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4 min read

Cómo funciona la nómina: guía definitiva

Pagos globales

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Autor

Mayteck Arenas

Publicado

29 noviembre, 2024

Última actualización

31 enero, 2025

Tabla de contenidos

¿Qué es la nómina?

Las tres etapas del proceso de nómina

¿Qué es un sistema de nómina?

¿Cómo funciona el sistema de nómina?

Establece un calendario de nómina

Aplica las deducciones

Beneficios de usar software de nómina

Simplifica la nómina internacional con Deel.

Puntos clave
  1. El proceso de nómina se puede dividir en tres etapas: actividades previas a la nómina, procesamiento de nómina y actividades posteriores a la nómina.
  2. Al gestionar el cumplimiento de los registros de nómina, los dueños de las empresas deben considerar tanto la legislación laboral federal como las leyes estatales y las normativas del gobierno local.
  3. Deel unifica los pagos a freelancers y la gestión de la nómina local y de empleados internacionales en un único dashboard fácil de usar.

¿Alguna vez te has preguntado cómo se garantiza que los empleados reciban sus salarios de manera oportuna, precisa y cumpliendo con todos los requisitos legales? El proceso de nómina puede ser un poco complejo.

Con la expansión del trabajo remoto, los empleados en el extranjero, los pagos internacionales y las billeteras digitales, hasta los profesionales de RRHH más experimentados se han enfrentado a nuevos desafíos.

Esta guía puede ayudar tanto a dueños de pequeñas empresas como a altos ejecutivos con años de experiencia. Las tendencias y las leyes están en constante cambio, y es tu responsabilidad mantenerte actualizado.

¿Qué es la nómina?

Empecemos por lo básico. La nómina es esencial para cualquier empresa, ya que permite compensar adecuadamente a todos los empleados por su trabajo.

Un empleador no solo es responsable de distribuir los ingresos a sus empleados, sino también de retener impuestos, hacer contribuciones al sistema de salud y ofrecer otros beneficios. Los empleadores pueden decidir si prefieren pagar a sus empleados de forma quincenal o con otra frecuencia, y si la remuneración será por hora o con un salario fijo.

Todo esto forma parte del proceso de nómina, que suele gestionarse a través de un sistema diseñado para minimizar errores y operar fácilmente. A continuación veremos el desglose del proceso de nómina paso a paso. Además hemos creado una lista con las mejores prácticas que deberías implementar que puedes ver aquí.

Si tienes empleados en diferentes países, consulta nuestra guía de contratación global y nuestra guía de procesamiento de nómina internacional para entender mejor el proceso.

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Las tres etapas del proceso de nómina

Podemos dividir el proceso de nómina en tres etapas: pre-nómina, nómina y post-nómina.

Pre-nómina

Esta fase incluye las actividades necesarias antes de procesar la nómina en sí. Un paso clave, y que muchas empresas suelen pasar por alto, es definir políticas claras: cómo se harán los pagos, cada cuánto se pagará, beneficios, ausencias, y demás.

Cuanto más detalladas sean las políticas, menos dudas y confusiones habrá. Asegúrate de que la política de nómina esté aprobada y que su redacción sea clara para todos. El procesamiento de la nómina es un proceso largo, por lo que es mucho más fácil cuando todos están en la misma página.

Otro paso esencial durante en esta etapa es la recopilación de datos. Para alguien sin experiencia, la gestión de la nómina puede parecer un trabajo puramente analítico, en el que hay poco contacto directo con las personas, sin embargo, esto no podría estar más lejos de la realidad.

Recoger todos los datos de los empleados requiere que el equipo de nómina interactúe con cada departamento y, en ocasiones, con cada persona en la empresa. No solo se trata de reunir la información; también es importante validarla cada mes antes de hacer los pagos.

Implementar una solución de nómina automatizada puede ayudarte a ahorrar tiempo en cada ciclo.

Procesamiento de nómina

Una vez que todos los preparativos están listos, llega el momento de procesar la nómina.

Aquí es cuando se ingresan todos los datos en el sistema, que calcula el pago neto de cada empleado después de aplicar todas las deducciones de impuestos y beneficios.

Como ningún sistema es infalible, te recomendamos revisar los cálculos antes de hacer las transferencias.

Post nómina

Una vez que los empleados han recibido sus salarios, la empresa tiene que cumplir con sus obligaciones legales.

El cumplimiento legal es una parte clave de la nómina: el administrador de nómina debe asegurarse de enviar los montos adecuados a las distintas agencias gubernamentales.

Si gestionas tanto empleados de tiempo completo como freelancers, algunos pasos cambian. La nómina de trabajadores independientes suele tener más opciones de pago, pero menos requisitos fiscales, y no necesitas gestionar recibos de pago ni registros de horas.

