Como TXOne Networks simplificou a gestão global de dispositivos with Deel

TXOne Networks é uma empresa de cibersegurança em rápido crescimento, com sede em Taipei e operações na Europa, Américas, APAC, Taiwan, Japão e MEA. À medida que a empresa se expandiu por vários países europeus, a gestão da aquisição de hardware e da logística tornou-se cada vez mais complexa e demorada.

Joke Baens, gestor de operações de RH, era responsável por coordenar encomendas de dispositivos junto de múltiplos fornecedores, gerir envios, rastrear entregas e tratar de substituições e devoluções. O processo dependia de folhas de cálculo, coordenação manual com contas empresariais da Apple e da Dell, idas aos correios e acompanhamento constante para garantir que os dispositivos chegavam a tempo e ao local certo.

"Era basicamente um trabalho a tempo inteiro," explica Baens. "Tinha de acompanhar constantemente os envios através dos prestadores locais, coordenar com fornecedores e resolver questões de entrega. Quando passámos de 50 para 70 pessoas em seis meses, o Deel IT tornou tudo fluido. Gerir isso manualmente teria sido impossível."

[TXOne implementou o Deel IT para consolidar a gestão de dispositivos na Europa. A solução permitiu à empresa criar catálogos de dispositivos por departamento, onde os colaboradores podiam escolher entre configurações aprovadas e adaptadas à sua função (especificações diferentes para engenheiros de vendas e para a equipa de suporte, com padrões de dispositivo consistentes).

"Os colaboradores podem escolher os seus dispositivos a partir de um catálogo específico do departamento," explica Baens. "Deixámos de contactar fornecedores, gerir encomendas ou rastrear envios a partir de várias fontes. Já não faço viagens aos correios. O Deel IT trata de tudo. Está tudo centralizado."

A plataforma automatiza todo o ciclo de vida: encomenda, envio direto aos colaboradores, rastreio, reparações, substituições e devoluções no offboarding. Quando surgem problemas, a equipa de suporte do Deel IT entra em ação. Um exemplo sobressai: um dispositivo móvel chegou com a caixa vazia. Num prazo de 2 dias, o Deel IT enviou uma substituição.

"O serviço é fantástico," diz Baens. "Envio um e-mail a um novo contratado e o Deel trata de tudo automaticamente. Não preciso de verificar nem de fazer acompanhamento. Simplesmente funciona." ]

Ao eliminar o encargo administrativo da coordenação manual de dispositivos, o Deel libertou 25% do tempo da equipa de Baens para se concentrar em projetos estratégicos de RH. Mais importante ainda, a empresa conseguiu escalar de 50 para 70 colaboradores em apenas seis meses sem adicionar pessoal nem aumentar a complexidade operacional.

Os colaboradores também beneficiam da experiência simplificada. Com catálogos específicos por departamento e envio direto, os novos contratados recebem os seus dispositivos mais rapidamente e sem erros. Quando são necessárias reparações, as substituições chegam no prazo de 2 dias. A abordagem centralizada elimina os atrasos e a frustração causados pela coordenação manual.