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4 min read

Automatiser les processus RH : par quoi commencer ? (Et comment le faire avec Deel)

RH globale

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Auteur

L'équipe Deel

Publié

26 mai, 2023

Dernière mise à jour

21 janvier, 2025

Sommaire

Qu’est-ce que l’automatisation RH ?

Avantages de l’automatisation pour le service RH

Comment déterminer les processus pouvant être automatisés

Onboarding et offboarding

Gestion du temps de présence (Suivi des congés)

Gestion des données des employés

Sourcing de talents et recrutement

Gestion de la conformité et des autres documents

Reporting

Gagnez du temps sans perturber vos processus RH

Points clés à retenir
  • L’automatisation des processus RH améliore l’efficacité, la précision et l’évolutivité des opérations.
  • Construire une stratégie RH performante et favoriser une culture d’entreprise inclusive nécessitent une intervention humaine. Tout le reste peut être automatisé.
  • L’onboarding des employés est l’un des processus RH les plus automatisés, permettant de limiter les perturbations dans les flux de travail et d’assurer la réussite des nouvelles recrues dès le départ.

Bien que les avantages de l’automatisation des RH soient évidents, se lancer dans l’automatisation peut faire peur. Vous ne savez peut-être pas quel logiciel RH choisir, combien de temps prendra son implémentation ou encore quels processus peuvent être optimisés grâce à des automatisations alimentées par l’IA. Cet article va vous guider à travers neuf processus RH que vous pouvez facilement automatiser avec la plateforme RH de Deel.

Qu’est-ce que l’automatisation RH ?

L’automatisation RH fait référence à l’utilisation de solutions logicielles pour rationaliser et automatiser les processus RH répétitifs, afin de les rendre plus efficaces, moins chronophages et moins sujets aux erreurs. Des outils tels que les SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines), les systèmes de gestion des talents, les outils de suivi des candidatures, les logiciels de paie et les portails en libre-service pour les employés permettent d’automatiser, de numériser et d’optimiser les opérations RH. Ils apportent une réelle valeur ajoutée aux équipes RH.

Avantages de l’automatisation pour le service RH

L’automatisation RH permet au service RH de :

  • gagner du temps et réduire les coûts liés au travail habituellement fait à la main ;
  • garantir une meilleure précision des données ;
  • rester conforme aux lois sur l’emploi dans différents pays ;
  • prendre des décisions commerciales basées sur des données ;
  • offrir une expérience employé équitable et bien faite ;
  • améliorer les efforts d’acquisition et de rétention des talents ;
  • soutenir la croissance de l’organisation.

Comment déterminer les processus pouvant être automatisés

Il est important de comprendre les critères permettant de savoir si un processus peut être automatisé. En effet, un processus est prêt pour l’automatisation si :

  • il s’agit d’une tâche manuelle répétitive ;
  • il implique un volume élevé de transactions ;
  • il se produit fréquemment ;
  • il suit un workflow spécifique composé d’étapes prédéfinies ;
  • il nécessite la gestion d’un grand volume de données ;
  • il a des implications en matière de conformité et de gestion des risques ;
  • il a une incidence directe sur l’expérience collaborateur ;
  • il nécessite l’utilisation de plusieurs solutions logicielles pour être réalisé ;
  • il a un effet sur le ROI ou la croissance de l’entreprise.

Deel vous a fait la liste des neuf processus les plus couramment automatisés par les équipes RH.

Onboarding et offboarding

Selon les données clients de Deel, l’onboarding des employés est l’un des processus RH les plus automatisés. Cela n’a rien d’étonnant, car il s’agit d’un processus répétitif qui revient fréquemment (notamment dans une startup en forte croissance), suit des étapes spécifiques et nécessite de manipuler des données personnelles et des contrats de travail.

Gérer manuellement l’onboarding prend beaucoup de temps de travail et de ressources. Vous devez :

  • saisir les données des nouveaux employés dans différents outils ou tableurs ;
  • suivre la documentation de conformité pour chaque pays ;
  • approuver l’accès des employés aux outils de collaboration ;
  • commander et envoyer le matériel nécessaire ;
  • coordonner l’inscription aux avantages sociaux des employés ;
  • envoyer des emails de bienvenue et des rappels, etc.

Automatiser ces processus peut vous faire économiser jusqu’à 86 heures par mois sur des tâches administratives, d’après les résultats de nos clients. Avec un SIRH automatisé, vous centralisez toutes les données au même endroit. Vous n’avez plus besoin de courir après des informations dispersées dans des tableurs ou différentes plateformes.

