Como a Serverfarm unificou a folha de pagamento internacional com a Deel e o Workday

A Serverfarm, uma empresa global de infraestrutura de data centers que oferece soluções sustentáveis há mais de 20 anos, gerencia uma força de trabalho de cerca de 300 funcionários nos EUA, Canadá, Reino Unido, Países Baixos e Israel. À medida que sua presença global crescia, a folha de pagamento passou a ser administrada por diferentes fornecedores externos, enquanto sua gestão ficava dividida entre as equipes de contabilidade e operações de pessoas, sem uma estrutura centralizada.

A empresa precisava reunir sua força de trabalho global em uma única plataforma de folha de pagamento, padronizar os procedimentos operacionais entre os países e garantir uma integração eficiente com o Workday, seu sistema central de registro.

"Trabalhávamos com pelo menos dois fornecedores diferentes no Reino Unido, nos Países Baixos e em Israel. Cada equipe tinha seu próprio processo. Precisávamos centralizar toda a nossa força de trabalho global em um único sistema, e foi exatamente isso que a Deel nos proporcionou." — Dawn Williams, Diretora de Operações de Pessoas, Serverfarm

A Serverfarm consolidou a folha de pagamento das três regiões internacionais no Deel Payroll, tendo a integração com o Workday Global Payroll Connect (GPC) como parte central da sua estrutura tecnológica. Como a Deel é um dos poucos fornecedores no mundo certificados para o Workday GPC, a Serverfarm passou a contar com uma integração validada e com suporte, em vez de uma solução personalizada, mantendo o Workday como sua fonte única de dados.

A implementação avançou rapidamente. O especialista da Deel preparou de forma proativa modelos para upload em massa, eliminando a necessidade de inserir os dados manualmente. Williams também descreve a implementação da plataforma como tranquila. Hoje, dados pessoais e de contato, informações específicas da folha de pagamento de cada país, mudanças de cargo e remuneração, férias, holerites e documentos fiscais são sincronizados automaticamente nos dois sentidos entre os sistemas. A equipe de folha de pagamento da Serverfarm trabalha diretamente na Deel, enquanto as demais equipes permanecem no Workday.

"A capacidade de integração com o Workday é sempre um dos principais fatores na nossa decisão, e a Deel sempre esteve entre os fornecedores mais recomendados tanto em termos de custo quanto de plataforma. Estou muito satisfeita com a facilidade da integração." — Dawn Williams, Diretora de Operações de Pessoas, Serverfarm

Novos funcionários prontos para receber desde o primeiro dia

Ao incluir os campos adicionais de dados da folha de pagamento da Deel na lista de tarefas de onboarding do Workday, a Serverfarm eliminou a necessidade de os novos funcionários acessarem um segundo sistema. Eles concluem todas as etapas do onboarding no Workday e, como os dados são enviados instantaneamente para a Deel, ficam cadastrados e prontos para receber desde o primeiro dia. Os desligamentos também são processados pelo Workday, enquanto a Deel oferece um ponto adicional de verificação para auditoria antes da conclusão.

Williams descreve o primeiro processamento de folha com novos funcionários como um divisor de águas para a equipe. Eles simplesmente seguiram as etapas definidas no Workday e os dados apareceram automaticamente na Deel, sem que a equipe precisasse fazer uma segunda inserção de informações.

"Ficamos muito impressionados com a facilidade com que nossos novos funcionários se adaptaram. Ver tudo aparecer automaticamente na Deel fez uma enorme diferença para nossa equipe. Os funcionários estão prontos desde o primeiro dia. Não precisamos mais correr atrás de informações para processar a folha." — Dawn Williams, Diretora de Operações de Pessoas, Serverfarm

Fluxos automatizados de folha de pagamento com mais segurança nas auditorias

As operações de data centers estão sujeitas a rigorosos requisitos de conformidade e auditoria. Com o Workday como sistema central de registro e a Deel sincronizando automaticamente as alterações por meio dos fluxos aprovados no Workday, a Serverfarm eliminou etapas manuais intermediárias e os riscos associados a elas. Revisões de remuneração, alterações de endereço, mudanças de função e atualizações de cargo passam pelas aprovações no Workday e são enviadas diretamente para a Deel, sem a necessidade de inserir os dados novamente.

"Quanto menos intervenções manuais houver nos dados do início ao fim, melhor será o resultado. Nossa revisão de remuneração foi realizada inteiramente pelos gestores no Workday, e todos os dados foram enviados para a Deel. Nossa equipe não precisou fazer nenhuma alteração manual nos dados de remuneração." — Dawn Williams, Diretora de Operações de Pessoas, Serverfarm

A integração agilizou as auditorias, melhorou a experiência dos novos funcionários e reduziu a necessidade de intervenção manual da equipe de Operações de Pessoas na gestão diária dos dados. A revisão anual de remuneração, que antes exigia extrações e reinserções manuais de dados, levou apenas algumas horas para ser validada este ano, sem nenhum erro. Como Williams explica, antes da Deel, o planejamento de remuneração era feito inteiramente em Excel, e cada liderança precisava reunir seus próprios dados a partir de fontes isoladas, sem uma visão centralizada do número de funcionários. A Deel reuniu tudo em um único sistema e deu aos funcionários visibilidade sobre como seu reconhecimento se refletia em mudanças concretas na remuneração de um ano para outro. A necessidade de acompanhar manualmente a transferência de informações entre os dois sistemas também desapareceu. E a equipe executiva da Serverfarm, que dá grande importância à experiência dos funcionários, recebeu a implementação de forma muito positiva.

"A Deel realmente nos ajudou a centralizar tudo em um único sistema, simplificar o processo e considerar os diferentes componentes da remuneração de cada pessoa. Isso aprimorou nosso processo de avaliação de desempenho, porque os funcionários passaram a conseguir relacionar o reconhecimento recebido às mudanças concretas na remuneração de um ano para outro." — Dawn Williams, Diretora de Operações de Pessoas, Serverfarm

Para Williams, o resultado fica evidente na forma como os dois sistemas trabalham juntos hoje. Ela está muito satisfeita com a solução, recomenda a integração a outros profissionais que estejam avaliando opções para folha de pagamento global e vê a Deel como uma parceira de infraestrutura de longo prazo para apoiar a próxima fase de crescimento da Serverfarm.

"Estou extremamente satisfeita com a solução. Estou impressionada com a forma como tudo funciona no onboarding de novos funcionários, no offboarding e ao longo de todo o ciclo de vida dos funcionários. Poder contar com a Deel como uma parceira sólida, tanto do ponto de vista dos sistemas quanto das operações, é fundamental para nós à medida que continuamos crescendo." — Dawn Williams, Diretora de Operações de Pessoas, Serverfarm