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Créer une filiale étrangère : Les 5 principaux coûts cachés
Employer of Record

Auteur
L'équipe Deel
Publié
28 janvier, 2025
Dernière mise à jour
28 janvier, 2025

Points clés
- Les entreprises doivent souvent prêter plus d'attention aux coûts substantiels et continus de la gestion de la paie des employés internationaux, qui peuvent être considérablement plus élevés que le coût de la paie dans leur juridiction d'origine en raison des différentes lois locales sur la paie, des conversions de devises et des taux de change.
- Les entreprises doivent également prendre en compte les coûts continus liés à la constitution et maintenance d'une équipe juridique mais aussi de ressources humaines, finance et conformité pour soutenir les employés embauchés par le biais de leur propre entité à l'étranger. Cela peut représenter une dépense importante, surtout pour les entreprises opérant dans plusieurs pays avec des lois du travail variables.
- Supposons qu'une entreprise ferme ou réduise ses opérations commerciales sur un marché étranger. Dans ce cas, elle peut encourir des coûts de sortie importants, tels que le coût de dissolution de l'entité et le paiement de packages de départ aux employés, ainsi qu'une énorme dépense de temps et d'énergie de la part de la direction.
La création d'une nouvelle filiale étrangère ou d'une entité commerciale locale implique divers coûts initiaux, tels que le paiement des frais de mise en place, l'embauche d'experts juridiques et en développement international ainsi que le respect des exigences de capital minimum pour l'incorporation. Les coûts initiaux uniques pour ces services et fonctions varient généralement entre 60 000 et 120 000 dollars, parfois davantage.
Cependant, cinq coûts cachés supplémentaires associés à la création et gestion d'entités prennent souvent au dépourvu les créateurs d'entreprise. Nous vous les révèlons dès maintenant.
1. Coûts de paie mondiaux continus
Les entreprises négligent souvent les coûts substantiels et continus liés à la gestion de la paie des employés internationaux. Ces coûts incluent le suivi des réglementations complexes en matière de paie concernant les salaires minimums, les heures supplémentaires, les cotisations de sécurité sociale et les retenues fiscales locales, qui peuvent varier considérablement par rapport à votre juridiction d'origine.
En plus de la conformité réglementaire et de gouvernance, les entreprises doivent également prendre en compte le coût des complexités administratives du traitement de la paie, qui inclut le calcul des salaires, la retenue des impôts, l'émission des bulletins de paie, la gestion des déductions et l'assurance des paiements en temps voulu. Ces tâches peuvent être lourdes, surtout pour les entreprises opérant dans plusieurs pays avec des devises et des taux de change variés.
À moins que vous ne prévoyiez de constituer ou de former une équipe interne sur les lois locales en matière de paie, les méthodes de paiement disponibles, les devises, les taux de change, les réglementations fiscales, les taux et les échéances, les entreprises internationales externalisent généralement leur fonction de paie à un prestataire de services de paie local.
Gérer la paie à travers plusieurs prestataires locaux peut devenir compliqué si vous opérez dans plusieurs pays. Une autre option est d'engager un agrégateur de paie qui utilise des partenaires externes pour traiter la paie localement. Cependant, cela conduit souvent à un support de faible qualité et à de multiples points de contact.
Une solution bien plus économique consiste à utiliser un employeur de référence (EOR) avec des capacités de paie mondiale. Les EORs comme Deel peuvent vous aider à embaucher et à gérer la paie dans plus de 100 pays pour un coût annuel de 7 188 $, au lieu de payer entre 56 000 $ et 65 000 $ par an en le faisant vous-même.
Prenons l'exemple de Clara :
Comment Clara économise des milliers de dollars par mois avec l'EOR de Deel
Clara simplifie la gestion des dépenses professionnelles grâce à une solution complète composée de cartes de crédit d'entreprise, d'un produit de paiement et d'une plateforme numérique de contrôle des dépenses.
Clara a été fondée pendant la pandémie ou le télétravail était roi. Dès le début, ils savaient que le talent n'était pas lié au lieu, ils avaient donc besoin d'une solution pour offrir cette même flexibilité, sans complications.
Avec Deel, Clara s'est ouverte à la possibilité d'économies à grande échelle. Carolina Astaiza, Directrice des Ressources Humaines Globales chez Clara, explique :
« Pour la paie à l'échelle internationale, vous auriez besoin au minimum d'un logiciel et d'un collaborateur par nouveau pays ; cela coûterait en moyenne 2 000 USD par mois. Deel nous offre des économies conséquentes en nous permattant d'embaucher des talents sans coûts supplémentaires. »
« De plus, ces 2 000 USD ne sont pas fixes ; à mesure que l'opération se développe, ce chiffre augmente. »
Avec Deel, les coûts d'exploitation de Clara restent les mêmes à mesure qu'ils augmentent, sans jamais entraîner de dépenses exponentielles.
