So digitalisieren Sie HR-Prozesse im Unternehmen

HR-Prozesse werden immer komplexer und Teams sehen sich bisweilen großen Herausforderungen gegenüber. Die schiere Datenmenge kann Angestellte überfordern, während repetitive Aufgaben zeitaufwändig und fehleranfällig sind.

Wenn Sie aber HR-Prozesse digitalisieren, werden den Teams monotone Tätigkeiten abgenommen, denn diese können in kürzester Zeit von intelligenten Programmen abgewickelt werden. Die Prozesse werden dadurch weniger komplex und der ganze Apparat schlanker. Somit ergeben sich neue Kapazitäten, die sich für die strategische Ausrichtung des Unternehmens durch die HR-Abteilung nutzen lassen.

In diesem Blog erklären wir Ihnen, wie die Digitalisierung HR-Prozesse effektiver gestaltet und welche Tools Ihnen dabei helfen können.

Warum die Digitalisierung von HR-Prozessen heute essenziell ist

Angesichts der Komplexität von HR-Prozessen ist ihre Digitalisierung inzwischen unerlässlich. Nur so lassen sich die vielen Compliance-Regeln und Gesetze weltweit ebenso einhalten wie die Dokumentationspflicht. Werden diese Daten manuell gehandhabt, schleichen sich schnell Fehler ein – von der langen Bearbeitungsdauer manueller Tätigkeiten ganz zu schweigen.

Speziell das Management von Mitarbeiter:innen auf einer globalen Ebene wird mit digitalen Lösungen einfacher – vom Onboarding bis zur Bezahlung und der Optimierung der Zeiterfassung. Deel bietet digitale Lösungen für die Personalverwaltung, die die Transparenz der HR-Prozesse fördern, Einheitlichkeit sicherstellen und für eine höhere Zufriedenheit unter den Angestellten sorgen.

Die HR-Prozesse, die am meisten von der Digitalisierung profitieren

Es gibt zahlreiche HR-Prozesse, die stark von der Digitalisierung profitieren. Gerade bei monotonen Tätigkeiten oder hohem Datenaufkommen sind die Vorteile moderner Technologie offensichtlich.

Effizienteres Onboarding

Digitale Lösungen helfen dabei, das Onboarding zu vereinfachen. Bei der Anstellung können Sie die neuen Kolleg:innen dann sehr schnell über die Plattform einarbeiten: Sie begrüßen internationale Mitarbeiter:innen über die Plattform-Mails, verteilen Aufträge, Briefings oder Video-Anleitungen und organisieren Feedback-Runden nach der Durchführung erster Arbeitsabläufe. Während des Onboardings können zudem alle wichtigen Verträge über Deel erstellt und Dokumente zentral gespeichert werden.

Optimierung der Zeiterfassung

Durch die Digitalisierung können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen global nachverfolgen. So sehen Sie, wer wann und wie viel gearbeitet hat. Die Anforderungen an die Mitarbeiter:innen sind klar abgesteckt und es werden weniger unnötige Überstunden abgeleistet. Das trägt zur allgemeinen Zufriedenheit bei und die Mitarbeiterbindung wächst. Abgesehen davon ermöglichen digitale Plattformen wie die von Deel den Angestellten, ihre freien Tage oder Abwesenheiten selbst einzutragen oder anzumelden. Nach einer Bestätigung werden diese dann in einem für alle synchronisierten Kalender blockiert bzw. angezeigt.

Vereinfachung der Personalabrechnung

Einer der wichtigsten Vorgänge, der von der Digitalisierung der HR-Prozesse profitiert, ist die Lohn- und Personalabrechnung. Speziell bei Unternehmen, deren Mitarbeiter:innen über den gesamten Globus verteilt sind, ist es nahezu unmöglich, alle Steuer- und Gesetzesregelungen zu kennen. Programme wie Deel automatisieren den Prozess der Rechnungsstellung und können zudem direkt die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn zusammenrechnen. Die Fehlerquote sinkt durch All-in-One-Lohnabrechnungssysteme wie bei Deel immens.

Effizientere Dokumentenverwaltung

Die Zeit der Aktenstapel ist vorbei. Alle wichtigen Dokumente zum Personal können durch die Digitalisierung von HR-Prozessen einfach auf einem einzigen Portal gespeichert werden. Bei Deel sind diese sensiblen Informationen sicher und jederzeit abrufbar. Dank der Such- und Filterfunktionen finden Sie die gewünschte Personalakte in Sekundenschnelle. Das erleichtert auch die Wiedereingliederung von Angestellten, die nach einer längeren Auszeit ins Unternehmen zurückkehren.

Nachvollziehen der Performance

Um sich in modernen Unternehmen Ziele für Projekte oder die Belegschaft zu setzen, können digitale Lösungen besonders hilfreich sein. So lässt sich schnell nachvollziehen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und wie weit es noch bis zum Abschluss eines Projektes ist. In den Apps können Sie zudem Recaps, Reviews und Mitarbeitergespräche einrichten, über die sich dann Optimierungen und Anpassungen nach dem Prinzip von Scrum und Kanban durchführen lassen.

Integration von Mitarbeiterfeedback in HR-Prozesse

Gerade bei weltweit operierenden Unternehmen und Firmen, die Mitarbeiter:innen in verschiedenen Ländern haben, ist die Digitalisierung von HR-Prozessen in Hinsicht auf die Mitarbeiterkommunikation unerlässlich. Über die Online-Plattformen lassen sich Aufgaben verteilen und Reviews anfordern. Praktisch sind auch die automatisierten Erinnerungsmails, die auf anstehende Deadlines hinweisen. Allgemeine Nachrichten aus der HR-Abteilung können direkt in den Verteiler und an alle relevanten Adressaten gehen. Über Umfragen und einen direkten Feedback-Kanal ermöglichen Sie es den Angestellten, ihre eigenen Ideen und Erfahrungen einzubringen. Das trägt zur Mitarbeitermotivation bei, und Sie profitieren von wertvollem Input, um den Unternehmensbetrieb zu verbessern.

