¿Te interesa optimizar la eficiencia y el bienestar en tu empresa? La metodología de las 5S es u una herramienta poderosa en el ámbito de Recursos Humanos para lograr este objetivo. Te puedes apoyar en esta metodología para gestionar el talento, con el propósito de mejorar los procesos, disminuir riesgos psicosociales y aumentar la confianza en tu equipo. Pero, no solo eso. Combinada con una estrategia integral de RR.HH., puede ayudarte a reducir los costos asociados a la rotación de personal.
De hecho, según investigaciones de Mckinsey, el desgaste de los empleados podría costar entre 228 millones y 355 millones de dólares al año en pérdida de productividad para una empresa mediana. Si buscas evitar este escenario y potenciar tu empresa, la metodología de las 5S es una herramienta indispensable. Aquí te compartimos todo lo que debes saber al respecto.
¿Qué es la metodología 5S?
La metodología 5S es un sistema de gestión y organización originario de Japón, desarrollado con el objetivo de optimizar procesos , promover el aumento de la productividad y construir un entorno de trabajo seguro y eficiente. Proviene de la cultura japonesa y se utiliza en diferentes organizaciones, desde pequeñas a grandes empresas.
Principios de la metodología 5S
Ahora bien, esta metodología se basa en cinco principios que son palabras japonesas cuyas iniciales comienzan con la letra “S” (de allí, “5S”):
- Seiri (Clasificación): relacionada con el empleo eficiente de los recursos. Por lo tanto, implica la separación de todos aquellos materiales necesarios de los innecesarios, en el lugar de trabajo.
- Seiton (Sentido de organización): una vez clasificados los elementos, se organiza el espacio de trabajo asignando un lugar en particular para cada elemento necesario.
- Seiso (Limpieza): refiere a la limpieza regular y mantenimiento del espacio de trabajo. Aquí, cada empleado es responsable del cuidado e higiene del lugar en el que se encuentra. No solo tiene que ver con un tema de eliminar ruido visual, sino también con la imagen que se proyecta. O sea, el cuidado personal.
- Seiketsu (Sentido de normalización): consiste en establecer estándares y procedimientos claros para mantener las tres primeras S (Clasificación, Orden y Limpieza) en el tiempo. Esto se lleva a cabo para crear una cultura organizacional en la que estas prácticas se conviertan en hábitos.
- Shitsuke (Sentido de disciplina): el valor de la disciplina es necesaria para seguir las pautas establecidas en los otros cuatro S mencionados. La constancia y perseverancia en la aplicación de estos valores traerá mejores resultados para la dinámica de la organización.
Origen e historia de la metodología 5S
La filosofía de trabajo de las 5S nació en Japón durante el período de posguerra, cuando las empresas japonesas centraban sus esfuerzos en mejorar la calidad y la eficiencia en la producción, para sacar la economía adelante tras la Segunda Guerra Mundial. En otras palabras, surgió como respuesta a la necesidad de “no quedarse atrás”.
Con el tiempo, la efectividad del método 5S se vio reflejado en mayor productividad, optimización del tiempo de trabajo y ambiente laboral más organizado. Fue por eso que su adopción se extendió más allá de las fronteras japonesas. A partir de finales del siglo XX empresas de todo el mundo empezaron a implementar los principios de las 5S para el desarrollo de sus operaciones y notaron una mejora continua en diversos aspectos.
Cómo funciona la metodología 5S en equipos remotos
Aquí te mostramos el paso a paso para que puedas implementar la metodología 5S en tu equipo remoto:
1. Clasifica lo que es necesario e innecesario
El primer paso para aplicar la metodología 5S es la identificación y separación de todos aquellos archivos y documentos necesarios de los que no utilizas con frecuencia. No es necesario que sean papeles o materiales físicos, también pueden ser aquellos que están en la nube o alojados en tu computadora. Esto te darla una mejor gestión visual de los documentos y evitará pérdidas de tiempos en la búsuqeda de los mismos.
Por ejemplo, supongamos que eres el HR Manager de una agencia de publicidad y tienes todos los documentos de trabajo de tu departamento dispersos en un Google Drive compartido, tu computadora del trabajo y el celular laboral. Lo primero que debes hacer es eliminar todos aquellos archivos que no sean relevantes.
