Was ist ein HR-Budget?

Ein HR-Budget ist ein Finanzplan, in dem die finanziellen Mittel für alle personalbezogenen Aktivitäten in einem Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel jährlich, veranschlagt werden.

Dieses Budget umfasst Ausgaben für Personalbeschaffung, Schulungen, Sozialleistungen, Gehälter, Compliance und andere HR-Funktionen. Es ist ein wichtiges Instrument, um die Personalstrategien mit den allgemeinen finanziellen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen, eine effiziente Ressourcenzuweisung zu gewährleisten und die Personalkosten effektiv zu verwalten.

Was ist HR-Budgetierung?

Eine Strategie für die HR-Budgetierung ist ein Prozess, mit dem Unternehmen entscheiden, welche und wie viele Mittel für bestimmte Aktivitäten im Personalbereich bereitgestellt werden. Im Vergleich zu anderen Unternehmensbudgets, wie z. B. Marketing oder Forschung und Entwicklung (die sich auf die Förderung von Produkten bzw. Innovationen konzentrieren), sind HR-Budgets auf die vorhandene Belegschaft ausgerichtet.

Dadurch haben sie einen größeren Einfluss auf interne Angelegenheiten wie das Engagement von Beschäftigten, die Produktivität und Verringerung der Fluktuation. HR-Budgets enthalten zwar oft vorhersehbare Ausgaben wie Gehälter, sollen aber auch flexibel sein. Auf diese Weise hat das Personalteam immer Mittel zur Verfügung, auf die es sich verlassen kann, wenn unvorhergesehene Situationen eintreten.

Wie viel Prozent der Einnahmen macht das HR-Budget normalerweise aus?

Das HR-Budget, das Sie festlegen, hängt in erster Linie von Ihren Einnahmen ab, wird aber auch von den Anforderungen Ihrer Branche, der Unternehmensgröße und den geschäftlichen Prioritäten beeinflusst. Ganz allgemein gesprochen:

• Kleine und mittlere Unternehmen (bis zu 5.000 Mitarbeitende) können 3 bis 5 % ihres Umsatzes budgetieren.
• Große Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitenden müssen nicht unbedingt einen größeren Prozentsatz ihres Umsatzes aufwenden – schon 1,47 % (im Durchschnitt) des Umsatzes reichen aus, um die meisten Personalkosten zu decken.

Was sind die wichtigsten Bestandteile eines HR–Budgets?

Ein HR-Budget sollte die folgenden Schlüsselelemente enthalten:

1. Gehälter und Löhne: Der größte Teil Ihres HR-Budgets wird in die Vergütung fließen, da diese nicht aufgeschoben oder übersprungen werden kann.
2. Leistungen und Vergünstigungen: Internationale Unternehmen geben bis zu 200 Euro pro Mitarbeiter:in für wichtige und nützliche Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge, Boni und mehr aus.
3. Einstellungskosten: Werbung, Personalvermittlungsagenturen und Onboarding kosten Unternehmen zusätzlich 300 Euro pro Mitarbeiter:in.
4. Ausbildung und Entwicklung: Für Weiterbildungsmaßnahmen, Workshops, Seminare und Ähnliches müssen Unternehmen zusätzlich zu den bestehenden Kosten 180 Euro pro Mitarbeiter:in aufwenden.
5. Compliance und rechtliche Anforderungen: Die Einhaltung lokaler und globaler Arbeitsgesetze und -vorschriften sollte ebenfalls in Betracht gezogen werden.
6. Technologie und Tools: Investitionen in HRIS (Human Resource Information Systems) und andere Hilfsmittel zur Entlastung der Personalabteilung sind immer eine gute Idee.
7. Extras: Wahrscheinlich werden Sie gelegentlich weitere Ausgaben für Aktivitäten zur Mitarbeiterbindung, Reisen oder anderes haben.

Welche verschiedenen Arten von HR–Budgets gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von HR-Budgets, die Sie in Betracht ziehen können, aber hier sind die gängigsten Methoden, aus denen Sie wählen können.