Les données sont mises à jour automatiquement (et les employés peuvent également les actualiser eux-mêmes via des fonctionnalités en libre-service), et vous pouvez créer des workflows automatisés en quelques clics pour envoyer des notifications aux nouvelles recrues.

L’automatisation s’applique également à l’offboarding. Plutôt que de désactiver manuellement tous les accès d’un employé, vous pouvez automatiser des processus pour :

  • révoquer l’accès aux outils ;
  • planifier un entretien de sortie ;
  • générer la documentation de sortie ;
  • envoyer les instructions pour le retour du matériel.

Dans ce cas, l’automatisation RH joue également un rôle clé dans la sécurité des données, en réduisant le risque de fuites d’informations. Avec Deel, vous pouvez simplifier l’onboarding de votre entreprise grâce à notre plugin Onboarding pour Slack. Il vous permet de créer des workflows automatisés, d’assigner automatiquement des tâches en fonction de l’emplacement de l’employé et du type de contrat. Le but ? Réduire le travail manuel pour l’équipe RH, obtenir une vue d’ensemble complète de tout le pipeline d’onboarding et améliorer la rétention et l’engagement des employés.

Gestion du temps de présence (Suivi des congés)

Envoyer des demandes de congés ou des modifications par e-mail ou via des messages Slack implique de nombreux échanges avec plusieurs personnes (le manager direct, l’équipe RH, voire la direction dans certains cas). Ce processus peut entraîner la perte d’informations importantes ou des délais d’approbation trop longs, ce qui peut affecter négativement les opérations de l’entreprise et la dynamique d’équipe. De plus, il est difficile d’obtenir des données en temps réel sur la gestion des congés des employés.

L’automatisation du suivi du temps de présence permet au personnel RH de se concentrer davantage sur une gestion réfléchie des congés des employés. Cela leur permet de répondre à des questions importantes concernant la politique de congés payés et sa mise en œuvre, comme :

  • Quels employés ne prennent pas suffisamment de congés ?
  • Quel est le taux d’absentéisme de l’organisation ?
  • Les employés prennent-ils souvent des congés maladie ?

Les professionnels des RH peuvent tirer parti d’outils d’automatisation RH comme Time Off by Deel pour dégager du temps pour la gestion des talents. Cela permet de renforcer une culture d’entreprise positive et efficace. Notre plugin Slack, déjà utilisé par plus de 1 200 équipes au moins cinq fois par semaine, centralise les demandes et les approbations de congés. Il vous permet de coordonner les absences sans jamais quitter Slack.

Gestion des données des employés

Dans des équipes en croissance ou de grandes entreprises, suivre les employés de différents départements, leurs managers, les promotions potentielles, les transferts internes, les modifications des données personnelles, peuvent s’avérer difficile et chronophage. Sans logiciel de gestion des ressources humaines adapté, les équipes RH doivent effectuer ces tâches manuellement, prenant le risque de faire des erreurs potentielles et de passer un temps considérable à collecter et organiser les données au lieu de les analyser.

Un SIRH centralise les données des employés. Il élimine le besoin de saisie manuelle et offre une ressource de référence pour l’ensemble de l’organisation. Les données des employés peuvent être facilement consultées, mises à jour, stockées en toute sécurité et visualisées d’un coup d’œil via un organigramme. Celui-ci garantit l’exactitude des données et leur accessibilité, et permet aux RH de créer des workflows automatisés pour accélérer leurs tâches et avoir une meilleure vision de la main-d’œuvre.

Le plugin Org Chart by Deel pour Slack permet à votre équipe de rester alignée, quel que soit l’emplacement ou le fuseau horaire. Accédez facilement aux informations organisationnelles sur les membres de l’équipe, connectez-le à votre SIRH pour mettre à jour les données automatiquement, et utilisez des étiquettes de profil pour identifier la personne idéale pour répondre à vos questions.

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Sourcing de talents et recrutement

L’intelligence artificielle générative suscite déjà beaucoup d’espoir dans la communauté RH pour améliorer les processus de recrutement, accélérer les tâches manuelles, faciliter la prise de décision et offrir une meilleure expérience aux candidats et aux employés. Le recrutement à l’international a ouvert de nombreuses opportunités pour attirer les meilleurs talents du monde entier. Mais il oblige souvent les recruteurs à examiner beaucoup plus de candidatures qu’auparavant.

