Guide pour convertir un indépendant en Employé

Convertir un indépendant en employé est une décision importante qui peut bénéficier à la fois à votre entreprise et au freelance.

Bien que les travailleurs indépendants offrent flexibilité et compétences spécialisées sur une base de projet, il y a des moments où une relation d'emploi plus permanente et structurée est nécessaire. Que ce soit pour garantir la conformité avec les lois du travail, sécuriser des talents à long terme ou obtenir un meilleur contrôle sur le travail effectué, la transition d'un freelance à employé peut améliorer vos opérations quotidiennes et renforcer votre équipe.

Cependant, ce processus implique une prise en compte minutieuse des facteurs juridiques, financiers et logistiques pour garantir une transition fluide et conforme.

Dans ce guide, nous analyserons les raisons principales de considérer cette conversion, décrirons les étapes clés, et fournirons des conseils pour vous aider à prendre la meilleure décision pour votre entreprise.

Principales raisons de convertir un indépendant en employé

Convertir un freelance en employé peut s'avérer avantageux pour les deux parties. Voici les principales raisons de considérer ce changement.

• Votre travailleur indépendant souhaite devenir employé : Il peut vouloir bénéficier de la sécurité et des protections supplémentaires accordées aux employés. Bien que de nombreux indépendants apprécient la flexibilité et la liberté du travail en freelance, d'autres souhaitent une plus grande stabilité quant à leur revenu à long terme. Les employés ont également droit à des avantages obligatoires pour les employés, reçoivent des équipements fournis et sont souvent protégés par les lois sur le salaire minimum et les heures supplémentaires.
• Vous souhaitez un arrangement plus permanent : Les freelances travaillent souvent pour une entreprise pendant une durée déterminée, jusqu'à ce qu'ils aient terminé un projet à court terme ou atteint un budget spécifique. Mais si vos travailleurs indépendants excellent dans leur travail, vous pourriez envisager de leur proposer un poste à temps plein dans votre entreprise.
• Vous souhaitez assumer plus de contrôle sur la relation de travail : Un travailleur indépendant est un travailleur autonome. Cela signifie qu'il contrôle sa charge de travail, son emploi du temps et son lieu de travail. Si vous souhaitez établir des heures de travail fixes ou imposer la charge de travail quotidienne, l'équipement et le lieu de travail du travaileur, vous devrez le convertir en employé. Traiter un freelance comme un employé est illégal et pourrait signifier qu'il est considéré comme mal classifié. Établir une transition légale complète est l'option la plus sûre. En savoir plus sur la différence entre les employés et les travailleurs indépendants.
• Vous souhaitez que le prestataire joue un rôle plus important dans votre entreprise : Les prestataires peuvent se limiter à la tâche à accomplir avec peu d'implication dans le reste de votre organisation. Transformer un indépendant en employé montre que vous êtes engagé. Cela aide à les intégrer dans la culture de l'entreprise, offrant une meilleure expérience employé et conduisant à une plus grande implication.
• Votre contrat avec le travailleur est obsolète : Il est courant de continuer à travailler avec un freelance sans mettre à jour ou renouveler son contrat. Ces anciens contrats peuvent ne pas être à jour avec les changements des lois sur l'emploi, ce qui peut entraîner des risques de conformité. Convertir le travailleur indépendant en employé est un excellent moyen de rafraîchir l'arrangement de travail si le freelance souhaite changer de statut.
• Vous souhaitez retenir vos meilleurs talents et éviter leur débauchage : Les freelances peuvent travailler avec plusieurs clients et également fournir des services à vos concurrents. Cela pourrait les amener à accepter une offre d'emploi d'une autre entreprise. Si vous souhaitez que les compétences de votre travailleur indépendant soient exclusives à votre entreprise, le convertir en employé et lui offrir des avantages tels que l'assurance santé, la sécurité sociale, l'épargne retraite et des congés payés (PTO) garantira sa fidélité.
• Vous souhaitez économiser de l'argent à long terme : Bien que sur le papier les entrepreneurs soient une alternative moins coûteuse aux employés à temps plein (car ils ne nécessitent aucun avantages sociaux par la loi), ils ont souvent besoin de revenus plus élevés puisqu'ils paient davantages en charges d'auto-entrepreneur et doivent couvrir leurs propres avantages sociaux. Selon la durée de l'accord de travail, cela pourrait vous coûter la même chose de les embaucher en tant qu'employés et de les avoir comme actifs à long terme.
• Le contrat de votre prestataire n'est pas conforme au droit international : Si vous avez engagé un prestataire dans un autre pays, les lois du travail sont probablement différentes, ce qui signifie que votre arrangement de travail peut ne pas être légal et pourrait entraîner des sanctions. Convertir un indépendant en employé est une excellente occasion de réviser l'arrangement de travail et s'assurer que tous les documents sont bien conformes.
• Vous souhaitez des protections plus solides pour la propriété intellectuelle (PI) de votre entreprise : Les freelances sont des entités indépendantes, ce qui signifie qu'ils peuvent obtenir certains droits sur le travail qu'ils produisent. Dans certains pays, les droits de propriété intellectuelle sont par défaut attribués aux créateurs indépendants plutôt qu'aux entreprises. Bien sûr, vous pouvez demander au freelance de signer un accord de propriété intellectuelle. Cependant, vous bénéficierez de protections intégrées plus importantes si vous transformez le travailleur indépendant en employé.