2. Organiza tu espacio
El siguiente paso de la metodología 5S es que ordenes tu espacio de trabajo digital para que sea más eficiente. Para eso, tienes que asignar lugares específicos para lo que decidiste conservar.
Entonces, siguiendo el ejemplo anterior, puedes concentrar los documentos importantes en una carpeta principal nombrada como "Recursos Humanos" en un Google Drive compartido con toda tu área. Luego, puedes mover cada archivo a las subcarpetas que correspondan. Así, si tienes CVs, puedes incluirlos en la subcarpeta de "CVs de candidatos".
3. Haz una limpieza regular
Es muy común que los archivos comiencen a abundar nuevamente y que se dispersen entre carpetas y herramientas de trabajo. Por lo tanto, debes adoptar la limpieza frecuente d etue puesto de como un hábito para que todo esté en orden.
Por ejemplo, puedes programar sesiones regulares de organización de archivos en tu calendario semanal. Puede ser como un evento en Google Calendar o una tarjeta en tu Trello a modo de recordatorio. Una vez que tengas ese tiempo bloqueado, puedes dedicarte a eliminar archivos innecesarios y todas aquellas aplicaciones que ya no necesitas. Luego, asegúrate de que todo se encuentre donde tiene que estar. Por ejemplo, la Hoja de Cálculo sobre el presupuesto de RRHH para 2024 debería encontrarse en la carpeta “Presupuestos”.
4. Estandariza el proceso
Después, tienes que trabajar en la estandarización del proceso en tu ambiente de trabajo. ¿Qué significa esto? Establecer normas y procedimientos que aseguren que las prácticas de las 5S se seguirán aplicando. Para eso, puedes crear una guía de mejores prácticas para la organización de archivos, herramientas y aplicaciones digitales, y compartirla con el resto del equipo para que estén en línea sobre cómo trabajar de ahora en adelante. Aquí algunos consejos:
- Incluye instrucciones específicas sobre cómo nombrar archivos, qué tipos de documentos deben estar en cada carpeta y cómo mantener la estructura de carpetas actualizada.
- Establece protocolos para la limpieza y mantenimiento del espacio de trabajo digital, como la frecuencia con la que se deben realizar las limpiezas semanales o mensuales, y si hay un responsable en particular para hacerlo.
- Implementa herramientas que faciliten la estandarización, como plantillas predefinidas para la creación de ciertos documentos.
5. Fomenta la disciplina
Como responsable de RR.HH., debes crear una cultura en la que todos reconozcan la importancia de seguir las pautas y procedimientos establecidos de orden y limpieza. Dado que en este departamento se maneja mucha documentación, información y archivos, como en cualquier otra área empresarial, es probable que una sola persona no pueda asumir esta responsabilidad. Por lo tanto, cada integrante debe tener el suficiente compromiso de mantener el espacio de trabajo compartido y personal en orden
Pero, ¿cómo hacerlo? Comienza por definir los roles y responsabilidades específicas para cada miembro de tu equipo en relación con la organización y el mantenimiento del espacio de trabajo compartido. Así, quien se encarga de la búsqueda y selección de talento debe mantener la información de los candidatos en orden, mientras que quien hace las contrataciones debe hacer lo mismo en cuanto a los contratos laborales y toda documentación relacionada.
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Aplicación de la metodología 5S en las empresas
Ahora bien, ¿cuál es la importancia de esta metodología y cuáles son los principales desafíos a los que podrías enfrentarte al implementarla? Descúbrelo a continuación:
Beneficios
Esta metodología ofrece una serie de beneficios que contribuyen al éxito y la sostenibilidad a largo plazo de las organizaciones. Veamos los principales:
- Mejora la productividad: si tu equipo tiene la suficiente disciplina para organizar los archivos con los que trabajan y eliminar todo aquello que no sea relevante ni necesario, pueden ganar en niveles de productividad más elevados. Porque estarán centrando la atención en lo verdaderamente importante.
- Más seguridad: dado que también implica quitar todo tipo de obstáculos y riesgos potenciales, tus empleados adquieren métodos para trabajar que los aleja de todo tipo de accidentes.