Überwachung der Compliance

Je globaler Firmen operieren, desto schwieriger ist es, die Compliance zu gewährleisten. Mit digitalen Lösungen wie Deel erhalten Sie regelmäßig Updates zu Änderungen bei Gesetzen und nationalen Regelungen. Diese werden teilweise automatisiert in das System integriert und erleichtern Ihnen beispielsweise die Erstellung von lokal konformen Rechnungen. Deel gibt Ihnen außerdem Hinweise darauf, ob Fortbildungen in einem bestimmten Bereich verlangt werden oder gewisse Dokumentationen in regelmäßigen Abständen vorgelegt werden müssen. Das System erinnert die HR-Abteilung rechtzeitig an die bevorstehenden Compliance-Verpflichtungen.

Herausforderungen beim HR-Workflow-Management ohne digitale Unterstützung

• Wer HR-Prozesse nicht digitalisiert, verschwendet viel Zeit auf monotone Aufgaben. Speziell die Dokumentation auf Papier und manuelle Ergänzungen können durch die moderne Technologie komplett ersetzt werden. Damit haben die HR-Abteilungen am Ende mehr Zeit für andere Dinge, beispielsweise für eine harmonische Mitarbeiterkommunikation.
• Bei Firmen, die HR-Prozesse manuell handhaben, schleichen sich oftmals Fehler ein, gerade was komplexe Compliance-Regeln und nationale Gesetze angeht. Apps wie Deel haben alle notwendigen Daten vorliegen und beantworten brennende Fragen sofort.
• Manuelles Vorgehen resultiert meist in fragmentierten Systemen, die unvollkommen miteinander korrespondieren. Dieses Mismatch sorgt für großen Zeitaufwand und eine hohe Fehlerquote.
• HR-Teams, die versuchen, Lean Management durchzusetzen, aber alles manuell bewältigen möchten, fühlen sich schnell überfordert. Die Digitalisierung von HR-Prozessen schafft Abhilfe und erledigt anstehende Aufgaben in einem All-in-One-System in Sekundenschnelle.

Darauf sollten Sie bei digitalen HR-Lösungen achten

Bei der Digitalisierung von HR-Prozessen sollten Sie auf einige Faktoren achten, um Ihr Vorhaben erfolgreich umzusetzen. Wichtig ist zum Beispiel:

• dass Sie sich für ein einfaches System wie Deel entscheiden, das schnell in das Unternehmen integriert werden kann.
• dass Sie anpassbare Workflows und Automatisierungen nutzen.
• dass Sie per App Dokumente und Personalakten zentral managen und speichern.
• dass Sie das HR-System bei Compliance-Fragen unterstützt und die Gesetze der verschiedenen Staaten kennt.
• dass das digitale System zukünftiges Wachstum skalierbar macht.
• dass die Personalabrechnung und andere HR-Werkzeuge integriert sind.

So unterstützt Sie die Deel-Plattform bei schlanken HR-Prozessen

Deel bietet mit seiner All-in-One-HRIS Plattform umfassende Unterstützung für wachsende Unternehmen, die möglichst effizient expandieren möchten. Die Vorteile von HRIS liegen auf der Hand: Automatisiertes Onboarding und eine zentrale Dokumentenverwaltung erleichtern die Expansion bereits in einem ersten Schritt. Außerdem lassen sich auch über Ländergrenzen hinweg Arbeitszeiten und Abwesenheiten managen. Über das zentralisierte System läuft außerdem die gesamte Kommunikation ab, so dass Sie stets einen schnellen Kontakt zu Ihren Mitarbeiter:innen, von Festangestellten bis hin Freelancern, haben. Deren Daten werden sicher gespeichert und dienen als Grundlage für die lokalisierte Ausstellung von Rechnungen. Das integrierte Deel Global Payroll System hilft Ihnen dabei, alle nationalen Regeln einzuhalten und ohne größere Recherche Bezahlungen mit der richtigen Abgabe von Steuern durchzuführen. Diese Art der Digitalisierung von HR-Prozessen ist ideal für Unternehmen, die auch mit kleineren HR-Abteilungen simpel, skalierbar und gesetzlich sicher mit internationalen Partnern kooperieren möchten. Erfahren Sie jetzt mehr darüber, wie Sie die HRIS-Plattform von Deel ganz einfach implementieren.

Fazit: Mit der Digitalisierung HR-Prozesse smarter gestalten

Das Ziel der Digitalisierung von HR-Prozessen ist nicht einfach nur, Angestellte in den HR-Abteilungen zu ersetzen. Vielmehr soll sie ihnen mehr Zeit geben, sich um wesentliche Aufgaben zu kümmern, und sie zu effizienteren Arbeitsweisen animieren. Mit den richtigen HR-Tools, wie der All-in-One-Plattform von Deel, werden alle Vorgänge rund um Onboarding, Personalabrechnung, Zeit- und Abwesenheitsmanagement, Dokumentenaufbewahrung und Mitarbeiterkommunikation effizienter und einfacher. Der Kontakt mit dem Personal verbessert sich erheblich und die Angestellten sind durch das umfassende Compliance-Wissen der digitalen App vor manuellen Fehlern geschützt. Dadurch entsteht eine bessere Unternehmenskultur, von der alle Beteiligten profitieren.

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