Gestion du capital humain : réussir sa mise en œuvre

Migrer vers un nouveau système de gestion du capital humain constitue l’un des plus grands changements opérationnels qu’une entreprise en croissance puisse entreprendre. Cela impacte chaque étape du cycle de vie des collaborateurs, du recrutement au départ. Mais si la technologie compte, ce qui compte encore plus, c’est la manière dont vous la déployez.

Ce guide s’adresse aux responsables RH, aux partenaires IT et aux chefs de projet transverses qui déploient un nouveau SIRH. Qu’il s’agisse de remplacer un outil historique ou d’abandonner les tableurs pour la première fois, si vous avez déjà choisi votre éditeur (ou êtes sur le point de le faire), vous êtes au bon endroit.

Nous avons créé ce guide pratique et concret pour vous aider à naviguer votre mise en œuvre HCM avec moins d’erreurs, des lancements plus fluides et une adoption renforcée à tous les niveaux. Vous découvrirez les sept étapes clés du succès et comment surmonter les obstacles courants.

1. Définissez votre vision et vos critères de succès

Définissez d’abord ce que vous considérez comme une mise en œuvre HCM réussie. Cette vision servira de guide pour l’ensemble du déploiement.

Selon Capterra, 90 % des organisations (source en anglais) affirment avoir regretté un achat logiciel, un chiffre qui pourrait être réduit grâce à une planification claire et sereine.

Pour définir ce qu’est une mise en œuvre réussie pour votre organisation :

• Identifiez ce que vous remplacez : environ 59 % des organisations (source en anglais) utilisent encore des systèmes historiques, des tableurs ou même des processus papier pour des tâches RH essentielles, comme le recrutement. Déterminez combien de ces processus vous souhaitez éliminer grâce à l’adoption de votre HCM.
• Définissez ce que vous souhaitez améliorer : voulez-vous générer des rapports plus précis pour construire des cas d’usage chiffrés à présenter à votre direction ? Peut-être souhaitez-vous réduire drastiquement le temps et l’argent consacrés aux tâches RH manuelles ? Quel que soit votre idéal, ne vous inquiétez pas s’il diffère de ce que recherchent généralement d’autres organisations. Le bon éditeur de SIRH doit pouvoir offrir un accompagnement personnalisé pour atteindre vos objectifs.
• Comprenez vos nouvelles capacités : votre nouvelle plateforme peut offrir de nouvelles opportunités à vos équipes RH. Par exemple, elle pourrait vous aider à lancer un processus formalisé de planification des effectifs pour la première fois ou à organiser des cycles d’évaluation récurrents avec des critères de performance clairs.
• Reliez vos objectifs aux résultats métier : Ne vous limitez pas aux améliorations RH internes. Connectez chaque objectif à un résultat métier plus large. Par exemple, si votre objectif est d’automatiser l’intégration, le résultat métier pourrait être une montée en compétence plus rapide des nouvelles recrues, permettant d’atteindre la productivité plus rapidement. Ou si vous souhaitez consolider la paie internationale, le gain métier serait une réduction du risque de conformité et des coûts opérationnels.
• Désignez un sponsor exécutif : le succès de la mise en œuvre repose sur un soutien exécutif fort. Nommez un leader senior, généralement issu des RH, de la Finance ou des Opérations, qui portera le projet et mobilisera les ressources nécessaires. Il veillera également à maintenir l’alignement de la mise en œuvre avec les priorités métier.

2. Constituez votre équipe de mise en œuvre

Un projet HCM peut rapidement perdre en efficacité si la gouvernance n’est pas clairement définie. Les délais s’allongent, les décisions se bloquent et les responsabilités se diluent.
À l’inverse, une équipe resserrée et bien structurée permet de garder le cap, de fluidifier les échanges et d’assurer que chaque domaine clé, RH, IT, Finance, Conformité, soit représenté dès le départ.

Voici comment bâtir une équipe projet solide pour réussir votre mise en œuvre.

Définissez les rôles clés

Les rôles essentiels suivants sont indispensables :

• Responsable RH et chef de projet : supervise la feuille de route de mise en œuvre et aligne les livrables avec les objectifs RH. Il s’agit généralement de votre DRH ou d’un chef de projet SIRH, qui servira également de liaison principale entre les équipes internes et l’éditeur.
• Responsable IT : accompagne les intégrations système, gère les exigences de sécurité des données et garantit que la plateforme HCM s’intègre dans votre écosystème technologique global (SSO, gestion des identités, etc.).
• Gestionnaire d’onboarding éditeur : Apporte son expertise de la plateforme, vous guide à travers chaque phase du projet et fournit un support pour les configurations, les tests et le dépannage.
• Responsable des données : supervise l’extraction, le nettoyage, la validation et l’import des données. Cette personne peut être rattachée aux RH ou à l’IT, selon la façon dont votre organisation gère les données collaborateurs.