- Menos costos operativos: como se minimiza el tiempo perdido entre idas y vueltas entre los empleados sobre dónde se encuentra determinado recurso o información, puedes reducir los costos y mejorar la rentabilidad.
Desafíos
Así como la aplicación de esta metodología tiene sus beneficios, también tiene sus retos:
- Resistencia al cambio: uno de los mayores retos tiene que ver con el cambio cultural, para que tu equipo adopte y mantenga los principios de las 5S. Teniendo en cuenta que las tendencias laborales como el aumento del trabajo remoto y la diversificación de los modelos de contratación están cada vez más presentes, es crucial adaptarse a estas nuevas realidades. La incorporación de prácticas puede dar lugar a cierta reticencia, especialmente si tus empleados no están acostumbrados a priorizar el orden y la organización.
- Constancia en el tiempo: mantener estas prácticas a largo plazo puede ser otro reto, especialmente si no se establecen sistemas adecuados de seguimiento y mantenimiento.
- Administración de recursos: puede requerir recursos adicionales, como tiempo, dinero y personal dedicado a tareas de organización y revisión.
La metodología 5S en Recursos Humanos
El desorden y la falta de organización para trabajar dificulta la colaboración, y aún más cuando la comunicación es asincrónica. Al mismo tiempo, un espacio de trabajo con estas características fácilmente puede contribuir a la insatisfacción y el estrés de los empleados, lo que a su vez puede afectar negativamente su moral y su productividad. Sin embargo, la metodología 5S puede ayudar a abordar este problema, para mejorar el bienestar general del talento.
Es allí donde el papel de RR.HH. juega un rol protagonista, el cual va mucho más allá de solo diseñar el proceso de aplicación y enviar una notificación al respecto. Tu equipo de Recursos Humanos puede liderar este cambio promoviendo la importancia de esta herramienta y asegurando el compromiso en todos los niveles de personal. A su vez, puede colaborar con otros departamentos para ajustar los estándares de mantenimiento, con políticas y protocolos de organización y limpieza que sean claros, y con roles y responsabilidades específicas. Aquí algunas estrategias que pueden resultarte útiles:
- Reconoce y premia el compromiso: a través de incentivos financieros, reconocimiento público u oportunidades de desarrollo profesional.
- Involucra a tus empleados: solicita ideas y sugerencias, y asigna responsabilidades en el proceso. Esto les dará un sentido de propiedad y compromiso con el éxito de este proyecto.
- Crea equipos dedicados: en diferentes áreas de la empresa. Pueden estar formados por representantes de diferentes departamentos y niveles jerárquicos, asegurando una amplia participación y perspectivas.
- Fomenta el liderazgo participativo: para involucrar a los empleados en la toma de decisiones y en la resolución de problemas relacionados con las 5S. Esto ayudará a fortalecer el compromiso y la responsabilidad de los equipos en el proceso de implementación.
Esta guía destaca los desafíos culturales y operativos más comunes que se presentan al escalar los procesos de RR.HH a nivel global y consejos prácticos
Pasos para implementar la metodología 5S en tu empresa
Al iniciar este camino hacia la mejora del orden, la eficiencia y la productividad en tu empresa, es importante que puedas establecer una base sólida para el éxito a largo plazo. Si bien antes te explicamos cómo funciona la metodología 5S y cómo puedes aplicarla en tu equipo, ahora te compartimos las claves para que comiences:
1. Obtén el compromiso y apoyo de la alta dirección
Para que todo tu equipo asuma el compromiso necesario, es importante que la alta dirección de la empresa dé el ejemplo. Por eso, antes de iniciar cualquier proceso de implementación, es fundamental que te asegures que tienes el apoyo de los niveles más altos de la organización para hacer este cambio.
Consejos:
- Organiza una presentación detallada sobre los beneficios que la metodología 5S puede aportar a la empresa en términos de eficiencia, productividad y seguridad.
- Muestra datos concretos sobre el impacto positivo que puede tener en el rendimiento y los resultados financieros de la empresa.
2. Crea un equipo dedicado
Este cambio requiere un equipo especializado en la metodología 5S. Lo ideal es que esté formado por líderes de cada departamento, para que haya representación de todos los sectores de la organización, así como también por diferentes niveles jerárquicos.
