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10 minutes

Les 10 étapes clés d’un onboarding réussi

RH globale

Auteur

Publié

25 novembre, 2024

Dernière mise à jour

24 janvier, 2025

Sommaire

Quelles sont les 10 étapes clés d’un bon onboarding ?

1. Préparez l’arrivée de vos collaborateurs

2. Organisez leur première journée

3. Assurez un onboarding conforme aux législations locales

4. Définissez des objectifs clairs pour les premiers mois

5. Créez un parcours de formation

6. Favorisez l’intégration sociale et la culture d’entreprise

7. Assurez un onboarding adapté aux équipes à distance

8. Adaptez l’onboarding aux équipes multiculturelles et multilingues

9. Encouragez les retours d’expérience pour améliorer le processus d’onboarding

10. Assurez la conformité légale et l’automatisation de l’onboarding avec Deel

Points clés à retenir
  • Un onboarding structuré favorise la rétention et l’engagement des nouvelles recrues.
  • L’intégration doit inclure des objectifs clairs et des retours réguliers.
  • Assurer la conformité légale et l’adaptation culturelle est essentiel pour des équipes globales.

Quelles sont les 10 étapes clés d’un bon onboarding ?

1. Préparez l’arrivée de vos collaborateurs

La première étape d’une bonne intégration se joue avant l’arrivée de la nouvelle recrue dans votre entreprise, juste après avoir finalisé les dernières étapes du processus de recrutement.

C’est le moment de mettre en place le préboarding qui sera prêt pour le premier jour de travail du nouvel employé. Pour cela, créez un kit de bienvenue, composé, par exemple, de :

  • Plaquettes informatives sur l’entreprise
  • L’agenda de la première journée ou de la première semaine et un livret d’accueil
  • Le contrat de travail signé : assurez-vous que le contrat de travail et tous les documents administratifs sont finalisés et envoyés. Le nouvel employé peut les signer numériquement pour vous faire gagner du temps à son arrivée.
  • Les documents RH nécessaires : préparez les documents d’accueil (guide de l’entreprise, charte informatique, politique de confidentialité, etc.) pour qu’il puisse en prendre connaissance avant son arrivée.
  • Le poste de travail : N’oubliez pas de réserver une place au nouvel arrivant, que ça soit dans un bureau spécifique ou dans un open space. Bien que de nombreuses entreprises privilégient maintenant le travail flexible, sans bureau assigné, votre nouvel employé sera content de pouvoir poser ses affaires dans un espace désigné.
  • Le matériel informatique : Évitez de perdre du temps lors du premier jour de votre employé, et prévoyez dès à présent de commander le matériel nécessaire à son intégration : ordinateur, téléphone portable professionnel, clavier, souris... passez les commandes en amont !
  • Le badge d’accès : Si possible, faites dès à présent faire le badge de votre nouvel arrivant. Configurez également ses accès informatiques aux plateformes web qui seront nécessaires à la bonne réalisation de son travail
  • Kit d’intégration : votre entreprise utilise-t-elle du merchandising brandé que vous pouvez récolter pour votre nouvel employé ? Gourdes, tasses, stylos ou même casquettes et sweatshirts sont idéaux pour donner un sentiment d’appartenance et renforce l’engagement des collaborateurs.

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2. Organisez leur première journée

Trop souvent, les premiers jours dans une entreprise ne sont pas assez organisés, au point où le collaborateur se retrouve à courir après les informations ou, pire, à s’ennuyer.

Saviez-vous pourtant que c’est l’une des étapes les plus importantes d’un onboarding ? Alors que près de 70% des employés décident si un poste leur convient lors du premier mois, la plupart d’entre eux nécessitent d’avoir une bonne impression de l’entreprise dès le premier jour.

Pour cela, commencez par organiser une rencontre entre le nouveau collaborateur et son manager. Cela permettra de présenter les objectifs du poste, d’échanger avec le nouvel employé sur ses attentes et de concrétiser ses premières missions. Cet entretien n’a pas forcément à être formel, et peut aussi se faire autour d’un café ou d’un petit déjeuner.

D’ailleurs, le premier jour est aussi le moment de présenter les nouveaux salariés aux différentes équipes avec lesquelles ils vont interagir au quotidien. Que ce soit en faisant visiter les locaux ou lors d’un déjeuner d’équipe, ces premières présentations permettent de créer un premier lien et sont indispensables à une bonne expérience collaborateur.

Enfin, veillez à ne pas surcharger le premier jour, qui est déjà intense pour toute nouvelle recrue. Vous pouvez présenter les valeurs, les objectifs, quelques chiffres clés et la culture de l’entreprise, mais laissez le temps à votre salarié de s’adapter à son nouvel environnement avant de lui donner des missions concrètes à réaliser !