2. Coûts RH continus
De nombreuses entreprises sous-estiment les dépenses liées à la constitution et formation d'une équipe RH interne pour intégrer et soutenir les employés locaux embauchés par le biais de leur propre filiale à l'étranger.
Bien que votre équipe RH actuelle puisse être compétente pour gérer les ressources humaines des employés embauchés dans votre pays ou juridiction d'origine, il est irréaliste de s'attendre à ce qu'elle gère les ressources humaines des travailleurs embauchés par le biais de vos nouvelles entités étrangères, car les lois et réglementations relatives à l'embauche et l'intégration peuvent varier considérablement d'un pays à l'autre.
Les équipes RH doivent être prêtes à gérer les contrats de travail internationaux, la classification des travailleurs, l'intégration et le départ en toute conformité, la documentation (conforme également), les autorisations de travail, l'administration des avantages sociaux et les vérifications des antécédents en accord avec les lois et réglementations locales.
L'approche alternative consiste à externaliser les tâches RH à des prestataires locaux. Cependant, cette approche nécessite toujours des ressources et des investissements supplémentaires, car vous devrez peut-être trouver un nouveau prestataire pour chaque entité distincte que vous ouvrirez.
En vous associant à un EOR mondial, vous pouvez maintenir un effectif réduit, alléger la charge administrative de votre équipe actuelle et développer votre entreprise grâce à des recrutements internationaux sans besoin de gérer plusieurs systèmes RH et de paie.
Les EOR comme Deel disposent de plus de 200 experts locaux en ressources humaines et en droit, prêts à intégrer et soutenir vos recrutements à l'échelle internationale.
Prenons EasyBroker, par exemple :
Comment EasyBroker économise 52 % de ses frais en recrutant avec Deel
EasyBroker facilite l'achat ou la location d'une maison grâce à des optimisations numériques, designs personnalisables, recherches avancées, et tout ce dont vous avez besoin pour trouver votre nouveau chez-vous.
Étant une entreprise américaine, EasyBroker utilisait des services d'externalisation pour embaucher au Mexique, mais les lois sur l'emploi adoptées en 2020 ont rendu ce processus plus difficile. Après avoir fait face à des processus longs, fastidieux et bureaucratiques pour l'embauche, l'intégration, le départ, les paiements de salaires, et plus encore, ils ont décidé de chercher une solution légale et globale.
« L'intégration d'un nouveau membre de l'équipe prenait deux semaines. Maintenant, avec Deel, le processus prend moins de deux heures », a déclaré Rodríguez León, Coordinateur des Opérations et des Ressources Humaines.
« Le processus de paie entier prenait auparavant trois à quatre jours. Avec Deel, cela ne me prend que 10 minutes ; de plus, je peux télécharger des primes en un clic. La plateforme est facile à utiliser, tant pour l'embauche que pour les paiements, et le rapport qualité-prix est imbattable. »
Grâce à la plateforme facile à utiliser de Deel, EasyBroker a simplifié ses processus, leur permettant d'économiser 52 % sur leurs frais et 50 % sur leur temps d'intégration des équipes.
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3. Coûts de conformité continus
Gérer la conformité des entités pour une entreprise est une tâche cruciale qui exige un investissement continu pour maîtriser les réglementations en évolution permanente.
La responsabilité de garantir la conformité incombe entièrement à l'entreprise locale, nécessitant la supervision d'experts internes ou de conseillers externes, avec des coûts de plusieurs centaines de dollars par heure ou de milliers par mois en tant qu'honoraires de base.
Cependant, l'un des coûts cachés les plus importants survient lorsqu'une entité ne parvient pas à classer correctement les travailleurs, néglige un changement dans les lois locales du travail ou manque un visa ou une autorisation de travail expirant, entraînant des poursuites judiciaires onéreuses, des pénalités et dommages à la réputation, coûtant généralement 2,71 fois plus que le maintien de la conformité.
Les EOR offrent aux entreprises clientes une gestion de la conformité et une expertise interne. L'EOR de Deel est composé de [plus de 200+ experts juridiques] qui se tiennent au courant en temps réel de la conformité réglementaire pour réduire tous les risques de non-conformité.
Deel est également le seul fournisseur EOR sur le marché qui utilise une surveillance continue grâce à son Compliance Hub pour fournir des alertes de conformité en temps réel pour 150 pays, vous permettant de rester informé tout en embauchant et gérant des travailleurs à travers le monde en toute confiance.
Prenons SiteMinder, par exemple :
Comment SiteMinder s'est développé sur les marchés internationaux tout en restant conforme avec Deel.
