Organigrama de una empresa: 3 pasos fáciles para crearlo

¿Sabías que para el 76% de las empresas el principal reto es saber gestionar a las personas y el cambio cultural? En el mundo empresarial, se puede introducir un organigrama para ofrecer más claridad y orden, que a su vez impulsa el éxito y la eficiencia de una empresa.

En este artículo te ayudaremos a conocer esta valiosa herramienta para que puedas sacar el mayor provecho. Si trabajas como manager del departamento de Recursos Humanos, te dará una visión más clara acerca de las responsabilidades que tienen los empleados de la organización en la que trabajas

¿Qué es un organigrama de una empresa?

Los organigramas son diagramas (representaciones gráficas) que muestran la estructura jerárquica de una empresa y las relaciones que existen entre sus diferentes departamentos y empleados. Pueden incluir fotos, datos de contacto, correos, enlaces a páginas webs, íconos e ilustraciones. Es posible que también los conozcas como diagramas de organización, organizativos o gráficos de jerarquía. 

Cabe destacar que existen diferentes tipos de organigrama de una empresa (que detallaremos más adelante) y, la elección de uno de ellos dependerá de distintos factores entre los que se destacan:  la estructura de una organización, los niveles de jerarquía que existen, los distintos departamentos que la componen y la representación gráfica que se quiera ponderar. 

¿Para qué sirve el organigrama?

Los profesionales del área de Recursos Humanos toman un rol fundamental en la creación y el mantenimiento del organigrama empresarial, ya que esta herramienta ayuda a comprender las responsabilidades de cada empleado y detectar cuáles son las distintas áreas que pueden colaborar entre sí. 

Además, la información que brinda un organigrama puede ayudar a mejorar la experiencia del empleado y, de esta manera, se pueden detectar oportunidades de mejora, tal como sucede con la auditoría de Recursos Humanos. Al hallar los posibles cambios, es más sencillo mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa, principalmente para liderar equipos globales.

Cada miembro de un equipo de trabajo puede utilizar el organigrama para comprender mejor cómo interactuar con sus compañeros y, por sobre todas las cosas, para sentirse confiados en sus roles y con las responsabilidades que les fueron asignadas.

Usos del organigrama

Los organigramas se usan en un sinfín de situaciones, entre las que podemos mencionar:  

• Conocimientos de los niveles jerárquicos y la estructura interna de la organización. Servirá para que los nuevos empleados tengan un primer acercamiento a la empresa con información esencial y además, tengan una representación visual de la organización interna. 
• Comunicación entre los empleados y supervisión, para ayudar a que se conozcan entre sí o saber quiénes trabajan en conjunto dentro de la empresa. 
• Intercambio de roles en un equipo, con el objetivo de que cada miembro pueda emplear sus conocimientos y habilidades de la mejor manera. En este caso, los profesionales de Recursos Humanos también pueden aplicar people analytics (o analítica de personas) para analizar información acerca del personal, y así poder elevar la productividad.
• Planificación de la fuerza de trabajo. Facilitará la toma de decisiones a la hora de realizar una nueva contratación.  

8 tipos de organigramas

Existen varios tipos de organigramas que pueden utilizar los profesionales del área de rrhh según el tipo de organización de una empresa. Aquí, te brindamos una detallada descripción para que conozcas cada uno de ellos:

1. Organigrama funcional o estructural

Lo que diferencia a este tipo de organigrama del resto es que, a la hora de armarlo, se establece la estructura a partir de las funciones de cada departamento. En el gráfico, en la parte superior se ubica el director ejecutivo y debajo, las distintas áreas. Por lo que tiene forma de pirámide. 

Asimismo, dentro de cada una, se colocan los responsables del sector. Es un organigrama que destaca por su orden y busca que todos los departamentos funcionen bajo el enfoque global de la empresa para evitar problemas que afecten la productividad.

Esta herramienta se puede complementar con un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH), que almacena información importante de la organización y brinda el acceso a los datos de los empleados.

Si mencionamos algunas ventajas de tener un Sistema de Información de Recursos Humanos, podemos decir que ayuda en la reducción de costos, la eliminación del error humano, la optimización de procesos con automatización, la implementación de decisiones basadas en datos y la puesta en marcha de un onboarding efectivo.

2. Organigrama matricial

En contraste con el funcional, que se desarrolla de forma vertical, el organigrama matricial combina estructuras verticales y horizontales y se distingue porque es el que utilizan las empresas que tienen más de un director y hay varios niveles de mando. Por lo que se dividen los puestos de trabajo y los departamentos según las funciones dentro de él y de quiénes dependan los proyectos. 