Les solutions d’automatisation pour le tri des CV ou la communication avec les candidats permettent de délester les équipes d’acquisition de talents de ces tâches chronophages, leur laissant plus de temps pour mener des entretiens significatifs et prendre de meilleures décisions d’embauche. Deel s’intègre à Ashby, un outil de recrutement, ce qui permet à nos clients de passer sans effort de la création d’une offre d’emploi à l’onboarding du candidat une fois celle-ci acceptée. Notre système utilise les détails de l’offre pour générer automatiquement une proposition pour votre candidat.

Vérifications des antécédents

Réaliser manuellement une vérification des antécédents pour chaque employé, surtout dans un contexte d’embauche à l’international, est pratiquement impossible. Une recherche manuelle impliquerait d’appeler les anciens employeurs et les managers directs, ce qui prendrait trop de temps.

Les logiciels RH modernes permettent d’effectuer des vérifications fluides des antécédents pour vos employés potentiels et actuels, peu importe leur lieu d’embauche. En fait, 93 % des entreprises utilisent cette pratique pour améliorer la qualité des recrutements et garantir la conformité, grâce à des entreprises spécialisées qui collectent toutes les informations pertinentes sur les employés.
Certn est le partenaire de Deel pour la vérification des antécédents. Il permet d’accéder à 80 % des informations sur les employés en quelques minutes seulement, avec la possibilité de suivre le processus directement dans l’application. Notre partenaire garantit la conformité SOC 2 et SOC 3, la conformité RGPD et possède la certification ISO 27001, ce qui signifie que vos résultats de vérification des antécédents sont sûrs et sécurisés.

Réaliser des vérifications des antécédents avec Deel a toujours été une bonne expérience pour nous. Le processus est très simple. Je peux facilement envoyer une demande et recevoir les résultats immédiatement. Un service rapide et pratique !

Cynthia Le,

Program Manager, Reddit

Gestion de la conformité et des autres documents

Collecter, organiser et stocker les documents de conformité sans système RH automatisé, nécessiterait que les équipes RH :

  • se familiarisent avec le droit du travail dans tous les pays où votre organisation embauche ;
  • utilisent des processus manuels pour suivre tous les documents dans des tableurs ;
  • envoient manuellement des rappels aux employés n’ayant pas soumis les documents requis.

L’utilisation d’automatisations RH pour la gestion RH est essentielle pour les équipes à l’international. Cela réduit les risques d’erreurs humaines, qui peuvent souvent entraîner des problèmes financiers et juridiques pour l’entreprise. En outre, cela accélère le processus d’embauche, permettant aux entreprises de recruter les meilleurs candidats sans que la bureaucratie devienne un obstacle.

Avec Deel, vous pouvez :

  • modifier, envoyer et signer des contrats en quelques minutes directement depuis votre tableau de bord Deel ;
  • stocker tous les documents en toute sécurité en un seul endroit ;
  • obtenir des contrats localisés pour les employés et les freelances à l’international ;
  • être sûr que les contrats sont régulièrement examinés pour anticiper tout changement dans les lois locales (sans que vous ayez besoin de connaître les réglementations)

Gestion de la paie

Il y a seulement trois ans, environ un tiers des dirigeants d’entreprise utilisaient encore des tableurs pour gérer la paie, consacrant plus d’une semaine chaque mois pour effectuer les calculs associés. Avec l’augmentation des équipes internationales, ce processus devient une source d’erreurs et un risque majeur pour l’organisation.

L’automatisation de la paie réduit le travail en double pour le département RH, diminue les coûts de traitement et garantit des calculs précis des salaires, commissions, heures supplémentaires, déductions, et bien plus. Elle accélère le traitement de la paie, protège les données contre tout accès non autorisé, tout en assurant la conservation des registres aussi longtemps que nécessaire.

Deel vous permet de simplifier la gestion de la paie pour toute votre équipe, quelle que soit leur méthode d’embauche. Nos services de Global Payroll unissent les dossiers du personnel sur une seule plateforme, qu’ils soient vos salariés directs, employés sous EOR ou freelances. Ceci permet d’éliminer le besoin de multiples processus et outils. Deel gère pour vous :

  • Les avantages des employés ;
  • Les déclarations locales auprès des autorités ;
  • Les paiements de salaires et d’impôts (si applicables) ;
  • La création et l’envoi des bulletins de paie ;
  • L’onboarding et l’offboarding en toute conformité.
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Consolidez et simplifiez vos opérations de paie à l’international. Nous nous chargeons de la conformité, des déductions fiscales et des déclarations partout où vous avez des entités, avec l’aide de notre équipe interne d’experts de la paie.