Selon la taille et la complexité de votre entreprise, vous pourriez également avoir besoin de :

• Parties prenantes juridiques et conformité (notamment pour les déploiements multi-pays)
• Liaison Paie et Finance (pour gérer les intégrations et l’alignement des politiques)

Comprenez les responsabilités internes vs éditeur

Tout n’a pas à reposer sur votre équipe interne, surtout si elle est réduite ou manque d’expérience en mise en œuvre. Au contraire, votre partenaire HCM peut prendre en charge les tâches les plus lourdes dans la mesure du possible, en fournissant à la fois expertise et support opérationnel.

Par exemple, votre équipe interne pourrait se concentrer sur :

• La définition des politiques internes concernant qui approuve les congés ou à quoi ressemble le processus d’intégration ;
• La prise de décisions spécifiques à l’organisation, comme les niveaux d’autorisation ou les hiérarchies de reporting ;
• Le pilotage de la communication interne et de la gestion du changement RH.

Pendant ce temps, votre éditeur HCM pourrait gérer :

• La configuration de la plateforme et le paramétrage technique
• L’assistance à l’import de données et les outils associés
• Les conseils en conformité pour les entités internationales
• Le support aux tests et au dépannage

Ce modèle de responsabilité partagée vous aide à avancer plus rapidement, surtout si votre équipe jongle avec des priorités concurrentes.

Équipez votre équipe avec une formation clés en main

Plutôt que de créer vos propres supports de formation, choisissez un éditeur qui propose déjà des ressources pédagogiques intégrées. L’avantage ?

• Votre équipe monte rapidement en compétence, sans accompagnement supplémentaire.
• La formation est standardisée et évolutive entre les sites et les fonctions.
• Vous pouvez lancer avec confiance, sachant que les utilisateurs sont accompagnés au-delà du démarrage.

Bonnes pratiques pour les déploiements internationaux

Si vous déployez votre HCM dans plusieurs régions ou entités, prévoyez des différences de conformité et de configuration locales. Ce qui fonctionne légalement et opérationnellement dans un pays ne fonctionnera pas automatiquement dans un autre. Si vous ne localisez pas correctement, ne soyez pas surpris d’être confronté à des problèmes de conformité et de paie ou à une faible adoption dans certaines régions.

Voici comment surmonter cet obstacle :

• Nommez des référents régionaux : désignez, dans chaque zone géographique clé, un représentant chargé de relayer les spécificités locales — jours fériés, politiques de congés, échéances de paie. Ces « champions régionaux » peuvent également tester les fonctionnalités adaptées à leur contexte.
• Anticipez les différences locales : il est normal que certains workflows varient selon les régions. Cartographier dès le départ les écarts dans des processus comme l’intégration ou la validation des notes de frais permet d’éviter des retards lors des tests ou du lancement.
• Centralisez les décisions clés : limitez les allers-retours entre équipes pays. Le chef de projet doit disposer de l’autorité nécessaire pour arbitrer rapidement les choix de configuration et les priorités.

3. Nettoyez et préparez vos données

Votre nouvelle plateforme HCM ne sera efficace que si les données qu’elle contient sont fiables et bien structurées. Des informations inexactes ou mal formatées figurent parmi les causes les plus fréquentes d’échec ou de ralentissement lors d’un déploiement. À l’inverse, des données propres garantissent un lancement fluide, des workflows opérationnels et une adoption rapide par les équipes.

Considérez cette étape comme une occasion de repartir sur des bases saines. Si vos anciens tableurs ou fichiers collaborateurs dispersés vous ont déjà freiné, profitez-en pour consolider et fiabiliser vos données.

Voici comment procéder :

Choisissez quelles données migrer

Commencez par établir un inventaire clair des ensembles de données que vous devez transférer dans le nouveau système. Les catégories courantes incluent :

• Profils collaborateurs : noms, coordonnées, intitulés de poste et identifiants
• Contrats et conditions d’emploi
• Rémunération et historique salarial
• Soldes de congés et règles d’acquisition
• Données d’inscription et d’éligibilité aux avantages sociaux
• Historique de paie et coordonnées bancaires
• Documentation de visa ou de droit au travail
• Structures organisationnelles et lignes hiérarchiques

Si vos données proviennent d’un ancien système ou de plusieurs tableurs, commencez par les centraliser. Cela vous permettra d’établir une base de référence claire avant la migration.

