Como a Amilon reduziu 480 horas mensais de trabalho de RH com a Deel

Quando a Amilon expandiu globalmente em 2018, a empresa de tecnologia especializada em vales-presentes rapidamente abriu operações na Espanha e na Polônia. Mas seus sistemas de RH não foram desenvolvidos para operar em escala global, e os processos rapidamente se tornaram fragmentados.

Como processos de contratação, folha de pagamento e gestão de despesas ainda eram realizados manualmente, a equipe enfrentava desafios constantes para garantir precisão e eficiência:

• As diferenças entre as legislações trabalhistas de cada país aumentavam os riscos de não conformidade
• Contratos e documentos em idiomas pouco familiares, como o polonês, aumentavam o risco de interpretações equivocadas de termos jurídicos
• Até alterações simples, como a atualização de um sobrenome, exigiam a intervenção do RH e processos manuais
• Os relatórios eram gerenciados em extensas planilhas do Excel, dificultando a precisão e a visibilidade dos dados
• Até dúvidas jurídicas simples envolviam custos elevados e longos prazos de resposta

“Antes da Deel, estávamos sobrecarregados com tanta complexidade: fornecedores diferentes em cada país, uma infinidade de e-mails, vários idiomas e até € 1.000 para obter uma simples orientação jurídica. Agora, basta pesquisar no Compliance Hub da Deel para encontrar respostas na hora. Isso transformou completamente a nossa forma de trabalhar.” — Izacco Scattolin Neto, Administrador Sênior de Recrutamento e RH, Amilon

A Amilon começou a usar a Deel em uma operação pontual: a realocação de um único colaborador da Itália para a França. A experiência foi tão simples que, quando a fragmentação dos sistemas de RH se tornou um problema, ampliar o uso da Deel para Espanha e Polônia foi o caminho natural.

“A Deel nos deu tudo em uma única plataforma — folha de pagamento, compliance, tarefas de RH, documentos, sem mais alternar entre sistemas ou traduzir contratos manualmente. A Deel tornou tudo mais simples.” — Izacco Scattolin Neto, Administrador Sênior de Recrutamento e RH, Amilon

A mudança eliminou a dependência de vários provedores locais, reduzindo custos e simplificando a operação. Em vez de gerenciar sistemas separados em três países, a Amilon agora centraliza tudo na plataforma da Deel.

• O EOR substituiu a necessidade de constituir entidades legais em cada país. “A Deel nos ajudou a contratar funcionários sem abrir entidades — isso foi um divisor de águas para nossa contratação internacional.” — Izacco Scattolin Neto, Administrador Sênior de Recrutamento e RH, Amilon

• O Deel Payroll centralizou o que antes estava fragmentado entre vários provedores locais. “Com a Deel, a folha de pagamento é precisa, pontual e centralizada, sem toda aquela troca de mensagens com provedores locais.” — Izacco Scattolin Neto, Administrador Sênior de Recrutamento e RH, Amilon

• O Deel HR automatizou fluxos manuais que consumiam horas. Controle de ponto, gestão de despesas e atualizações de dados dos funcionários agora ocorrem por portais de autoatendimento em vez de cadeias de e-mail. "Antes da Deel, nossos funcionários precisavam registrar as despesas em um arquivo do Excel, nos enviar e nós processávamos os recibos manualmente. Agora, eles têm acesso à Deel e todo o processo é automatizado." — Izacco Scattolin Neto, Administrador Sênior de Recrutamento e RH, Amilon

• A Central de Conhecimento transformou aquelas perguntas jurídicas de € 1.000 em respostas instantâneas e pesquisáveis. A Amilon agora recebe orientação jurídica proativa em todas as jurisdições sem os honorários de consultoria.

• Os relatórios e análises substituíram as extensas planilhas do Excel por painéis em tempo real que realmente contam uma história que os fundadores que amam dados conseguem acompanhar.

A transformação foi imediata. As consultas jurídicas que chegavam a custar € 1.000? Deram lugar a respostas instantâneas. Dias de troca de e-mails para fazer alterações simples? Eliminados com o autoatendimento dos colaboradores. Relatórios intermináveis no Excel? Substituídos por dashboards em tempo real que tornam os dados mais claros e acionáveis.

“A Deel me poupa de três a quatro dias de trabalho por mês só com a gestão de despesas. Mas o verdadeiro teste é este: se deixássemos de usar a Deel amanhã, precisaríamos contratar pelo menos três pessoas para dar conta de tudo o que a plataforma faz hoje.” — Izacco Scattolin Neto, Administrador Sênior de Recrutamento e RH, Amilon

O impacto vai além dos países onde a migração para a Deel já foi concluída. Até a operação na Itália, que ainda está em transição, se beneficia de relatórios centralizados que oferecem à liderança visibilidade em tempo real de todas as operações.

“Em vez de planilhas confusas no Excel, agora temos dashboards claros e atualizados em tempo real. Nossos fundadores adoram números, e a Deel nos ajuda a apresentá-los de uma forma que conta uma história clara.” — Izacco Scattolin Neto, Administrador Sênior de Recrutamento e RH, Amilon

Mas o maior sinal de sucesso é que a Amilon já usa a Deel para apoiar sua próxima fase de crescimento, gerenciando processos complexos de mobilidade internacional, como contratar uma pessoa em Dubai para trabalhar na Espanha, incluindo todo o processo de visto.