Formation des employés et gestion de la performance

Suivre l’apprentissage et la performance des employés tout en leur offrant un feedback régulier peut avoir des effets positifs sur leur engagement, leur productivité et leur développement personnel. Sans processus automatisé efficace pour la gestion des entretiens annuels, vous risquez de perdre l’accès aux évaluations de performance précédentes, sans moyen de suivre les progrès de votre équipe. Vous pourriez passer trop de temps à créer et à suivre des feedbacks dans des tableurs ou à concevoir des ressources de formation peu engageantes pour vos employés.
Les processus automatisés permettent de simplifier les cycles d’évaluation des performances et la création de formations pour les employés. Cela les rend plus fluides, moins chronophages et plus captivants. De cette manière l’automatisation permet d’offrir une meilleure expérience collaborateur tout en fournissant des données plus fiables aux managers et à l’équipe RH.

Avec Deel Engage, les entreprises peuvent :

  • Fournir des feedbacks complets, des évaluations à 360° aux processus personnalisés, garantir des évaluations de performances impartiales et utiliser des KPI ou d’autres objectifs pour une progression constante des équipes.
  • Construire, assigner et suivre des formations engageantes pour les employés.
  • Offrir aux équipes un plan de développement personnel transparent grâce à des cadres d’évolution de carrière basés sur les compétences.
  • Gagner des mois de travail fastidieux grâce à l’intelligence artificielle.

Avec Deel Engage, nous simplifions la progression de carrière, les feedbacks à 360° et les formations, le tout grâce à un outil puissant.

José Carvalho,

Principal Engineer, reev

Reporting

Le reporting RH est essentiel pour tirer des leçons des erreurs passées ou révéler des informations utiles permettant d’identifier des tendances ou de découvrir des opportunités. Il permet d’optimiser les dépenses ou la performance de vos équipes. Lorsqu’une équipe est gérée à l’aide de tableurs ou d’outils multiples, collecter et organiser les données nécessaires pour obtenir des informations clés peut être long et laborieux.

Ce manque de visibilité sur les données peut freiner la croissance de votre entreprise, car vous ne pourrez pas prendre de décisions éclairées, allouer efficacement vos ressources ou suivre précisément les progrès dans la gestion des dossiers du personnel. L’absence de transparence peut également avoir des répercussions sévères sur votre organisation : désengagement des parties prenantes, réduction de la confiance dans les initiatives RH. Vos espoirs de voir une collaboration efficace s’installer peuvent vite partir en fumée.

Parmi ses outils RH, Deel offre des analyses globales en temps réel, vous permettant de vérifier et comprendre vos dépenses d’un coup d’œil. Ainsi, vous êtes enfin équipés pour optimiser vos coûts à l’international. Grâce aux rapports de paie, vous pouvez rapidement identifier des écarts entre les devises ou des erreurs entre les cycles, et personnaliser votre tableau de bord pour le rendre plus accessible.

Gagnez du temps sans perturber vos processus RH

L’automatisation des processus RH révolutionne vos fonctions RH, les rendant plus efficaces, fiables et rapides. Vous pouvez vous concentrer sur la dimension humaine des ressources humaines pendant que Deel s’occupe du reste. La plateforme RH de Deel vous aide à travailler sans distractions grâce à des workflows personnalisables qui éliminent les tâches répétitives, y compris pour les responsables RH.
Utilisez notre Workflow Builder pour automatiser toutes vos tâches RH, de l’onboarding à l’offboarding, et tout ce qui se trouve entre les deux. Offrez une expérience fluide à vos talents, où qu’ils se trouvent.

Automatisez les tâches tout au long du cycle de vie des employés. Vous pourrez ainsi :

  • commander des goodies ;
  • envoyer du matériel ;
  • finaliser des formations ;
  • envoyer des e-mails d’onboarding et bien plus encore.

Notre workflow builder est gratuit et conçu pour des équipes à l’international comme la vôtre. Dites adieu aux tâches chronophages et aux retards dans les processus. Bienvenue à Deel. Discutez avec nos experts : demandez une démo dès aujourd’hui pour en savoir plus sur Deel HR.

Ressources connexes