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Quelle différence entre "Travail sous contrat" et "Employé"

Légal et conformité

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Auteur

L'équipe Deel

Publié

18 novembre, 2021

Dernière mise à jour

21 janvier, 2025

Sommaire

Qu'est-ce que le travail sous contrat ?

Qu'est-ce qu'un employé ?

Quelles sont les principales différences ?

Qu'est-ce qui qualifie un travail sous contrat ?

Comment les travailleurs sous contrat sont-ils payés ?

Classification incorrecte des employés

Recrutez Rapidement et Facilement avec Deel

Vous ne connaissez pas la différence entre un travailleur indépendant et un employé ? Avez-vous du mal à comprendre les implications juridiques des deux modèles d'emploi ?

Les frontières entre ces deux catégories peuvent être floues et que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise ou cadre dirigeant dans une grande entreprise, il est parfois difficile de déterminer quel type d'employé vous avez besoin pour votre entreprise.

Cet article vous aidera à comprendre les avantages, les implications légales et les considérations fiscales liés à l'embauche de travailleurs indépendants et d'employés.

Qu'est-ce que le travail sous contrat ?

Le travail à contrat est tout travail effectué sous des contrats écrits individuels, ce qui signifie que votre entreprise n'embauche pas officiellement un travailleur sous contrat. Ils n'ont pas de salaire, ni d'avantages sociaux.

Vous payez un travailleur sous contrat à mesure qu'il termine un travail. Et une fois qu'il a terminé un travail, c'est la fin de votre relation à court terme avec lui, à moins que vous ne continuiez à solliciter ses services.

De nombreux contractuels ont leur propre entreprise. C'est pourquoi la common law considère les contractuels indépendants comme des travailleurs indépendants, ce qui signifie qu'ils travaillent pour leur propre compte. Cela signifie également que les lois fédérales sur l'emploi ne s'appliquent pas aux contractuels indépendants.

Étant donné que l'Internal Revenue Service (IRS) considère les travailleurs indépendants comme des travailleurs autonomes, ils doivent payer leurs propres impôts, appelés impôts sur le travail indépendant.

Si vous engagez un travailleur indépendant, vous devez déduire ses salaires de votre revenu. Vous devrez également lui fournir un formulaire 1099-MISC ainsi que le formulaire 1096 de l'IRS pour indiquer combien vous lui avez payé.

Voici un aperçu général de ce à quoi ressemble le travail sous contrat :

  • Le travailleur crée sa propre facture.
  • Le travailleur contrôle les heures qu'il travaille.
  • Le travailleur utilise généralement ses propres outils.
  • Votre entreprise peut libérer le travailleur de son poste à tout moment, tant que cela ne viole pas le contrat.
  • Votre entreprise ne paie pas les avantages sociaux des travailleurs, tels que l'assurance santé, Medicare, la Sécurité sociale, l'indemnisation des travailleurs, la taxe de chômage d'État (c'est-à-dire le Département du Travail), la loi sur le congé familial et médical, etc.

Pourquoi embaucher des travailleurs indépendants ?

Il y a de nombreux avantages à embaucher un travailleur indépendant. Ceux-ci incluent :

  • Moins cher à embaucher : Les travailleurs indépendants sont généralement une solution temporaire et ne nécessitent pas de salaire annuel ni certaines dépenses telles que l'assurance chômage. De plus, vous n'aurez pas à dépenser beaucoup d'argent pour les former et les acclimater aux opérations de votre entreprise.
  • Impact instantané : Un travailleur indépendant ne rejoindra votre petite entreprise que pour une courte période. Étant donné qu'il passe si peu de temps avec vous, il peut avoir un impact plus immédiat.
  • Flexibilité : Vous n'êtes généralement pas engagé dans un projet à long terme ni soumis à une permanence avec un travailleur indépendant. Cela signifie que vous avez la flexibilité de rendre cette relation de travail courte ou longue selon vos besoins.

Qu'est-ce qu'un employé ?

Un employé est un travailleur qui est directement sur la liste de paie de votre entreprise, il travaille pour vous à temps plein et reçoit les avantages sociaux obligatoires.

