Como a Barings escalou a folha de pagamento internacional e impulsionou o crescimento com a Deel e o Workday

A Barings, uma empresa global de serviços financeiros com operações em vários países, enfrentava dificuldades com um sistema de folha de pagamento fragmentado e ineficiente. A empresa dependia de diferentes fornecedores, como CloudPay na Europa e Vistra na região da Ásia-Pacífico (APAC), onde grande parte dos processos era totalmente manual.

Essa fragmentação criou obstáculos operacionais e estratégicos significativos:

• Alta carga de trabalho manual: na APAC, o processamento da folha de pagamento dependia fortemente de planilhas do Excel, aumentando o risco de inconsistências e sobrecarregando as equipes. Na Europa, as alterações nos dados de desligamento também exigiam processamento manual, aumentando ainda mais a carga operacional.

• Riscos de conformidade: a automação limitada aumentava o risco de erros e dificultava a manutenção da conformidade em diferentes jurisdições.

• Falta de visibilidade dos custos: sem um sistema unificado para integrar os custos reais da folha de pagamento ao Workday, a Barings não conseguia analisar o custo total dos funcionários. Embora os salários-base estivessem visíveis, outros componentes, como previdência, benefícios e contribuições obrigatórias em diferentes regiões, permaneciam menos transparentes.

"Na APAC, tudo era manual, literalmente gerenciado em planilhas do Excel. Isso gerava inconsistências e nos expunha a riscos de conformidade. Não conseguíamos fazer uma análise precisa dos custos, o que tornava as discussões sobre nossa estratégia de localização extremamente difíceis." — Heather Ashley, Diretora de Tecnologia de RH, Barings

Para resolver os desafios que ainda persistiam, a Barings precisava de um parceiro global de folha de pagamento que fosse além da simples substituição de fornecedores e se integrasse profundamente ao seu principal sistema de RH, o Workday. O objetivo era consolidar os fornecedores externos e criar um fluxo de dados contínuo e automatizado.

A Barings escolheu a Deel por sua integração desenvolvida especificamente para o Workday, criada para ampliar os recursos da plataforma e unificar as operações globais de folha de pagamento. A decisão foi impulsionada por pontos fortes essenciais da parceria:

• Uma integração certificada: o status da Deel como parceira certificada do Workday foi determinante. Sua plataforma moderna e integrações pré-configuradas garantiram uma conexão confiável e preparada para o futuro.

• Uma fonte única e confiável de dados: ao centralizar a folha de pagamento global com um único parceiro certificado, a Barings passou a contar com dados consistentes e de alta qualidade integrados ao Workday, reduzindo o risco de erros decorrentes do uso de diferentes fornecedores.

• Visibilidade de dados de ponta a ponta: o diferencial da solução está no fluxo bidirecional de dados. As informações dos funcionários no Workday são transferidas automaticamente para a Deel para o processamento da folha. Após cada ciclo, dados essenciais, como custos reais, impostos e deduções, são enviados diretamente de volta ao Workday. Assim, a Barings passa a ter uma visão única e integrada de toda a sua força de trabalho global dentro do sistema que já utiliza.

"Precisávamos de um parceiro com tecnologia robusta e estabilidade para lidar com a complexidade da nossa operação global. A capacidade da Deel de centralizar o suporte e se integrar perfeitamente às tecnologias mais recentes do Workday fez dela a escolha certa para nós." — Heather Ashley, Diretora de Tecnologia de RH, Barings

Com a Deel, a Barings está transformando a folha de pagamento de uma função isolada em uma fonte estratégica de dados. Assim que as entidades europeias começaram a operar, o impacto ficou evidente. Os valores reais da folha de cada país da União Europeia agora são enviados diretamente para o Workday, disponibilizando dados em tempo real para stakeholders importantes, como o Diretor Global de Recursos Humanos.

Essa nova visibilidade já está impulsionando duas iniciativas corporativas: uma análise formal do custo total dos funcionários e a conciliação dos custos de benefícios com as faturas, oferecendo um nível de detalhamento e controle que antes não era possível.

Esses dados são a base para o trabalho da equipe multifuncional responsável pela estratégia de localização da empresa. Antes, o grupo precisava tomar decisões com informações incompletas. Agora, pode analisar o custo real de contratar em diferentes países. À medida que a Barings se prepara para colocar suas entidades da APAC em operação no final do ano, espera obter benefícios adicionais:

• Uma interface intuitiva para os funcionários da APAC acessarem holerites e formulários fiscais diretamente pelo Workday.

• Coleta centralizada de dados pelo Autoatendimento de Funcionários do Workday APD, permitindo que os próprios funcionários insiram seus dados para a folha de pagamento e reduzindo a dependência de planilhas e processos manuais.