Was ist ein Agent of Record (AOR)?

Agents of Record sind befugte Personen oder Vertreter:innen, die Versicherte in versicherungsrelevanten Angelegenheiten vertreten und ihre Versicherungspolice verwalten dürfen.

AORs handeln im Namen von Versicherungsnehmer:innen. Sie kümmern sich etwa um die Erneuerung oder Änderung von Policen und reichen Schadensmeldungen ein. Sie haben die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Interessen von Versicherungsnehmer:innen gut vertreten und geschützt sind.

Was macht ein Agent of Record?

Als Unternehmen können Sie die Dienstleistungen eines Agent of Record beauftragen, wenn Sie den Kontakt zu Versicherungsgesellschaften vermeiden wollen. Versicherungsnehmer:innen sparen so Zeit und können sich auf die strategischen Aspekte ihres Geschäfts konzentrieren.

Agents of Record sind gesetzlich bevollmächtigte Vertreter:innen Ihres Unternehmens gegenüber der Versicherungsgesellschaft. Somit haben sie direkten Kontakt zur Versicherungsgesellschaft. Die Versicherungsgesellschaften haben dann nur Umgang mit dem Unternehmen oder der Person, die Ihr Agent of Record ist. Ihr AOR ist die verbindliche Vermittlungsstelle und kümmert sich um Folgendes:

• Suche nach geeignetem Versicherungsschutz für Ihr Team
• Vertretung bei Verhandlungen im Zusammenhang mit Haftpflichtversicherungen
• Beratung zu Versicherungspolicen und Schadensfällen
• Anpassung und Erneuerung Ihrer Policen in der Regel nach eigenem Ermessen

Mit anderen Worten: Sie vertrauen Ihre gesamten Versicherungsangelegenheiten Ihrem Agent of Record an.

Warum beauftragen Unternehmen AORs?

Die meisten Unternehmen beauftragen AORs mit der Überwachung ihrer Versicherungspolicen, vor allem von Kranken- und Arbeitsunfallversicherungen.

Es gibt zwar Unterschiede, aber die meisten Agents of Records bieten folgende Dienstleistungen an:

Verwaltung von Versicherungspolicen

Ihr AOR überwacht Ihre Versicherungspolicen, von der Auswahl bis zur Erneuerung und Verlängerung. Dies umfasst Folgendes:

• Suche nach verfügbaren Policen
• Auswahl und Abschluss geeigneter Policen
• Organisation und Aufbewahrung von Unterlagen
• Beantragung von Änderungen der Police
• Durchsicht von Policen, um sicherzustellen, dass die Vorschriften eingehalten werden

Risikoeinschätzung

AORs schätzen Risiken ein und ermitteln mögliche Risikobereiche und Gefährdungspotenziale für Ihr Unternehmen. Nach der Einschätzung empfehlen sie Policen und Strategien zur Risikominderung. Ein AOR prüft auch bereits vorhandene Policen und empfiehlt Versicherungsleistungen, Möglichkeiten des Versicherungsschutzes und Anpassungen der Lohnabrechnung je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und der Größe des Teams.

Rechtsbeistand im Falle von Ansprüchen

Im Falle von Ansprüchen aus Ihren laufenden Policen ist Ihr Agent of Record Ihr Rechtsbeistand. Er kümmert sich um die Kommunikation und die Verhandlungen mit Geschädigten und Versicherungsgesellschaften und vertritt Ihre Interessen im Zusammenhang mit allen gestellten Ansprüchen. Ihr AOR führt also an Ihrer Stelle direkte Verhandlungen mit den Versicherungsgesellschaften. Seine Hauptaufgabe besteht darin, für eine bestmögliche Schadensregulierung in Ihrem Interesse zu sorgen.

Professionelle Beratung und Orientierungshilfe

Sie beauftragen einen AOR, weil er sich gut in der Branche auskennt. In dieser Eigenschaft berät er Sie bei der Auswahl und Verwaltung von Versicherungsschutzoptionen, Versicherungspolicen, Ansprüchen, Versicherungsleistungen und Versicherungsrisiken.

Diese Dienstleistung richtet sich in erster Linie an kleine Unternehmen, die es sich nicht leisten können, einen AOR in Vollzeit einzustellen.

Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften

Hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften kann man bei Versicherungen viel falsch machen. Deshalb überwachen AORs die Änderungen gesetzlicher Bestimmungen, vor allem von Arbeitsgesetzen und Vorschriften für die Lohnabrechnung, und aktualisieren Policen entsprechend den Vorschriften.