SiteMinder est devenue la principale plateforme de commerce hôtelier ouverte au monde, conçue pour permettre aux hôtels et prestataires d'hébergement de vendre, commercialiser, gérer et développer leurs activités. Basée à Sydney, en Australie, SiteMinder est une entreprise mondiale avec des bureaux à Bangkok, Barcelone, Berlin, Dallas, Galway, Londres et Manille.
Cependant, avec autant d'employés à travers le monde et de nouveaux bureaux en préparation, assurer la conformité avec les lois locales sur l'emploi et la fiscalité était un défi constant pour SiteMinder. En tant qu'entreprise cotée en bourse, elle est soumise à des normes strictes d'audit et de conformité réglementaire, ce qui rendait la tâche encore plus difficile.
Pour relever ces défis, SiteMinder a choisi Deel., une décision rapide et facile.
« Choisir Deel a été une décision facile ; la plateforme simplifie la conformité mondiale de SiteMinder et nous permet d'être parfaitement organisés avec nos opérations RH à travers le monde », a déclaré Bec Donnelly, Vice-présidente des Ressources Humaines chez SiteMinder.
"Grâce à Deel, nous économisons environ 2 à 3 jours par mois en temps et coûts administratifs. Auparavant, nous avions plusieurs personnes à travers le monde qui essayaient de coordonner et diagnostiquer des problèmes ou de gérer des processus manuels. Le temps économisé inclut plusieurs salaires et un temps de productivité considérable."
Voir aussi : qu'est-ce qu'un rapport de conformité ?
4. Coûts de sortie
Après de nombreux mois à essayer de maîtriser le processus de mise en place et à dépenser entre 60 000 et 120 000 dollars pour la création d'une entité étrangère, l'idée de la démanteler est très difficile à accepter. Cependant, avec des taux d'échec des entreprises internationales allant de 20 à 40 %, ce coût mérite d'être pris en compte.
La dissolution d'une entité peut impliquer de longs processus juridiques et des implications financières. Par exemple, il faut au moins trois mois pour dissoudre une entreprise au Royaume-Uni, sans compter les travaux préparatoires. Le coût de la fermeture d'une société à responsabilité limitée au Royaume-Uni peut varier considérablement en fonction de votre situation. Radier une entreprise solvable du registre de la Companies House vous coûtera des frais administratifs de 10 £, mais la liquidation d'une entreprise insolvable peut coûter 4 000 £ ou plus.
Cependant, lorsque vous embauchez par l'intermédiaire d'un EOR, l'arrangement est beaucoup plus flexible, ce qui en fait souvent une bien meilleure option pour les entreprises cherchant à tester un marché particulier avant de s'engager de manière plus permanente (et coûteuse).
Bien que le coût des services d'EOR varie en fonction du prestataire, les coûts initiaux sont généralement faibles car aucuns frais de création d'entité ne sont requis. À la place, les plateformes d'EOR facturent généralement des frais de service annuels par employé. Ces frais sont généralement plus prévisibles que les frais de gestion d'entité, qui peuvent varier en fonction de la structure de l'entreprise et des exigences réglementaires.
Si vous décidez qu'un marché particulier ne fonctionne pas, vous pouvez rapidement quitter l'accord EOR sans encourir de frais et l'utiliser pour tester un autre marché avec des perspectives plus prometteuses.
Les EOR comme Deel vous aident à licencier vos travailleurs internationaux de manière conforme et respectueuse, afin de protéger votre entreprise et laisser une bonne impression à vos anciens employés.
Une fois que Deel reçoit votre demande de départ ou de résiliation, nous gérons tout à votre place : nous informons l'employé et calculons automatiquement les paiements finaux en fonction de la date de résiliation, des lois du travail locales et nationales, des congés utilisés et de tout élément supplémentaire comme les indemnités de départ.
Prenons l'exemple de DevBase :
Comment DevBase a automatisé plus de 20 processus RH (y compris les licenciements) avec l'API Deel
DevBase est une entreprise de développement de logiciels offrant des solutions personnalisées aux entreprises de divers secteurs. Elle fournit des services à des clients du monde entier grâce à son modèle de travail à distance.
DevBase avait besoin d'une solution de paiement international et de ressources humaines tout-en-un pour consolider les données de leurs travailleurs internationaux et automatiser les processus, de l'intégration des équipes et des dépenses aux modifications de contrat et résiliations.
« Avoir un seul endroit pour les contrats et paiements avec de nombreuses méthodes de retrait était à l'époque essentiel pour nous. Ensuite, nous avons découvert que Deel a bien plus de puissance que cela », explique Oscar Mastroberti, responsable du recrutement et des ressources humaines chez DevBase.
En utilisant l'automatisation de l'API de Deel, DevBase a pu automatiser l'ensemble du cycle de vie des employés et économiser plus de 278 heures par mois sur les opérations RH et tâches administratives.
