Melhore os indicadores de eficiência da folha de pagamento

À medida que seu negócio amadurece, é crucial que suas operações de folha de pagamento também cresçam. No entanto, esse crescimento não vem sem desafios. Processos manuais, que antes funcionavam bem, podem se tornar ineficientes e aumentar o risco de erros e não conformidade legal, afetando diretamente seus indicadores de eficiência da folha de pagamento.

Embora avançar para uma gestão mais avançada não seja simples, a medição contínua de seus indicadores de eficiência da folha de pagamento pode facilitar a transição. Dependendo da fase de crescimento em que seu negócio se encontra, você precisará de uma abordagem estruturada. Essa jornada, da automação básica à gestão avançada de folha de pagamento, assegura que seus funcionários sejam pagos pontualmente e de acordo com as leis locais, além de garantir que seu negócio continue a crescer de forma eficaz.

Então, como você pode medir e melhorar a eficiência e a maturidade da sua folha de pagamento? Na Deel, acompanhamos mais de 25.000 clientes na atualização dos seus serviços de folha de pagamento internacional para o próximo nível. Por isso, queremos compartilhar com você este guia, que serve como um autodiagnóstico, com detalhes sobre como os indicadores de eficiência da folha de pagamento podem ser aprimorados e implementados para garantir operações mais ágeis e seguras.

Qual é o nível de maturidade da folha de pagamento?

O nível de maturidade da folha de pagamento está diretamente relacionado ao grau de sofisticação e automação alcançado nos processos de folha de uma empresa. Para avaliar e melhorar esse nível, os indicadores de eficiência são fundamentais. Eles medem a eficácia da gestão da folha de pagamento, identificando áreas que precisam ser aprimoradas.

Não se trata apenas dos sistemas tecnológicos utilizados, mas também dos processos e das pessoas envolvidas na administração da folha de pagamento. À medida que sua empresa evolui, entender os indicadores de eficiência da folha de pagamento permite uma análise contínua do desempenho da área e possibilita a adaptação a novos desafios.

É importante compreender que um sistema de folha de pagamento maduro não só ajuda a gerenciar cenários complexos e atender a diferentes necessidades do capital humano, mas também facilita o cumprimento das regulamentações e leis locais. À medida que sua organização cresce em tamanho e complexidade, contar com um sistema que se adapta facilmente às novas demandas e melhora os indicadores de eficiência da folha de pagamento é crucial para garantir a precisão e a conformidade no processamento dos pagamentos.

Por que é relevante identificar o nível de maturidade da folha de pagamento na sua empresa?

Identificar o nível de maturidade da folha de pagamento na sua empresa é essencial para entender como seus indicadores de eficiência estão impactando os processos de gestão e se há espaço para melhorias. Ao determinar onde sua empresa está na escala de maturidade, você consegue avaliar a eficiência dos seus sistemas conforme o estágio do seu negócio e identificar áreas específicas para otimização.

Por exemplo, uma pequena empresa com uma pontuação baixa de maturidade da folha de pagamento enfrentará desafios diferentes de uma empresa maior com um nível de maturidade semelhante. Identificar e trabalhar nos indicadores de eficiência da folha de pagamento pode acelerar o avanço de uma empresa de um estágio básico para um processo mais robusto e automatizado. Da mesma forma, ter um sistema de folha de pagamento maduro e eficiente é necessário pelos seguintes motivos:

• Pagar seus talentos em dia: Isso contribui para a satisfação no trabalho e aumenta a retenção de funcionários.
• Reduzir os esforços da sua equipe de RH e folha de pagamento: Automatizar tarefas permite que sua equipe foque em atividades mais estratégicas, como promover o crescimento da empresa.
• Cumprir as leis fiscais e trabalhistas: Manter o cumprimento das regulamentações legais ajuda a manter a reputação da empresa perante clientes e parceiros, além de garantir que as operações estejam em conformidade, minimizando riscos legais.

Avalie o nível de maturidade da sua folha de pagamento

Com esse diagnóstico de nível de maturidade da folha de pagamento, você poderá conhecer o nível de eficiência do seu sistema atual. Para fazer isso, você deve responder às perguntas que compartilhamos a seguir.

• Escolha uma resposta para cada característica ou função, considerando a que melhor descreve seu sistema de folha de pagamento.
• Conte as afirmações selecionadas em cada caso para determinar o nível de maturidade que sua empresa possui: baixo (A), médio (B) ou alto (C).

Aqui você pode visualizar a soma da sua seleção para ver com qual nível de maturidade – Baixo (A), Médio (B) ou Alto (C) – a maioria das suas respostas se alinha. Isso te dá uma visão clara sobre os indicadores de eficiência da folha de pagamento e guiará sua empresa nas áreas que precisam ser melhoradas.