In den USA kann ein AOR Ihre Policen so anpassen, dass sie das Gesetz über die Elternzeit und die Freistellung aus gesundheitlichen Gründen (FMLA), die Fortsetzung des Krankenversicherungsschutzes (COBRA), Geschäftsreiseversicherungen und andere Arten von Versicherungsschutz einschließen, die auf staatlicher und bundesstaatlicher Ebene für bestimmte Unternehmen vorgeschrieben sind. Auch diese Dienstleistung richtet sich primär an kleine Unternehmen.Diese Dienstleistung richtet sich in erster Linie an kleine Unternehmen, die es sich nicht leisten können, einen AOR in Vollzeit einzustellen.

Welche Vorgehensweise muss man bei der Zusammenarbeit mit einem AOR beachten?

Wenn Sie sich für einen bestimmten AOR entschieden haben, dann beginnt ein entsprechendes Verfahren, das etwa zehn Tage in Anspruch nimmt. Es umfasst folgende Schritte:

• Schritt 1: Sie erhalten ein Schreiben des neuen Agent of Record. Es enthält den Namen Ihres Unternehmens, den Namen der Versicherungsträger:innen, die Nummer der Police und das Datum des Inkrafttretens der Police.
• Schritt 2: Sie prüfen das AOR-Formular und lesen es aufmerksam durch. Fügen Sie den Briefkopf Ihres Unternehmens hinzu und senden Sie es als Empfangsbestätigung unterschrieben und mit Datum versehen zurück an den Agent of Record.
• Schritt 3: Ihr neuer Agent of Record sendet das unterzeichnete AOR-Schreiben an Ihre Versicherungsträger:innen.
• Schritt 4: Die Versicherungsträger:innen übertragen Ihre Policen innerhalb von 5–10 Tagen an den AOR, es sei denn, er erhält eine von Ihnen unterzeichnete Rücktrittserklärung des aktuellen Agent of Record.

Wenn die Versicherungsträger:innen das AOR-Schreiben akzeptieren, beginnt Ihre neue AOR-Beziehung und alle bisherigen Verträge verlieren ihre Gültigkeit.

Welche Vorteile hat ein AOR?

Die Beauftragung eines Agent of Record hat folgende Vorteile:

Zeitersparnis und Einsparung von Ressourcen

Wenn Sie Ihre versicherungsrelevanten Aufgaben an Versicherungsexpert:innen delegieren, haben Sie mehr Zeit, um sich auf Ihr Geschäft zu konzentrieren. Sie müssen nicht mehr selbst nach Policen suchen und sie nicht mehr selbst verwalten und erneuern. AORs sind auch oft kostengünstiger als eine unternehmensinterne Lösung.

Ruhiges Gewissen

AORs werden für Tätigkeiten bezahlt, die Ihre Interessen vertreten. Sie delegieren Ihre Versicherungsangelegenheiten und vertrauen darauf, dass sich der AOR um alles kümmert. Er sollte dabei stets Ihre allgemeinen Unternehmensziele und Ihre Rentabilität im Blick behalten.

Fachkenntnisse und Rechtsbeistand

AORs sind Versicherungsexpert:innen. Sie kennen sich aus mit der Branche, dem Markt und den versicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen und verschaffen Ihnen die besten Policen und Ergebnisse im Falle von Versicherungsansprüchen.

Praktische Vertretung

Oft ist es mühsam, sich mit Versicherungsgesellschaften herumzuschlagen. AORs übernehmen die gesamte Kommunikation mit Versicherern und nehmen Ihnen diese Aufgabe ab.

Individueller Versicherungsschutz

Neue oder wachsende Unternehmen sollten nicht einfach alle Policen kaufen, die ihnen über den Weg laufen, unabhängig davon, ob sie sie wirklich brauchen oder nicht. AORs passen Ihr Versicherungsportfolio individuell an. Je nach Größe des Teams und je nach Budget, Standort und geltenden Gesetzen usw. wählen sie den entsprechenden Versicherungsschutz aus.

Welche potenziellen Nachteile haben AORs?

Wenn AORs ohne Skrupel handeln oder die Richtlinien Ihres Unternehmens nicht berücksichtigen, können sie Ihrem Unternehmen schaden, wie bei anderen Auftragnehmern auch. Einen Agent of Record zu beauftragen, kann folgende Nachteile haben:

Begrenzte Möglichkeiten

Der Umfang Ihrer Optionen bei Policen hängt von den Partnerschaften und der Vernetzung innerhalb der Branche Ihres AORs ab. Wenn Ihr AOR relativ neu im Geschäft ist oder nur mit einigen wenigen Versicherungsgesellschaften zusammenarbeitet, kann er Ihnen vielleicht nur eine geringe Auswahl an Policen anbieten. Möglicherweise bieten diese Policen keinen ausreichenden Versicherungsschutz oder entsprechen nicht Ihren Zielen und finanziellen Anforderungen. Dieses Problem umgeht man am besten, indem man einen etablierten AOR beauftragt, der in der Branche gut vernetzt ist. Erörtern Sie vor der Unterzeichnung von Verträgen ausführlich die eigenen versicherungsrelevanten Bedürfnisse.