Es por ello que sobre una misma área puede haber un responsable primario y un responsable de proyectos. Y estos, a su vez, tienen directores de departamento de los que dependen. El organigrama matricial tiene una forma rectangular y los profesionales de rrhh agrupan al personal de acuerdo a las tareas o actividades que estén más relacionadas con sus habilidades. 

3. Organigrama vertical o lineal

Su estructura empieza con la posición del CEO o líder jerárquico en la parte superior y el resto de las diferentes áreas y empleados se van mostrando hacia abajo de manera gradual. Esta estructura organizativa de la empresa que se refleja en el organigrama es más rígida en comparación a las ya mencionadas, en lo que respecta a la autoridad, la responsabilidad y la cadena de mando. 

Tal como su nombre indica, en el organigrama se establece una línea vertical descendente, desde el puesto directivo más alto, los intermedios y así sucesivamente. De esta manera se pueden detectar las relaciones jerárquicas que existen al ver el organigrama de una empresa. 

4. Organigrama horizontal

El organigrama horizontal se diferencia del anterior porque muestra pocos niveles de jerarquía. Comienza desde la izquierda con el cargo de CEO o líder de la empresa, y se van desplegando los demás cargos hacia la derecha. 

Por ejemplo, empezamos con el cargo de CEO en la izquierda del gráfico, parten los departamentos (ya sean de ventas, publicidad, comunicación u otros), y dentro de cada departamento se despliega el rol de los que trabajan en cada área. En Comunicación, por ejemplo, podríamos especificar los roles del director, el redactor y el community manager. 

5. Organigrama jerárquico

Al igual que el matricial, este organigrama se desarrolla de forma vertical. Empieza con los sectores que tienen mayor autoridad y establece vínculos con otros, describiendo así las relaciones entre las áreas de manera escalonada. 

Dentro de una agencia de publicidad, el organigrama jerárquico comenzaría con el director, seguiría con los departamentos de comunicación y publicidad (y sus respectivos directores), y después las divisiones que componen cada departamento. En definitiva, siempre inicia con la autoridad máxima y se sigue con las demás escalas jerárquicas.

6. Organigrama mixto

Podemos decir que el organigrama mixto es una fusión del horizontal con el vertical, con el objetivo de reproducir de la mejor manera posible la estructura empresarial de la organización. En la parte superior se encuentra el CEO, y desde allí se despliegan de arriba hacia abajo y de forma horizontal las áreas y los departamentos que la componen. 

Es particularmente útil para las organizaciones que tienen muchos grupos de empleados y divisiones, así los datos quedan plasmados de manera organizada.

7. Organigrama circular

Este organigrama se diferencia de muchos de los que ya hemos mencionado. La unidad de mayor jerarquía se encuentra en el centro del gráfico y alrededor de esa unidad se ubican los demás componentes. Los niveles de autoridad decrecen hacia los extremos, así que podemos decir que son círculos concéntricos porque van de adentro hacia afuera. 

En el organigrama circular los cargos con menor autoridad y responsabilidad más lejos del centro pero se muestra que todos están al mismo nivel. 

8. Organigrama para microempresas

Algunos de los organigramas que presentamos son especialmente útiles para empresas grandes, pero en este caso las microempresas utilizan organigramas microadministrativos, un poco diferentes a los que ya planteamos. Y te contaremos por qué. 

El punto principal que diferencia a este organigrama es que no hay una extensa estructura, aunque también depende de la cantidad de personas que conformen la microempresa y sus responsabilidades. 

El Sistema de Información para Recursos Humanos o SIRH para las PYMES también puede ser muy útil como herramienta complementaria al organigrama. Es una solución de software que mejora las funciones básicas de RR.HH., ayudando a reducir las tareas manuales, agilizando los flujos de trabajo y evitando los errores humanos.

Ya sea que la microempresa tenga 100 personas empleadas, el SIRH ayudará al encargado del área de Recursos Humanos a minimizar los errores, reducir el trabajo anual, tomar decisiones informadas y agilizar procesos.

¿Cómo puedo crear un organigrama de mi empresa?

Existen varias herramientas para crear un organigrama de forma rápida y simple, y cada una tiene ciertas ventajas que destacan en comparación a otras. En este caso, te explicaremos brevemente cómo hacer un organigrama usando Canva y PowerPoint.

¿Cómo hacer un organigrama con Canva?

Canva posee más de 20 gráficos profesionales para armar organigramas. Una de las ventajas más grandes que brinda es que ayuda a ver los datos de la empresa sin la necesidad de aprender a usar un software. Además, puedes compartirlo o descargarlo para tenerlo siempre listo ante cualquier eventualidad. 