3. Assurez un onboarding conforme aux législations locales

Pour garantir un processus d’onboarding irréprochable, vous devez respecter les obligations légales spécifiques de chaque pays, comme en France, où des exigences strictes encadrent l’intégration des nouvelles recrues.

Un onboarding conforme protège non seulement l’entreprise, mais contribue également à une expérience d’intégration positive et professionnelle pour les employés.

En France, une intégration d’employé doit obligatoirement comporter :

  • La signature d’un contrat de travail et documents légaux
  • La prise en compte de la politique de protection des données
  • L’inscription sur le registre des employés de tout nouvel arrivant
  • L’accès à la Sécurité sociale et aux assurances

4. Définissez des objectifs clairs pour les premiers mois

Une fois la première journée écoulée, vous pouvez rentrer dans le vif du sujet. Il est maintenant temps de donner toutes les clés aux nouveaux employés pour qu’ils réussissent haut la main le parcours d’intégration.

Posez un cadre dès le départ : les nouvelles recrues doivent comprendre précisément leurs objectifs, les KPIs et leurs missions au sein de l’équipe. Cela permet non seulement de définir des repères pour évaluer sa prise de poste, mais aussi à les fidéliser et à les motiver.

Pour cela, vous pouvez utiliser les objectifs SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, et Temporels. Par exemple, un objectif pertinent pour un nouvel arrivant pourrait être de « maîtriser l’outil CRM de l’entreprise dans les 30 jours » ou encore « atteindre X indicateurs de performance d’ici trois mois ». Vous pouvez les intégrer dans un plan de développement personnalisé pour l’employé, qui vous servira de feuille de route pour évaluer ses besoins et son évolution au sein du poste.

Pour renforcer cette dynamique, planifiez une première évaluation formelle au bout de 30 ou 90 jours. Cet échange n’est pas là pour déstabiliser votre employé, mais au contraire pour recueillir ses retours, ses premières impressions, et ajuster le tir si nécessaire.

Définir clairement les objectifs contribue alors à un onboarding efficace, en rassurant les employés et en leur montrant que

5. Créez un parcours de formation

Un bon programme d’intégration ne s’arrête pas au premier jour, ou même à la première semaine d’un employé. Il continue sur plusieurs mois, voire jusqu’à la fin de la période d’essai de celui-ci.

C’est pour cela qu’une fois que vous avez défini des objectifs clairs, la prochaine étape de l’intégration des nouveaux collaborateurs et de structurer un parcours de formation clair. Cela permet de rapidement monter en compétence, de se familiariser avec les outils et les processus de l’entreprise et d’identifier d’éventuelles lacunes.

Commencez par élaborer un plan de formation personnalisé qui combine différents formats : des modules d’e-learning pour assimiler les bases à son rythme, des ateliers pratiques pour appliquer directement ses connaissances, et des sessions de mentorat pour bénéficier de l’accompagnement d’un collaborateur expérimenté.

Veillez à ce que cette formation soit progressive : la première semaine, dédiez l’apprentissage aux fondamentaux du poste et de l’entreprise et à la prise en main d’outils internes et de logiciels. Puis, axez la formation sur les compétences professionnelles clés, le développement d’un portefeuille client, ou tout autre outil nécessaire à la réussite de votre employé.

Cela renforce le sentiment de bien-être et d’appartenance de vos nouvelles recrues, et augmente le taux de rétention des nouveaux arrivants !

6. Favorisez l’intégration sociale et la culture d’entreprise

Un bon onboarding passe certes par le développement de compétences, mais aussi par l’intégration sociale des employés au sein de l’entreprise. En effet, 20 % des nouveaux employés estiment que leur entreprise ne fait pas suffisamment pour les aider à tisser des liens avec leurs collègues, d’où l’importance de créer des moments de team building, qui renforcent la rétention des talents sur le long terme.

Une méthode efficace est d’assigner à tout nouvel arrivant un “onboarding buddy”, un collègue de confiance qui lui servira de point de contact quotidien. C’est une forme de parrainage, qui permet à la nouvelle recrue de s’immerger dans la culture d’entreprise et de pouvoir poser toutes les questions nécessaires pour sa bonne prise de poste.

Vous pouvez également proposer un programme de mentoring, plus formel, qui permet d’aider la nouvelle recrue à monter en compétences rapidement sur son poste. C’est un parcours d’intégration certes chronophage, mais qui favorise la rétention des employés, et donc la croissance de votre entreprise sur le long terme.

Plus un employé se sentira bien dans son environnement de travail, plus il sera engagé dans la réussite de l’entreprise.

Et pour les équipes aux quatre coins du globe ?

