Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel

Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel

¿Tu fuerza laboral está evolucionando? Descubre cómo Deel puede ayudarte con la transición de tus freelancers a empleados directos con Global Payroll.

Mayteck Arenas
Written by Mayteck Arenas
mayo 30, 2024
Contenidos
¿Necesitas ayuda con el onboarding de talento internacional?
Prueba Deel

Puntos clave en este artículo

  1. Pasar de trabajador independiente a empleado requiere verificar cuidadosamente los marcos de clasificación de trabajadores, la nómina y la integración de equipos.
  2. Deel permite a las empresas contratar trabajadores independientes, empleados directos de entidades propias y empleados de EOR.
  3. Con Deel Global Payroll, las empresas pueden gestionar pagos, deducciones fiscales y otras operaciones de nómina para sus entidades propias.

Los empleadores convierten a freelancers en empleados por muchas razones, como fortalecer el cumplimiento legal, establecer una presencia permanente en una región específica con una entidad local o retener talento.

Con Deel, las empresas pueden hacer fácilmente la transición de trabajadores independientes a empleados directos y usar Deel Global Payroll para gestionar pagos y deducciones fiscales, entre otros. Sigue leyendo para obtener más información sobre el proceso.

¿Por qué convertir freelancers en empleados?

Al hacer la transición de trabajador independiente a empleado bajo entidades propias, las empresas pueden abordar varias necesidades, como cumplimiento legal, control, escalabilidad y eficiencia de costos, lo que a la alarga facilitaría su expansión global:

  • Mayor control: el establecimiento de subsidiarias legales permite a las empresas poseer y controlar completamente las operaciones globales, su fuerza laboral y su propiedad intelectual.
  • Prácticas de empleo globales personalizadas: las subsidiarias directas crean y administran sus propias políticas de RR.HH que reflejan la cultura de la empresa, garantizando la coherencia en todas las ubicaciones.
  • Expansión estratégica: una presencia física en mercados extranjeros puede fortalecer las relaciones con stakeholders locales y crear nuevas oportunidades comerciales.
  • Cumplimiento legal y gestión de riesgos: la gestión directa de personas jurídicas mejora la comprensión de las regulaciones locales, reduciendo los riesgos legales y garantizando el cumplimiento con las autoridades.
  • Retención de talento: convertir contratistas en empleados hace que sus servicios sean exclusivos de su empresa y ofrece beneficios como seguro médico y PTO, lo que aumenta la satisfacción y la retención.

Registra tu entidad comercial

Antes de convertir freelancers en empleados, debes registrar tu entidad comercial ante las autoridades locales. El proceso de registro de una entidad (o subsidiaria) extranjera es diferente en cada país. Para registrarte legalmente, debes seguir el protocolo adecuado y entregar completos los documentos requeridos por la jurisdicción en la que te estés registrando.

🌎Para obtener más información, lee nuestra guía para crear una entidad local.

Ilustracion de mapa del mundo para representar Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel
Configura tu entidad de Global Payroll en Deel

Una vez que hayas registrado tu entidad, puedes agregarla a tu dashboard de Global Payroll de Deel.

1. En 'Organization Settings' (configuración de la empresa), haz clic en 'View Entities' (ver entidades) y luego en 'Create Entity' (crear entidad).

Screenshot de la plataforma de Deel cuando se crea una entidad hablando del Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel
2. Completa los detalles requeridos de la entidad y completa las tareas de onboarding. En ese momento tu entidad será visible en la página 'Entities' (entidades).

Screenshot de la plataforma de Deel al crear una entidad cuando se hace un Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel

3. Puedes continuar agregando un nuevo grupo de Global Payroll para organizar a todos tus empleados de nómina para esa entidad. Simplemente haz clic en el 'Group Menu' (menú de grupo) y selecciona 'Add a New Group' (agregar un nuevo grupo).