Convertir des freelances en employés en 6 étapes

Maintenant que vous connaissez les principales raisons de convertir un travailleur indépendant en employé, voici les étapes du processus de conversion :

1. Calculez la charge fiscale totale de l'employeur et les autres coûts

La première étape consiste à déterminer si la conversion du freelance en employé est financièrement viable pour l'entreprise. En calculant le montant total des dépenses supplémentaires associées à l'embauche d'employés, les entreprises obtiennent une idée plus réaliste du coût total. Pour ce faire, prenez le montant approximatif du salaire et soustrayez le total des charges fiscales et autres dépenses telles que les avantages sociaux, primes et avantages en nature.

Voici quelques taxes et autres frais généraux directs associés au coût total des employés :

• La part des taxes sur salaires payée par l'employeur
• Les frais de déplacement et remboursements
• les coûts de formation
• Les investissements en équipements et technologies
• Les avantages santé, vision et dentaire
• Les congés payés et indemnités de vacances
• L'épargne-retraite
• Les primes de performance ou commissions sur les ventes
• Les avantages tels que des teambuildings, cafés et déjeuners, ainsi que des fêtes ou primes de fin d'année

Lors de l'estimation du nouveau salaire du freelance, une conversion directe du tarif du travailleur indépendant en salaire est peu susceptible d'être financièrement viable, car ils facturent généralement un taux plus élevé pour couvrir leurs dépenses d'auto-entrepreneur et leurs impôts sur le revenu personnel.

Il existe plusieurs façons de développer une structure de rémunération équitable. Une méthode consiste à déterminer le taux horaire du freelance et à le multiplier par 2 080 heures, soit le nombre total d'heures qu'un employé à temps plein travaille généralement chaque année.

Utilisez alternativement le calculateur de coût des employés de Deel.

2. Vérifiez la viabilité juridique

Une fois que vous êtes convaincu que la conversion est financièrement viable, vous devrez déterminer si le freelance peut légalement devenir un employé. Chaque organisme de réglementation de chaque pays a ses propres critères pour déterminer si le nouveau poste constitue un emploi.

L'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis suit les règles de la common law pour faire cette distinction. Des ressources comme celle-ci peuvent vous aider à déterminer la classification légale des travailleurs et savoir s'ils peuvent ou non passer au statut d'employé.

Remarque : Si le freelance vit dans un autre pays, vous devez vous assurer que vous pouvez légalement l'embaucher. Cela peut impliquer l'ouverture d'une entité locale, également connue sous le nom de filiale étrangère, ou de choisir la solution facile en l'embauchant par l'intermédiaire d'un employeur de référence (EOR).

Un EOR (Employeur de Référence) est une organisation qui aide les entreprises à embaucher et payer des employés locaux et internationaux sans avoir à ouvrir une filiale. Ils assument l'entière responsabilité légale des travailleurs de l'entreprise, signent et résilient les contrats, paient leurs salaires, gèrent leurs avantages sociaux obligatoires et autres avantages, collectent les documents fiscaux, et bien plus encore.

Bien que l'EOR gère les aspects techniques de votre nouvelle relation commerciale, vous gardez le contrôle sur la charge de travail de votre employé, son emploi du temps et des décisions similaires. Embaucher via un EOR est plus rapide et plus simple, surtout si vous avez plusieurs travailleurs indépendants de différents pays à qui vous souhaitez offrir des postes permanents.

3. Négociez le nouveau contrat de travail

Une fois que vous avez effectué toutes les vérifications en coulisses et que vous êtes convaincu que la conversion est viable et a du sens sur le plan commercial, il est temps de contacter l'entrepreneur pour négocier les termes du nouvel arrangement.