Null-Basis-Budgetierung (ZBB)

Bei dieser Art des HR-Budgets wird von einem Nullwert ausgegangen, und es werden nach und nach vertretbare Personalausgaben hinzugefügt, ohne die Ausgaben der Vergangenheit zu berücksichtigen.

Beispiel: Wenn Ihre Organisation die Leistung Ihrer Schulungsprogramme jährlich neu bewerten muss, sollten Sie mithilfe der ZBB-HR-Budgetmethode entscheiden, welche schulungsbezogenen Ausgaben Sie beibehalten, streichen oder erweitern müssen.

Inkrementelle Budgetierung

Bei der inkrementellen Budgetierung passen Sie Ihr aktuelles HR-Budget auf der Grundlage des Vorjahresbudgets an und nehmen kleinere, inkrementelle Änderungen vor, um es an Ihre neuen Ziele und die Inflation anzupassen.

Tätigkeitsbezogene Budgetierung

Eine einfache Möglichkeit, ein HR-Budget festzulegen, besteht darin, Mittel für bestimmte Aktivitäten oder Projekte zuzuweisen, wobei die geschätzten Kosten für jede Aktivität zu berücksichtigen sind und einige Notfallmittel für unerwarteten Bedarf beiseitegelegt werden.

Was sind die Vorteile von HR-Budgets für Unternehmen?

Ein HR-Budget verschafft Ihnen mehr Klarheit und Kontrolle über die Kosten im Zusammenhang mit Ihrem Personal.

In erster Linie können Sie die Ressourcen effektiver zuweisen, da ein HR-Budget klar aufzeigt, wohin die Mittel für Talentakquise, Mitarbeiterschulung und andere Leistungen fließen. Mit der Zeit können Sie so auch die Ergebnisse der Vergangenheit vergleichen und feststellen, ob Sie in bestimmten Bereichen zu viel oder zu wenig Geld ausgegeben haben, und den künftigen Finanzbedarf besser vorhersagen. Mit einer solchen Datenbasis können Sie auch bessere Entscheidungen treffen, indem Sie sich stärker auf lukrative Aktivitäten konzentrieren und weniger für unrentable Strategien ausgeben.

Neben der Reduzierung der Ausgaben lohnt sich auch ein Blick auf das Endergebnis. Je besser Ihr HR-Budget organisiert ist, desto größer ist die Chance, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden insgesamt zu verbessern.

Durch die Festlegung finanzieller Erwartungen für Personalprogramme erleichtern Budgets die Bewertung der Wirksamkeit von Initiativen wie Schulungen oder Wellness-Programmen für Mitarbeitende. Sie können sich auch auf frühere Budgetzuweisungen stützen, um zu beurteilen, ob Investitionen in das Engagement und die Bindung von Mitarbeiter:innen die gewünschten Ergebnisse gebracht haben. Budgets stellen auch sicher, dass Sie über genügend Ressourcen verfügen, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, z. B. bei der Verwaltung von Sozialleistungen und der Einhaltung von Arbeitsgesetzen.

Wie kann ein HR-Budget die Mitarbeiterbindung verbessern?

Ein effektives HR-Budget kann die Mitarbeiterbindung verbessern, indem es Ressourcen für Bereiche bereitstellt, die die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden fördern. So können Investitionen in wettbewerbsfähige Gehälter, umfassende Sozialleistungen und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten dazu beitragen, dass sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und motiviert fühlen. Ferner können Anerkennungsprogramme für Mitarbeitende und Wellness-Initiativen ein positives Arbeitsumfeld fördern und die Fluktuationsrate senken.

Wie erstellen Sie ein jährliches HR–Budget?

Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte für die Vorbereitung Ihres nächsten jährlichen HR-Budgets erläutert.

