Contratación global desde México: qué revisar ante el SAT

Contratar fuera de México también implica al SAT

La contratación internacional ya no es exclusiva de grandes corporaciones. Cada vez más empresas mexicanas, desde startups hasta compañías consolidadas, incorporan talento en el extranjero para acceder a habilidades especializadas, operar en husos horarios estratégicos y mantenerse competitivas. De hecho, estudios de Deloitte y AMITI muestran que más del 30% de las empresas mexicanas con más de 50 empleados tienen al menos un colaborador remoto en otro país, y la tendencia crece año con año.

Sin embargo, contratar empleados o colaboradores fuera de México no exime a la empresa de obligaciones fiscales ante el SAT. Aunque la persona que presta el servicio viva en otro país, los pagos, contratos y la naturaleza de la relación laboral pueden generar implicaciones fiscales directas.

Antes de enviar el primer pago, las empresas deben preguntarse: ¿Qué debe revisar una empresa mexicana ante el SAT antes de contratar en el extranjero? Esta guía responde esa pregunta, orientando a CEOs, CFOs y líderes de RR.HH. a contratar talento global con certeza fiscal y menor riesgo ante la autoridad tributaria mexicana.

Qué entiende el SAT por contratación internacional

El SAT se enfoca en la naturaleza de la relación laboral o de servicios, más que en la ubicación geográfica del colaborador. Aunque el trabajador resida fuera de México, lo que determina las obligaciones fiscales es cómo se estructura su relación con la empresa.

Existen principalmente tres figuras:

• Empleados en el extranjero: relación laboral subordinada, con dirección y supervisión. Requiere atención a retenciones, deducción de sueldos y posibles riesgos de establecimiento permanente.
• Contratistas o freelancers internacionales: relación de servicios independientes. La clasificación correcta es crítica, pues el SAT puede reclasificar la relación si identifica subordinación encubierta.
• Servicios profesionales de empresas extranjeras: relación B2B. Implica revisión de retenciones, deducibilidad y documentación de soporte.

Un punto que las empresas suelen subestimar es que la clasificación no solo impacta impuestos, sino también riesgos regulatorios. Si el SAT determina que un supuesto contratista en realidad opera como empleado —por ejemplo, con horario fijo, supervisión directa y uso exclusivo de herramientas de la empresa— puede reclasificar la relación. Esto no solo implica diferencias en retenciones, sino posibles ajustes retroactivos, recálculo de deducciones y exposición a multas.

Por eso, definir correctamente desde el inicio si se trata de empleado, contratista o un esquema mediante Employer of Record (EOR) no es un trámite administrativo, sino una decisión fiscal estratégica que influye en la estructura de costos y el nivel de riesgo ante la autoridad.

Un ejemplo práctico: una startup mexicana contrata a un desarrollador en India como empleado con contrato local y supervisión directa. En este caso, el SAT puede exigir retención de ISR o comprobar que se trata de un servicio esencial para la empresa. Si la misma persona fuera contratista independiente, la empresa debe asegurarse de que no exista subordinación, de lo contrario se reclasificaría la relación y se generarían obligaciones fiscales adicionales.

Tip clave: no todos los modelos de contratación generan el mismo impacto fiscal. Antes de contratar, es recomendable revisar cómo decidir entre empleado, contratista o EOR.

¿Cuáles son las principales obligaciones fiscales al contratar fuera de México?

Contratar talento internacional activa diversas obligaciones fiscales que toda empresa mexicana debe conocer:

Registro correcto de los pagos internacionales

Cada pago debe vincularse a un contrato válido y documentado. Esto incluye identificar si es salario, honorarios o servicios profesionales. Registrar correctamente los pagos permite que el SAT valide la materialidad de la operación y respalde deducciones.

Aprende más sobre la retención fiscal por pagos al extranjero en LATAM

Posibles retenciones de impuestos

Dependiendo del tipo de trabajador y país de residencia, pueden existir obligaciones de retener ISR u otros impuestos.

• Empleado extranjero: normalmente no hay retención si percibe salario desde el extranjero, salvo ciertas condiciones de residencia fiscal.
• Contratista o freelancer: puede requerirse retención de ISR sobre honorarios según la naturaleza del servicio y los tratados internacionales.
• Empresa extranjera: pagos a proveedores deben evaluarse para deducción y retención según la fuente de ingresos y normativa fiscal.

Omitir las retenciones correctas puede derivar en créditos fiscales, multas y recargos.

Deducibilidad de gastos

Para que los pagos al extranjero sean deducibles, la empresa debe demostrar:

• Que el gasto es estrictamente necesario para la actividad.
• Que existe un contrato válido.
• Que se cuenta con comprobantes y evidencia de la prestación del servicio.
• Que, en su caso, se han aplicado las retenciones correspondientes.

Además, las empresas deben considerar que los pagos internacionales suelen estar bajo mayor escrutinio por parte de la autoridad fiscal debido a riesgos de evasión, precios de transferencia o simulación de servicios. Esto significa que no basta con realizar el pago: es necesario poder demostrar la sustancia económica de la operación.

En la práctica, esto implica conservar evidencia de que el servicio fue necesario para la actividad del negocio, que el precio es razonable respecto del mercado y que la persona o entidad extranjera realmente tiene la capacidad de prestar el servicio. Esta visión preventiva reduce significativamente el riesgo de que el SAT rechace la deducibilidad del gasto.

Uso de tratados para evitar la doble tributación

México tiene acuerdos que reducen o eliminan la doble tributación. Para aplicarlos, se debe:

• Comprobar la residencia fiscal del colaborador.
• Cumplir con requisitos formales de declaración y documentación.