Parfois, vos équipes sont à distance et ne peuvent se rencontrer. Pas de panique ! Vous pouvez tout de même renforcer leur adhésion à l’entreprise et à la marque employeur.

Planifiez des “cafés virtuels” hebdomadaires où les membres de l’équipe peuvent échanger de manière informelle, même à distance. Encouragez aussi le parrainage virtuel via des plateformes comme Slack ou Teams, pour offrir un soutien et des réponses aux questions dès le début.

Dans les équipes multiculturelles, n’hésitez pas également à organiser des sessions de sensibilisation aux différences culturelles, ce qui permet une meilleure compréhension mutuelle et renforce l’esprit d’équipe. Ces échanges contribuent à cultiver une culture d’entreprise inclusive et accueillante, où que soit basé vos salariés.

7. Assurez un onboarding adapté aux équipes à distance

La stratégie RH d’une entreprise qui embauche des salariés à l’étranger n’est jamais chose facile, et c’est d’autant plus le cas pour les processus d’onboarding.

Utilisez au maximum les outils de vidéoconférences, et encouragez vos salariés à mettre leur caméra. Créez des réunions et des kick-offs mensuels pour faire le point sur les missions en cours et celles à venir, et échangez sur des canaux de discussions, comme Slack.

Ces canaux n’ont pas toujours à être formels. Pour faciliter l’intégration, vous pouvez créer des chaînes de discussion ouverte, pour encourager vos équipes à partager leurs réalisations, des projets qui les inspirent ou de l’actualité qui pourrait concerner votre entreprise ou votre produit.
Le premier jour d’un employé, fêtez-lui la bienvenue sur un canal Slack, et n’oubliez pas de partager des moments importants, comme la réussite d’un projet ou même un simple anniversaire.

Mettez également à profit tous les outils tech à votre disposition, que ça soit Slack, Teams, Notion, Trello, et bien d’autres, mais surtout les logiciels RH comme ceux de Deel. Ceux-ci sont conçus pour organiser sur une plateforme unique toutes vos démarches employés, ce qui simplifie le travail de vos équipes RH, partout dans le monde.

8. Adaptez l’onboarding aux équipes multiculturelles et multilingues

De nombreuses entreprises vont aujourd’hui à la rencontre des talents, peu importe où ils se trouvent. Par conséquent, vous avez peut-être des employés basés à l’international, qui parlent une autre langue que celle de votre pays d’origine.

Afin de faciliter cet onboarding dans une nouvelle entreprise, et pour que chaque employé se sente inclus et engagé, il est indispensable d’adapter vos processus à une équipe multilingue et multiculturelle. Vous pouvez, par exemple, traduire des documents clés dans une langue comme l’anglais, et vous assurer d’avoir un kit d’onboarding parfaitement compréhensible par l’ensemble de vos employés. En éliminant la barrière de la langue, vous offrez à chaque collaborateur la possibilité de bien comprendre les attentes et les valeurs de l'entreprise.

Pour aller plus loin ?

Envisagez un programme d’intégration interculturelle. Offrir des modules de formation spécifiques sur les normes culturelles des principales régions représentées dans votre entreprise permet d’établir un cadre inclusif, où chacun se sent valorisé.

9. Encouragez les retours d’expérience pour améliorer le processus d’onboarding

Le feedback, qu’il soit d’un employé ou d’un manager, positif ou négatif, est l’un des outils clés pour un onboarding réussi.

Favorisez la mise en place d’enquêtes, de sondages, et de retours d’expérience réguliers de la part de l’ensemble des membres de vos équipes. Cela favorise la communication et permet d’ajuster le tir d’une mauvaise situation avant d’en arriver à des conséquences défavorables, comme une démission.

Prévoyez des réunions de suivi régulières à 30 jours, puis à 3 et 6 mois. Ces points d’étape permettent de faire le bilan des compétences acquises, d’identifier les éventuels besoins en formation complémentaire et de discuter des défis rencontrés. Cela crée un espace d’échange où le collaborateur se sent soutenu dans son développement.

Ces feedbacks doivent être compilés et motivés par vos équipes des ressources humaines, et permettre l’ajustement du programme d’onboarding quand nécessaire.

10. Assurez la conformité légale et l’automatisation de l’onboarding avec Deel

Deel vous permet d’onboarder vos nouvelles recrues facilement et en toute conformité dans plus de 150 pays.

Avec Deel, vous pouvez automatiser et réunir en une seule plateforme la gestion et le stockage de tous les documents légaux nécessaires, depuis la signature du contrat de travail jusqu’aux formulaires fiscaux, le tout en conformité avec les lois locales où se situe chaque employé.

Cela vous permet de gérer vos équipes internationales en toute tranquillité.

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