Agents, Chatbots oder Copilots: So wählen Sie Ihr KI-Tool

Derzeit kommen zahlreiche „KI-gestützte“ Tools auf den Markt. Es ist gar nicht so einfach, zu beurteilen, welches Tool am besten passt. Für Führungskräfte in Unternehmen und im Personalwesen ist daher unklar, wo sie investieren sollen und wie sich KI-Tools mit konkreten Geschäftswerten verknüpfen lassen. Was ist nur Hype und was liefert echte Ergebnisse?

Es ist nicht nötig, KI-Ingenieur:in zu sein. Entscheidungsträger:innen sollten jedoch Vor- und Nachteile, praktische Anwendungen und typische Anwendungsfälle kennen, um strategisch die richtigen KI-Tools für das Team auszuwählen. Dieser Leitfaden zeigt, wie sich KI-Tools auswählen lassen, die echte Wirkung erzielen. So behalten Verantwortliche den Überblick und setzen KI richtig ein.

AI-Tool-Typen im Vergleich

Was ist ein Chatbot?

Chatbots verwenden ein vordefiniertes Skript eines großen Sprachmodells (LLM), um Informationen in einem dialogorientierten Format zu liefern.

Kundenservice-Chatbots wie Intercom oder Zendesk sitzen auf Websites und bilden die erste Anlaufstelle für Interessierte.

Wann passt ein Chatbot?

Ein Chatbot antwortet, aber handelt nicht selbstständig. Er eignet sich für einfache Kommunikationsaufgaben. Er arbeitet effizient, bietet 24/7 Support, bearbeitet mehrere Anfragen gleichzeitig und entlastet Teams.

Die Technologie hat jedoch Grenzen. Sie ist benutzerfreundlich, kann aber mit komplexen, einzigartigen oder mehrdeutigen Anfragen überfordert sein. Ihr fehlt Empathie, und sie bewältigt emotional aufgeladene Interaktionen nicht – ein wichtiges Anliegen für Branchen wie dem Gesundheitswesen und der Kinderbetreuung.

Chatbots eignen sich für einfache, sich wiederholende Aufgaben: schnelle Kundenbetreuung, Beantwortung häufig gestellter Fragen und Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen mit Standardinformationen.

Ein Chatbot ist sinnvoll, wenn ein reaktives Kommunikationswerkzeug benötigt wird.

Was ist ein KI-Copilot oder -Assistent?

Ein KI-Copilot oder -Assistent agiert als Kooperationspartner und ergänzt menschliche Arbeitsabläufe in Geschäftsanwendungen. Er wird direkt in eine Anwendung integriert, analysiert die aktuelle Aufgabe der Benutzer:innen und liefert kontextbezogene Vorschläge. Ein Copilot kann beispielsweise eine Rechtsabteilung bei der Ausarbeitung eines Vertrags unterstützen, indem er auf Basis von Falldetails und Präzedenzfällen Klauseln vorschlägt.

Wann ist ein KI-Copilot die richtige Wahl?

Copilot-Tools wie GitHub Copilot, Microsoft Copilot und Notion AI beschleunigen Aufgaben, ohne menschliches Fachwissen zu ersetzen. Sie lassen sich leicht bedienen und in bestehende Anwendungen und Prozesse integrieren, sodass nur wenig Einarbeitungszeit nötig ist.

Allerdings besteht ein Fehlerpotenzial, da Copiloten auf LLMs angewiesen sind und Informationen „halluzinieren” können. Copiloten sollten menschliches Fachwissen ergänzen und nicht ersetzen.

Eine erfahrene HR-Fachkraft nutzt beispielsweise einen Copiloten, um schneller einen hochwertigen Leistungsverbesserungsplan (PIP) zu erstellen. Ein Praktikant, der nur ein KI-Tool wie Notion AI nutzt, erstellt möglicherweise ein ungenaues oder unvollständiges Dokument. Menschliche Kontrolle und Überprüfung sichern Genauigkeit und Qualität.

Ein KI-Copilot oder -Assistent eignet sich, wenn ein kooperativer Partner benötigt wird, um die individuelle Produktivität innerhalb bestehender Arbeitsabläufe zu steigern und menschliche Arbeit zu ergänzen, nicht zu ersetzen.

Was ist ein KI-Agent?

Ein KI-Agent „macht“, anstatt nur zu „reagieren“. Er erhält ein übergeordnetes Ziel, zerlegt es mit einem LLM in kleinere Aufgaben, führt diese aus und passt seinen Plan an, bis das Ziel erreicht ist. Durch die Kombination von LLMs mit APIs, Speicher und Tools arbeitet er zielgerichtet.

Agents erledigen komplexe Aufgaben in einem Umfang und einer Geschwindigkeit, die Menschen nicht erreichen.

Ein Agent lässt sich in Onboarding-Workflows integrieren, erstellt automatisch Benutzerkonten, versendet Willkommens-E-Mails, plant erste Besprechungen und bestellt Ausrüstung – ohne ständige Eingaben. Das spart HR-Teams viel Zeit, besonders bei Massenausschreibungen.

Wann sollte man sich für einen KI-Agenten entscheiden?

Der größte Vorteil von KI-Agenten ist ihre Autonomie. Sie wickeln komplexe, mehrstufige Geschäftsprozesse mit minimaler Überwachung ab. Agenten übernehmen komplette Arbeitsabläufe, etwa die Vorauswahl von Bewerber:innen oder die Verwaltung von Lieferketten. So kann sich das Team auf strategische Initiativen konzentrieren.