Comment nettoyer et valider vos données

Les erreurs découvertes après le lancement sont longues à corriger et risquent d’entamer la confiance des utilisateurs. Préparez vos données avec rigueur en portant une attention particulière à :

• Éliminer les doublons : un collaborateur = un seul profil. Vérifiez qu’aucune donnée n’est répétée entre systèmes ou dupliquée à cause d’une faute de saisie.
• Compléter les champs essentiels : si certains enregistrements manquent d’informations clés (manager, type de contrat, etc.), identifiez-les rapidement pour éviter qu’ils ne bloquent les workflows par la suite.
• Contrôler la cohérence des données : testez un échantillon représentatif. Les salaires sont-ils corrects ? Les départements exacts ? Les documents à jour ?

Alignez-vous avec les exigences de formatage de votre éditeur

Chaque plateforme HCM possède sa propre structure de données. Avant toute importation, vérifiez auprès de votre éditeur les modèles ou formats recommandés.

Travailler dans un format directement compatible avec votre éditeur limite les erreurs et garantit une mise en œuvre dans les délais, sans retouches inutiles.

4. Configurez le système pour qu’il corresponde à votre organisation

Les SIRH les plus performants se distinguent par leur capacité de personnalisation, un atout essentiel. Adapter les workflows et les niveaux d’accès transforme un système HCM en véritable levier stratégique, bien plus qu’un simple outil administratif.

En revanche, cette flexibilité demande une configuration adaptée à votre organisation : le système doit refléter fidèlement la façon dont vous travaillez au quotidien. Voici les points clés sur lesquels vous concentrer.

Cartographiez les workflows avec les processus réels

Commencez par aligner vos workflows RH critiques, tels que :

• Intégration : Que se passe-t-il après l’acceptation d’une offre ? Qui envoie l’e-mail de bienvenue ? Quand les comptes IT sont-ils provisionnés ?
• Gestion des congés : Les demandes de congés (source en anglais) nécessitent-elles uniquement l’approbation du manager, ou les RH sont-elles impliquées ? Y a-t-il des règles différentes selon la région ou le poste ?
• Modifications de rémunération : Qui valide les ajustements salariaux ? Comment suivez-vous les approbations et les dates d’effet ?
• Départ : Comment gérez-vous les départs dans tous les départements et zones géographiques ? Quelles tâches devez-vous déclencher (retour d’équipement, entretiens de départ, paie finale) ?

Définissez les permissions et structures d’approbation

Un HCM bien paramétré permet de définir des droits d’accès précis. Par exemple :

• Les managers peuvent consulter les données de leur équipe, mais pas les informations salariales d’autres départements.
• L’équipe Finance peut accéder aux données de rémunération et de paie, sans voir les évaluations de performance.
• Les collaborateurs peuvent mettre à jour leurs coordonnées, mais ne peuvent pas valider leurs propres congés.

Déterminez clairement qui peut consulter, modifier, approuver ou extraire des données selon les rôles. Pensez aussi à configurer des circuits d’approbation pour les actions clés, promotions, demandes de télétravail, transferts internationaux, surtout si votre organisation opère dans plusieurs pays.

Localisez les règles pour différentes régions ou entités

Si vous opérez dans plusieurs pays, votre système doit refléter les exigences locales. Cela inclut :

• Jours fériés nationaux et droits aux congés
• Champs de conformité spécifiques au pays (identifiants nationaux, codes fiscaux, etc.)
• Classifications d’emploi et types de contrats
• Exigences de résidence ou de confidentialité des données

Une plateforme prête pour l’international comme Deel prendra en charge ces configurations régionales dès le départ, afin que vous puissiez appliquer les règles locales sans créer plusieurs systèmes ou des solutions de contournement compliquées.

Connectez vos outils existants

Une mise en œuvre HCM réussie se synchronise de manière transparente avec le reste de votre écosystème technologique. Construisez les bonnes intégrations pour que les données circulent facilement entre les systèmes afin de créer votre unique source de vérité :

• Système de suivi des candidatures (ATS) : crée automatiquement des profils collaborateurs à partir des enregistrements de nouvelles recrues
• Outils de paie : garantit que les changements de rémunération se synchronisent correctement et évite la double saisie
• Systèmes Finance : aligne les données d’effectifs, les centres de coûts et les rapports budgétaires
• Outils de provisionnement IT : automatise la création de comptes et le contrôle d’accès basé sur les rôles dès le premier jour

5. Testez tout avant la mise en production

Mettre en service votre solution HCM d’un seul coup est une approche audacieuse, mais risquée. La plupart des organisations préfèrent tester le système sous différents angles avant de l’adopter comme socle de leurs opérations RH. Voici comment organiser une phase de test complète avant le lancement.

