Geheime KI im Job: Warum Skill-Training jetzt wichtig ist

Ob Führungskräfte glauben, dass ihr Unternehmen bereit für künstliche Intelligenz (KI) ist oder nicht – viele Mitarbeitende nutzen KI-Tools bereits eigenständig, teils im Verborgenen. In Deutschland geben rund 71 % der Beschäftigten an, KI-Tools am Arbeitsplatz zu verwenden – oft ohne Wissen oder Zustimmung ihrer Arbeitgeber. Das sollte gleichzeitig als Warnung und als Handlungsaufruf verstanden werden.

Schulungen zu grundlegenden KI-Kompetenzen sind entscheidend für eine sichere und verantwortungsvolle Implementierung. Doch wie so oft gilt: Wo Risiken liegen, entstehen auch Chancen. Die Bereitschaft zur Veränderung ist eines der zentralen Themen für Führungskräfte auf ihrem Weg zur KI-Integration – und die verdeckte Nutzung zeigt, dass viele Teams das Potenzial von KI verstehen.

In diesem Leitfaden stellen wir die wichtigsten Fähigkeiten für Mitarbeitende vor: grundlegende Kompetenzen im Umgang mit KI, oft übersehene Soft Skills, die technischen Fähigkeiten zur Umsetzung – und die Führungsqualitäten, die nötig sind, um eine KI-orientierte Unternehmenskultur aufzubauen.

Unverzichtbare KI-Kenntnisse für alle Mitarbeiter:innen

KI-Kompetenz

Digitale Kompetenz gilt zunehmend als selbstverständlich. Eine Person mit zehn Jahren Erfahrung in Tech-Startups besitzt meist „digitale Kompetenz“. KI-Kompetenz darf jedoch damit nicht gleichgesetzt werden. Schulungen zu grundlegenden KI-Kenntnissen stellen sicher, dass alle das gleiche Verständnis der Grundlagen haben:

• Die Grenzen der KI: Den Ergebnissen nicht blind vertrauen und wissen, wann menschliche Aufsicht erforderlich ist
• Datenschutz: Verstehen, dass alle Daten, die in ein KI-Tool eingegeben werden, potenziell gespeichert oder weitergegeben werden können, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben
• Transparenz: Wissen, wann die Nutzung von KI intern und extern offengelegt werden sollte
• Bewusstsein für Voreingenommenheit: Überprüfen der Ergebnisse auf Fairness und Vermeiden diskriminierender Entscheidungen
• Nutzung und Vertrauen: KI dient als Unterstützung, nicht als Ersatz.

Schulungen zu diesen Punkten stärken das Vertrauen in einen verantwortungsvollen Umgang mit KI, erleichtern die Einführung im gesamten Unternehmen und verhindern Missbrauch oder übermäßige Abhängigkeit.

Zusätzlich zu Live- oder aufgezeichneten Schulungen sollten entsprechende Klauseln ins Mitarbeiterhandbuch aufgenommen und diese Best Practices in den Onboarding-Prozess integriert werden. Alle Mitarbeiter:innen, ob im Tech-Team oder nicht, müssen die Haltung des Unternehmens zu KI kennen.

Datenkompetenz

Das Wissen, wie Daten interpretiert und hinterfragt werden, ist seit Langem eine Fähigkeit, von der die meisten Mitarbeiter:innen profitieren. Datenkompetenz ist inzwischen jedoch kein Nice-to-have mehr, sondern ein Muss. KI liefert auf fast jeder Arbeitsebene datengestützte Empfehlungen. Mitarbeiter:innen müssen diese validieren und in Kontext setzen. Andernfalls erhält KI zu viel Autorität, und die menschliche Kontrolle wird schwierig.

Lohnbuchhaltungsteams setzen KI zur Erkennung von Anomalien ein. Sie müssen die markierten Ergebnisse korrekt interpretieren. Ohne grundlegende Datenkompetenz reagieren Teams sonst blind auf fehlerhafte Erkenntnisse. Workshops und die Integration von Datenreviews in Meetings unterstützen alle Mitarbeiter:innen beim Aufbau von Kompetenzen.

Anpassungsfähigkeit

KI-Technologien entwickeln sich rasant, sodass nur wenige KI-gesteuerte Prozesse in Stein gemeißelt sind. Kommt ein neues generatives KI-Tool auf den Markt oder ändert ein bestehendes Tool seine Funktionen, verändern sich die Prozesse. Pilotprogramme werden zugunsten neuer Lösungen verworfen.