Para entender mejor el pago de contratistas independientes, consulta estos recursos:

Descubre cómo contratar freelancers legalmente en todo el mundo

¿Qué es un sistema de nómina?

Independientemente del número de empleados, la gestión de nómina es una función esencial que va más allá de distribuir salarios; es clave para el cumplimiento de las leyes fiscales y laborales, ayudando a la empresa a operar sin riesgos.

La forma en que manejas la nómina puede tener un gran impacto. Primero, las empresas están obligadas a reportar las retenciones de impuestos de nómina a las autoridades locales, estatales y federales correspondientes.

No hacerlo puede resultar en multas y a una posible clasificación errónea de los empleados. Además, es necesario deducir los impuestos sobre la renta, la seguridad social y los pagos al sistema de salud pública de cada pago de nómina, de lo contrario puedes exponer a tu empresa a sanciones importantes.

Por otro lado, es crucial que los procesos de nómina cumplan con las leyes laborales: deben tener en cuenta el salario mínimo, las horas extras, los procedimientos de contratación y despido, y el manejo de vacaciones y licencias.

Además de todo esto, la nómina afecta directamente la moral de tus empleados: hacer pagos a tiempo, de forma justa y constante contribuye positivamente a la cultura de la empresa.

Además, la compensación que ofreces, junto con los bonos y beneficios, se gestiona a través de la nómina, lo que impacta la reputación de tu empresa en el mercado. Conoce más sobre tipos de compensación y qué incluir en tu plan aquí.

Tu sistema de nómina tiene que cumplir con los requisitos legales, plazos y cambios en normativas, además de ser funcional y fácil de usar.

Al elegir un sistema, asegúrate de que esté preparado para adaptarse al futuro y que sea fácil de entender para quienes se unan al equipo de nómina

¿Cómo funciona el sistema de nómina?

Aunque cada empresa tiene su propio sistema de gestión de nóminas, el funcionamiento de esto es universal. Hay varios pasos necesarios para garantizar un procesamiento oportuno y que cumpla con todos los requisitos legales:

Organizar la documentación

Poner en orden tu papeleo es algo que solo tienes que hacer una vez y luego actualizar a medida que van entrando nuevos empleados. Si no eres una empresa nuevo, probablemente ya tengas todo esto, pero no estaría de más verificarlo nuevamente.

Tu estructura de nómina existente necesita tener la siguiente información:

Establece un calendario de nómina

Antes de definir cómo será tu calendario de nómina, debes considerar varios factores.

Uno clave es tu flujo de caja actual, ya que los pagos a empleados representan una parte significativa del presupuesto, y necesitas asegurarte de que no habrá dificultades para cumplir con ellos.

Si el fin de mes te resulta complicado, puedes optar por hacer pagos quincenales. Además, algunas regiones tienen leyes que regulan la frecuencia de los pagos.

Calcula el salario bruto

El salario bruto puede variar mucho por diferentes razones, por lo que deberás calcularlo de forma individual para cada empleado.

Para empleados asalariados, el cálculo suele ser constante, pero para quienes trabajan por hora tendrás que ajustar las ganancias en función del tiempo trabajado, las vacaciones, las licencias por enfermedad, entre otros.

Por esto, es importante llevar un registro en tiempo real de las horas trabajadas, las ausencias y las horas extra. Asegúrate de que quienes trabajan horas extra no estén exentos, para cumplir con todas las leyes laborales correspondientes.

Aplica las deducciones

Aplicar las deducciones es probablemente el paso más complejo del proceso de nómina. Una vez calculado el salario bruto, es tu responsabilidad realizar las deducciones correspondientes: impuestos sobre la renta, seguridad social, salud, entre otras.

Además, debes estar al tanto de las leyes fiscales locales y los requisitos de cada lugar en el que operas.

Estas deducciones son obligatorias para cada empleado en nómina, pero también pueden haber deducciones opcionales, como depósitos en cuentas de jubilación si el empleado lo solicita. Toda esta información debe ser accesible y estar bien organizada, con instrucciones claras para que cualquier nuevo miembro del equipo de nómina pueda utilizar el sistema sin fácilmente.

Paga a los empleados

Una vez hechas todas las deducciones, lo que queda es el salario neto, es decir, lo que recibe limpio cada empleado. Es importante recordar que no todos conocen en detalle el proceso o cómo se estructura su pago, así que aclararles esto puede evitar confusiones el día de cobro.

Cada empresa decide cómo va a pagar a sus empleados. Aunque los cheques en papel han sido comunes por muchos años, es recomendable pasarse al depósito directo. Así, mantienes un mejor control de tu flujo de caja y tus empleados pueden acceder a su salario cómodamente desde sus cuentas bancarias.