Construisez un plan de test pratique

Un bon plan de test inclut à la fois des tests d’acceptation utilisateur et des scénarios d’utilisation réels. Les tests d’acceptation utilisateur vérifient que le système fonctionne techniquement ; les tests basés sur des scénarios garantissent qu’il fonctionne pour vos collaborateurs. Définissez des cas de test pour les workflows clés et attribuez des responsables pour valider chacun d’eux.

Impliquez les utilisateurs finaux dès le départ

Associez les utilisateurs finaux le plus tôt possible : administrateurs RH, managers, collaborateurs. En testant le système avec eux, vous détecterez rapidement les points de friction et renforcerez leur adhésion en montrant que leur expérience compte. Leur retour terrain permet aussi d’identifier des problèmes qui passeraient inaperçus autrement et de garantir une adoption plus fluide après le lancement.

Affinez avant le lancement

Profitez de la phase de test pour affiner le système. Si vous repérez des points de friction, comme des notifications manquantes ou des circuits d’approbation mal configurés, corrigez-les avant le lancement afin d’éviter tout blocage par la suite.

Choisissez la bonne stratégie de déploiement

À l’approche du lancement, déterminez si vous souhaitez déployer la plateforme d’un seul coup ou par étapes.

• Le déploiement « big bang » consiste à activer tous les modules et toutes les régions en même temps. Cette méthode crée une dynamique forte et évite de faire cohabiter plusieurs systèmes trop longtemps. En revanche, elle implique une coordination rigoureuse avant et après le lancement, car le risque d’incident est plus élevé.
• Le déploiement progressif permet d’avancer étape par étape, par pays, par service, par module ou par processus clé (comme l’intégration). Cette approche facilite les tests et les ajustements au fil du temps. Pour les organisations internationales, elle réduit les perturbations et favorise une adoption plus fluide, même si certaines équipes devront patienter avant de bénéficier du nouveau système.

6. Formez vos collaborateurs et lancez

Tirez pleinement parti de votre solution HCM en formant vos équipes RH et vos utilisateurs finaux avec des modules adaptés à leurs besoins.

Utilisez des outils de formation par rôle

Pour un lancement efficace, appuyez-vous sur Deel Academy, qui met à disposition une bibliothèque complète de cours en ligne, de vidéos, de présentations produits et de parcours de certification adaptés à chaque profil : administrateurs, managers et collaborateurs.

6. Train your people and launch

Maximize the value of your HCM investment by equipping your HR teams and end users with relevant system training.

Use role-specific training tools

As a handy kickstart, Deel Academy offers a library of self-paced courses, videos, product walkthroughs, and certification paths tailored to different roles, such as admins, managers, and employees.

Suivez l’engagement et adaptez votre approche

Analysez la façon dont vos équipes interagissent avec les contenus de formation. Un faible taux de complétion peut révéler un module trop dense ou un moment d’abandon précis. Les données d’apprentissage offrent une vision d’ensemble, mais les retours des apprenants sont tout aussi essentiels pour ajuster les formats et améliorer l’efficacité des parcours.

Anticipez la résistance au changement

Il est fréquent de rencontrer une certaine réticence au moment de la formation. Certains collaborateurs peuvent estimer ne pas avoir le temps d’apprendre une nouvelle solution. Pourtant, la réussite de votre mise en œuvre HCM dépend directement de leur appropriation de la plateforme.

Encouragez la participation en mettant en avant les bénéfices concrets :

• Les collaborateurs gagnent en autonomie grâce aux outils en libre-service.
• Les managers peuvent automatiser leurs workflows et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Les administrateurs RH rationalisent leurs rapports et libèrent du temps pour des missions plus stratégiques.

Une fois la formation terminée, il est temps de mettre votre plan en action et de lancer la solution.

7. Surveillez l’adoption et optimisez

Après le lancement, ce n’est pas le moment de se reposer. Utilisez plutôt cette période critique d’installation pour identifier les problèmes de démarrage et réfléchir à la façon de les surmonter pour atteindre vos objectifs HCM. Voici comment tirer le meilleur parti des premières semaines critiques.

Suivez les métriques d’utilisation et identifiez les goulots d’étranglement

Anticipez les plaintes ou problèmes en surveillant comment les différents groupes d’utilisateurs interagissent avec le système. Recherchez des tendances en repérant qui se connecte, complète des tâches ou se retrouve bloqué.

Les managers sont-ils lents à approuver les congés ? Les administrateurs ont-ils du mal à générer des rapports ? Utilisez ces signaux pour identifier où vous pourriez avoir besoin d’offrir plus de formation ou de simplification.