Screenshot de la plataforma Deel al crear un nuevo frupo cuando se hace un Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel
Confirma la clasificación de los trabajadores y planifica su integración

Convertir a un freelancer en empleado implica varias cosas importantes que los empleadores deben evaluar cuidadosamente para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y la integración efectiva en la empresa. Aquí hay algunos factores esenciales a considerar:

  • Implicaciones legales y fiscales: asegúrate de tener claridad sobre las distinciones legales locales entre un trabajador independiente y un empleado y confirma su clasificación. Este cambio trae consigo obligaciones como retenciones y aportes del impuesto sobre la renta, salario mínimo, horas extras, seguro de desempleo y más.
  • Beneficios laborales: determina qué beneficios le ofrecerás al nuevo empleado, incluyendo los obligatorios como seguro médico, plan de jubilación y licencias remuneradas, y otros perks a los que normalmente no tienen derecho los contratistas. Alinea estos beneficios con los paquetes existentes para empleados y considera las implicaciones en términos de costos para la empresa.

    🍕Tip: utiliza la Benefits Tool de Deel para identificar los beneficios legales, comunes y competitivos para empleados.

  • Integración al lugar de trabajo: planifica el proceso de integración para la transición del contratista a un rol de empleado de tiempo completo. Esto incluye onboarding, capacitación y ajustes en la dinámica y los flujos de trabajo del equipo.
  • Fit cultural y operativo: ayuda al nuevo empleado a adaptarse a las normas culturales y operativas de la empresa. Esto podría implicar diferentes expectativas con respecto a las horas de trabajo, los reportes, la colaboración, etc.
  • Comunicación: comunica claramente el cambio de estatus al freelancer, explicando los motivos, las expectativas y cualquier nuevo rol o responsabilidad. También es importante hablar con el equipo actual para garantizar una transición fluida y una comprensión clara de las nuevas dinámicas.
  • Cumplimiento de las leyes contra la discriminación: garantiza que la decisión de convertir a un freelancer en empleado sea consistente con prácticas laborales justas y cumple con todas las leyes contra la discriminación relevantes para evitar cualquier sesgo en los procesos de contratación.

👩‍💻👨‍💻Ver también: Cómo incorporar trabajadores remotos

Cancela el acuerdo de trabajador independiente

Antes de registrar al trabajador como empleado en Global Payroll, deberás cancelar su acuerdo de trabajador independiente actual.

1. Ve a la pestaña 'People' (personal) en la página de inicio de Deel y selecciona el trabajador independiente. Luego, haz clic en 'View Contract' (ver contrato) para abrir el acuerdo correspondiente.

Screenshto de la plataforma de Deel cuando se termina un contrato para hacer Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel
2. Selecciona 'Set End Date' (establecer fecha de finalización) para iniciar la cancelación del contrato. Luego, establece el tipo, la fecha y el motivo de la finalización de dicho acuerdo.

Screenshot de la plataforma de Deel al terminar un contrato cuando se quiere un Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel

3. Ajusta el pago final requerido para cumplir con el contrato. Si al empleado se le ha entregado equipo de trabajo propio de la empresa o alquilado por esta, se agregará un paso adicional de administración de equipo para ayudarte a iniciar la devolución del equipo.


Screenshot de la plataforma de Deel al terminar un contrato cuando se quiere un Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel

4. Revisa la fecha de finalización del contrato, los detalles de pago y envía la actualización. Se le mandará un e-mail con los cambios al trabajador independiente.


Screenshot de la plataforma de Deel al terminar un contrato cuando se quiere un Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel

📝Más información: Cómo cancelar un contrato con un freelancer

La experiencia de onboarding de Deel Global Payroll de Deel

Los clientes de Deel reciben asistencia personalizada de un onboarding manager. Durante la transición de freelancer a empleado, te ayudarán a implementar Global Payroll en tu cuenta. Obtén más información sobre la experiencia de onboarding de Deel Global Payroll.

Configura el contrato de empleado de Global Payroll en Deel

Una vez que se cancela el acuerdo de trabajador independiente, tu onboarding manager te ayudará a configurar al trabajador como empleado en Global Payroll. Veamos el proceso:

Nota: este proceso se verá diferente si migras datos de trabajadores existentes desde una plataforma como Workday, BambooHR, HiBob o UKG.