Gestionar este proceso manualmente puede ser lento y tedioso, y aunque subcontratar puede ser complejo por el manejo de información confidencial, el uso de un software de nómina automatizado te ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo.

Generalmente, el salario tarda unos cinco días en llegar al empleado después del cierre del período de pago. Con un software, los cálculos se hacen en solo un par de días y, luego, el dinero llega a las cuentas de los empleados en dos o tres días.

Mantén registros detallados de nómina

Un registro de nómina incluye cualquier documento relacionado con la compensación de un empleado y es algo que todo empleador debe conservar. Estos registros abarcan desde los documentos de contratación hasta los períodos de pago, impuestos, salario, beneficios, deducciones, etc.

¿Qué debería incluir un registro de nómina?

Según el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DoL), todos los empleadores que caen bajo la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) deben mantener ciertos registros de nómina para documentar los salarios de sus empleados. Estos registros, como mínimo, deben incluir lo siguiente:

Información personal del empleado

Dentro de los registros de personal, el equipo de nómina debe mantener la siguiente información para cada empleado:

  • Nombre completo
  • Número de seguro social
  • Dirección, incluyendo el código postal
  • Fecha de nacimiento, si el empleado es menor de 19 años
  • Sexo
  • Ocupación

Registros sobre el período de pago

Al conservar los documentos de nómina durante el período de pago, los empleadores deben guardar la información que normalmente aparece en el recibo de pago. Esto incluye:

  • Semana laboral del empleado, con detalles sobre los días y horas trabajadas
  • Información sobre las horas trabajadas cada día y el total de horas trabajadas durante la semana
  • La base sobre la cual se calculan los salarios
  • Aunque la FLSA exige que los empleadores conserven los recibos de pago, no están obligados a entregarlos a los empleados.

Registros sobre los ingresos de los empleados

  • Tarifa normal de pago por hora
  • Ganancias totales diarias o semanales por el tiempo trabajado en tarifa normal
  • Ganancias totales por horas extras de la semana laboral
  • Todas las adiciones o deducciones al salario del empleado
  • Salarios totales pagados al empleado durante cada período de pago
  • Fecha de pago y período de pago cubierto
  • Registros fiscales y cualquier información sobre impuestos laborales y retención de impuestos
  • Embargos de salario, es decir, información sobre cualquier orden judicial por la cual las ganancias del empleado se retienen para cubrir una deuda pendiente

Aunque la FLSA no especifica la forma de estos documentos, es importante que los dueños de las empresas aseguren la precisión de los registros de nómina relacionados con los empleados para todos los empleados no exentos.

En cuanto a los registros de impuestos sobre la renta, es el Servicio de Impuestos Internos (IRS) quien tiene la autoridad para especificar los requisitos de mantenimiento de registros, incluyendo cómo deben gravarse los salarios al emitir requisitos y evaluar el cumplimiento legal relacionado con la presentación adecuada del formulario W-4 y el formulario W-2.

Guide

¿Sabes si estás cumpliendo los requisitos legales de tu nómina?
Usa esta checklist para implementar un sistema de Payroll Global legal.

Leyes laborales federales vs. estatales en relación a los registros de nómina

Al gestionar el cumplimiento legal de los registros de nómina, las empresas deben considerar tanto la legislación laboral federal como las leyes estatales y las normativas del gobierno local.

Las principales leyes que regulan la nómina incluyen la ya mencionada Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA), la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) y la Ley de Seguridad de Ingreso de Jubilación del Empleado (ERISA).

  • La FLSA aborda aspectos fundamentales de la nómina, como el salario mínimo, las horas extras, el trabajo infantil, la conservación de registros de nómina y las horas trabajadas.
  • La FMLA protege los derechos de los empleados en ciertas situaciones médicas y familiares, exigiendo a los empleadores que le den a sus empleados licencias no remuneradas con protección del empleo por estas razones.
  • ERISA establece estándares mínimos para los planes de pensiones en la industria privada, regulando cómo el impuesto federal sobre la renta afecta las transacciones relacionadas con los planes de beneficios para empleados. Por lo tanto, está directamente relacionado con los registros de nómina de cada empleado.

Además de las normativas federales, los propietarios de negocios deben tener en cuenta las particularidades de cada estado, ya que a veces existen requisitos adicionales.

Por ejemplo, en Alaska, Nevada y California, los empleados deben recibir un pago adicional por todas las horas trabajadas después de la octava hora en un solo día. En California, los empleados tienen derecho a recibir el doble de pago si trabajan 12 horas en un día.

