Cómo Cohabs Centralizó la Nómina en Siete Países con Deel

Cohabs está redefiniendo la vida urbana con espacios de co-living que fomentan comunidades vibrantes. Desde el primer día, su visión fue global, y la lograron rápido, expandiéndose por seis países europeos y EE.UU.

Pero entre bastidores, gestionar RR.HH. y nómina en siete países estaba lejos de ser sencillo. Cuando Akésia Doubrere asumió como la primera y única responsable de RR.HH. en Cohabs, heredó un sistema fragmentado. Cada gerente de ciudad tenía su propia forma de procesar la nómina.

En mercados clave como Bélgica y Francia, Cohabs confiaba en proveedores locales. En otros, la nómina la gestionaban contadores o archivos compartidos. No había un sistema centralizado, ni supervisión, ni confianza en el cumplimiento legal.

Con 130 empleados en nueve ciudades, cumplir con las leyes laborales locales era crítico, pero cada vez más complejo. Akésia sabía que necesitaba tres cosas:

• Contar con experiencia local en RR.HH. y nómina en cada país.
• Control centralizado sobre la nómina.
• Visibilidad global de las operaciones de RR.HH.

Tenía confianza para manejar las regulaciones de Bélgica, Francia y Reino Unido, pero no conocía a fondo las leyes de España, Italia y EE.UU. Contratar a un experto local en cada país no era factible, y aunque lo fuera, no resolvería la necesidad de supervisión global y estandarización.

“El objetivo era encontrar no solo herramientas que me ayudaran con RR.HH. y la nómina, sino un socio en quien confiar para encargarse del cumplimiento legal y mantenernos en el camino correcto. Deel fue la elección correcta.” — Akésia Doubrere, Gerente de RR.HH., Cohabs

Después de evaluar cuatro plataformas, Deel destacó. Con su infraestructura de nómina propia, cobertura de cumplimiento legal global y un SIRH intuitivo, Deel ofreció exactamente lo que Cohabs necesitaba: una plataforma para reemplazar siete sistemas fragmentados.

En cuatro meses, Cohabs implementó con éxito Deel Payroll en cinco países, y poco después siguieron Francia y EE.UU.

“Todos me dijeron que estaba loca por cambiar siete nóminas en menos de seis meses, siendo un equipo de RR.HH. de una sola persona, pero Deel lo hizo posible.” — Akésia Doubrere, Gerente de RR.HH., Cohabs

Al ampliar las capacidades de RR.HH. sin aumentar el conteo de empleados, Deel ahorra a Cohabs un estimado de 960 horas de trabajo administrativo cada mes. Según Akésia, el tiempo de administración de nómina se reducirá a la mitad para fines de 2025, liberándola para enfocarse en proyectos estratégicos.

Deel aportó estructura y visibilidad a un sistema que antes estaba fragmentado. Con supervisión en tiempo real, automatización y alertas proactivas de cumplimiento legal, Akésia ya no depende de hojas de cálculo ni de suposiciones.

“Con Deel, finalmente tengo visibilidad en todos los países. Estamos en cumplimiento legal, los reportes están centralizados y puedo enfocarme en las personas en lugar de perseguir la nómina a través de siete hojas de cálculo.” — Akésia Doubrere, Gerente de RR.HH., Cohabs

Los gerentes de ciudad ya no están cargados con la nómina, el área de finanzas tiene un mejor control de costos y los empleados disfrutan de recibos de sueldo precisos y funciones intuitivas. El seguimiento de permisos ha sido especialmente valioso, reemplazando un torpe archivo compartido en Excel.

“Gracias a Deel, los empleados finalmente saben cuánto tiempo de permiso les queda y pueden solicitar tiempo libre con unos clics. Es un mundo de diferencia.” — Akésia Doubrere, Gerente de RR.HH., Cohabs

Deel también mantiene a Cohabs por delante de los cambios en el cumplimiento legal, como detectar y aplicar automáticamente una actualización regulatoria en Luxemburgo.

“No soy experta en las leyes de todos los países. El Deel Knowledge Hub y los asesores humanos nos ayudan a mantenernos en cumplimiento legal sin suposiciones.” — Akésia Doubrere, Gerente de RR.HH., Cohabs

Escalar en EE.UU. con Deel PEO

A medida que Cohabs se expandió por EE.UU., gestionar el cumplimiento por estado se volvió cada vez más complejo. Deel PEO les dio una estructura centralizada para mantenerse en cumplimiento legal y evitar errores de clasificación, sin tener que crear un equipo de RR.HH. en EE.UU. desde cero.

“La mayor diferencia entre Europa y EE.UU. son los beneficios. PEO nos ayuda a cerrar esa brecha y a dar a nuestro equipo en EE.UU. lo que merece.” — Akésia Doubrere, Gerente de RR.HH., Cohabs

También enfatizó la importancia cultural de la paridad de beneficios. Muchos empleados de Cohabs en EE.UU. son franceses, y las expectativas sobre atención médica, permisos pagados y protecciones estaban significativamente desalineadas antes de Deel PEO.

“Quiero que nuestros empleados franceses basados en EE.UU. tengan el mismo nivel de beneficios que esperarían en su país. PEO hace eso posible.” —Akésia Doubrere, Gerente de RR.HH., Cohabs

Al pasarse a Deel PEO, Cohabs aseguró que cada nueva contratación cumple con los requisitos de su estado, está correctamente clasificada y es elegible para beneficios competitivos, todo sin crear una función de RR.HH. separada en EE.UU.