En utilisant le montant approximatif du salaire et le package d'avantages, proposez une offre d'emploi attrayante. N'oubliez pas que si un freelancve commence à travailler à plein temps pour votre entreprise, il devra probablement abandonner d'autres projets et clients. Cela affectera ses finances, donc offrir un salaire annuel compétitif et un package d'avantages attrayant est essentiel pour le convaincre de vous rejoindre.

Les freelances sont habitués à une certaine liberté dans leur travail, il peut donc être judicieux de les habituer progressivement au statut d'employé à temps plein avec des aménagements flexibles tels que le télétravail, les congés payés illimités et des horaires de travail flexibles. Vos employés à temps plein actuels apprécieront également cette flexibilité.

Conseil de pro : Avoir une politique de conversion des travailleurs indépendants peut réduire l'incertitude au sein de vos équipes lorsque vous envisagez d'intégrer des talents à temps plein. Le modèle gratuit de conversion de freelance à employé de Deel est spécialement conçu pour les équipes internationales ayant des freelances dans plusieurs pays.

4. Signez un contrat de travail

Une fois que le travailleur indépendant a accepté de passer à un emploi à temps plein avec l'entreprise, l'étape suivante consiste à créer un contrat de travail. Alors qu'un contrat de travail freelance décrit le périmètre du travail, un contrat de travail énumère les tâches et responsabilités requises pour le poste. Il doit également inclure des informations sur les points suivants :

• Heures de travail et emploi du temps
• Rémunération et avantages sociaux
• Politique de congés, congés maladie et vacances
• Période d'emploi
• Résiliation et indemnité de départ
• Confidentialité et vie privée

5. Collectez les informations des employés

Il est probable que vous disposiez déjà de certaines informations sur vos sous-traitants à partir de leurs factures. Cependant, il existe d'autres formulaires fiscaux et documents à compléter dans le cadre de l'emploi.   Par exemple, les employeurs exigent que les employés remplissent et soumettent des formulaires fiscaux W-4 et W-2 aux États-Unis.   Vous pourriez également avoir besoin de recueillir des informations concernant les avantages sociaux des employés. Par exemple, si vous proposez une assistance pour la garde d'enfants, vous devez savoir combien d'enfants a votre nouvelle recrue. Si vous offrez des remboursements de prêts étudiants, vous devrez connaître le montant de leur dette. Si vous proposez des forfaits de soins de santé privés, vous pourriez avoir besoin de savoir combien de membres de la famille l'employé doit assurer. Of course! Please provide the product copy you would like translated into French. De plus, certains employeurs exigent que tous les employés subissent une vérification approfondie des antécédentspour confirmer qu'ils ont un casier judiciaire vierge.

6. Ajoutez le nouvel employé à la paie de l'entreprise

Payer la facture de votre prestataire diffère du paiement d'un salaire, car cela implique des déductions fiscales sur la paie et des retenues.

La première tâche consiste à ajouter les données des employés que vous avez collectées à l'étape précédente à votre logiciel de paie. Si l'employé réside dans un autre pays, vous devrez mettre en place une paie internationale pour gérer les conversions de devises, frais de transfert bancaire et taux de change.

Votre département des ressources humaines devrait également inscrire l'employé à tout programme d'avantages sociaux en fonction de ses droits.

7. Commencez l'intégration

Maintenant que votre prestataire a officiellement rejoint l'équipe en tant qu'employé, il peut être approprié de le présenter aux autres membres de l'équipe et d'expliquer ses nouvelles responsabilités quotidiennes. Par exemple, il pourrait devoir assister à des réunions spécifiques, suivre le temps consacré aux clients ou mettre à jour son statut Slack s'il est en pause déjeuner.   Un appel de suivi est un moyen efficace de familiariser le nouvel employé avec vos opérations quotidiennes tout en l'intégrant dans l'entreprise.

Convertissez votre freelance en employé avec Deel.

Deel aide les entreprises à simplifier l'embauche d'employés à temps plein et de travailleurs indépendants, ainsi qu'à faciliter la conversion entre les deux.

Notre solution tout-en-un offre également les éléments suivants :

• Contrats conformes aux lois locales du travail
• Global payroll, y compris plusieurs méthodes de paiement, paiements locaux et devises.
• Collecte de formulaires fiscaux et dépôt électronique
• Documentation de conformité pour éviter les risques de mauvaise classification dans le monde entier
• Embauche internationale et emploi international

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