En cuanto a las agencias encargadas de supervisar el cumplimiento legal de los registros de nómina, la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo de EE.UU. es responsable de hacer cumplir las leyes laborales federales.

Además, la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) regula cualquier forma de discriminación en el lugar de trabajo, incluidas cuestiones relacionadas con la nómina, lo que obliga a los empleados a estar al tanto de los nuevos requisitos y enmiendas.

Requisitos de mantenimiento de registros de nómina

Al conservar los registros de nómina, los empleadores deben crear una estrategia integral que considere tanto las leyes federales como las estatales.

Donde existan conflictos entre las leyes federales y estatales, la ley federal tiene prioridad. Por otro lado, cuando las leyes estatales establecen requisitos más estrictos, los empleadores deben guiar su mantenimiento de registros de acuerdo a las leyes estatales.

Como regla general, todos los registros de nómina deben estar disponibles para la inspección por parte de un representante de la División de Horas y Salarios. Esta entidad puede requerir a los empleadores que amplíen, calculen o transcriban los registros para evaluar el cumplimiento legal.

Además, es recomendable mantener los registros de nómina en un formato electrónico, de manera que estén fácilmente disponibles para solicitudes de divulgación de corto plazo por parte de organismos reguladores o para fines de eDiscovery.

¿Cuánto tiempo debes conservar los registros de nómina?

Según la FLSA, como regla general, los registros de nómina deben conservarse por un mínimo de tres años.

Algunos documentos, como tarjetas de tiempo, tickets de trabajo a destajo, tablas de tasas salariales, horarios de trabajo y registros de adiciones o deducciones salariales, deben conservarse durante dos años.

Sin embargo, cuando se trata de requisitos para el mantenimiento de registros de nómina, algunos estados pueden imponer regulaciones más estrictas.

Por ejemplo, en el estado de Nueva York, los empleadores deben mantener los registros de nómina durante al menos seis años y entregar un recibo de nómina detallado a los empleados cada semana

Dónde almacenar tus registros de nómina

Tradicionalmente, los registros de nóminas se almacenaban en papel. Este tipo de registros era propenso a incumplimiento legal grave, deterioro de registros y falta de documentos vitales, ya que las tareas manuales manual casi siempre resultaban en una gestión de registros inconsistente.

Muchas empresas, tanto multinacionales como pymes, utilizan softwares de nómina que guardan automáticamente los registros requeridos de manera estandarizada. Esto asegura el cumplimiento legal total en todos los aspectos y facilita el acceso a asesoría legal en todo momento.

Beneficios de usar software de nómina

Ahora que has aprendido sobre el proceso de nómina, seguramente entiendes por qué utilizar un software de nómina es una excelente idea: te permite crear una solución personalizada que atenderá todas tus necesidades, eliminará la posibilidad de errores humanos y facilitará enormemente el mantenimiento de registros.

Solo el hecho de que el software deduzca automáticamente los impuestos federales, los impuestos estatales por desempleo y las contribuciones según FICA debería ser suficiente para convencerte de usarlo. Sin embargo, aquí tienes algunos beneficios adicionales. Un sistema de nómina automatizado acelerará la gestión de tu nómina, ahorrándote tiempo y aumentando la eficiencia de costos.

También mejorará la seguridad, un aspecto crucial para la información sensible necesaria para realizar los cálculos de nómina. Al cambiar a un software de nómina, tendrás todo lo que necesitas en un solo lugar, accesible con un clic y desde cualquier lugar.

Considera usar un software que ofrezca un servicio integral de nómina accesible desde dispositivos móviles. Debe estar basado en la nube para que tu sistema de nómina online esté siempre al alcance de tu mano.

Hay muchas soluciones de nómina que puedes implementar para facilitar el proceso. Sin duda, gestionar todas las tareas necesarias para calcular la nómina es complicado, por eso muchos optan por contratar a un tercero para que lo haga por ellos. Sin embargo, si quieres seguir haciéndolo internamente, elegir un software de nómina es tu mejor opción.

Cuando empieces a buscar un servicio de nómina que ofrezca las soluciones que necesitas, asegúrate de que incluya todo lo que requieres. Además de las funciones básicas, verifica que puedas gestionar ausencias, pagos de embargos, crear múltiples tipos de informes y utilizar diversas opciones de pago.

Es posible que decidas cambiar la forma en que gestionas la nómina, y tu software de nómina debería poder adaptarse a esos cambios.

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Sobre el autor

Mayteck es una profesional y yoguini, apasionada por el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, así como por el desarrollo personal. Es una líder creativa en comunicaciones y marketing con más de una década de experiencia. Mayteck es Content Manager para Latam en Deel, y con su pasión por contar historias aporta nuevas perspectivas sobre las oportunidades para trabajadores y empresas.

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