Como a Serverfarm unificou a folha de pagamento global com Deel e Workday

Serverfarm, uma empresa global de infraestrutura de centros de dados que fornece data centers sustentáveis há mais de 20 anos, gere uma força de trabalho de cerca de 300 trabalhadores nos EUA, Canadá, Reino Unido, Países Baixos e Israel. À medida que a sua pegada global cresceu, a folha de pagamento estava distribuída por vários fornecedores externos, com a execução partilhada entre a contabilidade e as operações de pessoas, em vez de centralizada num único local.

A empresa precisava de reunir a sua população global numa única plataforma de processamento salarial, alinhar procedimentos operacionais padrão entre as regiões e integrar de forma limpa com o Workday — o seu sistema de registo.

"Estávamos a trabalhar com pelo menos dois fornecedores distintos no Reino Unido, nos Países Baixos e em Israel. Cada equipa tinha o seu próprio processo. Precisávamos de centralizar toda a nossa população global num único sistema — e isso foi exatamente o que o Deel nos proporcionou." — Dawn Williams, Diretora de Operações de Pessoas, Serverfarm

A Serverfarm consolidou o processamento salarial em todas as três regiões internacionais no Deel Payroll, com a integração Workday Global Payroll Connect (GPC) no núcleo da arquitetura. Como o Deel é um dos poucos fornecedores a nível mundial certificados para o Workday GPC, a Serverfarm pôde contar com uma integração validada e suportada — não uma construção personalizada — para manter o Workday como fonte única de verdade.

A implementação avançou rapidamente. O especialista do Deel preparou proativamente templates de carregamento em massa, pelo que a Serverfarm não teve de introduzir dados manualmente, e Williams descreve o lançamento da plataforma em si como suave. Hoje, dados pessoais, informações de contacto, campos salariais específicos por país, alterações de função e remuneração, férias, recibos de vencimento e documentos fiscais fluem numa sincronização bidirecional a 360 graus entre os dois sistemas. A equipa de processamento salarial da Serverfarm opera no Deel; todos os outros permanecem no Workday.

"A capacidade de integração com o Workday é sempre um dos principais fatores determinantes para nós, e o Deel esteve sempre entre os fornecedores mais referenciados do ponto de vista de custo e plataforma. Estou muito satisfeita com a transparência da integração." — Dawn Williams, Diretora de Operações de Pessoas, Serverfarm

Novos contratados prontos para pagamento no primeiro dia

Ao configurar a funcionalidade adicional de dados de processamento salarial do Deel dentro da lista de tarefas de integração do Workday, a Serverfarm eliminou a necessidade de os novos contratados acederem a um segundo sistema. Os trabalhadores completam todas as tarefas de integração no Workday e, com os dados a alimentarem o Deel instantaneamente, ficam ativados e prontos para pagamento no primeiro dia. As cessações agora correm pelo Workday, com o Deel a fornecer um ponto de verificação de auditoria antes da finalização.

Williams descreve a primeira execução de novos contratados como um ponto de viragem para a equipa. Os novos contratados seguiram os passos delineados no Workday e os dados apareceram ao vivo no Deel — a sua equipa não precisou de pensar numa segunda entrada.

"Ficámos muito surpreendidos com a adaptabilidade dos nossos novos contratados. Ver isso a ficar ativo do lado do Deel teve um grande impacto na nossa equipa. Os trabalhadores estão prontos no primeiro dia. Não há perseguições por causa da folha de pagamento." — Dawn Williams, Diretora de Operações de Pessoas, Serverfarm

Workflows de processamento salarial automatizados com confiança de auditoria incorporada

As operações de centros de dados têm requisitos pesados de conformidade e auditoria. Com o Workday como sistema de registo e o Deel a sincronizar automaticamente alterações através de workflows aprovados pelo Workday, a Serverfarm eliminou a camada humana intermédia — e o risco associado. Revisões de compensação, alterações de morada, mudanças de cargo e atualizações de título fluem através das aprovações do Workday diretamente para o Deel sem reintrodução manual.

"Quanto menos mãos humanas tocarem nos dados do início ao fim, melhor o resultado. A revisão de compensações foi feita puramente pelos nossos gestores no Workday, e todos os dados fluíram para o Deel. Não tivemos de tocar em nenhuma alteração de compensação." — Dawn Williams, Diretora de Operações de Pessoas, Serverfarm

A integração compactou as auditorias, melhorou a experiência dos novos contratados e retirou as operações de pessoas da camada diária de dados. A revisão anual de remunerações — historicamente fonte de extrações manuais e reintrodução de dados — demorou apenas algumas horas a validar este ano, sem erros.

Como Williams descreve, o planeamento de compensações antes do Deel era inteiramente baseado em Excel, com os líderes a recolherem os seus próprios números através de localizações isoladas e sem uma única fonte de verdade sobre o número de trabalhadores. O Deel consolidou tudo num único sistema e deu aos trabalhadores visibilidade sobre como o seu reconhecimento se traduzia numa alteração real ano após ano. As perseguições relacionadas com a integração entre dois sistemas desapareceram. E a equipa executiva da Serverfarm, profundamente empenhada na experiência do trabalhador, deu ao lançamento um feedback interno muito positivo.

"O Deel ajudou-nos realmente a centralizar num único sistema, criar um processo simplificado e a contabilizar os diversos componentes de pagamento de cada pessoa. Isto elevou o processo de revisão de desempenho, pois os trabalhadores podiam ligar o seu reconhecimento e ver a mudança visível ano após ano." — Dawn Williams, Diretora de Operações de Pessoas, Serverfarm

Para Williams, a prova está em como os dois sistemas agora trabalham em conjunto. Ela está satisfeita com o produto final, recomenda a integração a pares que avaliam folha de pagamento global e vê o Deel como parceiro de infraestrutura a longo prazo enquanto a Serverfarm escala para a sua próxima fase de crescimento.

"Estou extremamente satisfeita com o produto. Estou impressionada com a forma como isto está a funcionar para a integração dos nossos novos colaboradores, o processo de saída e o ciclo de vida do trabalhador. O facto de o Deel continuar a ser um parceiro forte — sistematicamente e operacionalmente — é aquilo em que nos estamos a apoiar à medida que crescemos." — Dawn Williams, Diretora de Operações de Pessoas, Serverfarm