Guía para controlar costos de nómina en varios países

Los procesos de gestión de nómina de una empresa son vitales. No solo consumen una gran cantidad de tiempo y recursos tanto humanos como financieros, sino que se vuelven indispensables para construir relaciones positivas con los empleados a largo plazo y brindar cimientos sólidos mientras la empresa escala.

En esta guía te mostraremos las claves para gestionar costos laborales en varias regiones y lograr monitorear, controlar y simplificar tus costos de nómina, incluso si estos se encuentran ocultos o no parecen significativos a primera vista. De igual forma, te informaremos acerca de las mejores herramientas que te ayudarán a optimizar tus procesos y concentrar la información más relevante en un solo lugar.

Gestión de costos de nómina globales: un gran desafío

Si tu empresa es de tamaño mediano y se encuentra en proceso de expansión, es muy probable que los costos de nómina se encuentren entre los gastos más significativos y poco predecibles del departamento de finanzas y administración del personal.

El llevar a cabo una gestión fragmentada con múltiples proveedores y contratistas, así como el uso de un sistema que no es integral ni automático puede conllevar ineficiencias y malgastar los recursos de la empresa. Por ello, es necesario desarrollar estrategias para mantener el control de costos de nómina internacional y ganar visibilidad sobre los verdaderos precios de operación.

Los líderes financieros de las empresas en fase de crecimiento se enfrentan a un sinnúmero de obstáculos. Desde reconciliaciones manuales hasta reportes inconsistentes e incertidumbre en materia de compliance, en especial cuando cada país tiene leyes tributarias y lineamientos gubernamentales de empleo diferentes.

Sin un método para optimizar los costos de nómina, tu empresa deberá enfrentarse a discrepancias que pueden escalar y generar pérdidas financieras o dificultar la toma de decisiones. Sin embargo, es posible simplificar la nómina global y optimizar tus procesos al momento de pagar el sueldo de tu personal. En esta guía te daremos una serie de consejos para controlar el presupuesto de nómina global y llevar tu empresa al siguiente nivel.

Factores clave que influyen en los costos de nómina en diferentes países

Gestionar la nómina es un proceso que se ve afectado por muchos factores, especialmente cuando esta gestión se lleva a cabo a nivel internacional. Si tu empresa cuenta con empleados en diversas regiones del globo, es posible que tengas que considerar múltiples elementos y que sea más difícil anticipar costos de nómina y comportamientos a largo plazo.

Para evitar repercusiones negativas para la empresa, es necesario conocer qué aspectos pueden afectar el pago de los salarios de tus colaboradores. Por ello, aquí te presentamos los principales factores que influyen en los precios de gestión de nómina a nivel global:

• Fluctuaciones en las divisas: los cambios en el valor de los diferentes tipos de monedas a nivel internacional, así como las diferentes tarifas de conversión de divisas pueden afectar significativamente los costos de tu nómina. Esto causa que la estabilidad de la nómina se vea afectada y que sea difícil predecir su costo de gestión a largo plazo.
• Leyes laborales locales y beneficios obligatorios: cada país cuenta con regulaciones distintas en materia laboral y ciertos territorios exigen mayores prestaciones para los trabajadores. Por ejemplo, en Brasil es obligatorio otorgar el 13º salario, un bono que se otorga a todos los colaboradores a final de año y que equivale al sueldo mensual total del trabajador.
• Cumplimiento tributario y riesgos de clasificación errónea: las contribuciones en materia de impuestos, así como el determinar el tipo de trabajador que estás contratando para tu empresa, son temas altamente sensibles. Si se cometen errores durante el proceso de gestión y administración, pueden acarrear multas o penalizaciones que afecten a tu empresa y el costo de la nómina. Asimismo, las contribuciones sociales no son iguales en todo el mundo. En Europa, por ejemplo, éstas suelen ser mayores que en otras regiones como Estados Unidos o Reino Unido, por lo que es necesario considerar estas discrepancias dentro de tu manejo de nómina.
• Gestión de múltiples proveedores y sistemas locales: al lidiar con nóminas en distintos países, es común que la carga de trabajo se incremente, ya que se deben gestionar diversos proveedores y regulaciones locales. Para poder manejar esta carga, a veces es necesario contratar a más personal administrativo, lo que puede incrementar tus costos de manejo de nómina.

Estrategias para controlar y optimizar el costo de la nómina en diferentes países

Aunque gestionar el pago de salarios de forma internacional y mantener los costos de la nómina en un nivel razonable puede parecer intimidante, lo cierto es que hay muchas formas de reducir sobrecostos en nómina en múltiples regiones. Aquí te mostramos unas cuantas:

• Centraliza tus operaciones de nómina: si mantienes todos tus procesos en una misma plataforma integral, puedes mejorar la visibilidad de todo tu equipo e incrementar la eficiencia de las tareas de gestión.
• Automatiza pagos, cálculos y reporting: si realizas estas tareas de forma automática, podrás reducir el riesgo de incurrir en errores administrativos y humanos y también disminuirás el tiempo que se necesita para llevarlas a cabo.
• Estandariza tus ciclos de nómina a nivel internacional: si utilizas un mismo tipo de ciclo para el manejo de todas tus nóminas alrededor del mundo, podrás tener un mayor control de la gestión y predecir comportamientos, costos y resultados.
• Monitorea tus costos de forma periódica: utiliza dashboards y analytics para llevar un control de tus gastos dependiendo de la región, el departamento o la entidad en donde se lleven a cabo. Esto te permitirá identificar procesos que no son eficientes y tomar decisiones estratégicas.
• Alinea tus operaciones de gestión de nómina con tus sistemas financieros: si tu empresa utiliza herramientas de contabilidad y finanzas tales como Enterprise Resource Planning (ERP), lo ideal es integrarlas en tus procesos de gestión de pagos para poder asignar presupuesto de forma eficiente y asegurar la optimización de costos de nómina.