Mögliche Interessenkonflikte

Da sie in der Versicherungsbranche tätig sind, haben AORs Beziehungen zu Versicherungsgesellschaften. Vielleicht schließen sie Policen auf Grundlage dieser Beziehungen ab und nicht, weil sie in Ihrem besten Interesse sind. Hohe Prämien oder unzureichender Versicherungsschutz könnten Sie in diesem Fall belasten. Mitunter erhalten AORs sogar Prämien und Provisionen von Versicherungsgesellschaften. Wenn Sie nur mit angesehenen AOR-Firmen und zuverlässigen Personen mit nachweislicher Erfolgsbilanz arbeiten, können Sie diesem Risiko aus dem Weg gehen.

Abhängigkeit

Sollten Sie sich in punckto Versicherungen ausschließlich auf einen Agent of Record verlassen, verstehen und kontrollieren Sie die Rahmenbedingungen Ihrer Versicherungen möglicherweise nur bedingt. Vielleicht wissen Sie dann nicht so genau, welche Versicherungen Ihr Unternehmen benötigt. Das könnte dazu führen, dass Sie ungeeignete oder unnötige Policen abschließen und Entscheidungen auf Grundlage falscher Informationen treffen.

Hohe Kosten

Vor allem bei kleinen Unternehmen ergibt die Beauftragung eines AOR aus finanzieller Sicht möglicherweise keinen Sinn. AORs berechnen eine Gebühr für Ihre Dienstleistungen im Zusammenhang mit den zahlreichen, komplexen Versicherungsanforderungen großer Organisationen. Bei kleinen Firmen sieht das vielleicht anders aus. Und wenn Sie Ihren Vertrag vorzeitig kündigen, können AORs Ihnen eine Gebühr für versäumte Zahlungen in Rechnung stellen.

Was ist ein AOR-Schreiben?

Ein AOR-Schreiben bzw. Maklerschreiben ist ein offizielles, von einem Firmeninhaber unterzeichnetes Dokument, aus dem der Agent of Record hervorgeht, der das Unternehmen vertreten soll. Es benennt einen Agent of Record bzw. Makler und beauftragt ihn damit, mit einer bestimmten Versicherungsgesellschaft einen Versicherungsschutz und Versicherungsprämien auszuhandeln.

Der Agent of Record ist dann befugt, als Vermittler aufzutreten. Er kümmert sich im Namen des Unternehmens darum, Versicherungsangebote einzuholen und um die Kommunikation im Zusammenhang mit Versicherungsverträgen, die Einzelheiten von Versicherungspolicen sowie die Verwaltung von obligatorischen und optionalen Leistungen.

Wer benötigt ein AOR-Schreiben?

Wenn Sie Ihren AOR wechseln, müssen Sie ein neues Schreiben unterzeichnen. Mit der Beauftragung eines neuen Agent of Record und der Unterzeichnung eines neuen Schreibens verliert das alte Schreiben automatisch seine Gültigkeit.

Auch bei der erstmaligen Beauftragung eines Agent of Record können Sie ein entsprechendes Schreiben unterzeichnen. Sollten sie sich in punkto Versicherungen ausschließlich auf einen Agent of Record verlassen, verstehen und kontrollieren Sie die Rahmenbedingungen Ihrer Versicherungen möglicherweise nur bedingt. Vielleicht wissen Sie dann nicht so genau, welche Versicherungen Ihr Unternehmen benötigt. Das könnte dazu führen, dass Sie ungeeignete oder unnötige Policen abschließen und Entscheidungen auf Grundlage falscher Informationen treffen.

Welche Aspekte muss man vor der Unterzeichnung eines AOR-Schreibens berücksichtigen?