Die meisten Angebote auf dem KI-Markt sind komplex und schwer zu konfigurieren. Deel AI Workforce liefert vorgefertigte Agenten, die sich sofort in Teams integrieren lassen – für Personalwesen, Urlaubsverwaltung, IT und mehr. Ein IT-Agent weist neuen Mitarbeiter:innen je nach Rolle, Kosten und Verfügbarkeit passende Technologien und Tools zu. Ein Lohnbuchhaltungsagent erkennt und korrigiert Fehler in der Lohnabrechnung, bevor sie zu Problemen werden.

Deel AI Workforce bietet außerdem die Möglichkeit, einen eigenen Agenten zu erstellen, der sich in Slack, Zapier und die bestehende Infrastruktur integriert. Diese Option eignet sich, um komplexe Aufgaben über mehrere Plattformen zu automatisieren.

Für komplexe, repetitive Aufgaben empfiehlt sich ein KI-Agent als autonomer Partner.

Was ist generative KI?

Generative KI ist derzeit das meistdiskutierte Thema im Internet, insbesondere in den sozialen Medien.

Von KI-Bildgeneratoren bis zu KI-Schreibtools – generative KI ist umstritten und spannend. Sie nutzt ein neuronales Netzwerk, das mit riesigen Datenmengen trainiert wurde. Das Netzwerk erkennt Muster und generiert auf Basis einer Eingabe neue Ergebnisse. Beliebte Tools dafür sind ChatGPT, Midjourney, Canva AI und Jasper.

Beispielsweise können HR-Fachleute personalisierte Lernpläne für Mitarbeiter:innen erstellen, wichtige Dokumente in mehrere Sprachen übersetzen und Stellenbeschreibungen generieren.

Wann ist generative KI die richtige Wahl?

Trotz der Zeitersparnis bei der Erstellung von Inhalten ist die generative KI-Technologie noch nicht perfekt. Enthalten die Trainingsdaten Verzerrungen, zeigen sich diese in den Ergebnissen. Zudem stellen sich rechtliche und ethische Fragen zum Eigentum und Urheberrecht an generierten Inhalten. Die Ergebnisse wirken bisweilen generisch, weil sich erkennbare Muster bei allen Nutzenden wiederholen. Informationen können halluziniert oder unbeabsichtigt irreführend präsentiert werden.

Um solche Probleme zu vermeiden, sollte generative KI am besten in Zusammenarbeit mit internen Fachleuten eingesetzt werden. Wichtig ist auch, in die richtige Konfiguration zu investieren, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Produkt- und Marketingteams können maßgeschneiderte GPTs erstellen, die auf ihrem Wissen über Marke und Angebot basieren. So kann jede Person im Unternehmen schnell Texte erstellen und dabei sicher sein, dass Markenstimme und Produktinformationen übereinstimmen. Diese Abstimmung ist bei der Verwendung von ChatGPT direkt nach der Bereitstellung nicht garantiert.

Generative KI-Tools eignen sich ideal als Werkzeug für die Zusammenarbeit, nicht als Ersatz für menschliche Kreativität und Kontrolle.

Warum menschliche Kontrolle nach wie vor wichtig ist

Im Bereich der globalen Gehaltsabrechnung und Compliance steigert KI die Effizienz, kann jedoch menschliches Urteilsvermögen nicht ersetzen. KI-Systeme können Risiken mindern und Fehler erkennen, jedoch nur, wenn sie ordnungsgemäß konzipiert und gewartet werden. Daher ist menschliche Kontrolle unerlässlich, so geringfügig die Aufgabe auch sein mag.

Bei Deel nutzen wir KI für Automatisierung, Anomalieerkennung und schnelleren Service. Die Compliance wird durch eine integrierte menschliche Überprüfung sichergestellt. Unser Knowledge Hub wird von Rechts- und Compliance-Expert:innen mehrerer Länder mit Unterstützung von KI gepflegt. So können wir schnell voranschreiten, ohne die Integrität unserer Informationen zu beeinträchtigen.

Die Kombination aus Skalierbarkeit und Geschwindigkeit von KI mit menschlicher Aufsicht führt zu vertrauenswürdigen Ergebnissen.

Checkliste: So wird das richtige KI-Tool ausgewählt

Bei der nächsten Tool-Auswahl kann diese Checkliste helfen, Optionen zu filtern und eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Deel AI Workforce: Ihr nächster KI-Erfolg

Zur Umsetzung des neuen KI-Wissens in der Praxis steht Deel AI Workforce bereit, um Teams zu unterstützen.

Eine Bibliothek mit vorgefertigten KI-Agenten für Personalwesen, Gehaltsabrechnung und IT steht bereit. Alternativ lässt sich ein benutzerdefinierter Agent erstellen. Damit lassen sich repetitive Aufgaben automatisieren, Fehler minimieren und Prozesse skalieren – ohne zusätzliche Mitarbeiter:innen.

Jeder Agent wurde mit Blick auf Compliance und menschliche Kontrolle entwickelt, sodass Unternehmen von der Geschwindigkeit und Effizienz der KI profitieren, ohne das Vertrauen zu beeinträchtigen. Fordern Sie jetzt eine kostenlose Demo an oder melden Sie sich direkt an, um zu den Ersten zu gehören, die KI-Tools von Deel in ihr Team holen.