Cómo el equipo operativo unipersonal de Beam AI ahorra 480 horas al mes con Deel

Beam AI, una startup de IA que automatiza tareas administrativas, nació con alcance global. Con sede en Nueva York, un hub operativo en Berlín y oficinas en Abu Dhabi y Karachi, su equipo de 40 personas está repartido por todo el mundo. Toda esta operación global —desde RR.HH. y finanzas hasta asuntos legales y operaciones— la gestiona una sola persona: Jefe de Gabinete, Fredrik Falk.

Siendo el segundo empleado, Fredrik tuvo que encontrar la forma más eficiente de escalar la compañía. "Como un equipo de operaciones de una sola persona para una empresa global de 40 personas, me ocupo de la gran mayoría de RR.HH., finanzas y operaciones globales", explica Fredrik. "Tengo que encontrar la forma más consolidada de resolver mis problemas."

El equipo enfrentó varios desafíos críticos:

• Falta de especialistas: No tenían equipo legal interno, ni departamento de TI, ni especialistas en nómina. Contratarlos habría sido costoso y contrario a su modelo operativo "lean".
• Cumplimiento de la norma SOC 2: Lograr el cumplimiento de la norma SOC 2 implica una montaña de documentación para cualquier startup, pero para una empresa distribuida sin departamento legal fue un obstáculo enorme.
• Nómina compleja: Gestionar la nómina internamente, especialmente en mercados notoriamente complejos como Alemania, se estaba volviendo una carga muy manual y desordenada.
• Logística global de TI: Sin un equipo de TI, ¿cómo enviar compliantemente un portátil nuevo a Turquía, gestionar un presupuesto para un nuevo ingreso en Nueva York y, lo más importante, recuperar una máquina tras el offboarding de un empleado en el Reino Unido?

Beam AI ha usado Deel desde su fundación, comenzando con trabajadores independientes. Pero a medida que la empresa creció, la plataforma de Deel creció con ellos, evolucionando de una sola herramienta a su centro operativo central. Cada vez que surgía un nuevo reto operativo, Deel ya tenía una solución.

• Nómina Global para Alemania: Deel automatizó la nómina "desordenada y manual" de la entidad de Beam AI en Alemania, navegando las complejas regulaciones del país sin necesitar un especialista.
• Deel IT (sin departamento de TI): Beam AI no tiene un equipo de TI. Deel IT les permite establecer un presupuesto, dejar que los nuevos contratados elijan su equipo y que Deel gestione la logística, la entrega y las entregas globales, ahorrándoles tiempo y dinero.
• Gestión de trabajadores sin fricciones: La plataforma de Deel gestionó sin problemas tanto las contrataciones EOR en mercados complejos como los EE.UU., como su red global de trabajadores independientes.
• Una pila completa y consolidada de RR.HH.: Beam AI consolidó toda su función de RR.HH. en Deel—usando SIRH para las políticas de permisos, Expenses para los reembolsos y la integración con Carta para simplificar la gestión de equity.

Una prueba crítica llegó cuando un nuevo integrante en el Reino Unido no funcionó. Fredrik estaba estresado por recuperar la laptop de la compañía, pero Deel se encargó de todo el proceso de recogida y recuperación, garantizando cumplimiento legal y quitándole la carga de encima.

“Cada vez que pienso 'esto suena realmente doloroso', reviso Deel, y la solución ya está ahí. Ha hecho exactamente lo que quería en cada ocasión. Es un placer usarlo.” —Fredrik Falk, Chief of Staff en Beam AI

Al consolidar todas sus operaciones globales en Deel, Beam AI ahorra un estimado de 480+ horas de trabajo administrativo cada mes, el trabajo de al menos tres especialistas a tiempo completo.

“Como equipo de operaciones de una sola persona, no tengo un departamento de TI dedicado, ni un equipo legal, ni un especialista en nómina. Tengo a Deel. Es el 'botón fácil' que me da la palanca de una oficina administrativa completa, ahorrándome cientos de horas al mes para que pueda enfocarme en la estrategia de alto impacto, no en la administración.” —Fredrik Falk, Chief of Staff en Beam AI

Esta enorme ganancia de eficiencia permite a Beam AI mantenerse ágil y le da a Fredrik la libertad de enfocarse en iniciativas estratégicas de alto impacto, no en tareas administrativas manuales. Los ahorros son tanto financieros como operativos. Recuperar una laptop del Reino Unido habría costado horas de administración y más de $100 en envío asegurado. Con Deel IT, el costo se consolida y el proceso es indoloro.

Para Fredrik, la mayor fortaleza de Deel es su capacidad de crecer con ellos sin volverse abrumador.