Die Beauftragung eines AOR mit der Beaufsichtigung Ihrer Versicherungsaktivitäten ist eine ernstzunehmende Geschäftsentscheidung. Bevor Sie ein AOR-Schreiben unterzeichnen, bedenken Sie Folgendes:

• Nicht jedes AOR-Schreiben bzw. Maklerschreiben ist gleich. Jedes Schreiben enthält die spezifischen Details der Vereinbarung mit einem bestimmten AOR. Prüfen Sie die genauen Vertragsdetails am besten zusammen mit Ihrer Rechtsberatung.
• Um die Zusammenarbeit mit einem neuen Agent of Record aufzunehmen, müssen Sie zunächst Ihren alten AOR entlassen. Unterzeichnen Sie nicht voreilig ein AOR-Schreiben, denn es handelt sich um einen offiziellen Wechsel.
• Makler gehen nicht immer transparent mit iIhren Beziehungen zu Versicherungsgesellschaften und den von ihnen berechneten Gebühren um. Gehen Sie umsichtig vor und ziehen Sie mehrere Optionen in Betracht, bevor Sie ein AOR-Schreiben unterzeichnen.
• Möglicherweise fallen Servicegebühren an: Wenn Sie den Vertrag während der Laufzeit der Police kündigen, entgehen dem AOR die Zahlungen für das gesamte Jahr. Vom Datum der Unterzeichnung des AOR-Schreibens bis zum Datum des Inkrafttretens der Police arbeitet der AOR unentgeltlich. Aus diesem Grund berechnet der Agent of Record/Makler möglicherweise eine Servicegebühr, da er keine Zahlung von den Versicherungsträger:innen erhält.

Wie gesagt, nicht alle Agents of Record teilen Ihnen dies im Vorfeld mit. Lesen Sie daher stets genau, was im Vertrag steht, um Überraschungen und Missverständnisse zu vermeiden.

Wannrum sollte man einen Vertrag mit einem AOR kündigen?

Meistens entscheiden sich Versicherungsnehmer:innen dafür, den Agent of Record zu wechseln, weil sie unzufrieden sind mit dessen Arbeit oder weil es Kommunikationsprobleme gibt.

Folgendes kann dazu führen, dass Sie die Beziehung zu einem AOR beenden möchten:

• Sie sind nicht zufrieden mit der Arbeit des aktuellen Agent of Record oder seiner Art, zu kommunizieren
• Ein anderer Agent of Record hat mehr Erfahrung mit Ihrer Branche
• Ihr Agent of Record hat ein wichtiges Problem nicht vorhergesehen
• Ihr aktueller Agent of Record hat eine Aufgabe nicht gut erfüllt
• Ihr aktueller Agent of Record hat keinen Zugang zu einem bestimmten, von Ihnen benötigten Markt

Auch wenn Sie feststellen, dass zwei Agents of Record stark unterschiedliche Kompetenzen haben, sollten Sie den Vertrag mit dem AOR vielleicht beenden.

Nehmen wir an, Sie arbeiten in der Technologiebranche und Ihr Agent of Record bietet grundlegende Versicherungsleistungen. Irgendwann stellen Sie fest, dass ein anderes Unternehmen ein spezielles, maßgeschneidertes Verfahren für Tech-Unternehmen entwickelt hat.

Dieses Unternehmen bietet Cyberrisikomanagement und spezielle Dienstleistungen für Schadensfälle und rechtliche Streitfälle, die Ihr Unternehmen benötigt. In diesem Fall würde es Sinn ergeben, den Agent of Record zu wechseln. Denn dieser neue AOR würde Sie besser schützen, Sie besser betreuen und Ihren Bedürfnissen besser Rechnung tragen.

Braucht man einen AOR für globale Teams?

Ja. Besser geschützt sind Sie jedoch mit einem Employer of Record (EOR).

Ihr AOR kann Sie bei der Steuerung globaler Sozialleistungen und gesetzlich vorgeschriebener Versicherungspflichten unterstützen. Wenn Sie weltweit Freelancer:innen und Remote-Mitarbeitende einstellen, können seine Kenntnisse im Bereich der gesetzlichen Regelungen für Lohnabrechnungen und Versicherungen in unterschiedlichen Rechtsgebieten ebenfalls hilfreich sein.

Ein AOR übernimmt aber nicht ihre finanziellen und gesetzlichen Verpflichtungen, er vertritt lediglich Ihre Interessen in Versicherungsfragen. Ein Employer of Record hingegen bietet umfassenderen Schutz und bessere Unterstützung bei der Einstellung und Verwaltung globaler Teams und übernimmt alle Personal- und Compliance-Risiken.

Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einem AOR?

Ein Agent of Record verwaltet Ihre Versicherungspolicen. Ein Employer of Record kümmert sich dagegen um alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalverwaltung. Hierzu zählt Folgendes:

• Lohnabrechnung
• Personalrekrutierung und Personalverwaltung
• Verwaltung von Sozialleistungen
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

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