Deshalb ist Anpassungsfähigkeit wichtig. Sie entsteht meist durch Erfahrung und lässt sich nur schwer vermitteln. Doch sie kann als Teil der Unternehmenskultur gefördert werden. Eine Kultur, die Experimentierfreudigkeit belohnt und Verständnis für Veränderungen zeigt, die Arbeitsabläufe beeinträchtigen, fördert die Anpassungsfähigkeit auf ganz selbstverständliche Weise. In der Praxis kann das bedeuten, dass individuelle KPIs überarbeitet werden, wenn technologische Veränderungen die Jahresergebnisse einer Person beeinflussen.

Soft Skills für den Erfolg in einer KI-gesteuerten Arbeitswelt

Kritisches Denken

In engem Zusammenhang mit der Datenkompetenz aus unserer Liste der wesentlichen Fähigkeiten müssen Mitarbeiter:innen KI-generierte Inhalte und Empfehlungen bewerten, anstatt sie unkritisch zu übernehmen. Dies ist wichtig, wenn KI-Ergebnisse im Widerspruch zur menschlichen Intuition oder zum Expertenwissen stehen.

Im besten Fall veröffentlicht das Marketingteam KI-generierte Bilder von Menschen mit zwölf verstümmelten Fingern. Im schlimmsten Fall verstärken Personalvermittler:innen unbeabsichtigt Vorurteile, weil KI-Screening-Tools Lebensläufe bestimmter Bevölkerungsgruppen überproportional anzeigen. Um kritisches Denken zu fördern, eignen sich in Workshops „KI vs. Mensch“-Szenarien, die zeigen, wann maschinellem Lernen zu vertrauen ist und wann menschliche Instinkte Priorität haben. Entscheidungsbäume zeigen, wie bei KI-Fehlern zu handeln ist, und machen deutlich, dass das Ansprechen von Fehlern begrüßt und nicht bestraft wird. Niemand möchte der Einzige sein, der sich gegen ein spannendes neues Tool ausspricht. Klare Verantwortlichkeiten und einfache Meldeprozesse erleichtern den Umgang.

Zusammenarbeit

Wenn KI in gemeinsame Arbeitsabläufe integriert wird, wird Zusammenarbeit zu einer entscheidenden Fähigkeit für eine bessere Umsetzung. Dies gilt umso mehr für unternehmensweite KI-Initiativen. Andernfalls drohen isolierte Insellösungen, doppelte Arbeit oder widersprüchliche Prozesse.

INFOBOX

Ergänzende Lektüre: Unser Webinar unterstützt mit Tipps, Strategien und Tools dabei, die Zusammenarbeit in Remote-Umgebungen zu fördern.

Um die Zusammenarbeit im Bereich KI zu fördern, bieten sich funktionsübergreifende Pilotprogramme für mehrere Teams an. Ein Beispiel ist ein KI-gestützter Chatbot für den Kundensupport, der einfache Fragen beantwortet. Das Support-Team stellt die Wissensdatenbank bereit, das Produktteam sorgt für Genauigkeit, und das Tech-Team übernimmt die Implementierung. Weitere Einblicke, wie Unternehmen KI erfolgreich in ihre Arbeitsabläufe integrieren und Zusammenarbeit stärken können, finden Sie im Leitfaden zur KI im Unternehmen.

Experimentieren

Experimentierfreudigkeit ist eine wertvolle Fähigkeit im Zeitalter der KI. Das Motto: proaktiv statt reaktiv. Tools wie ChatGPT, Gemini und Perplexity sind benutzerfreundlich und anpassungsfähig. Wenn Mitarbeiter:innen selbst neue Möglichkeiten finden, mit KI Zeit und Ressourcen zu sparen, profitiert davon auch das Unternehmen.

Um Experimentierfreudigkeit zu fördern, schaffen Unternehmen Räume, in denen Teams Ideen und Empfehlungen austauschen können – etwa ein offenes Forum während wöchentlicher Meetings oder ein spezieller Slack-Kanal. Führungskräfte sollten ermutigt werden, neue KI-Tools und -Prozesse für ihre Teams zu testen, und Erfolge sollten hervorgehoben werden.

Hard Skills, die Ergebnisse liefern

Prompt Engineering

Prompting wirkt einfacher, als es ist. Ein Satz genügt zwar, um ChatGPT zu nutzen, für präzise und zuverlässige Ergebnisse – besonders bei komplexen Aufgaben wie der Automatisierung von Arbeitsabläufen – müssen die Prompts jedoch präzise formuliert werden. Schlechte Prompts führen zu ineffizienter KI-Nutzung, minderwertigen Ergebnissen und Zeitverschwendung.

Abhilfe schaffen Prompt-Bibliotheken und Schulungen zu den Grundlagen der Prompt-Funktion. Werden Kanäle für den Ideenaustausch eingerichtet, sollten die verwendeten Prompts geteilt werden, damit andere sie kopieren, einfügen oder verbessern können.