1. Frühere Budgets analysieren: Überprüfen Sie das HR-Budget des Vorjahres, um Trends, zu hohe oder zu niedrige Ausgaben zu ermitteln – nutzen Sie dies als Grundlage für Ihre Prognosen.
2. Personalbedarf bewerten: Bewerten Sie den aktuellen und prognostizierten Personalbedarf, einschließlich der Anzahl der Mitarbeiter:innen, des Einstellungsbedarfs und der Fluktuationsrate.
3. Vergütung und Sozialleistungen planen: Berechnen Sie die Kosten für Gehälter, Boni, Gehaltserhöhungen und Sozialleistungen, einschließlich obligatorischer Ausgaben wie Krankenversicherungs- und Rentenbeiträge.
4. Kosten für die Einstellung und das Onboarding zuweisen: Planen Sie Ausgaben für die Einstellung von Mitarbeitenden ein, z. B. für Stellenausschreibungen, Personalvermittlungsagenturen, Einarbeitungsprogramme und Hintergrundüberprüfungen.
5. Schulung und Entwicklung einplanen: Berücksichtigen Sie Lernprogramme für Mitarbeiter:innen, Workshops, Zertifizierungen und Initiativen zur Entwicklung von Führungskräften.
6. HR-Technologie und -Tools einbeziehen: Planen Sie ein Budget für HRIS-Systeme, Gehaltsabrechnungssoftware und andere Tools, die für eine effiziente Personalarbeit erforderlich sind.
7. Kosten für die Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Fragen einplanen: Berücksichtigen Sie Kosten für Compliance-Schulungen, Rechtsberatungen oder Audits, um die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften zu gewährleisten.
8. Verschiedene HR-Initiativen berücksichtigen: Planen Sie ein Budget für Programme für Mitarbeiterbindung, Wellness-Initiativen, Maßnahmen zur Förderung von Vielfalt und Integration sowie teambildende Maßnahmen ein.
9. Mit der Geschäftsführung absprechen: Legen Sie der Geschäftsleitung den Budgetentwurf vor, um ihn mit den Unternehmenszielen abzustimmen und erforderliche Anpassungen vorzunehmen.
10. Kontrollieren und anpassen: Kontrollieren Sie nach der Genehmigung regelmäßig die Ausgaben im Laufe des Jahres und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um den Plan einzuhalten.

Wie kann eine Organisation die Wirksamkeit ihres HR-Budgets messen?

Um die Effektivität eines HR-Budgets zu messen, sollten Sie sich für einige wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) entscheiden, wie z. B.:

• Fluktuationsrate von Mitarbeitenden: Eine sinkende Fluktuationsrate bedeutet, dass Ihre Bemühungen zur Mitarbeiterbindung solide sind, sodass die Investitionen, die Sie in die Mitarbeiterbindung getätigt haben, fortgesetzt oder ausgeweitet werden können.
• Kosten pro Einstellung: Dieser KPI bewertet die Effizienz Ihres Budgets für die Personalbeschaffung, sodass Sie entscheiden können, ob Sie zu viel für die Gewinnung von Talenten ausgeben.
• Ausbildungs-ROI: Indem Sie Schulungsprogramme mit der Leistung verknüpfen, können Sie messen, ob die Schulungskosten effektiv sind.
• Bewertungen der Zufriedenheit von Mitarbeitenden: Entscheiden Sie sich für diese Kennzahl, um die Ergebnisse von Befragungen Ihrer Mitarbeiter:innen und Feedback-Tools zu verfolgen. Dadurch lässt sich eine qualitative Analyse der Aktivitäten erstellen, die es wert sind, weiter finanziert zu werden.
• Analyse von Budgetabweichungen: Der Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Ausgaben zeigt Über- oder Unterschreitungen auf und identifiziert Bereiche für eine bessere Finanzkontrolle.
• HR-Software-ROI: Die Messung der Investitionsrendite für HR-Technologie stellt sicher, dass die Softwareausgaben durch Produktivitätssteigerungen oder Kosteneinsparungen gerechtfertigt sind.

Welche Strategien können zur Optimierung eines HR-Budgets eingesetzt werden?

