Cómo Serverfarm unificó la nómina global con Deel y Workday

Serverfarm, una empresa global de infraestructura de centros de datos que provee centros de datos sostenibles desde hace más de 20 años, gestiona una plantilla de aproximadamente 300 personas en EE. UU., CAN, Reino Unido, Países Bajos e Israel. A medida que su huella global creció, la nómina quedó en manos de múltiples proveedores externos, con la ejecución compartida entre contabilidad y operaciones de personas en lugar de centralizarse en un solo lugar.

La compañía necesitaba reunir a su población global en un único sistema de nómina, alinear los SOPs entre regiones e integrarse de forma limpia con Workday, su sistema de registro.

"Trabajábamos con al menos dos proveedores distintos en Reino Unido, Países Bajos e Israel. Cada equipo tenía su propio proceso. Necesitábamos centralizar toda nuestra población global bajo un solo sistema—y eso es exactamente lo que Deel nos dio." — Dawn Williams, Directora de Operaciones de Personas, Serverfarm

Serverfarm consolidó la nómina en las tres regiones internacionales dentro de Deel Payroll, con la integración Workday Global Payroll Connect (GPC) en el núcleo de la arquitectura. Dado que Deel es uno de los pocos proveedores a nivel mundial certificados para Workday GPC, Serverfarm pudo confiar en una integración verificada y soportada —no en una construcción personalizada— para mantener Workday como la única fuente de la verdad.

La implementación avanzó con rapidez. La especialista de Deel preparó proactivamente plantillas para cargas masivas, de modo que Serverfarm no tuvo que ingresar datos manualmente, y Williams describe el despliegue de la plataforma como fluido. Hoy, datos personales, información de contacto, campos de nómina específicos por país, cambios de puesto y compensación, permisos, recibos de pago y documentos fiscales fluyen en una sincronización bidireccional 360° entre ambos sistemas. El equipo de nómina de Serverfarm opera en Deel; el resto permanece en Workday.

"La capacidad de integración con Workday siempre fue un factor determinante para nosotros, y Deel fue un proveedor que tuvimos muy en cuenta desde la perspectiva de costos y plataforma. Estoy muy complacida con la fluidez de la integración." — Dawn Williams, Directora de Operaciones de Personas, Serverfarm

Nuevas contrataciones listas para nómina desde el primer día

Al configurar la función adicional de datos de nómina de Deel dentro de la lista de tareas de incorporación de Workday, Serverfarm eliminó la necesidad de que las nuevas contrataciones inicien sesión en un segundo sistema. Los empleados completan todas las tareas de incorporación en Workday; los datos se transfieren a Deel al instante y están activados y listos para nómina en el primer día. Las terminaciones ahora se gestionan a través de Workday, con Deel proporcionando un punto de control de auditoría antes de la finalización.

Williams describe la primera ejecución de nuevas contrataciones como un punto de inflexión para el equipo. Las nuevas contrataciones siguieron los pasos indicados en Workday y los datos aparecieron en vivo en Deel: su equipo no tuvo que pensar en una segunda entrada.

"Nos sorprendió mucho la adaptabilidad de nuestros candidatos. Ver que eso se activara en la parte de Deel tuvo un gran impacto en nuestro equipo. Los empleados están listos desde el primer día. No hay persecuciones por la nómina." — Dawn Williams, Directora de Operaciones de Personas, Serverfarm

Flujos de trabajo de nómina automatizados con confianza de auditoría incorporada

Las operaciones de centros de datos implican altos requerimientos de cumplimiento y auditoría. Con Workday como sistema de registro y Deel sincronizando automáticamente los cambios mediante flujos de trabajo aprobados por Workday, Serverfarm eliminó la capa humana intermedia —y el riesgo asociado. Las revisiones de compensación, cambios de dirección, cambios de puesto y actualizaciones de título fluyen a través de las aprobaciones en Workday directamente a Deel sin reingresos manuales.

"Cuantas menos manos humanas toquen los datos de principio a fin, mejor el resultado. La revisión de compensación la hicieron puramente nuestros gerentes en Workday, y todos los datos fluyeron a Deel. No tuvimos que tocar ningún cambio de compensación." — Dawn Williams, Directora de Operaciones de Personas, Serverfarm

La integración comprimió las auditorías, mejoró la experiencia de las nuevas contrataciones y sacó a operaciones de personas de la capa de datos del día a día. La revisión anual de compensación —históricamente una fuente de extracciones manuales y reingresos— tomó solo unas horas para validar este año, sin errores.

Como lo describe Williams, la planificación de compensación antes de Deel era completamente basada en Excel, con líderes extrayendo sus propios números a través de ubicaciones aisladas y sin una única fuente de la verdad sobre el conteo de personal. Deel consolidó todo en un solo sistema y dio a los empleados visibilidad de cómo su reconocimiento se traducía en un cambio real año tras año. Las persecuciones de información para la incorporación entre dos sistemas desaparecieron. Y el equipo ejecutivo de Serverfarm, muy comprometido con la experiencia del empleado, dio una retroalimentación interna muy positiva sobre el despliegue.

"Deel realmente nos ayudó a entrar en un solo sistema, crear un proceso optimizado y contabilizar los distintos componentes de pago para cada persona. Esto elevó el proceso de revisión de desempeño porque los empleados podían vincular su reconocimiento y ver el cambio visible año a año." — Dawn Williams, Directora de Operaciones de Personas, Serverfarm

Para Williams, la prueba está en cómo ahora trabajan los dos sistemas en conjunto. Está complacida con el producto final, recomienda la integración a colegas que evalúan nómina global y ve a Deel como un socio de infraestructura a largo plazo mientras Serverfarm escala hacia su próxima fase de crecimiento.

"Estoy muy satisfecha con el producto. Me impresiona cómo está funcionando para la incorporación de nuestras nuevas contrataciones, las desvinculaciones y el ciclo de vida del empleado. Que Deel continúe siendo un socio sólido —sistemáticamente y operativamente— es en lo que nos apoyamos mientras crecemos." — Dawn Williams, Directora de Operaciones de Personas, Serverfarm