Vous leur fournirez généralement une lettre d'offre ou un contrat de travail pour préciser les conditions de leur emploi. Bien que les employés puissent négocier leur salaire, la plupart ne le font pas.

Vous retiendrez généralement les impôts fédéraux et d'État des employés. Vous retiendrez également les impôts FICA, les impôts de la Sécurité Sociale et les impôts Medicare. Les employés ont souvent droit à des avantages, des congés maladie, des vacances et d'autres avantages liés à l'emploi.

Si vous embauchez un employé, vous vous engagez essentiellement dans une relation commerciale à long terme. Et dans la plupart des cas, dans le contrat de travail, vous définissez un nombre d'heures qu'il doit travailler, que ce soit à temps plein ou à temps partiel. Selon votre entreprise, vous paierez les employés soit à l'heure, soit par salaire.

Dans la plupart des cas, l'employeur fournit à un employé les outils et l'équipement nécessaires pour effectuer son travail. Par exemple, vous fournirez généralement un téléphone, un ordinateur, un ordinateur portable, un bureau et des fournitures.

Pourquoi embaucher des employés ?

Il existe de nombreuses raisons d'embaucher un employé. Par exemple, si votre entreprise accorde une grande importance au renforcement d'équipe, alors un employé est le meilleur choix pour cet objectif. Un employé à temps plein peut aider à construire des équipes plus solides et mieux synchronisées.

Embaucher un employé sera également judicieux si vous recherchez des talents qui se familiarisent avec votre entreprise. Un employé qui apprend à connaître votre entreprise est plus susceptible d'être plus efficace dans son travail et d'avoir une meilleure performance professionnelle.

Quelles sont les principales différences ?

Quelle est donc la différence entre un employé et un travailleur indépendant ? Qu'est-ce qui distingue ces deux types de travailleurs ? Lequel est le mieux adapté à votre entreprise ?

Nous répondons à ces questions ici même.

Lois sur l'emploi

Les lois fédérales et étatiques sur le travail (c'est-à-dire le Fair Labor Standards Act) couvrent les employés, mais pas les travailleurs indépendants.

Quelle pratique d'embauche adopter ?

Un candidat potentiel postule à un emploi au sein de votre entreprise. Si votre responsable du recrutement ou votre département apprécie les qualifications et l'expérience du candidat, vous lui proposez le poste.

Après que l'employé ait accepté l'offre d'emploi, votre entreprise pourrait lui demander des informations d'identification, telles que sa date de naissance, son état civil et son statut de citoyenneté.

Un entrepreneur indépendant consulte généralement un département spécifique au sein de votre entreprise. L'entrepreneur peut rédiger une proposition décrivant les services qu'il peut fournir. Ensuite, l'entrepreneur signera un contrat avec votre équipe juridique.

Quels sont les documents fiscaux nécessaires ?

À des fins fiscales, un employé remplira généralement un formulaire W4. Dans ce formulaire, il fournira son nom, son adresse, son numéro de sécurité sociale, son statut fiscal et son nombre d'exemptions.

En tant que contribuable, un contractuel indépendant remplit généralement un formulaire W9. Ils y inscriront leur nom, adresse, numéro d'identification fiscale et une attestation concernant la retenue d'impôt à la source de l'IRS.

Évitez les amendes avec un statut d'emploi correct

Les employés peuvent recevoir des allocations de chômage de l'État et fédérales, tandis que les travailleurs indépendants ne le peuvent pas. Cependant, il est crucial de déterminer correctement le statut d'emploi du travailleur, car les amendes liées à une mauvaise classification des employés peuvent être préjudiciables tant sur le plan financier que juridique.

Comment rémunérer le travail réalisé ?

Votre personnel de paie rémunère un employé sur la base d'une période de paie stricte et lors de l'embauche d'une personne à temps plein, vous vous mettez généralement d'accord sur un salaire brut inclus dans le contrat. Les avantages monétaires pour les employés sont généralement inclus dans la rémunération du travailleur indiquée dans le contrat.

D'autre part, les comptes fournisseurs paieront un contractuel indépendant après réception d'une facture. Le contrat détermine quand et à quelle fréquence vous les payez, souvent sur une base de projet.