Um Ihr HR-Budget zu optimieren, beginnen Sie höchstwahrscheinlich mit einer vollständigen Analyse Ihrer bisherigen Leistung im Vergleich zu den damit verbundenen Kosten. Anschließend können Sie sich für Strategien wie die folgenden entscheiden:

HR-Analysen zur Optimierung der Budgetzuweisung

Nutzen Sie HR-Analyselösungen, um die Leistung Ihres Personals, den Einstellungsbedarf und die Strategien zur Mitarbeiterbindung zu untersuchen.

Aktivitäten mit hohem ROI priorisieren

Ermitteln und wählen Sie die Personalinitiativen, die Ihnen die meisten/besten Ergebnisse bringen.

Kosten und Nutzen analysieren

Bewerten Sie die potenzielle Investitionsrendite (ROI) für die von Ihnen gewählten HR-Aktivitäten.

Outsourcing in Erwägung ziehen

Sie können sich für eine Auslagerung von HR-Funktionen entscheiden, die nicht zum Kerngeschäft gehören, um Kosten zu senken oder mit Talenten zu arbeiten, die im Team nicht verfügbar sind.

Ausgaben kontinuierlich überwachen

Indem Sie untersuchen, was funktioniert hat (oder auch nicht), können Sie die Kosten senken oder die Mittel auf die Aktivitäten umlenken, die den höchsten ROI bringen.

HR-Tools konsolidieren

Wählen Sie zunächst zwei bis drei Systeme aus, die Sie für verschiedene HR-Vorgänge wie Gehaltsabrechnung, Performancemanagement und Personalbeschaffung testen. Ein All-in-one-Tool, das Ihren Anforderungen entspricht, ist ebenfalls eine Möglichkeit, Ihr Budget nachzuverfolgen und die Ergebnisse mit den Ausgaben zu vergleichen.

Gesetzlichen Änderungen antizipieren

Stellen Sie sicher, dass Ihr Budget mögliche gesetzliche Änderungen in Bereichen wie Sozialleistungen, Arbeitsrecht oder Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften berücksichtigt. Auf diese Weise können Sie sich bereits in der Planungsphase vor Strafen schützen und die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten.

Mit welchen Herausforderungen kann eine Organisation bei der Erstellung eines HR-Budgets konfrontiert werden?

Zu den Herausforderungen bei der HR-Budgetplanung gehören:

1. Vorhersagegenauigkeit: Die Vorhersage künftiger Kosten kann Ihr Budget schonen, aber ohne eine angemessene Datenanalyse ist es schwierig, genau zu wissen, wofür Sie die zusätzlichen Mittel benötigen werden.
2. Ressourcenzuweisung: Begrenzte Ressourcen erschweren es Ihnen, den Bedarf der verschiedenen HR-Funktionen auszugleichen.
3. Anpassung an die Interessengruppen: Sie wollen die Interessengruppen mit ins Boot holen und sie dazu bringen, den Budgetprioritäten zuzustimmen. Dazu brauchen Sie ein solides System, um die Kommunikation und das Feedback der Interessengruppen zu verfolgen.
4. Regulatorische Änderungen: Neue Arbeitsgesetze und -vorschriften können Ihr HR-Budget belasten oder neue Anforderungen stellen.
5. Technologischer Fortschritt: Mit den richtigen Tools für die HR-Budgetierung können Sie nicht nur produktiver arbeiten, sondern auch Vorschriften einhalten, die die Erfassung bestimmter Mitarbeiterdaten vorschreiben.

Wie wirken sich die wirtschaftlichen Bedingungen auf HR-Budgets aus?

Die wirtschaftlichen Bedingungen werden unweigerlich die Art und Weise verändern, wie Ihr HR-Budget aussieht. In einer boomenden Wirtschaft verfügen Unternehmen möglicherweise über mehr Ressourcen, um in Personalinitiativen wie Einstellungen, Schulungen und Sozialleistungen zu investieren.

Im Gegensatz dazu müssen Unternehmen in Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs ihre Budgets einschränken, was zu Sparmaßnahmen wie Einstellungsstopps, reduzierten Schulungsangeboten oder gekürzten Leistungen für Mitarbeiter:innen führt. Daher müssen HR-Budgets flexibel und anpassungsfähig sein, sobald sich das wirtschaftliche Klima ändert.

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