Os 3 níveis de maturidade da folha de pagamento

Existem três níveis diferentes de maturidade da folha de pagamento: baixo, médio e alto. Cada um tem características particulares e acarreta resultados ou consequências diferentes. A maioria das grandes empresas passa naturalmente por todos esses níveis. No entanto, o ritmo e a experiência dependem do status atual de cada empresa, da tomada de decisões da equipe de gestão, do tamanho, das ambições de expansão de longo prazo e das capacidades financeiras. Conheça os três níveis abaixo:

Nível 1: Baixa maturidade da folha de pagamento

Você pode pensar no nível 1 de maturidade da folha de pagamento como a primeira infância. Muitas empresas têm uma força de trabalho pequena e as operações de folha de pagamento são básicas ou elementares. Por exemplo, eles usam planilhas do Excel ou do Google Drive para gerenciar dados de funcionários, não possuem protocolos para processamento de folha de pagamento e carregam os mesmos dados mais de uma vez em arquivos diferentes.

Esta falta de integração e automatização da informação não só aumenta a probabilidade de erros, como também limita a capacidade da empresa de se adaptar às mudanças nas regulamentações fiscais e laborais. Além disso, a imprecisão e a ineficiência são pontos fracos que podem resultar em pagamentos incorretos ou atrasados, o que impacta a experiência do funcionário.

Além disso, geralmente há apenas uma pessoa em um cargo que cuida de todas as funções de folha de pagamento, seja devido ao tamanho da organização ou a restrições orçamentárias. Porém, esta dependência representa um risco elevado porque, caso ocorra algum imprevisto por parte do gestor da folha de pagamento, todo o ciclo da empresa pode ser interrompido.

Outro indicador do grau de maturidade da folha de pagamento é o conhecimento legislativo ou a falta dele. Isso ocorre em empresas que operam nacionalmente e não possuem recursos para contratar especialistas jurídicos ou de compliance para assessoria. Também não possuem opções de autoatendimento para os funcionários, situação que aumenta a carga de trabalho do departamento de folha de pagamento.

Se você deseja reduzir erros e riscos, liberar tempo e recursos e ser transparente ao contratar internacionalmente, passar para o próximo nível é crucial.

Nível 2: Maturidade intermediária da folha de pagamento

No nível 2 de maturidade da folha de pagamento, a organização tomou algumas medidas para avançar, mas suas operações ainda não estão totalmente otimizadas. Seu comportamento pode ser reativo ou controlado. Mas o que isso significa? Uma abordagem reativa implica que, diante de um desafio na folha de pagamento, uma solução para superá-lo com sucesso vai ser buscada, mas não há atitude que implique tomar medidas preventivas para que outros problemas não surjam no futuro.

Em vez disso, uma abordagem controlada significa que a equipe de folha de pagamento usa um software dedicado com determinadas automações. Mesmo assim, ela possui uma quantidade significativa de trabalho manual e mantem o sistema atual. Além disso, as organizações (como as médias empresas) que se encontram nesta fase costumam utilizar diferentes sistemas de folha de pagamento para gerir os recursos humanos que estão distribuídos em diferentes países. Portanto, não há suporte abrangente de conformidade e não é possível criar um relatório de folha de pagamento como especialistas

Nível 3: Alta maturidade da folha de pagamento

No nível 3, foi atingido o vencimento integral da folha de pagamento. Isso significa que você pode automatizar toda a sua folha de pagamento, gerenciar a documentação em um só lugar, ter acesso a relatórios integrados, garantir a conformidade legal e ter a certeza de que a possibilidade de erros é limitada.

Além disso, um dos segredos é a implementação de tecnologia avançada de autoatendimento que permite aos funcionários acessarem e gerenciarem os dados da folha de pagamento por conta própria. Por exemplo, carregar documentos, baixar folhas de pagamento e acessar informações pessoais adicionais de forma rápida e segura.

Algumas empresas deste nível podem incorporar funções de inteligência artificial para agilizar ainda mais o processo de folha de pagamento e fornecer respostas imediatas às dúvidas dos funcionários.

Assim, ao atingir a maturidade ideal da folha de pagamento, você pode se beneficiar de automações aprimoradas, conformidade abrangente, segurança de dados, integrações com outros sistemas (como Business Intelligence, por exemplo) e aplicações diárias e análise de dados em tempo real.

Aumente o nível de sua gestão de folha de pagamento com a Deel

Todo crescimento e expansão envolvem desafios. À medida que sua equipe internacional amadurece, você precisa avaliar se sua abordagem atual de gerenciamento de folha de pagamento está atendendo às necessidades e demandas atuais e futuras. Com a Deel, você pode consolidar e otimizar suas operações internacionais de folha de pagamento, melhorando os indicadores de eficiência da folha de pagamento da sua empresa. Cuidaremos do compliance, das deduções fiscais e dos procedimentos onde quer que você tenha entidades, tudo com o apoio de nossa equipe interna de especialistas.

E o melhor? Com a Deel, você não apenas consolidará diversas ferramentas de folha de pagamento. Você reunirá RH, administração de benefícios, integrações e muito mais, tudo em uma única plataforma fácil de usar. Saiba como melhorar seus indicadores de eficiência da folha de pagamento e permita que sua empresa cresça de forma mais ágil e eficiente!