Qu'est-ce qui qualifie un travail sous contrat ?

Le statut de travailleur indépendant dépend du type de contrat qu'un travailleur signe avec une entreprise. Le travail à contrat est tout travail pour lequel un employeur paie sur une base projet par projet, et non à l'heure.

Même si vous avez calculé le paiement en fonction d'un certain nombre d'heures, vous devrez tout de même leur verser le montant convenu dans le contrat.

Comment les travailleurs sous contrat sont-ils payés ?

Pour que vous puissiez payer un travailleur indépendant, il doit d'abord remplir un formulaire W9. Ce formulaire recueillera ses informations personnelles, que vous utiliserez pour déclarer combien il a gagné au cours de l'année.

Après qu'un travailleur sous contrat ait terminé la tâche que vous lui avez assignée dans le contrat, vous le paierez soit par chèque, soit par dépôt direct.

Pour payer un contractuel indépendant :

  • Assurez-vous de bien les classer et de déterminer s'ils sont un contractuel, un travailleur indépendant ou un employé régulier.
  • Choisissez le meilleur mode de paiement et convenez des conditions de paiement.
  • Rassemblez les bons documents pour l'IRS.
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Classification incorrecte des employés

Si vous classez incorrectement un employé en tant que travailleur indépendant, vous pourriez vous retrouver à devoir des milliers de dollars en amendes et en taxes.

De nombreuses organisations commettent l'erreur de mal classer les travailleurs car elles souhaitent éviter de payer les avantages que la plupart des employés devraient recevoir, tels que les congés payés (PTO), l'assurance médicale et la part patronale des charges sociales.

Si vous avez des doutes quant à savoir si votre contractuel pourrait être un employé déguisé, vous pouvez consulter ce test de "réalité économique" fourni par la FLSA pour déterminer si vous respectez toutes les règles.

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Comment convertir un contractuel en employé ?

Peut-être avez-vous travaillé avec un contractuel à plusieurs reprises. Et maintenant, vous souhaitez l'embaucher définitivement dans votre entreprise. Il existe un processus pour convertir un contractuel en employé. Cela se déroule généralement ainsi :

1. Déterminez le statut du travailleur

Avant d'essayer de passer un contractuel à un rôle d'employé à plein temps, déterminez leur statut d'employé. Pour ce faire, vous devez remplir un formulaire SS-8 et utiliser le test à trois volets de l'IRS.

Voici ce que le test couvre :

  • Quel degré de contrôle avez-vous sur le comportement du travailleur ?
  • Avez-vous le contrôle financier du travailleur ?
  • Quelle est la durée de votre relation avec le travailleur ? Quel type de relation est-ce ?

Si vous déterminez que vous pouvez convertir le contractuel en employé, en passant du formulaire 1099 au formulaire W-2.

2. Informez le travailleur du changement

Assurez-vous que le travailleur sache que vous l'avez fait passer du statut de travailleur indépendant à celui d'employé. Idéalement, vous devriez l'informer par écrit. Il est plus facile de suivre un mémo écrit qu'un message verbal.

Gardez à l'esprit que les travailleurs indépendants apprécient leur liberté. Assurez-vous donc de leur proposer un ensemble d'avantages compétitifs difficile à refuser.

3. Apportez les Ajustements Nécessaires pour le Nouvel Employé

Faites en sorte que votre nouvel employé se sente bien accueilli dans votre entreprise. Vous pouvez le faire en le présentant au reste de l'équipe et en le faisant passer par le processus d'intégration. Vous pourriez également envisager de lui attribuer un mentor pour l'aider à s'adapter à son nouveau rôle et à apprendre comment les choses fonctionnent pour les employés à temps plein.

4. Ajoutez le nouvel employé à la paie de votre entreprise.

Contactez votre département des ressources humaines pour recueillir toutes les informations nécessaires et les enregistrer dans le dossier du nouvel employé. Vous ne paierez plus votre nouvel employé via un formulaire W9. Assurez-vous donc de mettre en œuvre ce changement lorsque vous l'ajoutez à la paie.

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