empresa. Realizar el manejo de nómina de forma manual imposibilita esta escalabilidad y puede generar retrasos y complicaciones al momento de realizar la dispersión y el papeleo correspondiente.

¿Por qué ahora es el mejor momento para automatizar tu nómina?

A pesar de lo que muchos founders de empresas emergentes piensan, una startup no tiene que contar con un cierto número de empleados o estar en una fase de expansión específica para beneficiarse de una herramienta de gestión de payroll global. Lo cierto es que, aún si tu empresa se encuentra en pañales, un sistema de nómina automatizado permitirá que tu personal de recursos humanos se despreocupe de todas las labores administrativas y se enfoque en encontrar al talento más capacitado para tu equipo. De igual forma, facilitará que los emprendedores eviten perder el tiempo en el papeleo relacionado con el pago de salario a los empleados y que enfoquen todos sus esfuerzos en impulsar el desarrollo de la empresa y su expansión a nivel global.

Si quieres saber por qué tu startup está en el momento ideal para incorporar un sistema de gestión de nómina automatizado como el de Deel, aquí te presentamos una lista que ilustrará de manera clara cómo es que puedes beneficiarte de la integración de esta herramienta de recursos humanos.

• Soporte para pequeñas empresas: no importa si tu startup solo cuenta con un equipo de tres a cinco personas, un sistema de nóminas agiliza los procesos administrativos y evita problemas legales o multas financieras.
• Optimización del tiempo: una nómina automática como la que ofrece Deel puede ahorrar más de diez horas mensuales en relación con el papeleo y prevenir errores administrativos costosos.
• Impulso del crecimiento de la empresa: los sistemas de nómina automatizados de Deel permiten que las empresas sienten unos cimientos que soporten su crecimiento futuro.
• Satisfacción de los empleados: si los pagos se realizan de forma puntual y carente de errores, los colaboradores de tu empresa reportarán mayores niveles de satisfacción y se fomentará su lealtad.

Haz que tu nómina pase de ser un problema a una herramienta de crecimiento

Muchas empresas creen que es necesario llegar a la serie A de crecimiento antes de preocuparse por integrar un sistema de nómina transparente y automatizado. No obstante, lo cierto es que incluso las startups más jóvenes pueden beneficiarse de una herramienta que facilite sus pagos y les ayude a evitar problemas administrativos y papeleo.

Una plataforma de manejo de nómina como la de Deel permite que el proceso sea mucho más transparente, automático y eficiente, a la vez que fomenta la confianza de sus colaboradores.

Deel te ayudará a evitar todas las complicaciones que pueden rodear al proceso de gestión y dispersión de nómina. Con tus necesidades cubiertas, podrás usar tu tiempo y energía en escalar tu negocio a nivel internacional.

Dile adiós a las hojas de cálculo y saluda a tu paz y tranquilidad mental. Explora todas las opciones que Deel para startups te ofrece y descubre cómo implementar tu nómina global solicitando una demo.