Si no se cumplen, el SAT puede desconocer los beneficios del tratado, generando un pago de ISR adicional.

Reportes y comprobantes requeridos por el SAT

• Declaraciones de retenciones efectuadas.
• Contratos y facturas de proveedores extranjeros.
• Evidencia de que el servicio fue efectivamente prestado.

Ejemplo práctico: pagar a un diseñador en España sin facturas ni reportes de trabajo puede derivar en que el SAT no reconozca el gasto como deducible.

Documentación clave que el SAT puede solicitar

La autoridad requiere evidencia que respalde cada pago internacional:

• Contratos laborales o de prestación de servicios: deben describir claramente funciones, periodicidad de pago y naturaleza de la relación.
• Comprobantes de pago: estados bancarios y transferencias vinculadas al contrato.
• Facturas o recibos válidos: incluso si se emiten según la normativa del país de residencia.
• Evidencia de la relación laboral o contractual: entregables, bitácoras, correos o acceso a sistemas.

La falta de documentación es uno de los errores más frecuentes, resultando en gastos no deducibles y potenciales sanciones fiscales.

Contratar empleados extranjeros: errores frecuentes

Algunos de los fallos más comunes que afectan el cumplimiento fiscal son los siguientes:

• Pagar sin definir el modelo de contratación: empleado, contratista o EOR, ya que cada esquema tiene implicaciones fiscales distintas.
• Usar contratos genéricos no válidos: contratos que no reflejan la realidad pueden ser cuestionados.
• No considerar retenciones o impuestos aplicables: omitir el ISR genera créditos fiscales y multas.
• Asumir que el proveedor externo se encarga de todo: la responsabilidad ante el SAT sigue siendo de la empresa mexicana.
• No consultar implicaciones fiscales antes del primer pago: revisar con anticipación evita correcciones retroactivas.

Mini-caso práctico: una startup contrata a un consultor en Argentina como freelancer usando un contrato mexicano genérico y realiza pagos sin verificar retenciones. El SAT podría reclasificar la relación, exigir ISR no retenido y rechazar deducciones.

Qué revisar antes de hacer el primer pago

Antes de cualquier transferencia internacional, se recomienda:

• Validar el tipo de contrato: que refleje la realidad de la relación laboral o de servicios.
• Confirmar obligaciones fiscales: retenciones, aplicación de tratados y registro ante el SAT.
• Revisar deducibilidad: gasto necesario, contrato claro y comprobantes adecuados.
• Asegurar trazabilidad de pagos: transferencias, referencias y registros contables claros.
• Centralizar la información: contratos, comprobantes y evidencia operativa organizados para auditorías futuras.

Tip práctico: llevar una lista de verificación con estos puntos ayuda a RR.HH. y Finanzas a asegurar cumplimiento antes del primer pago.

Buenas prácticas para cumplir con el SAT al contratar en el extranjero

Una buena relación con el SAT da como resultado a una empresa confiable y eficiente. Conoce e implementa las prácticas que te ayudarán a mantener en regla la contratación global:

• Elegir correctamente entre empleado, contratista o EOR.
• Documentar todo desde el inicio: contratos, comprobantes y evidencia de servicios.
• Mantener la visibilidad de los pagos y costos.
• Trabajar con proveedores que conozcan el marco fiscal mexicano.
• Prepararse para auditorías sin estrés: tener trazabilidad y coherencia entre contratos, pagos y registros contables.

Ejemplo de implementación: centralizar contratos, pagos y comprobantes en una plataforma permite que Finanzas y RR.HH. tengan visibilidad total de costos y deducibilidad, reduciendo riesgos ante el SAT.

Cómo Deel facilita la contratación internacional desde México

Deel centraliza la gestión de contratos, pagos y documentación para empresas mexicanas, integrando cumplimiento fiscal y laboral en múltiples países.

• Contratación legal en múltiples países: estructura la relación correctamente desde el inicio.
• Gestión de contratos, pagos y documentación: centraliza todo el soporte para el SAT.
• Cumplimiento fiscal y laboral integrado: retenciones, deducibilidad y registro contable automáticos.
• Visibilidad y control para Finanzas y RR.HH: análisis de costos totales y planificación de expansión.

• Reducción de riesgos ante el SAT: minimiza errores de clasificación, falta de documentación o retenciones omitidas.

Mini-ejemplo: un cliente que antes pagaba manualmente a contratistas en cinco países ahora puede generar reportes automáticos, aplicar retenciones y almacenar contratos en una sola plataforma.

Deel Payroll para la gestión de la contratación en el extranjero desde México

Contratar fuera de México es una gran oportunidad, pero requiere preparación. El cumplimiento ante el SAT debe abordarse antes del primer pago, con contratos claros, documentación organizada y control de pagos.

Con esta estructura, las empresas mexicanas pueden expandirse globalmente sin poner en riesgo su cumplimiento fiscal, convirtiendo la contratación internacional en una ventaja competitiva sólida.

Deel ayuda a las empresas mexicanas a contratar talento en el extranjero cumpliendo con el SAT, sin errores fiscales ni complicaciones administrativas.

Con la estructura correcta, las empresas mexicanas pueden crecer globalmente sin poner en riesgo su cumplimiento fiscal.

Descubre cómo Deel Payroll ayuda a las empresas mexicanas a contratar y pagar talento en el extranjero cumpliendo con el SAT, sin errores fiscales ni riesgos innecesarios.

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