How DevBase automated 20+ recruiting and HR processes with Deel

A DevBase é uma empresa de desenvolvimento de software que oferece soluções de software personalizadas para empresas de diversos setores. É especialista em desenvolvimento de produtos sob medida, desenvolvimento web, desenvolvimento mobile e mais. Com uma equipe de engenheiros experientes, a DevBase entregou com sucesso inúmeros projetos para uma ampla variedade de clientes.

O que diferencia a DevBase dos concorrentes é seu modelo de trabalho totalmente remoto, que permite oferecer serviços a clientes em todo o mundo. Todos os profissionais qualificados são contratados por meio da Deel, garantindo que o contrato de cada membro da equipe esteja totalmente conforme, independentemente de onde residam.

Inicialmente, os fundadores da DevBase processavam manualmente todos os pagamentos internacionais usando transferências bancárias internacionais e plataformas como Wise e Payoneer. No entanto, a empresa começou a se expandir rapidamente e eles não conseguiam continuar fazendo isso sozinhos. Delegar essa tarefa ao time de RH era desafiador, pois cada plataforma de pagamento possuía credenciais diferentes. Eles precisavam de uma solução tudo-em-um que simplificasse o processo de pagamento e garantisse práticas de contratação em conformidade.

A princípio, os fundadores optaram por um dos concorrentes da Deel. No entanto, era mais caro e menos intuitivo que outras plataformas no mercado. Quando descobriram o número incomparável de opções de saque e a solução tudo-em-um da Deel, migraram rapidamente.

Eventualmente, a DevBase migrou todos os contratos globais para a Deel e, com a ajuda do CSM da Deel, tornaram a migração de mais de 130 trabalhadores tranquila.

A DevBase usa Airtable, uma plataforma de banco de dados, para gerenciar seu orçamento e armazenar todos os dados dos trabalhadores. O problema era que, ao criar contratos, adicionar despesas e encerrar trabalhadores na Deel, havia processos duplicados em que era necessário adicionar manualmente os dados da Deel ao Airtable para que tudo ficasse sincronizado. Eles dedicavam cerca de cinco horas por semana a essa tarefa, e isso estava se tornando difícil porque a equipe de RH não é grande. Eles precisavam de automação para acompanhar o quadro de funcionários e ainda realizar todas as tarefas necessárias.

Com Deel's API, Mastroberti, junto com Javier Maso e Daniel Ballarini, automatizou e integrou tudo no ciclo de vida do funcionário que eles mantêm no Airtable com uma aplicação intermediária que criaram. Dessa forma, eles podem enviar todas as criações de despesas, cancelamentos, alterações de contrato e mais do Airtable para a Deel.

Automação da integração: a DevBase envia ofertas de emprego aos candidatos pelo Airtable. Após o candidato aceitar a oferta, o contrato é criado automaticamente na Deel, assinado pelo chefe de RH e enviado ao prestador de serviços graças à Deel's API. Quando o prestador de serviços assina o Deel's contract, seu status muda tanto na Deel quanto no Airtable para “Integração”. Por causa da integração via API, com apenas alguns cliques, um processo que costumava levar até uma hora de trabalho manual agora é totalmente automatizado.

Despesas: inicialmente, os trabalhadores da DevBase precisavam enviar suas despesas pelo Airable, onde mantêm toda a contabilidade e o orçamento, e também registrá‑las na plataforma Deel para que a despesa fosse aprovada e o valor incluído em suas faturas. Depois que integraram a Deel com o Airtable, puderam sincronizar automaticamente as despesas entre as duas plataformas, garantindo que toda despesa submetida seja paga no prazo pela Deel e refletida corretamente no orçamento do Airtable, economizando muito tempo.

Alterações contratuais: graças à Deel's API, a DevBase agora pode fazer alterações personalizadas em contratos existentes na Deel e atualizá‑las instantaneamente no Airtable. Assim, a equipe pode ter todas as informações dos trabalhadores facilmente sincronizadas entre os sistemas.

A equipe da DevBase também personalizou a automação com a equipe da Deel, para receber notificações por e‑mail automaticamente caso haja algum elemento na alteração do contrato que precise ser revisado manualmente.

Rescisões de contratos: para automatizar o ciclo de vida completo do contrato, a DevBase, junto com a equipe da Deel's API, está construindo uma integração personalizada, para que sempre que um contrato seja encerrado na Deel ele também seja encerrado no Airtable.

Normalmente, a equipe de RH representa dez a 15% do quadro de funcionários. Mas com a automação da Deel's API, é diferente para a DevBase.

“Ainda somos uma empresa com cinco por cento de equipe de RH para 130 pessoas agora. Isso é extremamente enxuto para qualquer empresa. É um ótimo KPI que mostra que somos extremamente produtivos por causa de todas as integrações que temos. A Deel teve um papel enorme nessa eficiência e produtividade que alcançamos. Todas as validações que a equipe de recrutamento costumava fazer, graças à Deel, agora são feitas automaticamente.” disse Mastroberti.