Habituellement, le personnel des ressources humaines représente 10 à 15 % de l'effectif total. Mais avec l'automatisation de l'API de Deel, c'est différent.
« Notre personnel RH représente toujours 5 % de nos 130 personnes. C'est un petit ratio pour une entreprise et un excellent indicateur de performance (KPI) qui nous montre que nous sommes extrêmement productifs grâce à toutes les intégrations que nous avons. Deel a joué un rôle énorme dans notre efficacité et productivité. Toutes les validations que l'équipe de recrutement effectuait auparavant sont désormais automatisées grâce à Deel », a déclaré Mastroberti.
5. Coûts indirects
Lors de la création de votre entité juridique, n'oubliez pas que les coûts impliqués vont au-delà de simples dépenses directes de formation.
Les coûts indirects peuvent également s'accumuler rapidement, y compris les frais de déplacement pour les réunions avec les avocats, les comptables, consultants en audit et en ressources humaines, le coût de la traduction, de l'impression et de l'expédition des documents juridiques, la mise en place de comptes bancaires locaux et l'embauche de représentants locaux, sans oublier le temps et l'énergie que vous investissez pour coordonner sur plusieurs mois l'ensemble du processus.
Avec une solution EOR, ces coûts sont inexistants. Vous choisissez simplement le nouveau marché où vous souhaitez établir une présence locale, trouvez des candidats talentueux, et laissez nos équipes expérmientées s'occuper de l'intégration des nouvelles recrues, la gestion de la paie, l'administration des avantages sociaux, la rédaction des DPI, et tout le reste.
Aujourd'hui, Deel est le plus grand fournisseur de services EOR, avec plus de 20 000 employés à temps plein actifs répartis dans plus de 95 entités. Plus de 20 000 entreprises, y compris des grands noms comme Dropbox, Nike et Shopify, font confiance à Deel pour leurs équipes internationales.
Prenons Project44, par exemple :
Comment Project44 économise environ 500 000 $ par an depuis qu'il a choisi Deel
Project44 est une entreprise de logiciels dont la mission est d'améliorer les chaînes d'approvisionnement. Basée à Chicago et disposant d'une force de travail internationale répartie dans 25 pays, l'entreprise adopte une approche globale, connectée et multimodale pour permettre aux professionnels de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique de suivre les stocks tout au long de leur parcours.
Une fois que Project44 a commencé son expansion, l'équipe voulait déjà davantage d'éfficacité.
« Nous avons envisagé de nombreuses options, mais nous avons choisi Deel principalement pour l'utilisation de la plateforme et, en second temps, parce qu'elle était en hyper-croissance. Cela semblait être le choix parfait pour nous aider à atteindre nos objectifs d'expansion », explique Chloe Riesenberg, spécialiste des ressources humaines chez Project44.
Project44 avait une petite équipe de travailleurs indépendants avant de s'associer avec Deel. Désormais, l'entreprise a embauché 129 personnes dans 25 pays différents. Comparé à ce que l'entreprise payait pour d'autres services, avec le nombre de membres d'équipe qu'ils détiennent aujourd'hui, Project44 réalise des économies de plus de 500 000 $ chaque année grace à Deel.
Réduisez les coûts cachés et gérez toutes les entités en un seul endroit avec Deel.
En tant que plateforme tout-en-un, Deel simplifie la conformité avec les lois du travail locales, les réglementations fiscales et les exigences RH dans plus de 110 pays, facilitant ainsi les complexités juridiques et réglementaires pour l'emploi et la gestion à l'échelle internationale.
La structure tarifaire EOR de Deel inclut :
- La gestion des services de paie locaux, administration des avantages sociaux, impôts et conformité.
- Des packages d'avantages compétitifs adaptés à chaque pays étranger.
- Une assistance de plus de 200 experts locaux en RH et en droit.
- Une protection complète de la propriété intellectuelle
- Plus de 20 intégrations pour les ressources humaines, la finance, et bien plus encore.
Nous ne sommes pas seulement un EOR. Nous fournissons des solutions pour presque tout... Gérer la paie seule ne suffit pas. Vous voulez vous assurer d'offrir à vos employés, où qu'ils soient, la même expérience qu'ils auraient s'ils étaient embauchés directement par l'entreprise. Et c'est ce que nous faisons chez Deel.
—Kamylle Mourão Cavalcante,
Senior Manager, Global Mobility, Deel
Lorsque des clients passent du modèle EOR à des entités détenues, Deel peut continuer à les soutenir avec des services de création d'entités et de paie internationale. Les clients peuvent utiliser plusieurs services de Deel pour répondre à leurs besoins, en utilisant le modèle EOR pour certains emplacements et la paie internationale pour d'autres, ainsi qu'en engageant des contractuels indépendants.
Pour discuter de vos options avec un expert, réservez dès aujourd'hui une démonstration de 30 minutes avec notre équipe.