Datenanalyse und -visualisierung

Dies ist eine Weiterentwicklung der zuvor erwähnten Datenkompetenz. Datenkompetenz bedeutet, zu wissen, wie und wann Daten hinterfragt werden müssen. Datenanalyse und -visualisierung sind proaktiver. Dazu gehört die Fähigkeit, Daten zu interpretieren und Erkenntnisse durch klare Visualisierungen zu vermitteln. Dadurch werden KI-gesteuerte Daten verwertbar und können Führungskräften oder Kunden wirkungsvoller präsentiert werden.

KI ist hier hilfreich, da Tools wie Tableau und Power BI nur natürliche Sprachabfragen benötigen, um Daten in sichtbare Erkenntnisse umzuwandeln. Teammitglieder außerhalb von datenorientierten Funktionen benötigen jedoch möglicherweise zusätzliche Schulungen, um das Beste aus diesen Tools herauszuholen.

Prozessautomatisierung

Die Automatisierung von Routineaufgaben ist für den Einstieg in KI ideal. Sie beseitigt ungeliebte Routinetätigkeiten und schafft Zeit für wichtigere Aufgaben. Ohne klare Richtlinien entstehen jedoch inkonsistente oder riskante Automatisierungen, die zu Doppelarbeit, übersehenen Compliance-Anforderungen oder Fehlern in großem Umfang führen können.

Eine Möglichkeit, dies zu umgehen, ist der Einsatz von KI-Agenten wie Deel AI Workforce. Eine Bibliothek vorgefertigter KI-Agenten bietet Kontrolle darüber, was und wie im Unternehmen automatisiert wird. Sind Teams für komplexere Aufgaben bereit, können sie innerhalb von Minuten eigene Agenten für spezifische Workflow-Anforderungen erstellen.

Führungskompetenzen für zukunftsfähige KI

Change Management

Wir haben bereits erwähnt, dass Mitarbeiter:innen anpassungsfähig sein müssen. Das ist jedoch keine Einbahnstraße: Führungskräfte müssen Teams zum Thema KI führen können, sonst riskieren sie Widerstand seitens der Mitarbeiter:innen, niedrige Akzeptanzraten und ins Stocken geratene Initiativen.

Effektives Change Management bedeutet, einen strategischen Ansatz zu verfolgen, um Teams von ihrer aktuellen Arbeitsweise zu einer KI-gesteuerten Zukunft zu führen. Führungskräfte, die neue Tools oder Arbeitsabläufe einführen, entwickeln eine klare Kommunikationsstrategie mit eindeutigen Rollen und Verantwortlichkeiten. Manager:innen sind zentrale Akteure im Change Management. Einigen sie sich auf eine Strategie und erhalten die dafür notwendigen Ressourcen, können sie Reibungen leichter bewältigen.

Ethische KI-Verwaltung

Vertrauen ist der Grundstein für die skalierbare Einführung von KI. Vertrauen in die verwendete Technologie und die Zukunftsvision der Führungskräfte beschleunigt die Arbeit und schafft eine klare Richtung.

Ethik- und Compliance-Schulungen für alle Mitarbeiter:innen stärken Vertrauen und verringern Risiken. Mögliche Inhalte sind szenariobasierte Workshops, Labore zur Erkennung und Verhinderung von Voreingenommenheit und Ethik-Leitfäden für den Alltag.

Die Belegschaft der Zukunft ist hybrid: Mensch + KI

KI ist bereits am Arbeitsplatz angekommen, unabhängig davon, ob sie offiziell eingeführt wurde oder nicht. Führungskräfte sollten Teams deshalb proaktiv mit den grundlegenden Fähigkeiten ausstatten, die sie benötigen, um sich in der neuen Technologielandschaft zurechtzufinden. So lassen sich Vorteile nutzen und Risiken mindern.

Deel ist überzeugt: Die Zukunft der Arbeit ist KI-gestützt. Eine Kombination aus menschlicher Intelligenz, Intuition, Fachwissen sowie der Geschwindigkeit und Effizienz von KI. Aus diesem Grund wurde Deel AI Workforce entwickelt, eine Bibliothek mit vorgefertigten und anpassbaren KI-Agenten, die Teams unterstützen und Routineaufgaben proaktiv übernehmen. Die Agenten arbeiten mit Teams zusammen und übernehmen Aufgaben von Urlaubsanträgen und Recherchen zur Steuerkonformität bis hin zu Gehaltsabrechnungen und Geräteanforderungen. Sie sind einfach zu bedienen und verfügen über integrierte Compliance- und Datensicherheitsfunktionen.

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