Cómo los equipos financieros de las empresas medianas pueden optimizar la predicción y la precisión de sus presupuestos

Ahora que conoces algunas de las estrategias indispensables para monitorear y controlar tus costos de nómina, ha llegado el momento de dar a conocer cómo es que tu equipo puede anticiparse a los cambios y problemáticas en el pago de sueldos de tu empresa y cómo es que pueden determinar presupuestos y costos inesperados de forma precisa:

• Usa datos actualizados de tu nómina para poder predecir tus operaciones y planear el crecimiento de tu cuerpo laboral.
• Consolida toda la información relacionada con tu gestión de nómina en un solo lugar para poder monitorear y administrar los costos totales.
• Establece alarmas automáticas y controles de costos para evitar excedentes o gastos no planeados.
• Utiliza plataformas unificadas que le brinden visibilidad a los CFOs y líderes financieros en diferentes departamentos y ubicaciones.

La importancia del cumplimiento al controlar los costos de nómina

No cabe duda de que asegurar el cumplimiento de tu empresa emergente es una estrategia de optimización de costos. Fallar en el cumplimiento de tu nómina puede acarrear penalizaciones como multas, impuestos retroactivos e incluso disputas con los empleados.

La mejor forma de prevenir estas situaciones es a través de un monitoreo constante que garantice la predicción de costos a largo plazo. Entender a la perfección las leyes tributarias locales, el derecho laboral y las obligaciones en materia de beneficios y prestaciones es una de las mejores estrategias para mantener bajos los costos laborales internacionales.

Utilizar un sistema que te permita automatizar el cumplimiento legal y los cambios en el mismo es uno de los mejores métodos para optimizar costos laborales globales más efectivos. De esta forma, no tienes que depender de consultores legales locales, y tu equipo financiero y de RR.HH. puede enfocar sus esfuerzos en las estrategias de expansión de la empresa.

Cómo Deel Payroll puede ayudar a empresas en crecimiento a retomar el control

Si bien la gestión de nómina global es un proceso complejo, la buena noticia es que tu empresa no tiene por qué llevarla a cabo sin ayuda. Existen diversas empresas y servicios que pueden brindarte apoyo en este proceso y facilitar el pago de sueldos de tus empleados.

Deel Payroll te permite gestionar nóminas en más de 120 países. Nuestros servicios reducirán el tiempo de tus procesos en un 60% y te brindarán soporte 24 horas, siete días a la semana. Nuestro equipo de más de 200 expertos liberará la carga laboral de tus profesionistas financieros y de RR.HH. Tú solo tendrás que enviar los datos necesarios, revisar el paquete finalizado y dar tu aprobación. De igual forma, Deel te ayuda a gestionar el cambio de tu nómina en caso de que lo necesites.

Aquí te presentamos algunas de las funcionalidades de Deel Payroll:

• Plataforma centralizada: gracias a nuestra plataforma todo-en-uno, la gestión global de tu nómina se vuelve más eficiente y fácil. De igual forma, elimina la necesidad de lidiar con múltiples vendors a la vez.
• Visibilidad en tiempo real: todo tu equipo de RR.HH. podrá tener acceso a información transcendental, como el costo total de la nómina, impuestos y beneficios, sin importar en qué país del mundo se encuentren tus empleados.
• Cumplimiento legal automatizado: despreocúpate de lidiar con leyes locales específicas y arriesgarte a sufrir multas o verte involucrado en disputas legales. Nuestra plataforma asegura tu cumplimiento de forma automática y de acuerdo con las leyes tributarias y laborales de más de 150 países.
• Reporting y analytics estratégicos: recibe datos cuantitativos y medibles de forma periódica que te permitirán anticipar las necesidades de tu nómina y tomar decisiones vitales en materia de gestión de personal.
• Soporte altamente especializado: Nuestro equipo de expertos te brindará toda la ayuda necesaria para la administración de tus recursos humanos y te permitirá escalar tu negocio de forma eficiente.

Toma decisiones financieras responsables y gestiona tu nómina eficientemente con Deel

Si tu empresa es de tamaño mediano y se encuentra en proceso de expansión internacional, gestionar los costos de nómina se vuelve vital para asegurar el rendimiento del negocio y el cumplimiento legal.

El contar con una estrategia de gestión de nómina fragmentada conlleva una serie de riesgos y dificultades, ya que es más difícil establecer procesos administrativos independientes en cada país donde opera tu empresa. Por ello, la automatización es indispensable para garantizar la eficiencia de tu departamento de RR.HH. y de finanzas.

El servicio de Deel Payroll les brinda a todos los líderes financieros de tu empresa las herramientas para obtener visibilidad en los costos de nómina, reducir ineficiencias y asegurar el cumplimiento en materia legal y tributaria. De esta forma, es posible tomar decisiones financieras respaldadas con datos cuantitativos.

Reserva ya tu demo con Deel y retoma el control completo del costo de tu nómina.