1. En la página de inicio de Deel, haz clic en 'Add People' (agregar personas) y selecciona 'Employee' (empleado) como tipo de trabajador.

Screenshot de la plataforma de Deel cuando se necesita agregar un nuevo empleado al cuando se quiere un Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel

¿Vas a incorporar varios empleados? Usa la función Mass Import de Deel

Mass Import facilita la migración de una gran cantidad de empleados directos de Global Payroll. Simplemente completa una plantilla de importación de Deel People (archivo CSV), cárgala, valídala y listo.

funcion mass import de la plataforma Deel  Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel

Obtén más información: Cómo importar en masa empleados directos de nómina global a Deel

2. Luego, selecciona Deel como proveedor de nómina.

Screenshot de la plataforma de Deel cuando se necesita agregar un nuevo empleado al cuando se quiere un Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel
3. Ingresa los detalles del empleado, incluida la información del equipo, datos personales, ubicación del contrato, detalles del rol, compensación y fecha de inicio.

Screenshot de la plataforma de Deel cuando se necesita agregar un nuevo empleado al cuando se quiere un Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel
4. Establece el contrato de trabajo. Puedes elegir entre plantillas personalizadas y cargar tu propio acuerdo o agregar uno más adelante. También tendrás la opción de agregar elementos opcionales a tu contrato, incluidos beneficios, equipos de trabajo arrendados, equity grants, entre otros.

Screenshot de la plataforma de Deel cuando se necesita agregar un nuevo empleado al cuando se quiere un Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel
5. Revisa y firma el contrato para crear el documento. Una vez creado, el acuerdo se enviará al empleado por e-mail para su revisión y firma.
Screenshot de la plataforma de Deel cuando sesse crea un contrato cuando se quiere un Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel

📎Más información: Cómo crear un contrato de Global Payroll en Deel

Haz un seguimiento del progreso de los empleados fácilmente

Con Global Onboarding Tracker, Deel permite que te mantengas actualizado sobre el estatus del onboarding de tus empleados y freelancers.

Cuando selecciones la pestaña 'Tracker' (rastreador) en tu página de inicio, podrás ver una descripción general del progreso de su proceso de onboarding e identificar las tareas que faltan en sus checklists. También puedes exportar reportes de seguimiento para visualizar todo el progreso de tu fuerza laboral.

Prepara la nómina

Una vez que se hayan completado los perfiles de los empleados para los antiguos freelancers, tu onboarding manager trabajará contigo para recopilar documentos de nómina adicional, personalizar la configuración de tus reportes y preparar la nómina de tu equipo.

Screenshot de la plataforma de Deel de nomina global Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel

Empieza con Global Payroll de Deel

Con Global Payroll, obtienes una visión consolidada de tu nómina internacional desde un único dashboard. Nosotros nos encargamos del cumplimiento legal, las deducciones fiscales y las presentaciones de impuestos dondequiera que tengas entidades, todo esto con el respaldo de nuestro equipo interno de expertos en nómina:

  • Beneficios y deducciones para empleados.
  • Presentación de impuestos ante las autoridades locales correspondientes.
  • Pagos de salarios e impuestos.
  • Creación y entrega de nómina.
  • Contratos y documentos localizados.
  • Onboarding y offboarding cumpliendo con los requisitos legales.

Como Deel es personalizable según tu fuerza laboral y las necesidades de tu empresa, puedes convertir algunos o todos tus freelancers, usar Deel EOR para contratar empleados sin tener que crear una entidad, o una combinación de ambas. También puedes llevar a cabo la transición de empleados entre diferentes entidades según sea necesario, lo que te permitirá evolucionar y escalar tu fuerza laboral como quieras.

¿Listo para empezar? Comunícate hoy con tu customer success manager o programa un demo de 30 minutos con un especialista para explorar la plataforma.

Deel hace muy simple el crecimiento de los equipos remotos e internacionales.
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