Établissez un plan d’optimisation 30-60-90 jours

Traitez votre phase post-lancement comme un déploiement produit en créant un plan structuré léger qui décrit ce que vous allez examiner et affiner au fil du temps. Par exemple :

• 30 jours : Traitez les bugs urgents, les demandes de support ou les données manquantes
• 60 jours : Examinez les performances des processus et ajustez les configurations si nécessaire
• 90 jours : Mesurez les KPI d’adoption, recueillez des retours et rapportez les progrès aux parties prenantes

L’optimisation ne devrait pas reposer uniquement sur les épaules des RH ; impliquez d’autres équipes pour en faire une priorité transversale partagée.

Recueillez des retours et agissez

Comme pour vos retours de formation, les insights post-lancement sont également précieux. Recueillez des retours via des sondages, des points réguliers ou même des canaux Slack dédiés aux retours HCM. Écoutez les thèmes autour de l’utilisabilité ou des besoins non satisfaits, et n’oubliez pas d’agir sur ce que vous apprenez.

5 défis typiques de mise en œuvre HCM

Même les projets HCM les mieux préparés peuvent rencontrer des imprévus. Ces défis récurrents, souvent évoqués lors des retours d’expérience ou des bilans de déploiement, méritent d’être identifiés et anticipés dès le départ pour assurer une mise en œuvre fluide et durable.

1. Déterminer le bon ordre de mise en œuvre

Déployer les modules dans le mauvais ordre peut créer des doublons ou des incohérences par la suite. Pourtant, il n’est pas toujours évident de savoir s’il faut commencer par le cœur RH, la paie, la gestion du temps ou un autre module.

2. Choisir le bon niveau d’accompagnement

Les éditeurs proposent différents niveaux de support, de l’autonomie complète au service d’accompagnement premium. Sous-estimer l’effort interne ou surestimer la capacité de vos équipes peut compromettre les délais ou la dynamique du projet.

3. Se familiariser avec une nouvelle interface

Même les meilleures plateformes peuvent dérouter au départ, surtout si vos utilisateurs passent de tableurs ou d’outils maison très personnalisés. Une ergonomie inhabituelle peut ralentir l’adoption et multiplier les demandes de support.

4. Choisir entre un déploiement global ou progressif

La stratégie de déploiement est déterminante. Faut-il tout lancer d’un coup ou procéder par étapes ?
Le déploiement global (« big bang ») crée un élan fort mais comporte plus de risques ; à l’inverse, le déploiement progressif offre plus de contrôle, au prix d’une adoption plus lente.

5. Adapter la formation après personnalisation

Une fois le système configuré selon vos processus (ajustements de workflows, étapes d’approbation, etc.), les supports de formation standard peuvent ne plus correspondre à votre réalité.

Mettez en œuvre un HCM global rapidement avec Deel

La mise en œuvre d’un HCM est une occasion unique de repenser la manière dont votre organisation opère et accompagne ses collaborateurs. Des workflows d’intégration à la paie internationale en passant par la conformité, votre HCM devient la colonne vertébrale de l’expérience collaborateur à mesure que l’entreprise grandit.

Mais pour concrétiser cette ambition, il est essentiel de s’appuyer sur un partenaire d’implémentation fiable.

Deel allie une technologie performante à un accompagnement opérationnel complet pour vous aider à déployer votre solution en toute confiance, que vous migriez depuis des tableurs ou que vous modernisiez un système existant.

Notre plateforme réunit l’ensemble des outils nécessaires à une gestion RH globale et efficace :

• Des capacités SIRH fondamentales, notamment les dossiers collaborateurs, les organigrammes, le suivi des congés, les workflows personnalisés et le reporting
• Des workflows d’intégration et de départ
• Rémunération, avantages sociaux et paie dans 150 pays
• Gestion des talents et engagement collaborateur avec notre suite IA Deel Engage
• Infrastructure complète pour la main-d’œuvre mondiale, de l’EOR et de la conformité mondiale au support visa et mobilité
• Des intégrations transparentes avec les ATS, SIRH, systèmes finance, et plus encore

Et bien que Deel offre toutes les fonctionnalités que vous attendez d’un SIRH leader, ce qui nous distingue, c’est l’équipe derrière notre technologie. Comme le dit un client Deel :

Prêt à mettre en œuvre une plateforme HCM évolutive et internationale, sans les maux de tête habituels ? Découvrez Deel HR, la solution tout-en-un pour la gestion globale des collaborateurs, et demandez une démo pour voir comment Deel accompagne les équipes à chaque étape du déploiement.