Consejos:
- Selecciona a personas motivadas y comprometidas con el cambio.
- Incluye actividades de team building para fomentar la colaboración, especialmente si es la primera vez que todas estas personas trabajan codo a codo con un objetivo en común.
- Ofrece acceso a formación y recursos que sean necesarios para que el equipo comprenda completamente la metodología y pueda liderar la implementación.
- Establece roles y responsabilidades claras dentro del equipo para una distribución equitativa del trabajo.
3. Haz una evaluación inicial
Para que puedas saber qué aspectos requieren mejoras desde un comienzo, necesitas una evaluación del estado de situación actual. Esta auditoría para la metodología 5S podría incluir la revisión del espacio físico y digital por cada etapa del ciclo de vida del empleado (incluyendo el onboarding), y la recopilación de comentarios de los empleados sobre cómo es su día a día laboral.
Consejos:
- Utiliza herramientas de evaluación específicas para cada área de trabajo, como listas de verificación y encuestas de satisfacción de empleados.
- Realiza entrevistas con los empleados para identificar sus necesidades y preocupaciones.
- Analiza los datos recopilados para identificar patrones y tendencias que puedan indicar áreas problemáticas.
4. Fija objetivos
Los objetivos permitirán que tu equipo y tú puedan hacer un buen seguimiento de este proceso. Para redactarlos, puedes basarte en la regla SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos).
Consejos:
- Establece metas a corto, mediano y largo plazo para proporcionar una dirección clara y mantener la motivación del equipo.
- Asegúrate de que los objetivos sean realistas y alcanzables dadas las limitaciones de recursos y tiempo de la empresa.
- Involucra a los miembros del equipo en el proceso de establecimiento de objetivos para aumentar su compromiso y responsabilidad.
5. Desarrolla un plan de acción
En base a la evaluación inicial y los objetivos que has fijado antes, ahora puedes desarrollar un plan de acción detallado que incluya los pasos específicos a seguir, los plazos de ejecución y los recursos necesarios para cada fase del proceso.
Consejos:
- Divide el plan de acción en etapas y asigna responsabilidades claras a cada miembro del equipo. Un ejemplo de etapa podría ser la capacitación del equipo, con responsables como gerencia, líderes y el departamento de RR.HH.
- Establece plazos realistas para cada fase del proceso y realiza un seguimiento regular del progreso.
- Asegúrate de contar con los recursos necesarios, como tiempo, dinero y personal, para llevar a cabo el plan de acción de manera efectiva.
6. Elige herramientas tecnológicas adecuadas
Desde soluciones de gestión de documentos hasta plataformas de colaboración en línea, la tecnología puede potenciar los esfuerzos de implementación de las 5S, en todos los departamentos de tu empresa. Así, en lugar de tener la información dispersa en distintas ubicaciones, pueden utilizar una herramienta que les permita concentrar todo en un solo espacio de trabajo.
Consejos:
- Antes de elegir una solución de este tipo, es fundamental que puedas identificar los procesos que requieren mayor atención y eficiencia.
- Busca opciones escalables y personalizable, que te permitan personalizar los flujos de trabajo y ajustar la plataforma según las necesidades cambiantes de tu organización.
- Prioriza la integración sin problemas con otros sistemas y herramientas que ya estés utilizando en tu empresa, como software de contabilidad o herramientas de gestión de proyectos.
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7. Aplica buenas prácticas para mantenerlo en el tiempo
Por último, mantener y mejorar los estándares es necesario para que esta metodología se vuelva un hábito en la empresa y, a su vez, para potenciar los resultados que se alcancen.
Consejos:
- Crea una checklist personalizada para cada área de trabajo, incluyendo tareas particulares según las necesidades de los departamentos, para que la complementen con una determinada frecuencia.
- Implementa un sistema diario por cada S de la metodología. Así, por ejemplo, los lunes pueden dedicarse a la clasificación de archivos y documentos, y los martes a la organización del espacio.
- Crea un sistema de puntos para el reconocimiento del esfuerzo. Otorga puntos por acciones relacionadas con las 5S, que puedan canjearse por incentivos como premios, tiempo libre o beneficios adicionales.
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