1. Crea una cuenta en Canva.
2. Selecciona una plantilla.
3. Haz clic en una de las cajas de texto para personalizar el organigrama.
4. Añade todos los detalles que necesites, como colores, tipografía, elementos, etc.
5. Descarga tu diseño o compártelo con tu empresa.

¿Cómo hacer un organigrama con PowerPoint?

PowerPoint también ofrece plantillas prediseñadas de organigramas para que puedas personalizar y utilizar en tu empresa. Para obtener la plantilla para tu gráfico, tendrás que: 

1. Abrir PowerPoint y, en la pestaña "Archivo", hacer clic en "Nuevo".
2. En el cuadro que dice "Buscar plantillas y temas en línea", buscar la palabra organigrama y presionar el icono de búsqueda.
3. Elegir uno de los organigramas que se ofrecen para personalizar.
4. Hacer clic en "Crear".

Este tipo de programas y páginas nos permiten armar organigramas fácilmente, por lo que es una buena idea si no tenemos tiempo para hacer uno a detalle, ¿pero sirven realmente para todas las empresas?

¿Por qué es complicado crear un organigrama manualmente?

Estas herramientas que te mencionamos son muy buenas para tener diseños rápidos, pero el proceso de agregar la información de cada uno de los empleados puede ser muy tedioso, ya sea para una empresa grande o una pequeña. Además, como son herramientas que se usan mucho para diseñar gráficos y otras piezas, el resultado final será muy parecido al de otras organizaciones. 

La buena noticia es que hay formas de automatizar el proceso para ahorrar tiempo y hacer un organigrama que sea visualmente atractivo y útil para todos los involucrados en la empresa. En este caso, los Org Charts para Slack son la opción definitiva para que los responsables del área de Recursos Humanos puedan armar un organigrama sin problemas, aprovechando varios beneficios.

¿Cómo automatizar el proceso de creación de un organigrama?

Este complemento gratuito se conecta al sistema HRIS (sistema de administración de recursos humanos) para extraer los detalles de cada miembro de la empresa para la que trabajas, agrupándolos de forma directa al Directorio de personas en Slack. Los equipos pueden colaborar en toda la empresa y cada miembro puede buscar a otros del equipo para resolver problemas. 

Teniendo un organigrama que se actualiza automáticamente, cada miembro que se une o se retira de la empresa aparecerá o desaparecerá sin tener que hacer el trabajo de forma manual, lo que facilita el trabajo de cualquier representante del área de Recursos Humanos.

3 mejores prácticas para crear un organigrama eficaz

El proceso de creación de un organigrama no solo incluye la creación del diseño o la elección de placas prediseñadas, también consiste en la búsqueda de información. Seleccionamos 3 prácticas que pueden ser muy útiles a la hora de crear el organigrama para tu empresa:

• Definir el propósito y el alcance: ¿cuál es la razón de ser del organigrama?, ¿lo necesitas para que los empleados puedan conocerse entre sí? Una buena idea puede ser implementar fotos, información de contacto, correos electrónicos y otros datos relevantes. Ya sea que estés creando un gráfico para toda la empresa o para un solo departamento o grupo de trabajo, es indispensable saber cuál es el objetivo del organigrama. 
• Reunir la información necesaria: si tienes un organigrama antiguo, con información que ya no es útil para realizar el nuevo gráfico, recuerda buscar la mayor cantidad de información posible. Desde los más pequeños detalles pueden ser de ayuda a la hora de armar un diagrama claro y conciso.
• Mantente al tanto de las actualizaciones: utilizando un recurso como Org Charts para Slack, puedes mantener tu organigrama actualizado de una manera muy sencilla. Ya no tendrás que preocuparte por los miembros nuevos del equipo y la forma en que tendrán que interactuar, ya que estará todo resuelto en un mismo lugar.

¿Qué son los Org Charts de Deel? 

Según un estudio de PwC, los problemas más recurrentes en el área de Recursos Humanos son: la gestión del cambio (48 %), el desarrollo de liderazgo (35 %) y la medición de la efectividad de RR.HH. (27 %). 

El organigrama de una empresa es fundamental para mantener organizados los datos de cada uno de los miembros y otorgarles una manera más sencilla de comunicarse entre sí. Si bien no es una herramienta que llega para solucionar todos los problemas de una empresa, puede brindar grandes resultados.

Los Org Charts para Slack de Deel deberían ser tu opción principal, ya que la empresa en la que trabajas verá las actualizaciones del equipo en tiempo real, tanto las incorporaciones de nuevos miembros al equipo como los cambios de departamentos.